Văn bản hành chính là gì 2024?

Văn bản hành chính là gì? Văn bản hành chính là loại văn bản quen thuộc với mọi người và chúng ta dễ dàng bắt gặp trong cuộc sống. Quen thuộc và phổ biến là vậy nhưng các bạn đã hiểu rõ bản chất của văn bản hành chính chưa? Văn bản hành chính gồm mấy loại? Hiệu lực của văn bản hành chính là gì? Cùng Hoatieu.vn tìm hiểu khái niệm văn bản hành chính và những quy định của pháp luật về loại văn bản này nhé.

1. Văn bản hành chính là gì?

Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước, cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý.

Văn bản hành chính được chia thành 2 loại chính sau:

• Văn bản hành chính cá biệt;
• Văn bản hành chính thông thường.

2. Văn bản hành chính gồm mấy loại?

Như đã đề cập ở phần 1, văn bản hành chính được chia thành 2 loại sau:

• Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể. Bao gồm: Quyết định cá biệt; Chỉ thị cá biệt; Nghị quyết cá biệt.

Ví dụ: Quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ công chức; Chỉ thị về phát động thi đua, biểu dương người tốt việc tốt,…

• Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức. Hệ thống loại văn bản này rất đa dạng và phức tạp, có thể phân thành 2 loại chính.

Vậy 2 loại chính của Văn bản hành chính thông thường là gì? và có đặc điểm ra sao? Phần 3 dưới đây sẽ giải đáp chi tiết, mời các bạn tham khảo cùng HoaTieu.vn.

3. Văn bản hành chính thông thường là gì?

Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức. Hệ thống loại văn bản này rất đa dạng và phức tạp, có thể phân thành 2 loại chính:

• Văn bản không có tên loại: Công văn là văn bản dùng để giao dịch về công việc giữa các cơ quan đoàn thể. Đối với loại văn bản này thì ở đầu văn bản không thể hiện tên loại văn bản. Đây cũng là cách để phân biệt công văn với loại văn bản hành chính khác.

Ví dụ: Công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn giải thích, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn.

• Văn bản có tên gọi: Thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…). Những văn bản loại này thường thể hiện loại tên gọi cụ thể. Ví dụ:

Báo cáo: Dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc. Ví dụ: Báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị;

Thông báo: Báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan tới đơn vị bằng văn bản;

Biên bản: Bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một sự việc để làm chứng về sau. Ví dụ: biên bản hội nghị, biên bản nghiệm thu, biên bản hợp đồng, biên bản bàn giao.

Văn bản hành chính có vai trò chủ yếu là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật.

Chúng ta cần phải phân biệt rõ ràng văn bản hành chính với văn bản quy phạm pháp luật, được quy định cụ thể tại Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 63/2020/QH14.

4. Đặc điểm của văn bản hành chính

Văn bản hành chính là loại văn bản thường dùng để truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống hoặc bày tỏ những ý kiến, nguyện vọng của cá nhân hay tập thể tới các cơ quan và người có quyền hạn để giải quyết.

Văn bản hành chính cần có những nội dung sau:

• Quốc hiệu và tiêu ngữ;
• Địa điểm và ngày tháng làm văn bản;
• Họ tên, chức vụ của người nhận hay tên cơ quan nhận văn bản;
• Họ tên, chức vụ của người gửi hay tên cơ quan, tập thể gửi văn bản;
• Nội dung thông báo , đề nghị báo cáo;
• Chữ kí và họ tên người gửi văn bản.

Những nội dung cần có trên của văn bản hành chính cũng là những đặc điểm riêng biệt của văn bản hành chính để phân biệt với các loại văn bản khác.

5. Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính

Thẩm quyền ký ban hành văn bản hành chính được quy định tại điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP như sau:

Như vậy thẩm quyền ký ban hành văn bản hành chính được phân ra thành các trường hợp sau:

• Đầu tiên là đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký hoặc giao cấp phó ký thay.
• Thứ hai là cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể thì sẽ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó được ký thay trong trường hợp người đứng đầu khi được ủy quyền.
• Thứ ba là trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký.
• Thứ tư, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Việc ký thừa lệnh này phải được nêu rõ trong quy chế làm việc của cơ quan.
• Thứ năm, người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành và người đứng đầu cơ quan tổ chức cũng phải chịu trách nhiệm đối với những văn bản do cơ quan, tổ chức của mình ban hành.

Ngoài ra đối với văn bản ký giấy thì phải dùng bút mực xanh để phân biệt với màu đỏ của con dấu và màu đen của mực photo. Còn đối với văn bản điện tử thì sẽ thực hiện ký số.

6. Hiệu lực của văn bản hành chính là gì?

Hiệu lực pháp luật là Giá trị pháp lý của văn bản quy phạm pháp luật để thi hành hoặc áp dụng văn bản đó, thể hiện thứ bậc cao thấp của văn bản trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, thể hiện phạm vi tác động hoặc phạm vi điều chỉnh của văn bản về thời gian, không gian và về đối tượng áp dụng.

Theo đó ta có thể hiểu hiệu lực của văn bản hành chính là Giá trị pháp lý của văn bản đó để thi hành và áp dụng trên thực tế, thể hiện phạm vi tác động hoặc phạm vi điều chỉnh của văn bản về thời gian, không gian và về đối tượng áp dụng.

Cho đến nay, chưa có văn bản pháp luật nào quy định về việc xây dựng văn bản hành chính và hiệu lực của văn bản hành chính. Thông thường, văn bản hành chính hết hiệu lực khi nội dung công việc được điều chỉnh trong văn bản đã hoàn thành hoặc hiệu lực của văn bản được quy định chính trong văn bản đó.

Do đó việc xây dựng và ban hành các văn bản hành chính cũng tuân thủ theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 63/2020/QH14.

Điều 151 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 63/2020/QH14 quy định về thời điểm có hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật như sau:

Thời điểm có hiệu lực của toàn bộ hoặc một phần văn bản quy phạm pháp luật được quy định tại văn bản đó, nhưng:

• Không sớm hơn 45 ngày kể từ ngày thông qua hoặc ký ban hành đối với văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước ở trung ương;
• Không sớm hơn 10 ngày kể từ ngày thông qua hoặc ký ban hành đối với văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
• Không sớm hơn 07 ngày kể từ ngày thông qua hoặc ký ban hành đối với văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện và cấp xã.

Ngoài ra, văn bản quy phạm pháp luật được ban hành theo trình tự, thủ tục rút gọn thì có thể có hiệu lực kể từ ngày thông qua hoặc ký ban hành.

Trên đây Hoatieu.vn đã gửi đến bạn đọc các quy định, thông tin về văn bản hành chính. Văn bản hành chính là loại văn bản quen thuộc đối với cả người có thẩm quyền trong cơ quan nhà nước và cả mọi tầng lớp nhân dân. Văn bản hành chính mang tính quyền lực nhà nước, việc soạn thảo, ban hành văn bản hành chính cũng phải tuân theo những quy định pháp luật. Trong soạn thảo văn bản hành chính, mọi điều đều được quy định cụ thể (ví dụ: loại màu mực ký văn bản giấy...)

Mời các bạn tham khảo thêm các bài viết liên quan trên chuyên mục Hỏi đáp pháp luật của HoaTieu.vn.

• Thể thức trình bày văn bản hành chính 2023
• Hướng dẫn trình bày văn bản chuẩn, soạn thảo văn bản hành chính đúng 2023
• Chế độ sinh con thứ 3, thứ 4