Phân tích các kỹ năng tư vấn pháp luật 2024

Hiện nay, nhu cầu người dân muốn tìm hiểu và giải quyết các vụ việc liên quan đến pháp luật ngày càng nhiều và có xu hướng gia tăng. Vì vậy, hôm nay Hoatieu.vn sẽ chia sẻ cho bạn bài viết Phân tích các kỹ năng tư vấn pháp luật 2024 để cho những người tư vấn và những người cần được tư vấn cũng được nắm bắt.

1. Tư vấn pháp luật là gì?

Tư vấn pháp luật là việc giải đáp pháp luật (cụ thể là những câu hỏi pháp lý hay những tình huống, trường hợp thực tiễn, thủ tục pháp lý,..), hướng dẫn khách hàng sử dụng đúng pháp luật, cung cấp các dịch vụ pháp lý nhằm giúp khách hàng thực hiện và bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của họ. Để thực hiện được hoạt động tư vấn pháp luật người tư vấn cần phải có những kĩ năng nhất định và có nền tảng pháp lý vững chắc.

2. Các hình thức tư vấn pháp luật

Tư vấn pháp luật được chủ thể thực hiện qua 2 hình thức bao gồm: bằng lời nói và bằng văn bản. Trường hợp nào tư vấn bằng lời nói và trường hợp nào tư vấn bằng văn bản. Mời bạn đọc tham khảo tiếp trong các phân tích dưới đây.

2.1 Hình thức tư vấn pháp luật bằng lời nói

Hình thức tư vấn pháp luật bằng lời nói: người tư vấn pháp luật gặp gỡ trực tiếp hoặc qua điện thoại, qua các phần mềm trực tuyến như google meeting, zoom, video,... với khách hàng trao đổi và tư vấn pháp luật

Hình thức tư vấn bằng lời nói thông thường cung cấp thông tin giải đáp cho khách hàng một cách nhanh chóng, truyền đạt trực tiếp.

2.2 Hình thức tư vấn pháp luật bằng văn bản

Hình thức tư vấn pháp luật bằng văn bản thường được sử dụng khi cần tư vấn cho khách hàng ở xa, gửi qua email, và khách hàng mong muốn nhận giải đáp pháp luật bằng văn bản để đọc hiểu, có căn cứ để lưu lại.

3. Các bước tư vấn pháp luật

Pháp luật không quy định cụ thể trình tự tư vấn pháp luật mà các bước tư vấn pháp luật dưới dây dựa trên những kinh nghiệm đúc kết từ người tư vấn pháp luật. Có thể nói các bước tư vấn pháp luật dưới đây là quy trình rất hiệu quả đối với những người mới vào nghề làm tư vấn pháp luật và người tư vẫn lâu năm vẫn thực hiện theo các bước này.

Bước 1: Tiếp xúc khách hàng, tìm hiểu yêu cầu tư vấn

Bước 2: Thỏa thuận hợp đồng dịch vụ pháp lý

Bước 3: Nghiên cứu hồ sơ, xác định vấn đề pháp lý

Bước 4: Tìm luật, áp dụng luật

Bước 5: Trả lời tư vấn

Người tư vấn pháp luật căn cứ tùy vào từng vấn đề pháp lý, câu hỏi có thể lược bỏ một số bước tư vấn nêu trên hoặc thêm vào các bước khác nếu phù hợp. Chẳng hạn, với 1 câu hỏi pháp lý của khách hàng thì người tư vấn pháp luật tiếp nhận câu hỏi và nghiên cứu luật quy định sau đó trả lời câu hỏi. Với tình huống nhiều dữ kiện hoặc liên quan đến thủ tục hôn nhân gia đình, đất đai,... thông thường bên cung cấp dịch vụ pháp lý sẽ ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng.

4. Kỹ năng tiếp xúc khách hàng, lắng nghe khách hàng

Kỹ năng tiếp xúc khách hàng là một trong những kỹ năng cần thiết trong hoạt động tư vấn pháp luật. Tổ chức buổi tiếp xúc khách hàng, tiếp nhận yêu cầu tư vấn pháp luật thành công, được khách hàng tín nhiệm lực chọn là bước khởi đầu không dễ dàng trong tư vấn pháp luật.

Có được kỹ năng tiếp xúc khách hàng tốt là một trong những đòi hỏi quan trọng đặt ra cho tư vấn viên trong hoạt động tư vấn. Người tư vấn cần chú trọng và thường xuyên rèn luyện các kỹ năng như: giao tiếp; lắng nghe; ghi chép; diễn giải và tổng hợp vấn đề; đặt câu hỏi và tìm hiểu vấn đề. Những kỹ năng này ảnh hưởng đến cảm nhận của khách hàng về sự tôn trọng của người tư vấn với những thông tin khách hàng cung cấp.

Khi nghe đối tượng trình bày, người tư vấn cần chú ý một số kỹ năng sau đây:

Thứ nhất, dùng cử chỉ, điệu bộ, ngôn ngữ (tiếp đón đối tượng chu đáo, thăm hỏi sức khoẻ đối tượng và gia đình, tập trung chú ý vào đối tượng khi đối tượng đang trình bày…) thể hiện sự chú ý lắng nghe đối tượng nói;

Thứ hai, tạo cơ hội, điều kiện, môi trường đối thoại cởi mở, thoải mái để đối tượng diễn đạt hết suy nghĩ, cảm xúc và hành vi của họ. Không nên phản ứng trước những lời tức giận của đối tượng. Phải biết tự kiềm chế, yên lặng lắng nghe, để cho họ trút hết những lời bực bội. Phương pháp chuẩn mực để lắng nghe có hiệu quả là tập trung chú ý vào những điều đối tượng đang nói, gợi ý họ nói rõ ràng, chính xác những ý nghĩ của họ, diễn đạt lại đúng những sự kiện đã xảy ra và yêu cầu nhắc lại những điểm gì còn mập mờ, chưa rõ;

Thứ ba, kiên trì lắng nghe hết những gì đối tượng nói, không nên cắt ngang lời hoặc hỏi trong khi họ đang trình bày về vụ việc làm cắt đứt dòng suy nghĩ của họ. Nghệ thuật tốt nhất là biết lắng nghe để hiểu, đừng phản ứng lại đối tượng và cần khuyến khích họ nói và chú ý lắng nghe đến khi họ không còn gì để nói. Bằng phương pháp đó chúng ta khuyến khích được đối tượng nói hết những gì cần nói và chúng ta sẽ hiểu được bản chất của vụ việc;

Thứ tư, dùng lời nói hoặc thái độ, hành vi, cử chỉ để kiểm tra, khẳng định lại những thông tin về suy nghĩ, cảm xúc, hành vi của đối tượng mà mình tiếp nhận được. Người tư vấn cần thể hiện sao cho đối tượng tin rằng mình đã nắm được đúng quan điểm và bản chất vụ việc thì đối tượng mới dễ tiếp thu những lời tư vấn và chấp nhận lời khuyên mà người tư vấn đưa ra;

Thứ năm, tóm lược các nội dung mang tính bản chất của vụ việc một cách chính xác, khẳng định lại với đối tượng yêu cầu tư vấn và thống nhất quan điểm về những nội dung cần tư vấn.

5. Kỹ năng tra cứu văn bản, tài liệu pháp luật

Khi tìm các quy định của pháp luật để áp dụng thì người tư vấn cần phải xác định được các văn bản pháp luật thuộc phạm vi tra cứu và khoanh vùng các văn bản có chứa các văn bản quy phạm pháp luật cần tra cứu. Sau khi đã xác định được vấn đề pháp lý của vụ việc, cần tiến hành tìm kiếm nguồn luật để giải quyết. Bên cạnh đó người tư vấn còn phải kiểm tra, rà soát các văn bản trong nhóm văn bản đã tập hợp để xác định quy phạm, nhóm quy phạm pháp luật để điều chỉnh quan hệ khách hàng đang có vướng mắc. Cuối cùng là tập hợp, phân tích, nghiên cứu, xác định hướng và viện dẫn, sử dụng các quy phạm pháp luật điều chỉnh vụ việc của khách hàng theo hướng có lợi nhất mà vẫn đúng quy định của pháp luật.

Trường hợp vụ việc tư vấn có liên quan đến lĩnh vực pháp luật mà người tư vấn chưa hiểu sâu thì nên gặp các nhà chuyên môn hay đồng nghiệp khác am hiểu sâu về lĩnh vực pháp luật đó để tham khảo ý kiến trước khi đưa ra lời tư vấn, tránh tình trạng mặc dù người tư vấn chưa nắm vững pháp luật nhưng vẫn thực hiện tư vấn, đưa ra những lời khuyên không chính xác, không đúng pháp luật, gây hậu quả xấu cho đối tượng.

6. Kỹ năng soạn thảo văn bản

Trong quá trình soạn thảo văn bản, nội dung được soạn cần phải được trình bày một cách logic. Chẳng hạn như trật tự của một văn bản khi tư vấn cần tuân thủ như sau: Khẳng định phạm vi tư vấn; Mô tả tóm tắt sự việc và tài liệu đã kiểm tra; Xác định các vấn đề được yêu cầu tư vấn; Phân tích sự việc, đưa ra giải pháp và lời khuyên và cuối cùng là phần kết thúc.

Khi tư vấn cũng cần tránh việc lan man, dài dòng mà nên xúc tích, đủ ý. Đảm bảo sự chính xác về ngôn từ, dễ hiểu, tránh những từ có thể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Ngoài ra, ngôn từ khi soạn thảo văn bản cần sử dụng là ngôn từ trang trọng, lịch sự. Văn bản tư vấn cần trình bày sáng sủa và không mắc lỗi chính tả bằng cách soát lại nội dung một lượt sau khi soạn xong.

7. Kỹ năng lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ

Mỗi khi tiếp nhận một vụ việc mới, ngoài việc vào sổ trợ giúp pháp lý, người tư vấn cần phải lập một hồ sơ riêng biệt. Nên chọn màu sắc cho từng bộ hồ sơ để có thể phân biệt hồ sơ đang làm, hồ sơ đã giải quyết và hồ sơ mới thụ lý. Cần giữ lại các giấy tờ ghi chép các cuộc trao đổi với đối tượng, với các cơ quan có liên quan, với những người khác, các bức thư, bức điện, thư điện tử gửi đi và nhận về.

Bởi trong quá trình tư vấn pháp luật, hồ sơ là dữ liệu vô cùng quan trọng gắn chặt với vụ việc cần được tư vấn. Do vậy, người tư vấn cần lưu trữ hồ sơ cẩn thận và sắp xếp chúng theo trình tự hợp lý, có thể lập theo trình tự thời gian hoặc căn cứ pháp lý để dễ tìm, tránh nhầm lẫn, ghi lại những dấu mốc hay đề mục quan trọng trước mỗi tập hồ sơ. Tránh việc hồ sơ của khách hàng thất lạc hoặc xảy ra vấn đề lộ thông tin cá nhân của khách hàng cần được tư vấn.

8. Kỹ năng đặt câu hỏi

Khi khách hàng đến mong muốn được tư vấn đề mang theo những nội dung vụ việc riêng gắn liền với yêu cầu cung cấp dịch vụ pháp lý của họ. Tình huống tư vấn của khách hàng cũng có thể là việc kể lại những mốc ghi nhớ quan trọng trong cuộc hôn nhân không có kết cục tốt đẹp và cũng có thể là những tranh chấp trong nhiều mặt của đời sống xã hội. Khách hàng đến với người tư vấn thường mong muốn chia sẻ về câu chuyện của họ và mong nhận lại được ý kiến tư vấn.

Tuy nhiên, nhiều khách hàng thường nhắc đi nhắc lại một vấn đề và cung cấp thông tin gây nhầm lẫn, thậm chí còn mâu thuận với chính thông tin mà mình vừa cung cấp. Cho nên, để có thể kiểm soát buổi tư vấn và khai thác thông tin hiệu quả thì người tư vấn cần đặt ra những câu hỏi. Kỹ năng đặt câu hỏi được xem là một bước quan trọng khi tư vấn. Găn liền với những thông tin khách hàng cung cấp và yêu cầu đề nghị cung cấp dịch vụ pháp lý là những dạng câu hỏi để người tư vấn khai thác những thông tin cần và đủ. Việc chuẩn bị bảng hỏi sẽ giúp người tư vấn thu được những thông tin thực sự hữu ích và có ý nghĩa quan trọng trong việc giải quyết vụ việc để tránh những câu hỏi dài dòng, khó hiểu, không liên quan trực tiếp đến vụ việc.

9. Kỹ năng giải quyết, phân tích vụ việc

Đây là việc làm của các nhà tư vấn luật trong việc đánh giá, xác định vấn đề cần quan tâm, lực chọn những tình tiết có điểm nhấn để xoáy sâu vào bản chất vấn đề, từ đó nhìn nhận ra hướng giải quyết có lợi nhất cho đương sự của mình. Giống như các vụ việc khác, khi nghiên cứu hồ sơ, người tư vấn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Đọc sơ bộ, đọc lướt

Bước 2: Sắp xếp hồ sơ, tài liệu

Bước 3: Đọc chi tiết

Bước 4: Tóm lược lại vụ việc.

Từ đó, rút ra được vấn đề cốt lõi của vụ việc, đánh giá tính khả thi của từng trường hợp có thể xảy ra, nắm được những cách thức giải quyết vụ việc hợp lý, tốt nhất cho khách hàng và đúng quy định của pháp luật.

• Như vậy, các kỹ năng tư vấn pháp luật cơ bản trên đây có quan hệ mật thiết, biện chứng, tác động, ảnh hưởng lẫn nhau và được sử dụng trong suốt quá trình tư vấn một vụ việc cụ thể với một đối tượng cụ thể.

Tuỳ theo từng loại vấn đề (vụ việc tư vấn) và từng loại đối tượng cụ thể mà sử dụng các kỹ năng cùng một thời điểm hoặc sử dụng kỹ năng này trước, kỹ năng kia sau. Thông thường, để tiến hành tư vấn một vụ việc, người tư vấn phải tiếp đối tượng; nghe các bên tranh chấp trình bày, yêu cầu đưa ra tài liệu có liên quan đến yêu cầu tư vấn. Trong trường hợp cần thiết phải tiến hành xem xét, xác minh vụ việc; tra cứu tài liệu pháp luật, tham khảo các nhà chuyên môn và vận dụng kiến thức pháp luật và kinh nghiệm cuộc sống để tư vấn, giải thích, hướng dẫn đối tượng ứng xử phù hợp với pháp luật và đạo đức xã hội cũng như thuần phong mỹ tục của người Việt Nam.

Ngoài ra, trong quá trình tư vấn pháp luật về lĩnh vực hôn nhân và gia đình, để đưa ra được những giải pháp tối ưu nhất cho khách hàng của mình, cần phải vận dụng thật tốt những kỹ năng tư vấn pháp luật. Trong mỗi vụ việc khác nhau, cần áp dụng những kỹ năng tư vấn phù hợp với từng vấn đề cần phải giải quyết. Không chỉ thực hiện đúng các kỹ năng tư vấn mà còn cần phải linh hoạt chúng. Người tư vấn cần phải áp dụng triệt để mỗi kỹ năng, không nên chỉ nghiên cứu chung chung và thực hiện nửa chừng mà phải đi sâu tìm hiểu, vận dụng và khai thác. Bên cạnh đó còn cần liên hệ thực tiễn với những vụ việc đi trước, đã được giải quyết và có kết quả tốt để áp dụng những điều phù hợp vào vấn đề của mình đang thực hiện xem có hợp lý không. Nếu như vậy, một phần giúp người tư vấn đỡ mất thời gian mà tránh được nhiều rủi ro cho cả mình và khách hàng.

Như vậy, trên đây là ý kiến tư vấn cá nhân của Hoatieu.vn. Mời các bạn tham khảo thêm một số bài viết hữu ích khác như: Hợp đồng dịch vụ tư vấn, Mẫu hợp đồng tư vấn quy hoạch xây dựng từ chuyên mục Hỏi đáp pháp luật của trang Hoatieu.vn.