Quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn nhất 2024

Quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn nhất 2024. Tuyển dụng nhân sự là khâu quan trọng để tìm người giỏi về chuyên môn, người phù hợp với vị trí công việc cho công ty, doanh nghiệp. Chính vì vậy, để quá trình tuyển dụng thành công, mang lại kết quả cao các nhà tuyển dụng luôn phải chuẩn bị kỹ lưỡng cho từng khâu trong quy trình tuyển dụng. Vậy quy trình tuyển dụng cần có những khâu nào? Bài viết dưới đây của HoaTieu.vn xin cung cấp thông tin về quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn nhất, mời bạn đọc tham khảo chi tết bên dưới. Nếu có thắc mắc, xin để lại ý kiến dưới phần bình luận, HoaTieu sẽ giải đáp nhanh nhất có thể.

1. Quy trình tuyển dụng là gì?

Nhân viên là những nguồn lực quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển công ty. Việc tìm được những người tài giỏi hay những người phù hợp với yêu cầu công việc là rất quan trọng. Vì vậy, để việc tuyển dụng nhân sự được hiệu quả, mỗi công ty cần xây dựng cho mình một quy trình tuyển dụng nhân sự phù hợp.

Quy trình tuyển dụng được hiểu là một quá trình sàng lọc và lựa chọn ra được những ứng viên có đủ năng lực để đáp ứng một vị trí công việc mà công ty đang cần.

2. Các bước thực hiện một quy trình tuyển dụng nhân sự

Các bước tuyển dụng nhân sự. Quy trình tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp.

Qua trình tuyển dụng nhân sự của một tổ chức, doanh nhiệp thông thường sẽ trải qua các bước tuyển dụng nhân sự như sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng của công ty

Đây là giai đoạn đầu tiên trong một các bước xây dựng thương hiệu tuyển dụng nhân sự. Để việc tuyển dụng nhân sự được thành công và đạt được những mong muốn của nhà tuyển dụng, nhà tuyển dụng cần phải xác định rõ nhu cầu nhân sự hiện tại của công ty mình. Để thực hiện được việc này, nhà tuyển dụng cần đặt ra các câu hỏi như sau để xác định mục tiêu cụ thể của việc tuyển dụng nhân sự:

• Vị trí công việc nào đang còn thiếu nhân viên và cần phải bổ sung thêm?
• Số lượng nhân viên của mỗi bộ phận cần tuyển thêm là bao nhiêu?
• Thời gian cho việc tuyển dụng nhân sự là bao lâu?
• Những yêu cầu đặc biệt cho việc tuyển dụng là gì?

Cách xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự ở mỗi doanh nghiệp sẽ có sự khác nhau tuỳ theo quy mô của doanh nghiệp.

• Ở các công ty lớn: Thông thường mỗi công ty sẽ có riêng một bộ phận nhân sự. Việc thực hiện quy trình tuyển dụng thường sẽ do các nhân viên trong phòng nhân sự thực hiện. Các bộ phận/phòng ban khác khi có nhu cầu tuyển thêm nhân viên sẽ gửi yêu cầu đến phòng nhân sự của công ty. Nếu phòng nhân sự nhận được cùng một lúc các yêu cầu tuyển dụng từ các bộ phận/phòng ban thì họ sẽ đề xuất lên ban lãnh đạo để thực hiện một kế hoạch tuyển dụng lớn cho nhiều vị trí khác nhau.
• Tại các công ty nhỏ: Nhiều công ty có quy mô nhỏ thường không xây dựng riêng một phòng ban phụ trách nhân sự. Quy trình tuyển dụng nhân sự sẽ do chính các phòng ban có nhu cầu tìm thêm nhân viên tự tiến hành. Họ sẽ lập kế hoạch tuyển dụng khi có nhu cầu và đưa cho giám đốc phê duyệt để thực hiện.

Bước 2: Đăng thông báo tuyển dụng

Sau khi đã xác định rõ nhu cầu tuyển dụng nhân sự, bước tiếp theo doanh nghiệp sẽ chuẩn bị và đăng thông báo tuyển dụng nhân sự. Doanh nghiệp sẽ chuẩn bị một thông báo tuyển dụng nêu rõ chi tiết các vị trí cần tuyển, mô tả công việc cụ thể, yêu cầu công việc, EVP của doanh nghiệp và các thông tin cần thiết để ứng viên có thể liên hệ.

Việc đăng thông báo tuyển dụng nhân sự hiện nay khá dễ dàng và nhanh chóng với sự phát triển mạnh của CNTT và mạng xã hội. Bạn có thể lựa chọn đăng tin tuyển dụng trên các Website uy tín có hỗ trợ.

Để doanh nghiệp có thể dễ dàng lựa chọn phương tiện đăng tin tuyển dụng hiệu quả, Việc Làm Vui sẽ đưa ra một vài so sánh về ưu và nhược điểm khi đăng tin trên các Website tuyển dụng và trên mạng xã hội.

Ưu, nhược điểm trang web tuyển dụng

• Hỗ trợ đăng tin tuyển dụng miễn phí.
• Có xác thực thông tin của nhà tuyển dụng nên tạo được niềm tin với các ứng viên.
• Có thể tiếp cận được với nguồn hồ sơ ứng viên được xác minh với chất lượng cao.
• Buộc phải cạnh tranh với nhiều nhà tuyển dụng khác nên tin đăng tuyển dụng cần phải chuyên nghiệp, thể hiện được các điểm nổi bật khác biệt của doanh nghiệp để thu hút được ứng viên.
• Cần có sự đầu tư để dễ dàng cạnh tranh với những nhà tuyển dụng chịu đầu tư cho các tài khoản VIP.

Mạng xã hội (Facebook, LinkedIn)

• Người dùng nhiều, lượng truy cập lớn, dễ tiếp cận, quy trình đơn giản, nhanh chóng.
• Không có sự xác thực thông tin của nhà tuyển dụng và dễ dàng trong việc tạo tin tuyển dụng nên ứng viên thường có tâm lý e dè, đề phòng, không tin tưởng.
• Dễ bị vướng chính sách spam của mạng xã hội.

Bước 3: Thu nhận và tiến hành chọn lọc hồ sơ

Sau khi thông báo tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ nhận được nhiều hồ sơ ứng viên gửi về cả bản cứng và bản mềm tuỳ theo yêu cầu về việc nhận hồ sơ của nhà tuyển dụng. Lúc này, nhân viên phòng nhân sự hoặc nhân viên của các phòng ban có nhu cầu tuyển dụng sẽ tập hợp và lựa chọn những ứng viên có những thông tin gần với yêu cầu của vị trí cần tuyển để mời tham dự phỏng vấn.

Việc lựa chọn hồ sơ này bắt buộc nhà tuyển dụng phải thực hiện thật công bằng và minh bạch để tránh bỏ sót những ứng viên tiềm năng, có chất lượng, có kinh nghiệm cho công việc. Bạn có thể thực hiện việc chọn lọc hồ sơ bằng cách loại dần theo các chỉ tiêu ban đầu để có được số lượng hồ sơ như yêu cầu nhưng sẽ nhiều hơn vì sẽ còn loại thêm ở bước phỏng vấn.

Bước 4: Phỏng vấn ứng viên

Ở bước này, sau quá trình chọn lọc để có được những hồ sơ như theo tiêu chí tuyển dụng ban đầu, bạn sẽ thực hiện công việc gửi thư mời phỏng vấn đến các ứng viên và tiến hành công việc phỏng vấn ứng viên trực tiếp. Việc phỏng vấn cũng có thể chia thành các giai đoạn khác nhau tuỳ theo yêu cầu của từng công ty như là: phỏng vấn sơ bộ và kiểm tra trắc nghiệm, phỏng vấn tuyển chọn.

Trong quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần đặt ra những câu hỏi để có thể đánh giá được năng lực, trình độ, sự phù hợp của ứng viên với vị trí công việc cần tuyển. Nhà tuyển dụng cũng có thể đặt ra những tình huống thực tế của vị trí công việc đó để xem xét khả năng xử lý tình huống trong công việc của ứng viên có chính xác, khéo léo và hợp lý không.

Ngoài ra, trong bước phỏng vấn, doanh nghiệp qua những câu hỏi về kỹ năng mềm cũng có thể xác định được liệu ứng viên đó có thật sự phù hợp với văn hoá của doanh nghiệp mình hay không và có mong muốn thật sự làm việc tại công ty không?

Ngoài việc đặt câu hỏi để tìm hiểu các ứng viên, doanh nghiệp cũng cần thông báo cho các ứng viên được biết về chế độ làm việc, các quy định của công ty cũng như các yêu cầu công việc cụ thể. Cuối buổi phỏng vấn, doanh nghiệp cũng cần thông báo cho các ứng viên thời gian mà ứng viên có thể nhận được câu trả lời từ nhà tuyển dụng về việc phỏng vấn đạt hay không?

Bước 5: Thử việc

Những ứng viên đã vượt qua được bước phỏng vấn sẽ bắt đầu vào giai đoạn thử việc tại doanh nghiệp. Lúc này, ứng viên sẽ nhận được thư mời thử việc của nhà tuyển dụng. Các doanh nghiệp cũng cần lưu ý có thể lựa chọn những ứng viên phù hợp nhiều hơn số lượng mình cần để tránh trường hợp sau khi thử việc nhiều ứng viên không còn hứng thú với công việc nữa và sẽ từ bỏ. Việc này sẽ giúp cho các doanh nghiệp không phải mất thời gian và chi phí để thực hiện việc tuyển dụng lại từ đầu.

Trong quá trình thử việc, ứng viên sẽ tiếp xúc thực tế với công việc, sẽ có cơ hội thể hiện năng lực và trình độ chuyên môn của mình. Doanh nghiệp cần theo sát quá trình thử việc của ứng viên để có thể đánh giá được khả năng phù hợp của các ứng viên với vị trí công việc để có thể đưa ra quyết định cuối cùng.

Nếu ứng viên được lựa chọn không thật sự phù hợp với công việc thì doanh nghiệp không được giữ lại. Tuy nhiên, để tránh việc phải thực hiện công việc tuyển dụng lại từ đầu, doanh nghiệp có thể lựa chọn trong số hồ sơ đã phỏng vấn những hồ sơ chưa được chọn để tiến hành phỏng vấn lần 2 và thử việc lần 2.

Bước 6: Quyết định tuyển dụng

Sau khi kết thúc thời gian thử việc, nhà tuyển dụng sẽ đưa ra quyết định cuối cùng lựa chọn những ứng viên thích hợp nhất với công việc và ra quyết định tuyển dụng. Sau khi có quyết định tuyển dụng, các ứng viên sẽ trở thành nhân viên chính thức của công ty và công việc cuối cùng là ký hợp đồng.

Nhà tuyển dụng sẽ giải đáp những thắc mắc của nhân viên mới về những thông tin cơ bản nhất liên quan đến nhân viên, những quyền lợi, chế độ phúc lợi mà nhân viên mới sẽ được hưởng khi làm việc tại công ty.

Sau khi kết thúc một quá trình tuyển dụng, các bộ phận cần tổ chức cuộc họp để đánh giá lại toàn bộ quá trình tuyển dụng, những kết quả đạt được so với các tiêu chí đặt ra ban đầu, những công việc nào chưa hoàn thiện và cần lưu ý cho các đợt tuyển dụng lần sau.

3. Các câu hỏi thường gặp về quy trình tuyển dụng

3.1. Trong quy trình tuyển dụng, bộ phận/phòng ban nào giữ vai trò quan trọng?

Thông thường, việc tuyển dụng nhân sự cho công ty sẽ do bộ phận/phòng ban nhân sự của công ty đó phụ trách. Tuy nhiên, bộ phận/phòng ban nhân sự không phải là bộ phận/phòng ban giữ vai trò quan trọng trong quy trình tuyển dụng. Một quy trình tuyển dụng hiệu quả, đạt kết quả tốt sẽ có sự đóng góp phối hợp của các bộ phận/phòng ban liên quan trong một doanh nghiệp.

Mỗi phòng ban/bộ phận sẽ giữ vai trò chủ yếu ở mỗi bước khác nhau trong quy trình tuyển dụng. Ví dụ như: ở bước 1 xác định nhu cầu tuyển dụng của công ty thì phòng nhân sự và phòng ban nào có nhu cầu tuyển dụng thêm nhân viên sẽ giữ vai trò chủ yếu; qua bước 2 và bước 3 là viết tin đăng tuyển dụng và thu nhận, chọn lọc hồ sơ thì lúc này bộ phận nhân sự sẽ thực hiện vai trò chủ yếu nhưng vẫn cần có sự tham khảo thông tin từ các phòng ban liên quan; đến bước 4 phỏng vấn ứng viên thì bộ phận nhân sự vẫn tham gia nhưng lúc này vẫn cần có sự phối hợp với các bộ phận/phòng ban liên quan để có thể đưa ra những câu hỏi phù hợp đánh giá được năng lực của ứng viên…

Nói tóm lại, một quy trình tuyển dụng tốt chính là sự phối hợp làm việc hiệu quả giữa các phòng ban/bộ phận trong công ty nhằm đem lại kết quả cuối cùng là tuyển chọn được những ứng viên có năng lực cho doanh nghiệp.

3.2. Thời gian để thực hiện một quy trình tuyển dụng hoàn chỉnh thường kéo dài bao lâu?

Thời gian thực hiện một quy trình tuyển dụng thường phụ thuộc vào các vị trí tuyển dụng và quy mô của từng đợt tuyển dụng nhân sự nên khó có thể trả lời một cách mặc định về thời gian để thực hiện quy trình tuyển dụng.

Tuỳ theo yêu cầu tuyển dụng của các vị trí là cần gấp hay không gấp, vị trí nào cần tuyển dụng hàng tháng (hoặc hàng quý, hàng năm…), vị trí công việc đơn giản hay phức tạp và phương pháp tuyển dụng như thế nào mà thời gian dành cho quy trình tuyển dụng sẽ được xác định cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

4. Bước nào quan trọng nhất trong quy trình tuyển dụng?

Tất cả các bước trong một quy trình tuyển dụng đều có sự quan trọng và sự ảnh hưởng đối với việc tuyển dụng được những nhân sự có chất lượng cho công ty. Mỗi bước đều thực hiện một nhiệm vụ và đạt được những mục đích nhất định để có thể thực hiện được các bước tiếp theo của quy trình tuyển dụng. Vì vậy không thể đánh giá được bước nào quan trọng hơn bước nào trong quy trình tuyển dụng mà điều này còn phụ thuộc vào sự đánh giá của mỗi công ty.

Tuy nhiên, HoaTieu xin đưa ra ý kiến để bạn đọc tham khảo đó là bước phỏng vấn ứng viên có thể được coi là quan trọng nhất. Trong bước phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ có cơ hội bước đầu tiếp xúc với ứng viên và có những tìm hiểu sơ bộ về họ. Thông qua phỏng vấn có thể nhận thức sơ qua về ứng viên, đánh giá cách ứng xử, khả năng ứng biến, kỹ năng mềm và phỏng vấn những kỹ năng như làm việc nhóm, hoặc kiến thức chuyên ngành. Qua đó, bộ phận nhân sự và chuyên môn sẽ có những cái nhìn khách quan, đánh giá và lựa chọn những ứng viên phù hợp với công việc và môi trường làm việc tại công ty.

Ứng viên nếu thể hiện không tốt trong vòng phỏng vấn có thể bị loại ngay. Vì cơ hội tiếp xúc đầu tiên của ứng viên với nhà tuyển dụng là tại vòng phỏng vấn. Đây được coi là cơ hội gây ấn tượng cho nhà tuyển dụng để được chọn vào những vòng tiếp theo. Người ta thường nói không nên đánh giá ai chỉ qua đôi ba lần gặp mặt. Tuy nhiên trên thực tế thì cơ hội gặp mặt và gây ấn tượng đối với nhà tuyển dụng của ứng viên chỉ vẻn vẹn có vài lần đầu phỏng vấn nếu được hẹn mà thôi. Vì thế, HoaTieu cho rằng tầm quan trọng của bước phỏng vấn nên được đặt lên hàng đầu.

Ngoài ra việc lựa chọn được những hồ sơ thích hợp cũng sẽ giúp các doanh nghiệp lưu giữ được một số lượng hồ sơ cần thiết để thực hiện tiếp các công việc bước sau và khi có yếu tố bất ngờ xảy ra, doanh nghiệp sẽ có sẵn nguồn hồ sơ ứng viên để không phải thực hiện việc tuyển dụng lại từ đầu, tránh mất thời gian và chi phí.

Bài viết đã cung cấp quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn nhất 2024. Mời bạn đọc cùng tham khảo thêm các bài viết liên quan tại mục Việc làm - nhân sự trong mảng Biểu mẫu của HoaTieu.vn.

• Mẫu thư cảm ơn nhà tuyển dụng sau phỏng vấn
• Bộ mẫu đơn xin việc song ngữ - tiếng Việt và tiếng Anh
• Mẫu đơn xin việc dành cho người đã có kinh nghiệm