5 mẫu thông báo giao hàng chậm mới nhất năm 2024

Mẫu công văn thông báo giao hàng chậm là mẫu bản công văn được lập ra để thông báo về việc giao hàng chậm. Mẫu công văn nêu rõ lý do giao hàng chậm, thời hạn giao hàng... Mời bạn đọc cùng Hoatieu.vn tham khảo chi tiết và tải về tại đây.

1. Thông báo giao hàng chậm dùng để làm gì?

Đúng như tên của thông báo, thông báo giao hàng chậm là văn bản hành chính được cá nhân, nhóm tổ chức, doanh nghiệp, bên có nghĩa vụ giao hàng sử dụng để thông báo đến khách hàng, người nhận hàng về việc giao hàng trễ hẹn theo như thỏa thuận của bản hợp đồng.

Do đó, trong thông báo giao hàng chậm sẽ có nội dung liên quan đến lý do giao hàng chậm, xác nhận thời gian muốn thay đổi thời gian giao - nhận hàng, địa điểm nhận hàng theo thỏa thuận trước đó... Việc thông báo giao hàng chậm với chủ thể có thẩm quyền, bên nhận hàng nhằm mục đích để họ được biết và nắm được tình trạng giao hàng đang được thực hiện, xác định lý do bên giao hàng giao hàng muộn. Đồng thời, giúp bên nhận hàng có thể nắm được các thông tin để chủ động, phối hợp trong nhận hàng đúng cách thức, thời điểm.

Khi nhận được thông báo giao hàng trễ, người nhận hàng có thể phản hồi bằng văn bản, đồng ý hoặc không đồng ý với sự trễ hẹn của bên giao hàng nhằm đảm bảo quyền lợi của mình.

Trong một số trường hợp, nếu người nhận hàng không chấp nhận sự chậm trễ giao hàng và bản hợp đồng giao - nhận hàng ký kết trước đó có nội dung yêu cầu bên giao hàng chịu hoàn toàn trách nhiệm khi giao hàng muộn, bên nhận hàng có thể khởi kiện bên giao hàng vì vi phạm hợp đồng.

2. Mẫu công văn thông báo giao hàng chậm

Có rất nhiều lý do chủ quan và khách quan mà hàng hóa có thể không đến kịp đúng thời hạn. Mẫu công văn thông báo giao hàng chậm phải thể hiện đầy đủ nội dung gồm: nguyên nhân giao hàng chậm, thời hạn giao hàng dự kiến, địa điểm giao hàng như đã thỏa thuận (hoặc thay đổi); cam kết chất lượng hàng hóa đúng như thỏa thuận các bên trước đó... để bên bán nắm được thông tin và chuẩn bị điều kiện kho bãi, nhân viên nhận hàng.

Do giao hàng chậm có thể tiềm ẩn nguy cơ gây thiệt hại đối với người nhận hàng, do đó thông báo giao nhận hàng phải được tiến hành nhanh chóng, kịp thời ngay khi bên giao hàng thấy không có khả năng giao hàng đúng hẹn.

Mẫu công văn thông báo giao hàng chậm như sau:

3. Cách viết thông báo giao hàng chậm

Khi viết văn bản thông báo giao hàng chậm, bên giao hàng cần chú ý một số chi tiết bên cạnh nội dung như:

• Thể thức văn bản trình bày tương tự mẫu công văn, thể hiện tính chuyên nghiệp, bài bản.
• Để thể hiện tinh thần chủ động, cầu thị, trong nội dung cần nêu rõ các mốc thời gian công ty đã làm những gì để khắc phục việc giao hàng chậm. Tuy nhiên, do không thể giải quyết kịp thời nên vào thời gian cụ thể, công ty viết thông báo để thông báo cho khác hàng lý do chậm trễ, sự thay đổi thời gian giao hàng. Qua đây thể hiện bên giao hàng đã nhanh chóng tác động, xử lý để tìm kiếm các phương thức hữu hiệu trong nghĩa vụ cần thiết.
• Đầu văn bản cần thể hiện rõ căn sứ soạn thảo văn bản, dựa trên hợp đồng giao - nhận hàng đã ký trước đó. Trong đó cũng xác định với các quyền và nghĩa vụ liên quan. Bên cạnh thời gian giao hàng dự kiến mà các bên thỏa thuận để đảm bảo quyền lợi. Là căn cứ phát sinh cho việc thực hiện thông báo đơn hàng.
• Thời gian giao hàng dự kiến cần ghi cụ thể ngày dự kiến. Với các cố gắng trong công tác khắc phục, đảm bảo mang đến các chuyển giao đúng tiến độ để bên nhận hàng có thời gian chuẩn bị, sắp xếp cũng như thời gian để chuẩn bị kinh phí, cũng như các tính toán với sử dụng, khai thác lợi ích hàng hóa hay tham gia vào các nhu cầu kinh doanh khác.
• Phần cuối thông báo là nội dung cam đoan và cảm ơn. Xác nhận với đảm bảo thực hiện các nghĩa vụ. Cố gắng thực hiện đúng tiến độ và khắc phục rủi ro, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp cho các nhu cầu hợp tác trong tương lai.

4. Giao hàng chậm phải bồi thường thiệt hại bao nhiêu?

Hiện nay, trong quá trình giao dịch mua - bán, việc giao hàng chậm là điều không mong muốn. Khi bên giao hàng gửi thông báo về việc giao hàng chậm so với hợp đồng ký kết trước đó, nhưng bên nhận hàng không đồng ý với lý do giao hàng chậm, thì bên giao hàng phải bồi thường thiệt hại như thế nào?

Căn cứ Điều 434 Bộ luật Dân sự 2015:

=> Như vậy, nếu bên bán giao hàng sau thời hạn hoặc thời điểm đã thỏa thuận trong hợp đồng sẽ cấu thành hành vi giao hàng chậm. Hành vi này được coi là hành vi vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ trong hợp đồng của bên bán. Nếu hết thời hạn giao hàng thì bên bán được coi như đã vi phạm hợp đồng và bên mua có quyền từ chối việc nhận hàng, thanh toán.

Theo đó, hợp đồng không thể được tiếp tục thực hiện trên thực tế nếu không có sự thỏa thuận khác từ hai bên. Khi có tranh chấp hợp đồng vi phạm thời hạn giao hàng, bên mua có thể yêu cầu các phương án giải quyết như sau:

- Buộc thực hiện đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng (Điều 297 Luật Thương mại 2005).

- Đơn phương đình chỉ thực hiện hợp đồng và có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại (Điều 311 Luật Thương mại 2005).

- Hủy bỏ hợp đồng (Điều 312 Luật Thương mại 2005).

Mức phạt vi phạm hợp đồng khi giao hàng chậm được quy định tại Điều 300 Luật Thương mại 2005 như sau: Mức phạt do các bên thoả thuận trong hợp đồng nhưng cũng không được quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm.

Ngoài ra, việc giao hàng chậm được bồi thường theo thỏa thuận trong hợp đồng. Chẳng hạn, nếu hợp đồng thỏa thuận khi giao hàng chậm, bên mua hàng sẽ không phải nhận hàng và được bồi thường một khoản tiền là xxx triệu đồng thì hai bên sẽ phải thực hiện theo thỏa thuận này.

Tuy nhiên, thực trạng hiện nay, một số giao dịch mua bán nhỏ lẻ thường chỉ giao dịch bằng miệng, không có hợp đồng ký kết nên sẽ không có căn cứ đầy đủ để yêu cầu bồi thường. Vì vậy, việc bồi thường được thực hiện theo thỏa thuận của hai bên sau khi thiệt hại xảy ra hoặc theo thiệt hại thực tế.

Giá trị bồi thường thiệt hại bao gồm giá trị tổn thất thực tế, trực tiếp mà bên bị vi phạm phải chịu do bên vi phạm gây ra và khoản lợi trực tiếp mà bên bị vi phạm đáng lẽ được hưởng nếu không có hành vi vi phạm. Như vậy, bên bị vi phamj cũng phải chứng minh thiệt hại của mình đúng thực tế.

Ví dụ:  Công ty A có ký hợp đồng vận chuyển hàng hoá từ Việt Nam sang Hàn Quốc với một công ty logistics. Trong hợp đồng không ghi điều khoản phạt, hiện nay công ty logistic giao chậm hàng khiến công ty A bị đối tác huỷ đơn hàng, thiệt hại rất lớn. Vậy Công ty logistics có phải chịu trách nhiệm gì không? Phải đền bù cho công ty A như thế nào vì Công ty A đang chịu thiệt hại do Công ty logistic giao chậm hàng.

Trả lời:

Theo Điều 534 Bộ Luật dân sự 2015, Nghĩa vụ của bên vận chuyển gồm:

1. Bảo đảm vận chuyển tài sản đầy đủ, an toàn đến địa điểm đã định, theo đúng thời hạn.

2. Giao tài sản cho người có quyền nhận.

3. Chịu chi phí liên quan đến việc chuyên chở tài sản, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.

4. Mua bảo hiểm trách nhiệm dân sự theo quy định của pháp luật.

5. Bồi thường thiệt hại cho bên thuê vận chuyển trong trường hợp bên vận chuyển để mất, hư hỏng tài sản, trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc pháp luật có quy định khác.

Trong tình huống này, công ty logistics đã vi phạm Khoản 1 điều trên. Do đó, công ty logistics phải có trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho công ty A, trừ trường hợp công ty đó chứng minh được việc chậm giao hàng là do sự kiện bất khả kháng, hoặc trường hợp hai bên có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định khác.

Mặc dù trong hợp đồng giữa công ty A và công ty logistics không có điều khoản phạt vi phạm hợp đồng nhưng không đồng nghĩa với việc bên logistics được loại trừ trách nhiệm bồi thường thiệt hại gây ra do sự vi phạm nghĩa vụ của mình. Thiệt hại này được xác định theo Điều 419 BLDS.

Công ty A có thể yêu cầu bồi thường thiệt hại cho lợi ích mà lẽ ra mình sẽ được hưởng do hợp đồng mang lại; có thể yêu cầu người có nghĩa vụ chi trả chi phí phát sinh do không hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng. Ngoài ra, theo yêu cầu của công ty A, Tòa án có thể buộc phía công ty logistics bồi thường thiệt hại về tinh thần như thiệt hại về uy tín.

Khi yêu cầu Tòa án giải quyết, Công ty A cần chứng minh được thiệt hại thực tế để làm căn cứ bồi thường thiệt hại.

5. Trường hợp không phải bồi thường vì giao hàng chậm

Trong trường hợp nào bên giao hàng chậm được loại trừ trách nhiệm và không phải bồi thường cho bên nhận hàng?

Điều này được quy định tại Điều 294 Luật Thương mại 2005 như sau:

=> Như vậy, bên giao hàng chậm sẽ không phải bồi thường khi chứng minh được lý do giao hàng muộn cho bên nhận hàng trong các trường hợp:

- Theo như hợp đồng mua bán đã ký kết trước đó, bên giao sẽ không phải bồi thường khi rơi vào trường hợp đã được nêu/thỏa thuận cụ thể và được 2 bên thống nhất, nhất trí.

- Hành vi giao hàng chậm của bên giao do lỗi của bên nhận. Ví dụ như bên nhận chưa chuẩn bị được kho bãi để nhận hàng, bên nhận hàng chưa hoàn thành việc đặt cọc tiền như thỏa thuận...

- Bên giao giao hàng chậm do quyết định của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền mà các bên không thể biết trong lúc ký giao kết hợp đồng. Ví dụ như lô hàng có vấn đề về giấy tờ bị lực lượng chức năng giữ lại để xác minh...

Bên giao hàng phải chứng minh những lý do đưa ra hoàn toàn đúng sự thật với bên nhận hàng. Qua đó, hai bên tiếp tục thỏa thuận tìm hướng giải quyết tốt nhất, giảm thiểu tối đa thiệt hại.

Trên đây Hoatieu.vn đã giới thiệu đến bạn đọc Mẫu công văn thông báo giao hàng chậm mới nhất năm 2024, mức bồi thường thiệt hại khi giao hàng chậm. Mời bạn đọc tham khảo các nội dung khác tại mục Biểu mẫu.