Mẫu bảng dự trù kinh phí 2024 chuẩn mới cập nhật

Mẫu dự trù kinh phí được Hoatieu.vn sưu tầm và đăng tải, là biểu mẫu đưa ra mức tính toán kinh phí cần phải có để thực hiện 1 dự án, kế hoạch hoặc dùng để dự trù chi phí mua sắm trang thiết bị dùng cho hoạt động nào đó. Mời các bạn tham khảo.

1. Mẫu bảng dự trù kinh phí 2024

Dưới đây là mẫu bảng dự trù kinh phí tiêu chuẩn thường được sử dụng trong trường học. Mẫu bảng dự trù kinh phí này không hề rắc rối phức tạp tuy nhiên cần phải xin đủ các chữ ký của các chủ thể có liên quan vì vấn đề tài chính luôn là một vấn đề quan trọng trong bất kỳ cơ quan tổ chức nào. Các bạn có thể thay đổi chủ thể ký tùy theo tình hình đơn vị mình.

Bảng dự trù kinh phí cần có chữ ký, họ và tên của người lập bảng. Ngoài ra văn bản này chỉ có giá trị khi được sự phê duyệt, đồng ý của lãnh đạo cấp trên. Đây là việc làm cần thiết giúp những người có liên quan có thể hình dung ra rõ nhất khoản kinh phí mà họ cần phải làm trước khi quyết định thực hiện một công việc nhất định. Việc tính toán có thể không chính xác được 100% nhưng cũng mang tính tương đối giúp tổ chức, cá nhân có liên quan có thể dự trù được mức kinh phí mà họ cần chi trả cho công việc.

Bảng dự trù kinh phí sẽ được sử dụng cho các dự án, công việc còn giấy đề nghị tạm ứng tiền được dùng cho các cá nhân muốn dùng tiền công ty để làm các công việc cần phải chi nhiều tiền, trong giấy đề nghị tạm ứng tiền sẽ ghi rõ số tiền dự trù sẽ chi và ghi rõ chi cho những việc gì.

Ngoài ra, HoaTieu xin gửi tới bạn 06 mẫu bảng dự trù kinh phí thường gặp mới nhất hiện nay. Các bạn có thể lựa chọn mẫu phù hợp với mục đích của mình. Để tiện sử dụng cho công việc lâp bảng dự trù, độc giả có thể tải về MIỄN PHÍ file Word, PDF trong bài viết, mời các bạn cùng tham khảo:

• Mẫu dự trù kinh phí văn nghệ
• Mẫu dự trù kinh phí xây dựng
• Mẫu bảng dự trù kinh phí chi tiết
• Mẫu dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
• Mẫu dự trù kinh phí mua văn phòng phẩm
• Mẫu bảng dự trù kinh phí mua sắm ở trường học

2. Dự trù kinh phí là gì? Bảng dự trù kinh phí là gì?

Dự trù kinh phí được hiểu là ước tính chi phí của từng công việc để lo liệu dự trù, xin kinh phí, khi phát hiện những công việc chưa được ghi trong kế hoạch thì vẫn có thể triển khai công việc dựa vào tính logic của việc chi tiêu.

Bảng dự trù kinh phí là bảng được lập ra nhằm thống kê một cách rõ ràng, hiệu quả những đầu mục công việc hay hàng hóa, thông tin về những sản phẩm đó như số lượng, đơn giá, thành tiền,... Thông qua bảng dự trù kinh phí đã thể hiện đầy đủ thông tin và kinh phí cần dự trù.

Bảng dự trù kinh phí là một công cụ không thể thiếu trong quản lý tài chính, giúp chúng ta có cái nhìn tổng quan và chi tiết về các khoản chi phí cần thiết, từ đó đưa ra những kế hoạch và quyết định tài chính hiệu quả, đảm bảo sự thành công cho các dự án.

3. Mẫu dự trù kinh phí mới nhất 2024

Bảng dự trù kinh phí rất đa dạng về nội dung, tùy từng mục đích sử dụng của cá nhân tổ chức mà có thể tự điều chỉnh mẫu bảng dự trù kinh phí.

Bảng dự trù kinh phí chi tiết liệt kê cụ thể những thứ cần chuẩn bị, với số lượng cụ thể và giá dự trù. Mọi thông tin cần thiết liên quan đến những thứ cần mua sắm đã được ghi đầy đủ tại bảng dự trù và người làm công việc chuẩn bị chỉ cần nhìn vào và mua sắm đủ số lượng cần thiết như trong bảng.

Mời bạn đọc tham khảo mẫu bảng dự trù phổ biến nhất dưới đây:

3.1. Mẫu bảng dự trù kinh phí chi tiết

Dưới đây là ví dụ mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện của một câu lạc bộ trong trường đại học gồm tên các hạng mục, thiết bị cần thuê, số lượng và giá tiền. Mời các bạn tham khảo.

3.2. Mẫu dự trù kinh phí mua sắm ở trường học

Mẫu dự trù kinh phí mua sắm thường được sử dụng khi cần mua sắm trang thiết bị, đồ dùng, dụng cụ ở các công ty, cơ quan, trường học,...

Nội dung mẫu dự trù kinh phí mua sắm ở trường học năm học 2024 - 2025 mời bạn cùng tham khảo tại đây. Các bạn có thể chỉnh sửa mẫu trực tiếp trên trang để bố sung thêm các thông tin cần thiết, phù hợp với mục đích sử dụng của mình.

3.3. Mẫu dự trù kinh phí văn nghệ

Với mẫu dự trù kinh phí văn nghệ, các bạn có thể tải về MIỄN PHÍ file Word, PDF theo đường liên kết trong bài viết, sau đó in ra để viết tay hoặc trực tiếp sử dụng, chỉnh sửa các thông tin cần thiết sao cho phù hợp với chương trình văn nghệ của mình trên trang mẫu dưới đây.

Hoa Tiêu mời bạn cùng tham khảo và sử dụng mẫu dự trù kinh phí văn nghệ mới nhất 2024 tại đây.

3.4. Mẫu dự trù kinh phí xây dựng

Mẫu dự trù kinh phí xây dựng được sử dụng để liệt kê các khoản chi phí cần bỏ ra khi xây dựng phần thô và tiền nhân công xây dựng công trình. Với mỗi công trình sẽ có các hạng mục khác nhau nên bạn có thể chỉnh sửa mẫu trực tiếp trên trang để phù hợp với công trình mà mình đang chuẩn bị thực hiện thi công nhé.

Hoa Tiêu mời bạn cùng tham khảo và sử dụng mẫu dự trù kinh phí trực tiếp bằng cách chỉnh sửa các thông tin cần thiết trong mẫu ngay phía dưới đây.

3.5. Mẫu dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Mẫu dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là mẫu thường được dùng nhiều nhất và sử dụng thường xuyên bởi các sự kiện lớn nhỏ đều phải có bảng dự trù kinh phí. Một số sự kiện có thể sử dụng mẫu này như: dự trù kinh phí văn nghệ, dự trù kinh phí hội trại,...

Mỗi một sự kiện có thể dùng nhiều hơn 1 bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện. Mời bạn đọc tham khảo và tải về mẫu dưới đây:

3.6. Mẫu dự trù kinh phí mua văn phòng phẩm

Mẫu dự trì kinh phí văn phòng phẩm thường được sử dụng cho nhiều công ty, doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan hay thậm chí cá nhân cũng có thể sử dụng mẫu. Nhằm mục đích thống kê các loại đồ dùng văn phòng phẩm cần mua, để dự trù mức kinh phí cần thiết. Mẫu được tùy biến theo nhu cầu của người sử dụng. Hoatieu mời bạn cùng tham khảo và tải mẫu tại đây:

4. Cách xây dựng kế hoạch và dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Để có thể xây dựng được kế hoạch và dự trù kinh phí tổ chức sự kiện sao cho hợp lý, đòi hỏi cần tuân thủ nhiều nguyên tắc và chuẩn bị kỹ lưỡng. Mời bạn cùng tham khảo các bước sau đây để chuẩn bị cho mình được một kế hoạch hoàn chỉnh và tạo được bảng tổng hợp các chi phí cần thiết chi tiết cho sự kiện.

Bước 1: Nghiên cứu và hiểu rõ kế hoạch tổ chức sự kiện

Bất kể đó là sự kiện nhỏ hay lớn, các chuyên viên tổ chức sự kiện cần nhận thức được tầm quan trọng của việc lập bảng dự trù kinh phí. Nhưng trước khi bắt tay vào xây dựng bảng này, bạn cần nghiên cứu và nắm chắc những nội dung, tóm lại là những gì có trong bản kế hoạch chuẩn bị tổ chức sự kiện. Sự kiện đó tổ chức trong nhà hay ngoài trời, quy mô bao nhiêu khách, chủ đề chính của sự kiện đó là gì, có những hoạt động gì sẽ diễn ra trong sự kiện, danh sách những tiết mục, khách mời, khán giả, thời điểm và thời gian tổ chức sự kiện ra sao, sự kiện có ý nghĩa và mục đích gì?,...

Nói tóm lại, việc bạn xác định được những yếu tố căn bản như vậy trước khi bắt tay vào lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện. Bạn sẽ biết bản thân cần triển khai cái gì? Thực hiện ra sao? Cụ thể hơn những hạng mục gì sẽ cần đến kinh phí và ngân sách cho từng hạng mục là bao nhiêu? Việc nghiên cứu và tìm hiểu bao giờ cũng hữu ích, như khi “đánh địch” thì phải “biết địch”. Và như khi tổ chức một sự kiện hoành tráng cũng nên tìm hiểu tương tự như vậy.

Đa phần, những chuyên viên tổ chức sự kiện mới vào nghề, chưa có nhiều kinh nghiệm sẽ chủ quan, và đôi khi là bỏ qua bước lập kinh phí dự trù, hoặc bỏ qua một số hạng mục do không nghiên cứu kỹ kế hoạch. Đây hoàn toàn có thể là sai lầm khiến bạn phải trả giá, chúng có thể ảnh hưởng đến tiến độ diễn ra sự kiện và thậm chí buộc bạn phải đứng ra chịu trách nhiệm cho những khoản kinh phí bị tổn thất.

Bước 2: Tổng hợp và liệt kê tất cả các hạng mục

Sau bước nghiên cứu sẽ là bước liệt kê và xây dựng danh sách bao gồm những hạng mục cần dự toán kinh phí. Chuyên viên tổ chức sự kiện cần biết sắp xếp các sự kiện, sau đó phải biết cách đưa ra những hạng mục cần thiết, hoặc có thể kèm theo các loại phụ kiện, thiết bị, ấn phẩm, dịch vụ hàng hóa, quà tặng,... Tất cả đều phải được xác định rõ số lượng cần cho mỗi hạng mục, chi phí và chất lượng.

Trong quá trình xây dựng bảng dự trù kinh phí, bên cạnh phí quản lý (khoảng từ 10- 15% tùy vào đơn vị đứng ra tổ chức), thì có khoảng 10% phí giá trị gia tăng thì đối với những hạng mục khó dự toán về kinh phí có thể cộng thêm phần ngân sách thông thường người làm tổ chức sự kiện thường lấy, với trung bình trong khoảng 10 - 20%. Việc thiết lập danh sách các hạng mục cho một sự kiện phụ thuộc khá nhiều vào từng sự kiện, loại hình sự kiện cũng như nội dung hoạt động của sự kiện đó. Tuy nhiên, về cơ bản, bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện thường sẽ bao gồm các hạng mục như sau:

• Không gian tổ chức (phí thuê địa điểm, các vật dụng có sẵn tại địa điểm,...)
• Sân khấu tổ chức (Booth Activation)
• Hạng mục Design (cổng vào, bong bóng, hoa trang trí, backdrop sân khấu, banner,...)
• Thiết bị kỹ thuật (âm thanh, thiết bị chiếu sáng, màn hình, máy chiếu,...)
• Các tiết mục diễn trong sự kiện
• Nhân sự hậu cần, hoạt náo viên, PG/PB, Người dẫn chương trình.
• Hệ thống chỗ ngồi, bàn ghế,....
• Biển quảng cáo/ấn phẩm/thư mời/menu/băng rôn/ấn phẩm quà tặng,....
• Quay phim và chụp ảnh
• Đạo diễn chương trình, đồng phục biểu diễn, lễ tân, phục vụ,....
• Gameshow, quà tặng đi kèm
• Quảng cáo sự kiện, ghi hình nhà đài, truyền thông báo chí.
• Dịch vụ giữ trật tự, chỗ để xe, bảo vệ an ninh.
• Dịch vụ điện nước, internet, phụ phí khác
• Phí phát sinh và dự phòng,...

Trên thực tế, sự kiện có quy mô càng lớn, thì những hạng mục cần phải chi càng nhiều. Do đó, cần nghiên cứu thật kỹ kế hoạch sự kiện trước khi lập danh sách các hạng mục. Ngoài ra, thực tế cho thấy không có nhiều sự kiện diễn ra êm đẹp như kịch bản từ đầu đến cuối. Chính vì thế, cần phải chuẩn bị thật tốt bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện để có thể làm cơ sở đối mặt và có giải pháp kịp thời với những chi phí phát sinh.

Bước 3: Lên danh sách kinh phí dự trù cho những rủi ro phát sinh

Như đã nói, một sự kiện diễn ra theo những gì có trong kế hoạch từ A cho đến Z là rất hiếm. Càng nhiều hạng mục cần thực hiện, chi phí phát sinh càng cao. Do đó, không chỉ khó trong việc dự toán kinh phí cho từng hạng mục, và việc dự toán kinh phí cho cả những tình huống không đáng có, hoặc không thể đoán trước lại càng thách thức hơn.

Trước tiên, hãy cố gắng tính toán và dự trù xem trong sự kiện bạn đang đảm nhiệm có thể xảy ra những rủi ro hay tình huống gì? Những rủi ro thường thấy trong một sự kiện xuất phát từ nhiều vấn đề. Đó có thể là tình huống phát sinh từ khán giả khách mời, từ thời tiết khi tổ chức sự kiện ngoài trời, từ hệ thống kỹ thuật, thiết bị máy móc, từ nhân sự hậu cần, MC bị ốm đột xuất, một tai nạn không hay xảy ra khi tổ chức các gameshow,... Tóm lại, trong lúc dự đoán những rủi ro và tình huống phát sinh, bạn nên kèm theo đó là kinh phí dự trù cho tương ứng với từng rủi ro.

Chẳng hạn như khi sự kiện bạn tổ chức là một sự kiện ngoài trời, hãy dự đoán các yếu tố dự phòng cho những rủi ro, ví dụ như chuẩn bị thêm số lượng bàn ghế, phông bạt che chắn để phòng tránh thời tiết xấu có thể xảy ra. Hay như khi bạn tổ chức một sự kiện event thời trang, bên cạnh ngân sách cho người mẫu, trang phục, sân khấu, kỹ thuật ánh sáng âm thanh,... bạn cũng nên tính cả chi phí giặt là trang phục, đặc biệt với những buổi biểu diễn thời trang có thời gian tổ chức lâu.

Hay trong những mùa cao điểm của sự kiện, bạn sẽ phải đối mặt với giá thành để chi cho các hạng mục sự kiện đồng loạt tăng lên. Do đó, khi dự toán bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, bạn nên cân nhắc thiết lập các con số thể hiện được tính chênh lệch, chứ không thể nào áp dụng mãi những con số kinh phí cũ.

Bước 4: Tính tổng kinh phí sau khi hoàn thành

Sau khi đã hoàn thành bảng dự trù kinh phí, và trước khi trình bảng này lên cho khách hàng, hoặc đơn vị đối tác tổ chức sự kiện. Chuyên viên tổ chức sự kiện cần tính tổng chi phí và xác định được con số cuối cùng cho toàn bộ sự kiện, bao gồm cả chi phí cho những rủi ro phát sinh.

Lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện không hề dễ dàng, chúng đòi hỏi người lập phải có sự cẩn trọng, cầu toàn và vô cùng tỉ mỉ. Do đó, hoạt động này thường được phân công trách nhiệm cho những cá nhân có tầm nhìn, tư duy khoa học, những người quan sát tốt và dự đoán được những khía cạnh có thể xảy ra dù là nhỏ nhất. Hãy thử nghĩ xem, nếu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện không được tính hiệu quả, chi phí dự toán thấp hơn chi phí thực tế, có thể bạn và đơn vị mà bạn đang phụ trách sẽ buộc phải bỏ ra ngân sách tương ứng để bù vào.

Trên đây là Mẫu bảng dự trù kinh phí 2024 mới nhất. Mời bạn đọc cùng tham khảo thêm tại mục Thuế - Kế toán - Kiểm toán trong mục Biểu mẫu nhé.

• Mẫu tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng
• Bảng tổng hợp kinh phí chưa quyết toán