Chứng từ là gì? Chứng từ kế toán là gì?

Các doanh nghiệp luôn cần phải có các sổ sách, chứng từ để ghi chép và làm tài liệu phục vụ cho các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Vậy chứng từ là gì? Chứng từ kế toán gồm những loại nào? Đây là câu hỏi nhiều người quan tâm, để giải đáp được mời các bạn tham khảo nội dung bài viết.

1. Chứng từ là gì?

Chứng từ là tài liệu bắt buộc phải có trong hoạt động của doanh nghiệp, là các giấy tờ, tài liệu ghi lại nội dung của một sự kiện giao dịch, một nghiệp vụ nào đó đã được hạch toán và ghi vào sổ kế toán của các doanh nghiệp.

2. Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán là loại giấy tờ phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Bao gồm các loại giấy tờ liên quan như: hóa đơn, phiếu thu chi, phiếu xuất nhập khẩu hay những vật mang tin trong quá trình trao đổi mua bán hàng hóa.

3. Phân loại chứng từ kế toán

Phân loại theo công dụng chứng từ kế toán

Phân loại chứng từ kế toán theo công dụng sẽ có rất nhiều loại khác nhau như: mệnh lệnh, chấp hành, thủ tục và liên hợp. Cụ thể là:

• Chứng từ mệnh lệnh: Đây là loại chứng từ dùng để truyền đạt những mệnh lệnh hoặc chỉ thị của lãnh đạo xuống đến bộ phận thi hành cấp dưới gồm: lệnh chi tiền mặt, xuất kho vật tư.
• Chứng từ chấp hành: Đây là loại chứng từ sử dụng cho một nghiệp vụ kinh tế nào đó đã hoàn thành như: phiếu thu, chi tiền mặt, xuất kho,…
• Chứng từ thủ tục: Đây là loại chứng từ tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế có liên quan theo những đối tượng cụ thể nhằm tạo thuận lợi trong quá trình ghi sổ và đối chiếu các loại tài liệu.
• Chứng từ liên hợp: Đây là loại chứng từ mang đặc điểm của rất nhiều loại khác nhau như: Hóa đơn, phiếu xuất nhập kho,…

Phân loại theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ

Loại chứng từ kế toán này sẽ được phân loại thành các loại liên quan đến nội dung. Cụ thể là:

• Liên quan đến Tiền mặt: thể hiện qua Phiếu thu/ chi, Giấy đề nghị thanh toán, Giấy đề nghị tạm ứng,…
• Liên quan đến Ngân hàng: Uỷ nhiệm chi, Séc, Giấy báo nợ/ báo có của ngân hàng, Giấy nhận nợ,…
• Liên quan đến Mua hàng/ Bán hàng: hoá đơn GTGT đầu vào/ đầu ra, Tờ khai báo hải quan, Phiếu Nhập kho/ Xuất kho, Bảng Báo giá, Đơn đặt hàng, Hợp đồng kinh doanh,…
• Liên quan đến tiền lương: Hợp đồng lao động, Bảng chấm công, Bảng lương, Các Quy chế, Quy định,…
• Liên quan đến Doanh thu, Chi phí: thể hiện qua phiếu kế toán

Phân loại theo trình tự lập chứng từ

Trình tự lập là các chứng từ kế toán được phân ra thành các loại như: chứng từ ban đầu và tổng hợp. Cụ thể là:

• Chứng từ ban đầu (còn gọi là chứng từ gốc): Đây là loại chứng từ được lập trực tiếp khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế hoặc vừa hoàn thành.
• Chứng từ tổng hợp: Đây là loại chứng từ được sử dụng nhằm mục đích tổng hợp số liệu của các nghiệp vụ kinh tế để giảm nhẹ công tác kế toán hay trong việc ghi sổ như: bảng tổng hợp chứng từ gốc hoặc bảng kê phân loại chứng từ gốc.

Phân loại theo phương thức lập chứng từ

Phân loại theo phương thức lập chứng từ sẽ được chia thành các loại chứng từ kế toán như: chứng từ một lần và chứng từ nhiều lần. Cụ thể là:

• Chứng từ một lần: Đây là loại chứng từ được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được tiến hành chỉ một lần rồi chuyển vào ghi sổ kế toán.
• Chứng từ nhiều lần: Đây là loại chứng từ ghi chép một loại nghiệp vụ kinh tế được tiếp diễn nhiều lần.

4. Quy định pháp luật liên quan đến chứng từ kế toán

Luật Kế toán 2015 có các quy định liên quan đến Chứng từ KT như sau:

Quy định về nội dung chứng từ kế toán

Chứng từ KT phải có đầy đủ các nội dung:

- Tên và số hiệu của chứng từ KT

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ KT

- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập Chứng từ KT

- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận Chứng từ KT

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ KT dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ

- Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ KT

Quy định về việc lập và lưu trữ chứng từ KT

- Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ KT. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ.

- Chứng từ KT phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ KT nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định.

- Nội dung nghiệp vụ trên chứng từ KT không được viết tắt, tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.

- Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ KT thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

- Chứng từ KT phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ KT cho một nghiệp vụ thì nội dung các liên phải giống nhau.

- Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ KT phải chịu trách nhiệm về nội dung trên đó.

- Chứng từ KT được lập dưới dạng điện tử phải tuân theo quy định về chứng từ điện tử; được in ra giấy và lưu trữ theo quy định. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Quy định về việc ký chứng từ KT

- Chứng từ KT phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ KT phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ KT bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ KT của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ KT của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.

- Chữ ký trên chứng từ KT phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ KT khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.

- Chứng từ KT chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ KT dùng để chi tiền phải ký theo từng liên

- Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy

Quy định về việc quản lý và sử dụng kế toán

- Thông tin, số liệu trên chứng từ KT là căn cứ để ghi sổ kế toán

- Chứng từ KT phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật

- Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền có quyền tạm giữ, tịch thu, niêm phong chứng từ KT. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ KT thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán. Đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ KT bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu

- Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ KT phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ KT bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.

Cá nhân, tổ chức nào vi phạm các quy định về chứng từ KT thì tùy từng hành vi, mức độ, hậu quả mà có thể bị hoặc bị xử lý hình sự.

Mời các bạn tham khảo thêm các bài viết liên quan tại mảng Hỏi đáp pháp luật.