Thủ tục gộp sổ BHXH cho người lao động 2025

Thủ tục gộp sổ BHXH cho người lao động 2025. Hiện nay, vẫn còn trường hợp người tham gia BHXH có nhiều sổ BHXH nguyên nhân do quá trình đồng bộ dữ liệu tham gia BHXH trước kia tại các tỉnh, thành phố trực thuộc vẫn chưa được liên thông, kết nối dữ liệu với nhau.

Trong bài viết này HoaTieu.vn xin được chia sẻ thủ tục gộp sổ BHXH, mời các bạn cùng theo dõi.

Tham vấn bởi: Cử nhân Luật Phương Anh

1. Căn cứ gộp sổ BHXH 2025

Căn cứ theo Quyết định 505/QĐ-BHXH quy định như sau:

Như vậy, về nguyên tắc và theo quy định của Chính phủ thì mỗi người lao động chỉ có duy nhất 01 sổ BHXH. Tuy nhiên, một vài lao động do chuyển công tác khác tỉnh, làm thất lạc sổ do đó có đến 2 hoặc 3 sổ BHXH trở lên. Người lao động có từ 2 sổ BHXH trở lên cần phải làm thủ tục gộp sổ thành 1 số BHXH duy nhất để cơ quan BHXH quản lý thuận tiện ghi nhận quá trình đóng, hưởng BHXH.

2. Hướng dẫn hồ sơ, thủ tục gộp sổ BHXH 2025

Gộp sổ BHXH cần những giấy tờ gì? Gộp sổ bảo hiểm xã hội mất bao lâu? Thủ tục gộp sổ BHXH online năm 2025 được quy định tại Quyết định 896/QĐ-BHXH như sau:

2.1. Thủ tục gộp sổ BHXH khi có từ 2 sổ trở lên (thông qua người sử dụng lao động)

NLĐ có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng thời gian hoặc có thời gian đóng ở nhiều giai đoạn khác nhau thì tiến hành làm thủ tục gộp sổ BHXH:

* Hồ sơ gộp sổ BHXH khi có từ 2 sổ trở lên (thông qua người sử dụng lao động):

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);
• Tất cả các sổ BHXH của NLĐ.

* Thủ tục gộp sổ BHXH khi có từ 2 sổ trở lên (thông qua người sử dụng lao động):

- Bước 1: Nộp hồ sơ: Đơn vị SDLĐ lựa chọn nộp hồ sơ theo một trong các hình thức sau:

+ Lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi lên Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia;

+ Qua Bưu chính;

+ Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ HCC các cấp.

- Bước 2: Nhận kết quả đã giải quyết theo các hình thức đã đăng ký.

Kết quả giải quyết bao gồm:

+ Sổ BHXH;

+ Quyết định hoàn trả Mẫu C16-TS (nếu có), tiền hoàn trả thời gian đóng trùng BHXH, BHTN do cơ quan BHXH đã giải quyết theo các hình thức đăng ký (nhận tại cơ quan BHXH, tại đơn vị hoặc thông qua tài khoản ngân hàng, hệ thống tiện ích thông minh).

* Thời hạn giải quyết: Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

2.2. Thủ tục gộp sổ BHXH khi có từ 2 sổ trở lên do NLĐ trực tiếp nộp hồ sơ

NLĐ có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng thời gian hoặc có thời gian đóng ở nhiều giai đoạn khác nhau thì tiến hành làm thủ tục gộp sổ BHXH:

* Hồ sơ gộp sổ BHXH khi NLĐ có từ 2 sổ trở lên (thông qua người sử dụng lao động):

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);
• Các sổ BHXH đề nghị gộp (nếu có)

* Thủ tục gộp sổ BHXH khi NLĐ có từ 2 sổ trở lên (thông qua người sử dụng lao động):

- Bước 1: NLĐ lựa chọn nộp hồ sơ theo một trong các hình thức sau:

+ Qua giao dịch điện tử: NLĐ đăng ký nhận mã xác thực và gửi hồ sơ điện tử đến Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN (nếu đã đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN); trường hợp không chuyển hồ sơ giấy sang định dạng điện tử thì gửi hồ sơ giấy cho cơ quan BHXH qua bưu chính.

+ Qua Bưu chính;

+ Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH nơi quản lý hoặc nơi cư trú hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công các cấp.

- Bước 2: Nhận kết quả đã giải quyết theo các hình thức đã đăng ký.

Kết quả giải quyết bao gồm:

+ Sổ BHXH;

+ Quyết định hoàn trả Mẫu C16-TS (nếu có), tiền hoàn trả thời gian đóng trùng BHXH, BHTN do cơ quan BHXH đã giải quyết theo các hình thức đăng ký (nhận tại cơ quan BHXH, tại đơn vị hoặc thông qua tài khoản ngân hàng, hệ thống tiện ích thông minh).

* Thời hạn giải quyết: Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

3. Cách gộp sổ BHXH trên VssID

VssID là ứng dụng bảo hiểm hiểm xã hội mà mỗi người tham gia nên cài đặt trên điện thoại để dễ dàng tra cứu thông tin bảo hiểm của cá nhân và sử dụng các tính năng tiện ích khác nhau trên VssID.

Hiện nay triên ứng dụng VssID chưa áp dụng thủ tục gộp sổ BHXH. Vì vậy, đề nghị bạn đến cơ quan BHXH đang tham gia để nộp hồ sơ làm thủ tục gộp sổ BHXH, bao gồm:

• Mẫu TK1-TS: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (đối với người lao động);
• Mẫu D01-TS: Bảng kê thông tin (đối với doanh nghiệp).
• Sổ BHXH (tất cả các sổ mà người lao động có);
• Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (đối với người lao động);

4. Một số quy định về cấp sổ BHXH cho người lao động 2025

Căn cứ tại Điều 96, 99 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, quy định về cấp sổ BHXH cho người lao động được quy định như sau:

- Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật này.

- Năm 2020, sổ bảo hiểm xã hội đã được thay thế bằng thẻ bảo hiểm xã hội.

- Cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm cấp sổ bảo hiểm xã hội trong thời hạn sau đây:

• 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với người tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc lần đầu;
• 07 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện lần đầu;
• 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với trường hợp cấp lại sổ bảo hiểm xã hội; trường hợp quá trình xác minh thời gian đóng bảo hiểm xã hội phức tạp thì không quá 45 ngày. Trường hợp không cấp thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do;
• 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với trường hợp điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động thì cơ quan bảo hiểm xã hội phải cấp lại sổ bảo hiểm xã hội. Trường hợp không giải quyết thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Mời các bạn tham khảo các vài viết về Bảo hiểm trong mục Hỏi đáp Pháp luật cùng HoaTieu.vn:

• Có mấy loại hình bảo hiểm xã hội?
• 10 cú pháp nhắn tin tra cứu thông tin về BHXH, BHYT