Quy trình luân chuyển chứng từ

Quy trình luân chuyển chứng từ

hoatieu.vn xin giới thiệu tới các bạn Quy trình luân chuyển chứng từ áp dụng cho tất cả doanh nghiệp, công ty để đảm bảo các chứng từ được sắp xếp đúng và dễ kiểm soát. Đây là những thông tin vô cùng bổ ích dành cho các bạn kế toán có thể làm tốt nghiệp vụ của mình.

Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán theo Thông tư 133

Bảng kê chứng từ thanh toán

Mẫu số S02a-DNN: Chứng từ ghi sổ

Bảng kê chứng từ tạm ứng

Quy trình luân chuyển chứng từ là một quy trình xuyết suốt bắt đầu từ lúc tạo ra chứng từ qua các bộ phận liên quan xác nhận, kiểm tra, sau đó là phân loại và sắp xếp, ghi chép vào các sổ định khoản, cuối cùng là lưu trữ như thế nào.

Thoáng nhìn thì quy trình này rất đơn giản và là một điều hiển nhiên trong các doanh nghiệp. Thế nhưng, làm như thế nào để quy trình này thật logic và dễ kiểm soát thì không phải doanh nghiệp nào cũng thực hiện được, dẫn đến việc chứng từ lộn xộn, không kiểm soát được, lữu trữ không rõ ràng và tệ hơn nữa là chúng ta có thể bị thất lạc chứng từ.

I. MÔ TẢ

Hạch toán kế toán được tuân thủ theo chế độ kế toán. Tài liệu này chỉ đề cập đến một số nội dung hạch toán chủ yếu của công ty.

Một số Tài khoản khi sử dụng cần chú ý:

Sử dụng tài khoản 131,331,142 cần phải chi tiết như sau:

• TK 1311: Phải thu khách hàng
• TK 1312: Khách hàng ứng trước
• TK 3311:Ứng trước nhà cung cấp
• TK 3312: Phải trả cho người cung cấp
• TK 1421: Chi phí trả trước
• TK 1422: Chi phí chờ kết chuyển

Tài khoản sử dụng nội bộ:

Các đơn vị cơ sở: Sử dụng tài khoản 336 (phải trả nội bộ)

• TK336A: Thanh toán nội bộ về các khoản vốn và tài sản
• TK336B: Thanh toán nội bộ về các khoản nghĩa vụ, sản phẩm và dịch vụ nội bộ

Các đơn vị ......sử dụng thêm tài khoản nội bộ sau (NẾU CÓ):

• TK 336X: các khoản thanh toán nội với với
• TK 336M: các khoản thanh toán nội bộ với
• TK 336N: các khoản thanh toán nội bộ với
• TK 336K: các khoản thanh toán nội bộ với

Văn phòng: Sử dụng tài khoản 13680+Mã hiệu các đơn vị nội bộ (phải thu nội bộ)

Bảng mã các đơn vị nội bộ:

*Kế toán tổng hợp công ty cần lưu ý khi sử dụng tài khoản nội bộ của phân xưởng in, sau khi kiểm tra đối chiếu nội bộ xong cần phải đổi mã hiệu nội bộ chi tiết phát sinh sang tổng hợp in (ví dụ: 13680I1A =>13680I)

Hạch toán một số nghiệp vụ:

1. Hạch toán thuế GTGT

Ghi thuế đầu vào

Nợ TK 1331, 1332

Nợ TK 152, 153, 627, 641, 642,...

Có TK 1111, 112, 3312, 336B,...

Ghi thuế đầu ra

Nợ TK 1111, 112, 131,...

Có TK 511, 721

Có TK 3331

Thuế đầu vào không được khấu trừ

Nợ TK 632

Có TK 133

Các đơn vị cơ sở Hạch toán khấu trừ thuế đầu vào

Khấu trừ thuế đầu vào:

Nợ TK 3331/Có TK 1331: Số tiền bằng tổng số thuế đầu vào được khấu trừ

Kết chuyển thuế phải nộp về công ty:

Nợ TK 3331/Có TK 336B: Số tiền bằng thuế đầu vào trừ thuế đầu ra (tức là ghi số dương nếu đầu ra lớn hơn đầu vào, số âm nếu đầu ra nhỏ hơn đầu vào)

Văn phòng công ty:

Hạch toán kết chuyển thuế phải nộp của các đơn vị cơ sở

Nợ TK 13680*/Có TK 3331: Chi tiết từng số thuế kết chuyển của các đơn vị cơ sở

Xoá số phát sinh tăng thuế đầu ra do kết chuyển về công ty

Nợ TK 3331/Có TK 3331: Trừ tổng số thuế cơ sở kết chuyển về công ty (số này có thể âm hoặc dương)

Khấu trừ thuế đầu vào:

Trường hợp thuế đầu vào được khấu trừ lớn hơn thuế đầu ra (toàn công ty)

Nợ TK 3331/Có TK 1331: Số thuế đầu ra toàn công ty trừ số thuế đầu vào được khấu trừ đã khấu trừ ở các đơn vị cơ sở (chỉ khấu trừ bằng số thuế đầu ra).

Trường hợp thuế đầu vào được khấu trừ nhỏ hơn thuế đầu ra (toàn công ty)

Nợ TK 3331/Có TK 1331: Số thuế đầu vào toàn công ty được khấu trừ trừ số thuế đầu vào được khấu trừ đã khấu trừ ở các đơn vị cơ sở (khấu trừ hết số thuế đầu vào được khấu trừ).

* Chú ý: Trường hợp trong tháng số thuế đầu vào được khấu trừ (gồm thuế đầu vào tháng này và những tháng trước chuyển sang) nhỏ hơn số thuế đầu ra do đó có số dư thuế đầu ra (số thuế phải nộp). Số thuế này được tính vào thuế đầu ra của các tháng sau cho đến kết thúc niên độ kế toán.

2. Hạch toán khấu hao TSCĐ:

Các đơn vị cơ sở tính khấu hao vào phí:

Nợ TK 627, 641/Có TK 336B: Số khấu hao của đơn vị

Văn phòng công ty trích khấu hao:

Nợ TK 642/Có TK 214: Số khấu hao văn phòng công ty

Nợ TK 13680*/Có TK 214: Số khấu hao các đơn vị cơ sở

3. Hạch toán tăng giảm TSCĐ:

Các đơn vị cơ sở hạch toán tăng giảm TSCĐ chỉ hạch toán phần nguyên giá

Tăng TSCĐ

Nợ TK 211/Có TK 336A, 1111,... : Theo nguyên giá TSCĐ

Giảm TSCĐ

Cơ sở chỉ hạch toán giảm nguyên giá phần còn lại kế toán tổng hợp văn phòng công ty hạch toán

Nợ TK 336A/Có TK 211: nguyên giá TSCĐ

Văn phòng:

Tăng TSCĐ thuộc văn phòng công ty (mua sắm)

Nợ TK 211/Có TK 1111, 3312, 112,...

Tăng TSCĐ thuộc văn phòng công ty (do cơ sở chuyển về)

Nợ TK 211/Có TK 336B: Nguyên giá

Đồng thời ghi bút toán âm xoá phát sinh không tăng, giảm TSCĐ

Nợ TK 211/Có TK 211: Số âm nguyên giá

Giảm do nhượng bán, thanh lý TSCĐ

Hạch toán giảm TSCĐ

TSCĐ ở văn phòng công ty:

Nợ TK 821: Giá trị còn lại

Nợ TK 214: Giá trị hao mòn

Có TK 211: Nguyên giá

TSCĐ ở các đơn vị cơ sở:

Nợ TK 821: Giá trị còn lại

Nợ TK 214: Giá trị hao mòn

Có TK 13680*: Nguyên giá

Tiền thu bán hoặc thanh lý TSCĐ:

Nợ TK 131, 1111, 112,.../Có TK 721

Giảm do chuyển cho đơn vị cơ sở:

Nợ TK 13680*/Có TK 211: Nguyên giá TSCĐ

Đồng thời ghi bút toán âm (giảm phát sinh do không tăng, giảm TSCĐ)

Nợ TK 211/Có TK 211: Nguyên giá TSCĐ

Chuyển TSCĐ giữa các đơn vị cơ sở:

Đối với các đơn vị cơ sở hạch toán tăng giảm TSCĐ như phần a.

Đối với kế toán tổng hợp văn phòng công ty hạch toán như sau:

Nợ TK 13680 + (mã đơn vị tăng TSCĐ)

Có TK 13680 + (mã đơn vị giảm TSCĐ)

Đồng thời xóa phát sinh tăng giảm TSCĐ của các đơn vị cơ sở bằng bút toán âm

Nợ TK 211/Có TK 211 ghi số âm.