Báo cáo tổng kết công tác văn thư lưu trữ mới nhất 2024

BÁO CÁO

Sơ kết tình hình thực hiện Luật lưu trữ từ năm…..đến năm…..
đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

(Kèm theo Công văn số 834 /SNV-CCVTLT ngày 31 tháng 3 năm 2020 của Sở Nội vụ)

Phần I: KẾT QUẢ THỰC HIỆN LUẬT LƯU TRỮ

1. Phổ biến, tuyên truyền Luật Lưu trữ

a) Các hình thức phổ biến, tuyên truyền Luật Lưu trữ do cơ quan, tổ chức thực hiện (tổ chức Hội nghị tuyên truyền, sao gửi văn bản, tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng…); đối tượng được phổ biến, tuyên truyền; số lượng, nội dung phổ biến, tuyên truyền.

b) Nhận xét, đánh giá

2. Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ

a) Kết quả việc xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ tại cơ quan, tổ chức

Liệt kê các văn bản quản lý, chỉ đạo ban hành do cơ quan, tổ chức ban hành trong 8 năm (số lượng, loại hình văn bản, nội dung điều chỉnh - lưu ý không nêu các văn bản mang tính chất báo cáo, giải đáp nghiệp vụ, hướng dẫn các việc cụ thể).

b) Nhận xét, đánh giá

3. Tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng và chế độ chính sách đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ

a) Tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ

- Tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu: Phụ lục 2

- Những ưu điểm và hạn chế khi thực hiện các quy định của Nhà nước về tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.

b) Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ

- Các hình thức đào tạo, bồi dưỡng; đối tượng tham dự; số lượng, nội dung các lớp đã tổ chức.

- Kết quả đạt được.

c) Việc thực hiện chế độ, chính sách đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ.

d) Nhận xét, đánh giá.

4. Kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về công tác lưu trữ

a) Tình hình kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về công tác lưu trữ tại cơ quan, tổ chức và các đơn vị trực thuộc: Số lượng cơ quan được kiểm tra hàng năm, nội dung kiểm tra, kết quả kiểm tra, xử lý sau kiểm tra, đánh giá kết quả kiểm tra.

b) Nhận xét, đánh giá.

5. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

a) Xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (trong đó số lượng các cơ quan, đơn vị trực thuộc đã ban hành được Danh mục hồ sơ).

b) Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu (trong đó số lượng các đơn vị trực thuộc đã lập lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ).

- Thực trạng công tác lập hồ sơ.

- Thực trạng lập hồ sơ điện tử: Số lượng, thành phần hồ sơ điện tử đã lập và nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

c) Nhận xét, đánh giá.

6. Đầu tư kinh phí, nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ và hợp tác quốc tế trong công tác lưu trữ

a) Tình hình đầu tư kinh phí cho các hoạt động lưu trữ: các công việc đã đầu tư kinh phí, việc sử dụng các dịch vụ lưu trữ và kết quả đạt được.

b) Các đề tài khoa học đã triển khai nghiên cứu. Các đề tài khoa học đã được ứng dụng trong thực tế và kết quả đạt được.

c) Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ.

- Đã có phần mềm/ chưa có phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ.

- Số hóa tài liệu lưu trữ (mục đích số hóa tài liệu; số lượng hồ sơ được số hóa; nội dung tài liệu số hóa).

d) Nhận xét, đánh giá.

7. Chế độ thông tin báo cáo trong công tác lưu trữ

a) Tình hình thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ.

b) Nhận xét, đánh giá.

Phần II: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT

Mục 1: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ

1. Ưu điểm

2. Hạn chế

a) Hạn chế trong quá trình triển khai thực hiện Luật Lưu trữ.

b) Hạn chế về những quy định của Luật Lưu trữ chưa phù hợp.

Nguyên nhân chủ quan, khách quan của những ưu điểm, hạn chế

Mục 2: ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ

1. Đề xuất kiến nghị chung

a) Về xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ.

b) Về tổ chức bộ máy lưu trữ và biên chế làm công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

c) Về chế độ chính sách đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ.

d) Về công tác đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức .

đ) Về các yêu cầu thực tiễn phát sinh.

2. Đề xuất kiến nghị liên quan đến việc điều chỉnh, sửa đổi Luật Lưu trữ

Nội dung đề xuất, kiến nghị tập trung vào một số nội dung:

a) Phạm vi điều chỉnh.

b) Giải thích từ ngữ.

c) Quy định về các hoạt động lưu trữ.

d) Chế tài xử phạt vi phạm pháp luật trong công tác lưu trữ.

đ) Quản lý tài liệu lưu trữ các ngành công an, quốc phòng, ngoại giao.

e) Quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện, cấp xã.

g) Quản lý tài liệu lưu trữ tư nhân.

h) Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

i) Quản lý tài liệu trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia tách, sáp nhập, giải thể cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu các doanh nghiệp nhà nước.

k) Hoạt động khai thác, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

l) Giải mật tài liệu lưu trữ.

m) Thống kê tài liệu lưu trữ.

n) Quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ.

3. Đề xuất giải pháp để thực hiện tốt các quy định của Luật Lưu trữ

(Các số liệu báo cáo tính từ thời điểm Luật Lưu trữ có hiệu lực đến ngày .../.../20...)./.

Phụ lục II

Tình hình tổ chức bộ máy và nhân sự tại các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu

(Kèm theo Công văn số 834 /SNV-CCVTLT ngày 31 tháng 3 năm 2020 của Sở Nội vụ)

Lưu ý: Báo cáo gửi về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chỉ cần gửi số liệu tổng hợp chung của toàn tỉnh, không cần nêu cụ thể số liệu của từng cơ quan cấp tỉnh, cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu. Cần chú thích rõ số liệu được tổng hợp từ bao nhiêu cơ quan gửi báo cáo/tổng số bao nhiêu cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.

BÁO CÁO

I. TỔNG KẾT CÔNG TÁC NĂM ..............:

1. Các nhiệm vụ trọng tâm của công tác văn thư, lưu trữnăm ..............:

a) Tổ chức tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ

- Sau khi cử cán bộ tham gia tập huấn tại huyện, vào tháng…. năm .............., nhà trường đã tổ chức triển khai quán triệt Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam cho đội ngũ cán bộ, giáo viên và nhân viên nhà trường.

Qua tập huấn Luật Lưu trữ, cán bộ, giáo viên và nhân viên nhà trường đã nâng cao nhận thức; nắm được ý nghĩa, tầm quan trọng, sự cần thiết phải lập hồ sơ công việc.

- Đã triển khai thực hiện các văn bản hướng dẫn của ngành và Phòng Nội vụ huyện về công tác lưu trữ.

b) Xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống:

Nhà trường không có tài liệu tồn đọng, tích đống phải xử lý theo Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

c) Việc tổ chức nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan:

Hàng năm, nhà trường đều lập hồ sơ công việc để đưa vào lưu trữ theo quy định.

Các bộ phận, cán bộ, giáo viên và nhân viên trong nhà trường đã thực hiện nghiêm túc chế độ nộp lưu vào lưu trữ hiện hành của nhà trường.

Tì liệu, hồ sơ công việc năm …… của các bộ phận trong nhà trường đã thực hiện và đưa vào lưu trữ.

d) Cơ sở vật chất phục vụ lưu trữ:

Nhà trường có đầy đủ tủ và phòng kho đảm bảo cho việc bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

đ) Công tác lập hồ sơ công việc:

- Trong năm .............., nhà trường đã xây dựng danh mục hồ sơ công việc nộp lưu, thời hạn bảo quản hồ sơ của các bộ phận, cán bộ, viên chức.

- Bộ phận văn thư, lưu trữ đã phổ biến, hướng dẫn các bộ phận và cán bộ, viên chức nhà trường về quy trình lập hồ sơ công việc.

Đến nay, mức độ hoàn thành việc lập hồ sơ công việc năm .............. đạt trên 50%.

2. Thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên:

a) Việc triển khai, thực hiện các văn bản của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các cấp:

Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ đã nhận được trong năm ..............:

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội;

- Công văn số………..

- Chỉ thị số 07/CT-UBND ngày…............. của UBND huyện về tăng cường công tác văn thư, lưu trữ.

Nhà trường đã quán triệt cho đội ngũ CBGVCNV, đặc biệt là nhân viên văn thư, lưu trữ đã tiến hành thực hiện theo chỉ đạo của các cấp và đúng quy định.

b) Về tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ của nhà trường:

Có 01 nhân viên biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ. Trình độ chuyên môn: sơ cấp.

Đã bố trí cán bộ đủ và đúng tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo quy định Nhà nước.

Nhân viên văn thư đã tham gia tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ do huyện và Phòng GD&ĐT triệu tập; chưa tham gia lớp đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn do đã lớn tuổi.

c) Ban hành các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ:

Nhà trường đã xây dựng, ban hành Quy chế hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ, danh mục hồ sơ tài liệu nộp lưu và bảng thời hạn bảo quản.

d) Kết quả thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ:

- Soạn thảo và ban hành văn bản bảo đảm đúng theo hướng dẫn quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Chất lượng các văn bản áp dụng Thông tư số 01/2011/TT-BNV đúng theo quy định.

- Việc quản lý văn bản đi và đến:

+ Cập nhật vào sổ; sắp xếp, lưu đầy đủ các văn bản đến.

+ Cập nhật vào sổ và gửi văn bản đi bảo đảm đúng thời gian theo yêu cầu.

+ Sắp xếp bản lưu văn bản đi bảo đảm đúng theo quy định.

- Sử dụng dấu “Đến” đúng mẫu quy định, chưa có ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.

- Quản lý và sử dụng con dấu đúng theo quy định của pháp luật.

- Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu của nhà trường: cán bộ, viên chức thường tập trung khai thác và sử dụng các tài liệu như: Sổ chủ nhiệm, sổ kế hoạch, sổ kiểm tra, nghị quyết, lịch báo giảng của tổ, hồ sơ hội giảng giáo viên dạy giỏi, hồ sơ tự đánh giá chất lượng giáo dục trường tiểu học…

- Có bố trí phòng kho, phòng đọc, tủ đựng tài liệu sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp và có các trang thiết bị máy tính, máy photocopy, bình chữa cháy phục vụ tốt cho công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

- Tổ chức việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Nhà trường không có tài liệu hết giá trị phải tiêu hủy.

e) Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ:

+ Nhà trường có hộp thư điện tử do Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Khánh Hòa cấp, đã sử sụng hộp thư để chỉ đạo, cập nhật, xử lý thông tin,.. và báo cáo với các cấp bảo đảm được kịp thời, có hiệu quả.

+ Khai thác thông tin, các văn bản quy phạm pháp luật trên mạng internet.

h) Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm theo đúng quy định.

II. PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM NĂM......

Trên cơ sở các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của ngành và Phòng Nội vụ huyện, nhà trường thực hiện tốt các nhiệm vụ trọng tâm sau:

- Tiếp tục quán triệt trong đội ngũ CBGVCNV về Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội, Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản…;

- Các bộ phận, cán bộ, viên chức lập hồ sơ công việc năm .............. và nộp lưu vào nhà trường (Hoàn thành trong tháng…….;

- Lập danh mục hồ sơ công việc; xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu;

- Quản lý văn bản đi, đến theo đúng hướng dẫn tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư, lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến;

- Thực hiện đúng quy định chế độ báo cáo tổng kết, thống kê công tác văn thư, lưu trữ theo Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ.

- Quản lý và sử dụng con dấu của nhà trường chặt chẽ theo đúng quy định của pháp luật.

III. ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ: Không.

PHÒNG GD&ĐT ............... TRƯỜNG MN ................	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: .../BC-MN...	........................, ngày ... tháng ... năm 20...

BÁO CÁO

Thực hiện công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ năm 20...
Và phương hướng, nhiệm vụ thực hiện năm 20...

I. KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ:

1. Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các quy định về công tác văn thư, lưu trữ năm 20...:

- Việc triển khai các văn bản của cấp trên:

Thực hiện Kế hoạch về công tác văn thư lưu trữ năm 20... của UBND huyện ................., Nhà trường đã ban hành Kế hoạch số .../KH-MN......... ngày .../.../20... về công tác quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ năm 20...; ban hành Quy chế số 06/QC-MNMH ngày .../.../20... về Quy chế hoạt động về công tác quản lý văn thư, lưu trữ năm 20...; Quy trình xử lý văn bản số .../QTXLVB-MN... ngày .../.../20... và sổ theo dõi các danh mục hồ sơ tài liệu nộp lưu và bảng thời hạn bảo quản .

- Nhà trường đã tổ chức triển khai thực hiện quán triệt Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư lưu trữ và tuyên truyền phổ biến Luật lưu trữ, các Nghị định, Chỉ thị, Thông tư và các văn bản của TP, Sở Nội vụ, UBND huyện về công tác văn thư lưu trữ cho đội ngũ cán bộ, giáo viên và nhân viên nhà trường, thông qua việc lồng ghép vào các hội nghị họp Chi bộ và họp Hội đồng SP nhà trường.

- Qua tập huấn Luật lưu trữ, cán bộ, giáo viên và nhân viên trong nhà trường đã nâng cao nhận thức; nắm được ý nghĩa, tầm quan trọng, sự cần thiết phải lập hồ sơ công việc.

- Nhà trường đã triển khai thực hiện nghiêm túc các văn bản hướng dẫn của Ngành và Phòng Nội vụ huyện về công tác quản lý về văn thư, lưu trữ .
2. Xây dựng và ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư lưu trữ:

Nhà trường đã thực hiện ban hành các văn bản sau: Kế hoạch số .../KH-MN... ngày .../.../20... về công tác quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ năm 2022; ban hành Quy chế số .../QC-MN... ngày .../.../20... về Quy chế hoạt động về công tác quản lý văn thư , lưu trữ năm 2022; Quy trình xử lý văn bản số .../QTXLVB-MN... ngày .../.../20... và sổ theo dõi các danh mục hồ sơ tài liệu nộp lưu và bảng thời hạn bảo quản .

3. Việc bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ:

Nhà trường không có nhân viên biên chế chuyên làm làm công tác văn thư , lưu trữ , mà chỉ chỉ được UBND huyện biên chế 01 nhân viên được bổ nhiệm chức danh Kế toán kiêm công tác Văn thư .

Mặc dù nhà trường chưa có nhân viên chuyên làm công tác văn thư lưu trữ, nhưng để thực hiện đúng sự chỉ đạo của cấp trên về công tác quản lý văn thư lưu trữ của đơn vị, nhà trường đã bố trí cán bộ kiêm nhiệm và thực hiện đúng các nội dung chuyên môn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định Nhà nước.

Hiệu trưởng và nhân viên Kế toán kiêm văn thư đã tham gia đầy đủ các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ do huyện và Phòng GD&ĐT tổ chức.

4. Công tác văn thư:

4.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản :

- Nhà trường đã thực hiện việc s oạn thảo và ban hành văn bản bảo đảm đúng theo hướng dẫn quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư lưu trữ; Luật số 80/2015/QH13 ngày 22/6/2015 ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Nghị định 34/NĐ-CP ngày 14/5/2016 về quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

Ngay từ đầu năm, nhà trường đã triển khai thực hiện có hiệu quả Kế hoạch số .../KH-MN... ngày .../.../20... về công tác quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ năm 20...; đồng thời ban hành văn bản số .../QC-MN... ngày .../.../20... về Quy chế hoạt động về công tác quản lý văn thư, lưu trữ năm ..........và Quy trình xử lý văn bản số .../QTXLVB-MN... ngày .../.../20... để thực hiện trong năm 20....

+ Tổng số văn bản đến trong năm 20...: ...

+ Tổng số văn bản đi trong nặm 20...: ...

- Sử dụng dấu “Đến” đúng mẫu quy định, chưa có ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.

4.2. Lập hồ sơ và giao hồ sơ vào lưu trữ tại đơn vị:

Công tác lập hồ sơ và giao hồ sơ, tài liệu của nhà trường được thực hiện đúng quy định và đã được quan tâm, triển khai, hướng dẫn, chỉ đạo đến từng CB,GV,NV trong đơn vị theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư lưu trữ.

+ Đã cập nhật vào sổ, sắp xếp và lưu đầy đủ các văn bản đến.

+ Đã cập nhật vào sổ đầy đủ và gửi các văn bản đi bảo đảm đúng thời gian theo yêu cầu .

+ Đã sắp xếp bản lưu văn bản đi bảo đảm đúng theo quy định.

4.3. Quản lý và sử dụng con dấu đúng theo quy định của pháp luật.

Nhà trường đã thực hiện tốt việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.

5. Công tác lưu trữ:

5.1. Tổ chức nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tại đơn vị:

Hàng năm, nhà trường đều lập hồ sơ công việc để đưa vào lưu trữ theo quy định .

Các bộ phận, cán bộ, giáo viên và nhân viên trong nhà trường đã thực hiện nghiêm túc chế độ nộp lưu vào lưu trữ hiện hành của nhà trường.

Các tài liệu, hồ sơ công việc năm 20... của các bộ phận trong nhà trường đã thực hiện nghiêm túc và đưa vào lưu trữ tại tủ lưu trữ tài liệu của đơn vị .

5.2. Cơ sở vật chất phục vụ lưu trữ:

Nhà trường có đầy đủ tủ lưu trữ và phòng kho đảm bảo cho việc bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

5.3. Công tác lập hồ sơ công việc:

- Trong năm 20..., nhà trường đã xây dựng danh mục hồ sơ công việc nộp lưu, thời hạn bảo

quản hồ sơ của các bộ phận, cán bộ, viên chức.

- Bộ phận văn thư, lưu trữ đã phổ biến, hướng dẫn các bộ phận và cán bộ, viên chức nhà trường về quy trình lập hồ sơ công việc.

- Mức độ hoàn thành việc lập hồ sơ công việc năm 20... đạt trên ...%.
6. Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ:

+ Nhà trường có hộp thư điện tử do Sở Giáo dục và Đào tạo ............ cấp, đã sử sụng hộp thư để chỉ đạo, cập nhật, xử lý thông tin 2 chiều , ... và báo cáo với các cấp bảo đảm được kịp thời , có hiệu quả.

+ Đã thực hiện việc k hai thác thông tin, các văn bản quy phạm pháp luật trên mạng internet hiệu quả .

+ Việc thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ: Do công tác chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu chưa có kinh phí thực hiện, nên việc số hoá tài liệu nhà trường chưa được triển khai thực hiện

7. Việc thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất:

Nhà trường đã thực hiện chế độ báo cáo thống kê theo Thông tư số 03/2018/TT-BNV đảm bảo đúng nội dung và thời gian theo quy định; Ngoài ra nhà trường còn thực hiện chế độ thông tin, báo cáo như: báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết hết năm, báo cáo thống kê tại liệu tồn đọng và các báo cáo đột xuất khác đều đảm bảo đầy đủ và đúng thời gian đã quy định.

III. ĐÁNH GIÁ CHUNG:

1. Ưu điểm:

Trong năm 20..., thực hiện sự chỉ đạo của UBND huyện ............., nhà trường đã thực hiện nghiêm túc công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị.

- Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật lưu trữ theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư được thực hiện đầy đủ, kịp thời.

- Nhà trường đã ban hành kịp thời các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn CB,GV,NV về công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời tiến hành già soát, ban hành các văn bản về văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và thực tế tại đơn vị.

- Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ ngày càng được nhà trường quan tâm trang bị tương đối đầy đủ. Đặc biệt là việc đầu tư mua sắm phương tiện bảo quản hồ sơ, tài liệu…

- Công tác ứng dụng CNTT trong đơn vị ngày càng được đẩy mạnh, phần mềm quản lý văn bản, điều hành tác nghiệp được triển khai và sử dụng rộng rãi.

2. Hạn chế:

Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ của nhà trường vẫn còn nhiều mặt hạn chế.

Do nhà trường không có vị trí việc làm riêng về công tác văn thư lưu trữ, nhân viên Kế toán phải kiêm nhiệm với nhiệm vụ chuyên môn của đơn vị, nhưng không có trình độ chuyên môn về văn thư, lưu trữ, nên phần nào cũng bị ảnh hưởng và bị hạn chế trong thực thi nhiệm vụ văn thư, lưu trữ.

Công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu chưa được quan tâm thực hiện.

3. Nguyên nhân:

- Nhận thức của một số ít giáo viên, nhân viên trong đơn vị về công tác văn thư, lưu trữ và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ chưa đúng, chưa đầy đủ, dẫn đến việc chỉ đạo, hướng dẫn, thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ ở tại đơn vị chưa được quan tâm và trú trọng đúng mức.

- Hệ thống văn bản quản lý về văn thư, lưu trữ của cấp trên còn chưa quy định, hướng dẫn chi tiết một số nội dung, nên khó thực hiện được.

- Do nhân viên Kế toán kiêm nhiệm thêm về công tác văn thư, lưu trữ chưa được đào tạo, nên trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ chưa thực hiện hết các nhiệm vụ đã đề ra.

IV. PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM THỰC HIỆN NĂM 20...:

Trên cơ sở các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của Ngành và Phòng Nội vụ huyện ............., nhà trường sẽ thực hiện tốt các nhiệm vụ trọng tâm sau:

- Tiếp tục quán triệt tới toàn thể đội ngũ CB,GV,NV trong nhà trường về Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư lưu trữ; Luật số 80/2015/QH13 ngày 22/6/2015 ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Nghị định 34/NĐ-CP ngày 14/5/2016 về quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. …;

- Quán triệt các bộ phận, cán bộ, viên chức thực hiện tốt việc lập hồ sơ công việc năm 2023 và nộp lưu vào nhà trường đầy đủ khoa học. Đồng thời lập danh mục hồ sơ công việc; xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu;

- Chỉ đạo việc quản lý văn bản đi, đến theo đúng hướng dẫn tại Công văn hướng dẫn của Cục Văn thư, lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến;

- Thực hiện đúng quy định chế độ báo cáo tổng kết, thống kê công tác văn
thư, lưu trữ theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ.
- Quản lý và sử dụng con dấu của nhà trường chặt chẽ theo đúng quy định của pháp luật.

- Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ, thực hiện chữ ký số, chứng thư điện tử, lập hồ sơ điện tử và tiến tới chính quyền điện tử.

III. ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ :

- Ủy ban nhân dân huyện, phòng Nội vụ huyện ................... thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn về công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cho đội ngũ Hiệu trưởng và cán bộ làm công tác văn thư các nhà trường.

- Biên chế cho nhà trường 01 nhân viên có chuyên môn về công tác văn thư lưu trữ, nhằm giúp cho nhà trường thực hiện tốt hơn nữa về công tác quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ của đơn vị.

Trên đây là báo cáo kết quả thực hiện công tác Văn thư, lưu trữ năm 20... và phương hướng nhiệm vụ năm 20... của trường MN ........... Nhà trường rất mong được Quý lãnh đạo các cấp quan tâm tạo điều kiện cho nhà trường thực hiện công tác văn thư lưu trữ được tốt hơn./.

BÁO CÁO
Tình hình thực hiện công tác Văn thư - lưu trữ 6 tháng đầu năm 2023

Thực hiện Kế hoạch số 20/KH-UBND ngày 08/2/2023 UBND huyện Tiên Lãng về việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư - lưu trữ năm 2023. UBND xã Đoàn Lập báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư - lưu trữ 6 tháng đầu năm 2023 như sau:

I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH

Công tác văn thư - lưu trữ là một trong những công việc quan trọng trong hoạt động của cơ quan, gắn liền với hoạt động bộ máy quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan. Nhận thức được tầm quan trọng đó trong những nămqua công tác văn thư - lưu trữ đã được lãnh đạo UBND xã luôn quan tâm, tạo điều kiện để từng bước hoàn thiện và phát triển.

Tuy nhiên, một số cán bộ, công chức chưa nhận thức được đầy đủ tầm quan trọng và chức năng, nhiệm vụ cụ thể của công tác này nên việc chấp hành quy định về công tác văn thư - lưu trữ vẫn còn hạn chế.

II. TÌNH HÌNH THỰC HIỆN

1. Công tác quản lý, chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ văn thư - lưu trữ

Thực hiện Luật lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật lưu trữ, các văn bản hướng dẫn của Thành phố, UBND huyện, UBND xã đã ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ như:

- Quyết định số 29/QĐ-UBND ngày 16/3/2023 về việc ban hành quy chế công tác văn thư - lưu trữ;

- Quyết định số 30/QĐ-UBND ngày 16/3/2023 ban hành danh mục hồ sơ năm 2023;

- Kế hoạch số 70/KH-UBND ngày 15/2/2023 về kế hoạch công tác văn thư - lưu trữ năm 2023;

2. Bố trí công chức làm nghiệp vụ văn thư - lưu trữ

UBND xã đã bố trí 01 Công chức Văn phòng - thống kê phụ trách công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến, ban hành văn bản đi, chuyển giao văn bản đi, đến, đóng dấu và bảo quản các loại tài liệu của UBND xã.

3. Kết quả thực hiện công tác Văn thư

- Trong 6 tháng đầu năm thực hiện công tác tiếp nhận và chuyển giao hơn 3000 văn bản đi, đến với 3 loại hệ thống sổ: Sổ đăng ký văn bản đi, Sổ đăng ký văn bản đến, Sổ đăng ký văn bản mật đến.

Cụ thể:

+ Đối với Quyết định hành chính (cá biệt): Bắt đầu từ số 01 (ngày 12/01/2023) đến số 62 (ngày 30/6/2023).

+ Đối với các văn bản hành chính khác: Bắt đầu từ số 01 (ngày 01/1/2023) đến số 441 (ngày 30/6/2023).

- Thực hiện việc và tiếp nhận 2600 văn bản đến trong sử dụng 2 loại hệ thống số:

- Đối với công văn đến thông thường tiếp nhận 2577 văn bản trên hệ thống office và văn bản đến từ nhiều nguồn khác.

- Đối với văn bản mật đến: 23 văn bản.

Tất cả các văn bản đều được thực hiện theo quy trình và đều được đăng ký, vào sổ theo dõi theo đúng quy định.

- Việc quản lý văn bản đi - đến tại UBND xã được thực hiện theo hướng dẫn tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, có hệ thống sổ sách đăng ký văn bản đi - đến rõ ràng, đúng quy định, tạo sự thống nhất về việc thực hiện công tác quản lý văn bản của UBND xã;

Công tác quản lý và sử dụng con dấu của UBND xã theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/9/2009 về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001.

4. Kết quả thực hiện công tác lưu trữ

- Việc lập, nộp hồ sơ công việc trên môi trường mạng: UBND xã đã hướng dẫn cán bộ, công chức đã thực hiện lập và nộp hồ sơ trên môi trường mạng và nền giấy. Đến nay các công chức đã cơ bản lập và lưu hồ sơ điện tử theo quy định.

- UBND xã chưa có kho chuyên dụng lưu trữ, bố trí phòng làm việc của văn thư để kết hợp lưu trữ hồ sơ tài liệu; Các trang thiết bị của lưu trữ UBND xã chưa có điều kiện để trang bị theo qui định;

- Tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: Do cơ sở vật chất của UBND xã chưa bố trí kho lưu trữ riêng biệt nên những năm qua UBND xã chưa tổ chức giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan (Hồ sơ được lưu giữ tại các phòng cán bộ, công chức chuyên môn).

III. ĐÁNH GIÁ CHUNG

1. Ưu điểm

- Lãnh đạo đã nhận thức đầy đủ hơn về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ. Vì vậy, công tác văn thư, lưu trữ tại UBND xã đã được quan tâm, chỉ đạo.

2. Tồn tại, hạn chế

- Kinh phí đầu tư cho công tác văn thư - lưu trữ còn hạn chế.

- Công chức chuyên môn còn xem nhẹ và chưa ý thức trong công tác lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Việc chấp hành quy định về công tác văn thư - lưu trữ vẫn còn chưa nghiêm.

IV. ĐỀ XUẤT PHƯƠNG HƯỚNG NHIỆM VỤ 6 THÁNG CUỐI NĂM 2023

- Thực hiện việc tiếp nhận, đăng ký văn bản đi, văn bản đến thực hiện trình lãnh đạo để xử lý thông tin kịp thời;

- Thực hiện nghiêm chế độ bảo mật về thông tin và quản lý sử dụng tài liệu theo quy định;

- Hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ cho Ban, ngành của UBND xã vào Lưu trữ hiện hành;

- Thực hiện việc thu nộp hồ sơ công việc của các Ban, ngành thuộc UBND xã về lưu trữ hiện hành tại bộ phận văn thư;

- Công tác báo cáo về Văn thư - lưu trữ đột xuất và định kỳ.

- Đề nghị xem xét bổ sung kinh phí chi thường xuyên cho công tác văn thư

- lưu trữ để công tác chỉnh lý hồ sơ lưu trữ, đầu tư trang thiết bị nhằm bảo quản an toàn tài liệu tại đơn vị được tốt hơn.

Trên đây là báo cáo kết quả thực hiện công tác văn thư – lưu trữ 6 tháng đầu năm và phương hướng nhiệm vụ công tác 6 tháng cuối năm 2023./.

BÁO CÁO

Công tác Văn thư, Lưu trữ năm 20... và phương hướng nhiệm vụ năm 20...

Thực hiện Công văn số ......./UBND-NV ngày..................... của Ủy ban nhân dân huyện........................... về việc báo cáo công tác văn thư, lưu trữ năm 20.... Ủy ban nhân dân xã................. báo cáo kết quả thực hiện công tác Văn thư, Lưu trữ năm 20.... như sau:

I. KẾT QUẢ THỰC HIỆN

1. Công tác tuyên truyền, phổ biến văn bản quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ

Tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân để nhận thức đúng đắn về vị trí, vai trò, trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ.

Tiếp tục tuyên truyền phổ biến Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ ; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của cấp trên đến toàn thể cán bộ, công chức, các ban ngành đoàn thể xã trên các phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử hoặc trong các cuộc họp, hội nghị của cơ quan.

2. Ban hành các văn bản về văn thư, lưu trữ

Ủy ban nhân dân xã................ đã ban hành kế hoạch số....../KH-UBND ngày..................về việc triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 20...;

Quyết định số .../QĐ-UBND ngày.................. quyết định ban hành Quy chế về công tác văn thư lưu trữ; Quy định về quản lý và sử dụng con dấu. Ban hành danh mục hồ sơ lưu trữ.

3. Công tác tổ chức cán bộ

Các nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ do công chức Văn phòng –Thống kê UBND xã thực hiện theo quy định trong Quy chế phân công nhiệm vụ làm việc của UBND xã. Vì vậy việc tham mưu lãnh đạo trong cơ quan về quản lý công tác lưu trữ còn hạn chế.

Nhân sự làm công tác Văn thư, lưu trữ: 01 người.

Họ và tên:................................................................................................

Trình độ, chuyên môn: Kỷ sư NTTS.

Về chế độ chính sách đối với công chức làm công tác văn thư, lưu trữ: Không có. Do kinh phí của xã còn hạn hẹp, chưa được quan tâm, đầu tư đúng mức nên công chức Văn phòng – Thông kê đảm nhiệm công tác VTLL không được hưởng thêm mức phụ cấp kiêm nhiệm.

Công tác bồi dưỡng, tập huấn về văn thư lưu trữ: Trong năm nay vẫn chưa được tham gia lớp bồi dưỡng nghiệp vụ nào về công tác văn thư, lưu trữ.

4. Kiểm tra, hướng dẫn về văn thư, lưu trữ: Không

5. Công tác soạn thảo văn bản và quản lý văn bản

Căn cứ vào quy chế hoạt động của UBND xã nhiệm kỳ 2021-2026, thẩm quyền ban hành văn bản, các văn bản nhân danh UBND để điều hành công việc, đều phải đúng theo quy định của pháp luật về thể thức văn bản; luôn cập nhật các văn bản quản lý Nhà nước, hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, khi giao cho các bộ phận chức năng soạn thảo xong thì phải chuyển về công chức văn phòng kiểm tra trước khi chuẩn bị in ấn và ban hành.

Nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn thư, lưu trữ: Tiếp nhận, đăng ký các văn bản và vào sổ công văn đi, đến, chuyển giao theo dõi giải quyết, văn bản đi, đến; tổ chức phát hành văn bản đi, sắp xếp và quản lý văn bản lưu; quản lý sử dụng con dấu của Uỷ ban nhân dân xã và thực hiện các nhiệm vụ khác.

- Việc quản lý, giải quyết văn bản đi

Các bộ phận tham mưu soạn thảo văn bản xong phải chuyển Công chức Văn phòng - Thống kê kiểm tra xem thể thức văn bản đúng theo quy định hay chưa. Sau đó tham mưu trình lãnh đạo phê duyệt ký, ban hành.

Công tác xây dựng và ban hành văn bản rất quan trọng trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi cơ quan, thể hiện tính quyền lực và mang tính chất quyết định tới chất lượng quản lý của Nhà nước của cơ quan, đơn vị đó. Vì vậy mỗi khi ban hành văn bản nào đó để trao đổi thông tin thì UBND xã giao cho cán bộ chuyên môn thu thập thông tin để soạn thảo đúng theo các văn bản hướng dẫn của cấp trên, nội dung văn bản phải sát với thực tiễn của địa phương và được mở sổ theo dõi từng loại cụ thể. Sổ Công văn đi được theo dõi trên hệ thống qua phần mềm sso để cập nhật.

Quản lý văn bản đi: Ghi số và ngày tháng văn bản; thể thức văn bản đã đảm bảo theo quy định. Các bộ phận chuyên môn đã thực hiện việc đăng ký văn bản đi và lưu văn bản đi theo số thứ tự đăng ký tại văn thư cơ quan đúng quy định.

Tính từ ngày ................. đến ngày ........................ tổng số văn bản đi: 960 văn bản được ban hành.

- Việc quản lý, giải quyết văn bản đến

Việc quản lý văn bản đến đều được cập nhật, lưu trữ trên phần mềm sso, trang điều hành tác nghiệp đa cấp của tỉnh.

Việc tiếp nhận và xử lý tất cả các loại văn bản đến đều được xử lý đảm bảo tính bí mật. Các văn bản đến chức danh cụ thể được chuyển theo đúng chức danh.

Văn bản từ các nơi gửi đến qua bưu điện hoặc gửi trực tiếp đến, đều tập trung tại văn thư, khi bưu tá mang công văn và báo chí đến tất cả đều được kiểm tra xem có còn nguyên vẹn không, có đúng nơi nhận không, nếu không đúng trả lại cho người mang đến, hoặc nhân viên bưu điện, hoặc gửi lại nơi gửi, cơ quan gửi. Được Kiểm tra xem bì thư có bị bóc không, có sai thể thức không, sau đó chuyển giao cho lãnh đạo cơ quan nhận để phân công nhiệm vụ cho các bộ phận chuyên môn, cá nhân, đơn vị ban ngành có thẩm quyền xem xét và giải quyết.

Quản lý văn bản đến: Văn bản đến được tiếp nhận và đăng ký, chuyển giao theo đúng quy định, thực hiện tốt Hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Tính từ ngày .....................đến ngày.................. số văn bản đến: 1.942 văn bản. Trong đó:

Văn bản đến qua đường bưu điện: 73 văn bản;

Văn bản đến trên hệ thống điều hành văn bản: 1.869.

6. Thực hiện hoạt động lưu trữ

- Công tác thu thập và chỉnh lý tài liệu:

Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu hàng năm đã được UBND xã quan tâm. Công chức Văn phòng – Thống kê kiêm văn thư, lưu trữ đã tích cực tham mưa cho lãnh đạo cơ quan chỉ đạo Cán bộ, Công chức thực hiện việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, các văn bản nộp lưu được văn thư sắp xếp chỉnh lý, lập danh mục lưu trữ

đúng theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên hiện nay số hồ sơ tài liệu tồn đọng ở các bộ phận chưa thu hồi, chưa được chỉnh lý về lưu trữ cơ quan vẫn còn.

- Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan:

UBND xã đã bố trí 01 phòng làm việc của Công chức văn phòng – Thống kê kiêm lưu trữ tài liệu, tuy nhiên diện tích của phòng chật hẹp tủ đựng hồ sơ để lưu trữ và bảo quản tài liệu chưa đảm bảo, không đảm bảo các yêu cầu về kỹ thuật và trang thiết bị cần thiết, các yếu tố về an toàn tài liệu.

- Tình hình quản lý tài liệu đang bảo quản:

Xác định việc quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những khâu quan trọng trong việc triển khai thực hiện nhiệm vụ. Lãnh đạo UBND xã luôn quan tâm và chỉ đạo Công chức chuyên môn văn thư lưu trữ, sắp xếp hồ sơ, quản lý, bảo quản tốt công tác lưu trữ văn bản tài liệu trong tình hình mới.

Công tác lưu trữ cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý của mỗi cơ quan đơn vị nói chung và của mỗi cá nhân nói riêng. Do vậy công tác lưu trữ đã góp phần giải quyết công văn nhanh chóng, chính xác, đúng chính sách chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng, của Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, lợi dụng những sơ hở trong việc quản lý văn bản làm trái quy định pháp luật; Phục vụ khai thác thông tin để đáp ứng nhu cầu giải quyết công việc trong cơ quan và cá nhân, qua đó giúp Cán bộ, Công chức trong cơ quan xã thấy được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ.

Việc quản lý khai thác sử dụng được thực hiện đúng theo quy chế hoạt động của UBND xã, được Công chức Văn phòng – Thống kê kiêm văn thư - lưu trữ quản lý, bảo quản lưu trữ, khi cán bộ chuyên môn muốn khai thác sử dụng thì phải xin ý kiến của thủ trưởng cơ quan.

7. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ

Thực hiện sự chỉ đạo của UBND huyện, UBND xã đã tổ chức triển khai tốt phần mềm Hệ thống quản lý văn bản và điều hành qua phần mềm sso trang điều hành tác nghiệp đa cấp của tỉnh phục vụ cho hoạt động quản lý và điều hành chung của TT. UBND xã. Tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình tra cứu tài liệu khi cần thiết.

II. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ

1. Ưu điểm

- Trong những năm qua công tác văn thư lưu trữ tại UBND xã đã đạt được những kết quả và có những chuyển biến tích cực như sắp xếp bố trí khoa học hơn, có sổ sách theo dõi văn bản, bố trí 01 cán bộ VP-TK kiêm nhiệm phụ trách công tác văn thư để đảm bảo được công việc lưu trữ tại đơn vị thuận tiện cho việc khai thác và sử dụng các văn bản có hiệu quả phục vụ cho công tác chung của UBND xã.

- Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật lưu trữ và các văn bản của Nhà nước về văn thư, lưu trữ được thực hiện kịp thời, phong phú về hình thức, nội dung.

- Tích cực trong ứng dụng công nghệ thông tin, hạn chế việc chuyển văn bản giấy đối với một số thông báo thông thường qua hộp thư điện tử, phần mềm dùng chung sso.

- Công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ được chỉ đạo thường xuyên, cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ ngày càng được quan tâm.

2. Tồn tại, hạn chế

Bên cạnh những kết quả đạt được thì công tác văn thư, lưu trữ tại UBND xã vẫn còn một số hạn chế sau:

- Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành chưa được đầy đủ; Quá trình chuyển giao cho các đồng chí có liên quan đến khi kết thúc năm việc thu hồi tài liệu chưa thực hiện được còn bị thất lạc.

- Các ban ngành chuyên môn của xã chưa thực hiện đúng các quy định của Đảng và Nhà nước về công tác lưu trữ. Một phần công tác lưu trữ do kiêm nhiệm nhiều việc, không được đào tạo về kỹ năng và nghiệp vụ nên quá trình xử lý công việc còn gặp nhiều khó khăn, đặc biệt trong việc công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng đưa vào lưu trữ; có sự thay đổi nhân sự phụ trách công tác văn thư, lưu trữ qua từng năm, đã ảnh hưởng đến các nghiệp vụ trong công tác lưu trữ.

- Kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế.

- Một số Cán bộ, Công chức vẫn chưa nghiên cứu sâu các văn bản và chưa kiểm soát thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định nên vẫn còn sai sót.

- Phòng lưu trữ vẫn còn thiếu trang thiết bị để bảo quản tài liệu được lâu dài, hầu hết lưu tại bộ phận chuyên môn nhưng về lâu dài sẽ không thực hiện được nên các khâu trong nghiệp vụ về lưu trữ chưa thể triển khai thực hiện tốt và thường xuyên.

- Văn thư lưu trữ chưa được tham gia các lớp tập huấn về chuyên môn để tham mưu thực hiện nhiệm vụ được tốt hơn.

3. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế

- Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ đa số không đúng chuyên môn nghiệp vụ, kiêm nhiệm là chính đã ảnh hưởng đến việc nắm bắt thông tin, cập nhật văn bản pháp luật mới của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và đưa chúng vào thực tế công việc, cũng như chưa mạnh dạn đề xuất tham mưu cho lãnh đạo thực hiện đúng các quy định. Bên cạnh đó, do khối lượng công việc của mảng Văn phòng – thống kê kiêm văn thư khá nhiều việc nên đã phần nào ảnh hưởng đến công tác lưu trữ lưu trữ của cơ quan.

- Việc đầu tư kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ còn rất hạn chế so với nhu cầu thực tế để triển khai thực hiện đồng bộ cho toàn xã. Trong tình hình khó khăn chung xã chỉ có khả năng bổ sung một phần nhỏ kinh phí để trang bị bìa hồ sơ, kẹp tài liệu, ngăn tủ đựng hồ sơ.

III. PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 20...

- Tiếp tục triển khai có hiệu quả phần mềm quản lý văn bản, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư - lưu trữ.

- Tăng cường công tác tuyên truyền phổ biến Luật Lưu trữ, và các văn bản của nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ cho cán bộ, công chức và các ban ngành đoàn thể trong xã.

- Bố trí phòng lưu trữ một cách khoa học, hiệu quả, đảm đảm theo quy định của nhà nước, cần phải đầu tư các trang thiết bị cần thiết trong kho như quạt thông gió, máy hút ẩm, dụng cụ làm vệ sinh tài liệu như máy hút bụi hoặc các phương tiện làm vệ sinh thông thường khác… để phục vụ tốt cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.

- Chỉnh lý tài liệu khoa học, hiệu quả đúng tiến độ, tránh tình trạng tài liệu tích đống, bó gói, thất lạc.

IV. KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT

- Đề nghị cấp trên quan tâm và phân bổ hợp lý kinh phí đầu tư để kịp thời triển khai các công việc chuyên môn trong công tác văn thư - lưu trữ như: Nâng cấp, đầu tư trang thiết bị cho phòng lưu trữ để phục vụ công tác lưu trữ của cơ quan. Cần quan tâm hỗ trợ chế độ cho công chức kiêm nhiệm công tác văn thư - lưu trữ.

- Có kế hoạch thường xuyên, định kỳ tổ chức các lớp tập huấn chuyên sâu đối với cán bộ làm công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ, mở lớp tập huấn hướng dẫn cho cán bộ, công chức kỹ năng sắp xếp hồ sơ công việc cá nhân. Chuẩn hóa đội ngũ công chức làm công tác văn thư - lưu trữ.

Trên đây là báo cáo kết quả triển khai thực hiện công tác văn thư - lưu trữ năm 20... và phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư - lưu trữ năm 20...của UBND xã............./.

BÁO CÁO
Kết quả kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ năm 20...

Kính gửi: Sở Nội vụ tỉnh..................................

Thực hiện Kế hoạch số .../KH-UBND ngày ... tháng ... năm 20.... của UBND thành phố .......................... về việc Kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ năm 20..., UBND thành phố.............................báo cáo kết quả công tác kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ (sau đây gọi tắt là VT,LT) năm 20... trên địa bàn thành phố, cụ thể:

I. CÔNG TÁC CHỈ ĐẠO, ĐIỀU HÀNH

Công tác kiểm tra, hướng dẫn công tác VT,LT luôn được UBND thành phố quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo hàng năm theo kế hoạch hàng năm, góp phần cụ thể hóa chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh Hậu Giang theo Công văn số 1354/UBND-NCTH ngày 19/7/2021 về việc chấn chỉnh công tác VT,LT trên địa bàn tỉnh.

UBND thành phố đã ban hành nhiều văn bản kiểm tra, hướng dẫn trọng tâm. Đồng thời, trong năm 20..., UBND thành phố tiến hành đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác VT,LT đối với các cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND thành phố và UBND các xã, phường theo Quy chế ban hành kèm theo Quyết định số ..../QĐ-UBND ngày............... của UBND thành phố. UBND thành phố thành lập Đoàn kiểm tra cải cách hành chính và công vụ năm 20..., trong đó lồng ghép nội dung kiểm tra về công tác VT,LT. Tỷ lệ các cơ quan được kiểm tra đạt 90,9% đối với cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND thành phố, 50% trở lên đối với các đơn vị sự nghiệp công lập và trường học; 100% đối với UBND các xã, phường. Đoàn kiểm tra đã ban hành 36 thông báo kết luận, trong đó có 18 thông báo kết luận riêng về công tác VT, LT 6 tháng đầu năm và 18 thông báo kết luận chung với công tác cải cách hành chính và công vụ 9 tháng cuối năm 20....

II. KẾT QUẢ KIỂM TRA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

2.1 Nội dung kiểm tra

Thực hiện Kế hoạch số .../KH-UBND ngày...................... của UBND thành phố về kiểm tra, hướng dẫn công tác VT,LT năm 20..., Đoàn kiểm tra đã tiến hành kiểm tra, hướng dẫn với các nội dung chính:

Về công tác văn thư: (i) Việc bố trí cán bộ, công chức, viên chức phụ trách công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu theo quy định của Nhà nước; (ii) Việc ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 20..., Quy chế côngtác văn thư, lưu trữ của cơ quan; (iii) Soạn thảo, ký ban hành văn bản; (iv) Quản lý văn bản đi, Quản lý văn bản đến; (v) Quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật; (vi) Lập Danh mục hồ sơ, lập và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; (vii) Ứng dụng CNTT trong công tác VTLT; Ứng dụng phần mềm
quản lý văn bản của UBND tỉnh triển khai; (viii) Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu.

Về công tác lưu trữ: (i) Công tác bảo quản tài liệu, việc bố trí kho lưu trữ; (ii) Công tác chỉnh lý tài liệu; (iii) Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị; (iv)Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu.

2.2 Kết quả kiểm tra

Đoàn kiểm tra đã tiến hành kiểm tra 6 tháng và 9 tháng với tổng số 82/11 cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND thành phố; 3/5 đơn vị sự nghiệp công lập, 12/21 đơn vị trường học và 6/6 xã, phường, với kết quả cụ thể:

a) Về công tác văn thư

- Các cơ quan, đơn vị đều bố trí cán bộ, công chức, viên chức phụ trách về công tác VT,LT theo quy định. Ban hành đầy đủ Kế hoạch và Quy chế công tác VT, LT năm 20... để triển khai công tác VT,LT tại cơ quan, đơn vị. Bên cạnh đó, một vài cơ quan, đơn vị ban hành còn chậm như: Phòng Lao đông TB&XH; Phòng Quản lý đô thị; Phòng Tài chính và Kế hoạch; Trường THCS.....................; Trường Tiểu học...........................

- Công tác soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật đảm bảo theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Tuy nhiên, một vài lỗi nhỏ trong quá trình soạn thảo văn bản như thể thức, canh lề, ký nháy, font chữ, lỗi chính tả, sổ văn bản đi và đến chưa đầy đủ các nội dung (đối với các trường học)...

- Công tác lập danh mục hồ sơ năm 20... được các cơ quan, đơn vị quan tâm thực hiện từ đầu năm năm 20.... Tuy nhiên, danh mục hồ sơ chưa bám sát thực tế nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị theo từng năm; còn dàn trải chưa xác định rõ các hồ sơ cần lập danh mục để lưu trữ; cán bộ, công chức, viên chức một vài cơ quan, đơn vị chưa hiểu rõ danh mục hồ sơ nên trong quá trình lập hồ sơ chưa có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cán bộ, công chức, viên chức liên quan đến lĩnh vực phụ trách.

- Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác VT,LT được các cơ quan, đơn vị triển khai thông qua phần mềm Quản lý văn bản. Một vài cơ quan, đơn vị ban hành văn bản ký số chưa hợp lệ, nhiều văn bản đi và đến xử lý trễ hẹn.

- Chế độ thực hiện báo cáo công tác VT,LT được thực hiện theo đúng thời gian yêu cầu của Phòng Nội vụ thành phố.

b) Về công tác lưu trữ

- Các cơ quan, đơn vị đều bố trí kho và trang thiết bị cần thiết để quản lý tài liệu theo quy định. Tùy vào điều kiện thực tế của cơ quan, đơn vị, các kho được bố trí theo diện tích quy định (đối với các cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND thành phố) hoặc bố trí tạm (đối với các Trường học). Chế độ bảo quản kho được quan tâm thường xuyên như vệ sinh, chống ẩm, mối,….Tuy nhiên, một vài cơ quan, đơn vị chưa thực hiện tốt chế độ bảo quản kho như UBND phường.......................... do chế độ khô thoáng chưa đảm bảo.

- Trong năm 20..., đa số các cơ quan, đơn vị không thực hiện chỉnh lý tài liệu do nguồn kinh phí hạn chế. Bên cạnh đó, công tác tiêu hủy tài liệu hết giá trị chưa thực hiện do chưa thường xuyên rà soát các tài liệu hết giá trị.

- Công tác nộp lưu hồ sơ năm 20... vào lưu trữ được các cơ quan, đơn vị triển khai thực hiện. Tuy nhiên, số lượng hồ sơ được nộp lưu còn hạn chế so với tổng số danh mục hồ sơ cần nộp lưu theo Danh mục hồ sơ đã ban hàn.

III. ĐÁNH GIÁ

3.1 Ưu điểm

- Được sự quan tâm hỗ trợ về nghiệp vụ chuyên môn của Phòng Cải cách hành chính và Văn thư, lưu trữ - Sở Nội vụ tỉnh.......................; sự lãnh đạo, chỉ đạo của UBND thành phố, công tác VT,LT trên địa bàn thành phố đạt được nhiều kết quả tích cực so với năm 20.... Qua kiểm tra, nhiều hạn chế được Đoàn kiểm tra hướng dẫn các cơ quan, đơn vị khắc phục, trao đổi những khó khăn, vướng mắc trong công tác VT,LT. Từ đó, cán bộ, công chức, viên chức kịp thời nhận thức rõ vai trò công tác VT,LT tại cơ quan, đơn vị, đặc biệt là
công tác lập hồ sơ năm 20... có nhiều tiến triển so với năm 20....

- Năm 20..., Thành phố tổ chức 02 lớp tập huấn dành riêng cho lãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức phụ trách VT,LT của các cơ quan, đơn vị. Từ đó, công tác VT,LT được hướng dẫn kịp thời.

3.2 Hạn chế

- Công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác VT,LT chưa được đẩy mạnh so với yêu cầu của phần mềm Quản lý văn bản. Các cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND thành phố phát hành văn bản điện tử còn chưa hợp lệ; triển khai công tác lưu trữ điện tử còn chậm như việc lập danh mục hồ sơ điện tử. Các Trường học vẫn còn áp dụng quản lý công tác VT,LT theophương thức truyền thống do chưa triển khai phần mềm Quản lý văn bản đối
với các trường học.

- Việc lập và nộp lưu hồ sơ năm 20... vào cơ quan được quan tâm thực hiện nhưng chưa đầy đủ, chỉ một vài cán bộ, công chức, viên chức được phân công lập; chưa phát huy hết vai trò của từng cán bộ, công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ vì hầu hết đều giao cho công chức, viên chức phụ trách VT,LT đảm nhiệm.

- Việc rà soát các tài liệu hết giá trị hàng năm chưa được quan tâm nên công tác tiêu hủy tài liệu hết giá trị còn hạn chế, nguồn kinh phí hạn chế dẫn đến chưa thực hiện triển khai công tác chỉnh lý tài liệu.

*Nguyên nhân khách quan

- Kinh phí thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu cao trong khi nguồn kinh phí của các cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND thành phố và UBND các xã, phường còn hạn chế.

* Nguyên nhân chủ quan

- Một bộ phận Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị chưa thật sự quan tâm đến công tác VT,LT. Thiếu đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu trữ vào cơ quan hàng năm, bố trí và quản lý kho lưu trữ tài liệu.

- Hầu hết cán bộ, công chức, viên chức phụ trách công tác VT,LT kiêm nhiệm, thay đổi thường xuyên do việc sắp xếp, tổ chức chức lại bộ máy của cơ quan, đơn vị nên ảnh hưởng đến chất lượng tham mưu về công tác VT,LT.

IV. KẾT QUẢ KHẮC PHỤC

Qua kiểm tra, Đoàn kiểm tra đã kịp thời phát hiện những hạn chế và hướng dẫn, đề nghị các đơn vị có biện pháp khắc phục. Đồng thời, tăng cường công tác tự kiểm tra và tiếp tục chỉ đạo hoàn thành các nhiệm vụ công tác VT,LT năm 20....

V. PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM TRONG THỜI GIAN TỚI TRONG CÔNG TÁC KIỂM TRA, HƯỚNG DẪN VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1. Sau khi có thông báo kết luận, UBND thành phố chỉ đạo tiến hành rà soát và khắc phục các hạn chế mà Đoàn Kiểm tra đã kết luận.

2. Tổ chức đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác VT,LT đối với các phòng chuyên môn và UBND xã, phường năm 20...

3. Tiếp tục hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trong triển khai thực hiện và hoàn thành lưu trữ điện tử trên phần mềm Quản lý văn bản theo quy định.

4. Ban hành Kế hoạch kiểm tra công tác VT,LT năm 20... theo hướng đổi mới và tăng cường công tác kiểm tra VT,LT để kịp thười phát hiện và chấn chỉnh các nội dung theo chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh...................... tại Công văn số ......../UBND-NCTH ngày............ về việc chấn chỉnh công tác VT,LT trên địa bàn tỉnh..............................

Trên đây là Báo cáo kết quả công tác kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ năm 20... trên địa bàn thành phố........................... UBND thành phố kính gửi Sở nội vụ tỉnh...........................để biết, tổng hợp./.