Mẫu 04/SS-HĐĐT: Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót 2025

Mẫu 04/SS-HĐĐT: Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót mới nhất hiện nay được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Mời bạn đọc tham khảo về tải về trong bài viết của Hoatieu.vn dưới đây nhé. 

1. Mẫu 04/SS-HĐĐT là gì?

Mẫu 04/SS-HĐĐT là thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP là biểu mẫu dùng trong các trường hợp có sai sót về sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế.

2. Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót - Mẫu 04/SS-HĐĐT

Hiện nay, theo Nghị định 41/2022/NĐ-CP quy định về việc sửa đổi Mẫu thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý về việc hóa đơn điện tử có sai sót, bạn đọc tham khảo mẫu mới tại: Mẫu 01/TB-HĐSS: Thông báo tiếp nhận và kết quả xử lý HĐĐT đã lập có sai sót

3. Cách xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 78, Nghị định 123

a. Trường hợp hóa đơn chưa gửi cho người mua có sai sót

- Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.

- Lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

- Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

b. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót

Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này để người bán kiểm tra sai sót.

- Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

- Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2 cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB. Trường hợp quá thời hạn thông báo lần 2 ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.

c. Trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua mới phát hiện có sai sót

- Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ:

+ Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập.

+ Thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123.

- Trường hợp chỉ có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót:

+ Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.

+ Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế

- Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

+ Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót:

• Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
• Đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

+ Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện từ đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

- Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... ngày... tháng... năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.

4. Các trường hợp phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì doanh nghiệp được lựa chọn việc hủy hóa đơn sai sót và lập hóa đơn mới hoặc lập hóa đơn thay thế.

• Nếu doanh nghiệp chọn việc hủy hóa đơn sai sót thì phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế và lập hóa đơn mới.
• Nếu doanh nghiệp chọn việc lập hóa đơn thay thế thì không phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế.

Do đó trường hợp phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế và lập hóa đơn mới là khi doanh nghiệp chọn việc hủy hóa đơn sai sót. 

5. Phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót thì gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế vào thời điểm nào?

Theo khoản 1, Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC, thời gian gửi thông báo sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế là bất cứ lúc nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai điều chỉnh thuế giá trị gia tăng phát sinh.

Ví dụ: ngày 1/8/2022, doanh nghiệp A lập hóa đơn số 0023 có sai sót và đã được cơ quan thuế cấp mã. Đến 15/08/2022, doanh nghiệp A phát hiện hóa đơn có sai sót. Doanh nghiệp A lập biên bản điều chỉnh và viết hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Vậy doanh nghiệp cần lập mẫu 04/SS/HĐĐT gửi cho cơ quan thuế chậm nhất vào ngày nào?

>>> Doanh nghiệp A gửi thông báo 04/SS/HĐĐT đến cơ quan thuế muộn nhật là ngày 30/09/2022 (nếu kê khai quý) hoặc ngày 31/08/2022 (nếu kê khai tháng).

Trường hợp doanh nghiệp A phát hiện hóa đơn có sai sót vào tháng 11/2022 (quý 4). Doanh nghiệp gửi thông báo 04/SS/HĐĐT đến cơ quan thuế chậm nhất là ngày 30/11/2022 (nếu kê khai theo tháng) hoặc ngày 31/12/2022 (nếu kê khai theo quý).

6. Thay đổi mẫu Thông báo hóa đơn điện tử đã lập có sai sót

Chính phủ ban hành Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Trong đó, sửa đổi mẫu Thông báo tiếp nhận và kết quả xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

Cụ thể, căn cứ quy định tại Điều 1 Nghị định 41/2022/NĐ-CP và khoản 3 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 20/6/2022, việc tiếp nhận và xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót quy định như sau:

- Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

Mời bạn đọc tham khảo thêm các bài viết liên quan tại Thuế - Kế toán - Kiểm toán thuộc chuyên mục Biểu mẫu nhé.