Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Thông tư 78 và Nghị định 123

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật. Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Thông tư 78 và Nghị định 123 như thế nào? Cùng tìm hiểu câu trả lời qua bài viết sau đây nhé.

• Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử viết sai theo thông tư 78, Nghị định 123

1. Hóa đơn chưa gửi cho người mua (nhưng đã được cấp mã)

Nếu hóa đơn chưa gửi cho người mua nhưng đã được cấp mã thì cách xử lý như sau:

Bước 1: Thông báo cho cơ quan thuế theo MS04/SS-HĐĐT về việc hủy HĐĐT

Bước 2: Lập HĐĐT mới gửi cho cơ quan thuế để xin cấp mã mới và cơ quan thuế hủy hóa đơn đã cấp mã lần trước trên hệ thống

Bước 3: Gửi lại hóa đơn đúng cho người mua

2. Hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng viết sai thông tin không quan trọng như tên, địa chỉ…

Nếu hóa đơn đã gửi cho người mua và sai sót trong hóa đơn là sai sót không trọng yếu (sai những thông tin không quá quan trọng như tên khách hàng, địa chỉ thì cách xử lý như sau:

Bước 1: Thông báo cho người mua về việc hóa đơn sai sót này

Bước 2: Thông báo cho cơ quan thuế theo MS04/SS-HĐĐT về việc sai sót thông tin này

Bước 3: Không phải lập lại HĐĐT

Bước 4: Gửi cho người mua kết quả đã thông báo cho cơ thuế về sai sót

3. Hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng sai sót thông tin quan trọng như mã số thuế, số tiền, hàng hóa…

Nếu hóa đơn đã gửi cho người mua và sai sót trong hóa đơn là sai sót trọng yếu (sai những thông tin quan trọng như mã số thuế, số tiền, hàng hóa… thì cách xử lý như sau:

Bước 1: Người mua và người bán lập văn bản ghi rõ nội dung sai sót

Bước 2: Thông báo cho cơ quan thuế theo MS04/SS-HĐĐT về việc sai sót thông tin này và cơ quan thuế hủy hóa đơn đã cấp mã lần trước trên hệ thống

Bước 3: Lập lại HĐĐT mới thay thế có dòng chữ “Thay thế cho HĐ mẫu số… ký hiệu… số… ngày… ngày tháng năm” gửi cho cơ quan thuế để cấp mã

Bước 4: Gửi lại hóa đơn đúng cho người mua.

4. Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn đã được cấp mã có sai sót

Trường hợp cơ quan thuế thông báo cho người bán theo mẫu số 05 để người bán kiểm tra sai sót. Trong thời gian 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế người bán thực hiện các bước theo trường hợp 1/2/3 nêu trên.

5. Nguyên tắc xử lý sai sót HĐĐT tại quy định tại Nghị định 123 và Thông tư 78

Ngày 17/9/2021 Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn và chứng từ, trong đó có nêu một số điểm mới về nội dung xử lý hóa đơn điện tử có sai sót như sau: 

Trường hợp sai sót	Nguyên tắc xử lý sai sót	Căn cứ tại
I – ĐỐI VỚI HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý tại hình thức điều chỉnh/thay thế	Người bán có thể thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn điện tử có sai sót ( sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT) và gửi thông báo đến cơ quan thuế bất kỳ lúc nào, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh .	Khoản 1, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC
Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ	Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn tại Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý tại hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót	Các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện tại hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
Trường hợp tại quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót	Người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.
Trường hợp nội dung về giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót	Điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
Khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy)	Thực hiện tại quy định của pháp luật quản lý thuế.
II – ĐỐI VỚI BẢNG TỔNG HỢP DỮ LIỆU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Trường hợp bảng tổng hợp đã gửi cơ quan thuế thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử	Người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung.	Khoản 2, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC
Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót	Người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.
Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử tại quy định tại Nghị định 123	Điền đủ các thông tin: ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn vào cột 14 “Thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT (ban hành kèm tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ), trừ một số trường hợp không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn trên hóa đơn điện tử tại quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123.

6. Hóa đơn điện tử có cần chữ ký của người mua không?

Khá nhiều người thắc mắc giống như hóa đơn giấy thì hóa đơn điện tử có cần chữ ký của người mua không? Để giải đáp câu hỏi này, cần dựa trên căn cứ pháp lý tại Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 04/2014/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung khoản 5 Điều 5 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định:

– Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán thì không phải có chữ ký điện tử của người mua;

– Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu… thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

Như vậy, từ những quy định trên, có thể thấy rằng hóa đơn điện tử trong các trường hợp trên không nhất thiết phải có chữ ký của người mua. Nếu doanh nghiệp muốn miễn chữ ký điện tử của người mua thì doanh nghiệp phải làm công văn yêu cầu lên cơ quan thuế và phải được cơ quan thuế chấp thuận.

Việc miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử sẽ được Cục Thuế xem xét cho từng trường hợp phát sinh cụ thể và điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp.

Mời các bạn tham khảo thêm các thông tin hữu ích khác trên chuyên mục Hỏi đáp pháp luật của HoaTieu.vn.