Cách xử lý mất hóa đơn GTGT đầu ra: Liên 1 hoặc Liên 3

Cách xử lý mất hóa đơn GTGT đầu ra: Liên 1 hoặc Liên 3

Khi doanh nghiệp phát hiện ra bị mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu ra: Liên 1 hoặc liên 3... thì phải tiến hành làm thủ tục thông báo với cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 24 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn quy định như sau:

Mức phạt sử dụng hóa đơn bất hợp pháp

Hướng dẫn viết hoá đơn GTGT bằng ngoại tệ

Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý

"Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó."

Mẫu báo cáo mất cháy hỏng hóa đơn này là mẫu BC21/AC - Trên phần mềm HTKK có trong mục "Hóa Đơn" các bạn làm trực tiếp trên phần mềm HTKK rồi gửi qua mạng.

Mẫu tham khảo:

Các mức phạt liên quan đến việc mất hóa đơn đầu ra

Theo công văn Số: 4213/TCT-CS V/v xử phạt về hóa đơn, ngày 29 tháng 09 năm 2014 thì khi doanh nghiệp làm mất hóa đơn đầu ra: mất liên 1 hoặc liên 3 thì xử phạt theo quy định tại điểm c Khoản 1 Điều 12 Nghị định số 105/2013/NĐ-CP ngày 16/9/2013 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập quy định:

"Điều 12. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

1. Cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm quá 12 tháng so với thời hạn quy định;

b) Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;

c) Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ."

Căn cứ quy định trên: Trường hợp mất liên 1 hoặc liên 3 của hóa đơn đã phát hành, đã lập thì không bị xử phạt theo quy định tại điểm a Khoản 4 Điều 11 Thông tư số 10/2014/TT-BTC mà bị xử phạt theo điểm c khoản 1 Điều 12 Nghị định số 105/2013/NĐ-CP nêu trên: Từ 500.000 đến 1.000.000.

Lưu ý: Theo nguyên tắc xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn: Doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo hành vi chứ không xử phạt theo số lượng.

Tức là xử phạt từng lần báo cáo chứ không xử phạt theo số lượng hóa đơn bị mất.

Ví dụ: Bạn phát hiện ra mất L3 vào ngày 20/11/2015, Liên 1 vào ngày 24/11/2015

Các Trường hợp:

Trường hợp 1: báo cáo ra từng lần:

Ngày 20/11/2015: Làm báo cáo BC21/AC cho Liên 3 Bị mất => Phạt 500 - 1tr.

Ngày 24/11/2015: Làm BC21/AC cho liên 1 Bị mất => Phạt tiếp 500 - 1 tr.

Trường hợp 2: Gộp vào 1 lần:

Ngày 24/11/2015: Làm BC21/AC cho cả 2 hóa đơn đầu ra Liên 1 và Liên 3: Cũng chỉ bị phạt 500 - 1tr (cho cả 2 hóa đơn đó).

=> Đó là mức phạt cho việc mất hóa đơn đầu ra, còn theo quy định về thời hạn báo cáo việc mất cháy hỏng thì Doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Vậy nếu Doanh nghiệp nộp chậm BC21/AC hơn so với thời hạn quy định trên thì sẽ bị xử phạt theo Khoản 2 Điều 13 Thông tư số 10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn quy định:

"2. Đối với hành vi vi phạm về nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn:

a) Phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn từ ngày thứ 1 đến hết ngày thứ 5 kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.

b) Trường hợp nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn, từ ngày thứ 6 đến hết ngày thứ 10 kể từ ngày hết thời hạn theo quy định và có tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.

c) Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng, trừ thông báo phát hành hóa đơn, chậm sau 10 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.

3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng với hành vi không nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế. Hành vi không nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn, được tính sau 20 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định."