Bảng kê chứng từ thanh toán 2025

Bảng kê chứng từ thanh toán là một thành phần bắt buộc, không thể thiếu trong hồ sơ đề nghị tạm ứng hoặc thanh toán các khoản chi từ ngân sách nhà nước, đặc biệt là đối với các khoản tạm ứng được thực hiện qua hình thức chuyển khoản. Đây là văn bản có tính pháp lý nhằm tổng hợp đầy đủ, chi tiết các hóa đơn, chứng từ chi tiêu liên quan đến nhiệm vụ công tác, mua sắm, hội nghị, đào tạo,… phục vụ cho công tác kiểm soát, quyết toán tại Kho bạc Nhà nước.

Mẫu bảng kê này được ban hành theo Thông tư số 62/2020/TT-BTC ngày 22/6/2020 của Bộ Tài chính, quy định rõ về nguyên tắc, quy trình và trách nhiệm trong việc kiểm soát, thanh toán các khoản chi ngân sách. Việc lập đúng và đầy đủ bảng kê không chỉ giúp hồ sơ được xử lý nhanh chóng, tránh bị trả lại mà còn là căn cứ quan trọng để đảm bảo tính minh bạch, hợp lệ của khoản chi. Để thuận tiện cho quá trình lập hồ sơ, mời bạn tải về mẫu bảng kê chuẩn theo quy định trong bài viết dưới đây.

• Hóa đơn Giá trị gia tăng - Mẫu số 01GTKT3/001
• Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Quý
• Phiếu xuất kho
• Giấy đi đường

1. Bảng kê chứng từ thanh toán là gì?

Mẫu bảng kê chứng từ thanh toán sẽ giúp kê khai toàn bộ những chứng từ kế toán đã được duyệt để xem xét số chứng từ có trùng khớp với những nội dung chi tiêu của công ty, doanh nghiệp, đảm bảo được sự minh bạch về tài chính, kế toán nói chung.

Bảng kê chứng từ thanh toán là văn bản kê khai tất cả các chứng từ thuộc nghiệp vụ kế toán đã được phê duyệt kể kiểm tra xem đã ăn khớp với nội dung chi tiêu trong doanh nghiệp hay chưa. Đảm bảo về sự minh bạch tài chính cho việc chi tiêu trong doanh nghiệp.

Bảng kê chứng từ thanh toán được sử dụng trong trường hợp:

• Doanh nghiệp cần lập hồ sơ phục vụ cho mục đích tạm ứng.
• Doanh nghiệp cần chi trả cho công tác theo đề nghị tạm ứng, tiến hành thông qua các hình thức phổ biến như chuyển khoản,…

2. Mẫu bảng kê chứng từ thanh toán ban hành theo Thông tư 39/2016/TT-BTC

3. Nội dung Mẫu bảng kê chứng từ thanh toán

4. Bảng kê nội dung thanh toán/tạm ứng

5. Bảng kê chứng từ ghi sổ

Đặc trưng của ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ:

- Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

• Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
• Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ cái.

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:

• Chứng từ ghi sổ
• Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
• Sổ cái
• Các sổ
• Thẻ kế toán chi tiết.

6. Có cần lập bảng kê thu mua hàng hóa dịch vụ mua vào không hóa đơn?

Thứ nhất, bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn là 1 loại chứng từ cần thiết để ghi nhận lại quá trình mua bán hàng hóa, dịch vụ của các bên liên quan, để kê khai mua vật tư, hàng hóa trên thị trường tự do mà người bán thuộc diện không cần xuất hóa đơn đỏ theo quy định pháp luật.

Thứ hai, đây cũng là loại chứng từ bắt buộc phải có khi phát sinh giao dịch mua bán giữa các doanh nghiệp với đơn vị cung ứng sản phẩm, dịch vụ đầu vào, phục vụ cho việc lập phiếu nhập kho nguyên vật liệu đầu vào, góp phần thanh toán, hạch toán chi phí đầu vào của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, để làm hồ sơ khấu trừ thuế GTGT theo pháp luật, thay vì mẫu bảng kê mua hàng hóa thông thường, người làm kế toán cần lập Bảng kê mua hàng không có hóa đơn theo quy định của Bộ Tài chính. Đây là một trong những chứng từ quan trọng để doanh nghiệp lập hồ sơ đưa vào chi phí hợp lý khi mua hàng không có hóa đơn đỏ, là cơ sở để doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT.

7. Mẫu bảng kê 01/TNDN Excel gồm những gì?

Mẫu 01/TNDN được lập bằng file Excel theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC ban hành bởi Bộ Tài chính sẽ có các thông tin căn bản như sau:

• Tên bảng kê;
• Thông tin cơ bản về doanh nghiệp như tên, mã số thuế, địa chỉ sản xuất & văn phòng, địa chỉ nơi tổ chức thu mua, người phụ trách thu mua;
• Thời gian cụ thể mua hàng, những thông tin chi tiết về người bán và hàng hóa dịch vụ đầu vào
• Tổng giá trị hàng hoá đầu vào;
• Thời gian lập bảng kê (ngày/tháng/năm), người lập bảng kê (ký và ghi rõ họ tên), chủ doanh nghiệp đóng dấu và ký tên.

Mời bạn đọc cùng tham khảo thêm tại mục Thuế - Kế toán - Kiểm toán trong mục Biểu mẫu nhé.