Thủ tục đăng ký giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc

Thủ tục đăng ký giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc mới nhất sẽ hướng dẫn các bạn thủ tục, trình tự, các giấy tờ cần chuẩn bị để các bạn tiến hành đăng ký giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc được nhanh chóng, chính xác theo các quy định mới nhất hiện nay.

Mẫu đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh

Cá nhân có thu nhập dưới mức phải nộp thuế Thu nhập cá nhân không phải làm thủ tục đăng ký người phụ thuộc. Nếu thu nhập của bạn trên 9 triệu/tháng thì bạn làm thủ tục đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh (Bao gồm cả Trường hợp người nộp thuế thay đổi nơi làm việc, nơi kinh doanh thì thực hiện đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc như trường hợp đăng ký người phụ thuộc lần đầu - Theo điểm i, khoản 1, điều 9 của Thông tư 111/2013/TT-BTC Hướng dẫn Luật thuế thu nhập cá nhân

1. Đối tượng được đăng ký người phụ thuộc

Theo Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 92/2015/TT-BTC), người nộp thuế có thu nhập tối thiểu 9 triệu đồng/tháng (108 triệu đồng/năm) và có người phụ thuộc. Cụ thể:

- Con: Con đẻ, con nuôi hợp pháp, con ngoài giá thú, con riêng của vợ, con riêng của chồng, gồm:

+ Con dưới 18 tuổi (tính đủ theo tháng).

+ Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động.

+ Con đang theo học tại Việt Nam hoặc nước ngoài tại bậc học đại học, cao đẳng, kể cả con từ 18 tuổi trở lên đang học bậc học phổ thông không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng không vượt quá 01 triệu đồng.

Vợ hoặc chồng; cha đẻ, mẹ đẻ; cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng); cha dượng, mẹ kế; cha nuôi, mẹ nuôi hợp pháp; các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang phải trực tiếp nuôi dưỡng và đáp ứng các điều kiện sau:

Trường hợp 1: Đối với người trong độ tuổi lao động phải đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

+ Bị khuyết tật, không có khả năng lao động.

+ Không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 01 triệu đồng.

Trường hợp 2: Đối với người ngoài độ tuổi lao động phải không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 01 triệu đồng.

Lưu ý: Người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nếu người nộp thuế đã đăng ký thuế và được cấp mã số thuế.

2. Thủ tục đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh

a) Đăng ký người phụ thuộc lần đầu:

Người nộp thuế có thu nhập từ tiền lương, tiền công đăng ký người phụ thuộc theo Mẫu số: 02/ĐK-NPT-TNCN (Ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/06/2015 của Bộ Tài chính) có hiệu lực từ ngày 30/07/2015.

Bản sao không yêu cầu chứng thực Thẻ căn cước công dân hoặc Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực hoặc Giấy khai sinh còn hiệu lực, Hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh còn hiệu lực.

- Nộp hai (02) bản cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập để làm căn cứ tính giảm trừ cho người phụ thuộc.

• Trường hợp người phụ thuộc cùng hộ khẩu với đối tượng nộp thuế thì không cần xác nhận của UBND cấp xã mà chỉ cần bản sao hộ khẩu.
• Trường hợp người phụ thuộc không cùng hộ khẩu nhưng đang sống cùng đối tượng nộp thuế: Mẫu số 21a/XN-TNCN.
• Trường hợp người phụ thuộc không sống cùng đối tượng nộp thuế nhưng đối tượng nộp thuế phải trực tiếp nuôi dưỡng: Mẫu số 21b/XN-TNCN.
• Trường hợp người phụ thuộc là người tàn tật không có khả năng lao động: Mẫu số 22/XN-TNCN.
• Đối với người lao động làm việc trong các tổ chức kinh tế, các cơ quan hành chính sự nghiệp có bố, mẹ, vợ (chồng), con và những người khác thuộc đối tượng được tính là người phụ thuộc đã khai rõ trong lý lịch: Mẫu số: 02/ĐK-NPT-TNCN.

- Sau khi đã xác nhận, tổ chức, cá nhân trả thu nhập lưu giữ một (01) bản đăng ký và nộp một (01) bản đăng ký cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý cùng thời điểm nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân của kỳ khai thuế đó theo quy định của luật quản lý thuế.

Riêng đối với cá nhân trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế thì cá nhân nộp một (01) bản đăng ký người phụ thuộc theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức trả thu nhập cùng thời điểm nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân của kỳ khai thuế đó theo quy định của Luật Quản lý thuế.

Theo Thông tư 111/2013/TT-BTC Nguyên tắc tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc: Việc giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc thực hiện theo nguyên tắc mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một đối tượng nộp thuế trong năm tính thuế. Người phụ thuộc mà đối tượng nộp thuế có trách nhiệm nuôi dưỡng phát sinh tháng nào thì được tính giảm trừ tháng đó".

"Trường hợp cá nhân trong năm có phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng mà đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc muộn hoặc đến khi quyết toán thuế mới đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc thì khi khấu trừ thuế hàng tháng được tính giảm trừ gia cảnh từ tháng đăng ký giảm trừ; khi quyết toán thuế được tính giảm trừ cho người phụ thuộc từ tháng có nghĩa vụ nuôi dưỡng".

Theo quy định trên, trường hợp trong năm người nộp thuế có phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng từ tháng 01 của năm mà thực hiện đăng ký giảm trừ gia cảnh muộn (đến thời điểm thực hiện quyết toán) hoặc cơ quan thuế nhận được hồ sơ đăng ký giảm trừ muộn thì khi thực hiện quyết toán thuế cuối năm, người nộp thuế vẫn được tính giảm trừ từ tháng 01 của năm là tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng.

b) Đăng ký khi có thay đổi về người phụ thuộc:

Khi có thay đổi (tăng, giảm) về người phụ thuộc, người nộp thuế thực hiện khai bổ sung thông tin thay đổi của người phụ thuộc theo Mẫu số: 02/ĐK-NPT-TNCN và nộp cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập hoặc cơ quan thuế đối với người nộp thuế thuộc diện khai thuế trực tiếp với cơ quan thuế.

* Địa điểm, thời hạn nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc:

• Địa điểm nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là nơi người nộp thuế nộp bản đăng ký người phụ thuộc.

Tổ chức trả thu nhập có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc và xuất trình khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra thuế.

• Thời hạn nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc: trong vòng ba (03) tháng kể từ ngày nộp tờ khai đăng ký người phụ thuộc (bao gồm cả trường hợp đăng ký thay đổi người phụ thuộc).

Quá thời hạn nộp hồ sơ nêu trên, nếu người nộp thuế không nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc sẽ không được giảm trừ cho người phụ thuộc và phải điều chỉnh lại số thuế phải nộp.

Chú ý: Người nộp thuế chỉ phải đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh cho mỗi một người phụ thuộc một lần trong suốt thời gian được tính giảm trừ gia cảnh. Trường hợp người nộp thuế thay đổi nơi làm việc, nơi kinh doanh thì thực hiện đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc như trường hợp đăng ký người phụ thuộc lần đầu theo hướng dẫn tại tiết h.2.1.1.1, điểm h, khoản 1, Điều 9, Thông tư 111/2013/TT-BTC.

3. Thủ tục đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh đối với người nộp thuế có thu nhập từ kinh doanh

- Cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai đăng ký người phụ thuộc theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế và nộp cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý cùng với tờ khai tạm nộp thuế. Khi có thay đổi (tăng, giảm) về người phụ thuộc, người nộp thuế thực hiện khai bổ sung thông tin thay đổi của người phụ thuộc theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế và nộp cơ quan thuế trực tiếp quản lý.

- Cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán khai giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc theo tờ khai thuế khoán.

- Thời hạn nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc: trong vòng ba (03) tháng kể từ ngày khai giảm trừ gia cảnh (bao gồm cả trường hợp phát sinh tăng, giảm người phụ thuộc hoặc mới ra kinh doanh).

- Quá thời hạn nộp hồ sơ nêu trên, nếu người nộp thuế không nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc sẽ không được giảm trừ cho người phụ thuộc và phải điều chỉnh lại số thuế phải nộp. Đối với cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán phải điều chỉnh lại mức thuế đã khoán.

Thủ tục đăng ký giảm trừ khi phát sinh người phụ thuộc

hoatieu.vn xin đưa ra ví dụ cụ thể để làm rõ hơn về các thủ tục đăng ký giảm trừ khi phát sinh người phụ thuộc:

Vợ của ông Nguyễn Thành Long (Hà Nội) là viên chức tại một đơn vị sự nghiệp công lập. Tháng 3/2016, khi ủy quyền cho cơ quan quyết toán thuế thu nhập cá nhân của năm 2015, vợ ông có kê khai đã sinh con ngày 29/6/2015 và đề nghị tính giảm trừ gia cảnh đối với người phụ thuộc.

Tuy nhiên, theo bộ phận kế toán của cơ quan trả lời thì vào tháng 3/2016 vợ ông mới kê khai giảm trừ gia cảnh nên chỉ được tính giảm trừ từ tháng 3/2016, thời gian từ tháng 7/2015 đến hết tháng 12/2015 và 2 tháng đầu năm 2016 không được tính.

Ông Long hỏi, bộ phận kế toán cơ quan trả lời như vậy có đúng không? Nếu được giảm trừ gia cảnh thì vợ ông và cơ quan của vợ ông phải thực hiện thủ tục như thế nào?

Về vấn đề này, Cục Thuế TP. Hà Nội có ý kiến như sau:

Căn cứ Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Luật Thuế thu nhập cá nhân, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế thu nhập cá nhân và Nghị định số 65/2013/NĐ-CP của Chính phủ, người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nếu người nộp thuế đã đăng ký thuế và được cấp mã số thuế.

Khi người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc sẽ được cơ quan thuế cấp mã số thuế cho người phụ thuộc và được tạm tính giảm trừ gia cảnh trong năm kể từ khi đăng ký.

Đối với người phụ thuộc đã được đăng ký giảm trừ gia cảnh trước ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành thì tiếp tục được giảm trừ gia cảnh cho đến khi được cấp mã số thuế.

Trường hợp người nộp thuế chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế thì được tính giảm trừ cho người phụ thuộc kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi người nộp thuế thực hiện quyết toán thuế và có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.

Riêng đối với người phụ thuộc khác theo hướng dẫn tại Tiết d.4, Điểm d, Khoản 1, Điều này thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31 tháng 12 của năm tính thuế, quá thời hạn nêu trên thì không được tính cho năm tính thuế đó...

Các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang phải trực tiếp nuôi dưỡng và đáp ứng điều kiện tại Điểm đ, Khoản 1, Điều này bao gồm:

• Anh ruột, chị ruột, em ruột của người nộp thuế.
• Ông nội, bà nội; ông ngoại, bà ngoại; cô ruột, dì ruột, cậu ruột, chú ruột, bác ruột của người nộp thuế.
• Cháu ruột của người nộp thuế bao gồm: con của anh ruột, chị ruột, em ruột.
• Người phải trực tiếp nuôi dưỡng khác theo quy định của pháp luật.

Thủ tục đăng ký giảm trừ gia cảnh

Đối với con dưới 18 tuổi, hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân (nếu có).

Đối với người nộp thuế có thu nhập từ tiền lương, tiền công, đăng ký người phụ thuộc lần đầu: Người nộp thuế có thu nhập từ tiền lương, tiền công đăng ký người phụ thuộc theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế và nộp 2 bản cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập để làm căn cứ tính giảm trừ cho người phụ thuộc.

Tổ chức, cá nhân trả thu nhập lưu giữ 1 bản đăng ký và nộp 1 bản đăng ký cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý cùng thời điểm nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân của kỳ khai thuế đó theo quy định của luật quản lý thuế.

Căn cứ quy định nêu trên, trường hợp vợ ông Long phát sinh người phụ thuộc là con đẻ kể từ tháng 6/2015 nhưng đến tháng 3/2016 mới nộp hồ sơ giảm trừ gia cảnh cho cơ quan nơi đang làm và việc đăng ký người phụ thuộc tại thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2015 thì khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2015 vẫn được kê khai và tính giảm trừ gia cảnh như quy định hướng dẫn tại Thông tư số 111/2013/TT-BTC.