Cách tra cứu thông tin hóa đơn điện tử hợp pháp

Tra cứu hóa đơn điện tử - Người nộp thuế có thể tra cứu và kiểm tra các thông tin của hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế bằng cách truy cập vào địa chỉ http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn và nhập các thông tin về hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế để tra cứu. Mời các bạn cùng tham khảo chi tiết cách tra cứu hóa đơn điện tử tại đây.

Khi nhận 1 Hóa đơn điện tử, Kế toán Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng xem hóa đơn đó có sai sót hay không. Sau đó, tra cứu tính hợp pháp trên trang Tổng Cục Thuế.

1. Loại Hóa đơn điện tử

Theo Điều 5, Nghị định 119/2018/NĐ-CP bắt đầu có hiệu lực ngày 1/11/2018, nói rõ về các loại Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này.

Hóa đơn điện tử quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều này phải theo định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ Tài chính quy định.

Hóa đơn điện tử hợp pháp, hóa đơn điện tử không hợp pháp như sau:

Theo Điều 9 Nghị định Nghị định 119/2018/NĐ-CP:

1. Hóa đơn điện tử hợp pháp khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Hóa đơn điện tử đáp ứng quy định tại khoản 5 Điều 4, các Điều 6, 7, 8 Nghị định này;

b) Hóa đơn điện tử bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin.

2. Hóa đơn điện tử không hợp pháp khi không đáp ứng quy định tại khoản 1 Điều này hoặc thuộc trường hợp quy định tại khoản 9, khoản 10 Điều 3 Nghị định này.

Dù là Hóa đơn điện tử hay Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng, hóa đơn tự in, đặt in,… kế toán Doanh nghiệp cũng có thể tra cứu xem hóa đơn đó hợp pháp hay không? Thật hay giả theo hướng dẫn bên dưới.

2. Cách tra cứu hóa đơn điện tử GTGT có hợp pháp hay không

Bước 1: Truy cập vào website: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Chọn: Thông tin hoá đơn / Tra cứu một hoá đơn

Website Tracuuhoadon.gdt.gov.vn giúp NNT và các tổ chức, cá nhân khác có thể tra cứu được các thông tin về hoá đơn, biên lai bao gồm:

• Đơn vị phát hành hoá đơn, biên lai;
• Thời gian phát hành, thời gian hoá đơn, biên lai có giá trị sử dụng và thông tin hoá đơn

Biên lai không còn giá trị sử dụng (là các hoá đơn, biên lai của NNT ngừng hoạt động, hoá đơn, biên lai đã báo mất, huỷ, xoá bỏ, hoá đơn, biên lai không có giá trị sử dụng qua kết luận thanh tra, kiểm tra của cơ quan Thuế).

Bước 2: Nhập đầy đủ các trường thông tin tại mục “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều công ty”

– Kế toán chọn hình thức Tra cứu một hóa đơn hoặc Tra cứu nhiều hóa đơn (Nếu chọn mục Tra cứu nhiều hóa đơn cần chuẩn bị 1 file excel thông tin Hóa đơn cần tra cứu)

– Nhập đầy đủ có trường thông tin có gắn dấu (*) là các thông tin bắt buộc phải điền sau đó ấn nút “Tìm kiếm” để tra cứu

Ghi chú:

Nếu muốn tra cứu các loại hóa đơn khác như: Hóa đơn bưu điện, Hóa đơn bưu chính, Hóa đơn viễn thông, Hóa đơn Invoice

Bước 3: Kiểm tra kết quả tra cứu Hóa đơn điện tử

Tra cứu Hóa đơn hiện kết quả như sau:

Với Kết quả tra cứu Hóa đơn điện tử như trên, tức là có đầy đủ các thông tin về:

• Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ
• Thông tin hóa đơn

>>> Hóa đơn điện tử hợp pháp hay Hóa đơn thật

Nếu trường hợp thiếu 1 trong 2 thông tin về:

Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ hoặc Thông tin hóa đơn thì Hóa đơn điện tử bạn đang tra cứu là không hợp pháp. Có thể trường hợp đó Doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc đã thông báo phát hành nhưng thông tin chưa được đưa lên cổng thông tin. Ví dụ như mẫu hóa đơn điện tử dưới đây:

Cách xử lý Hóa đơn điện tử Không hợp pháp

Liên hệ ngay bên bán hàng để kiểm tra lại xem bên bán hàng đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử đó chưa. Nếu bên bán hàng đã thông báo phát hành rồi thì chụp ảnh cho xin thông báo phát hành hóa đơn của bên bán hàng được cơ quan Thuế chấp nhận.

Hoặc có thể do bạn đang mở qua trình duyệt google chrome, cococ,.. Hãy thử mở lại bằng trình duyệt Internet Explorer.

Ghi chú trường hợp tra cứu Hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ mua của Chi Cục Thuế thì sẽ chỉ hiện thông tin của Doanh nghiệp mua Hóa đơn mà không có Thông tin Hóa đơn.

3. Tra cứu thông tin hóa đơn tổng cục thuế có mã xác thực

Tra cứu hoá đơn điện tử GTGT trên trang của “ TỔNG CỤC THUẾ ” được sử dụng trong các trường hợp sau.

• Trường hợp 1: Kiểm tra, tra cứu hoá đơn điện tử GTGT đã được phép sử dụng hay chưa. Thực hiện tra cứu sau 2 ngày kể từ ngày phát hành hoá đơn điện tử.
• Trường hợp 2: Trước khi hoạch toán, kê khai hoá đơn kế toán Doanh nghiệp cần xác nhận tính hợp pháp của hoá đơn.

Mục đích tra cứu: Giúp người sử dụng kiểm tra, xác minh một hóa đơn có đúng là của Tổng cục Thuế cấp mã xác thực hay không.

Điều kiện thực hiện: người sử dụng là người dùng có internet, không cần phải có tài khoản đăng nhập hệ thống.

Cụ thể các bước thực hiện như sau:

Bước 1. Truy cập vào website tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn --> chọn mục "Hóa đơn có mã xác thực" --> chọn "Xác minh hóa đơn".

Hệ thống hiển thị màn hình nhập điều kiện kiểm tra.

Bước 2: Người sử dụng nhập các thông tin cần tra cứu:

+ Số hóa đơn xác thực: yêu cầu nhập đầy đủ 15 ký tự của số hóa đơn xác thực in trên hóa đơn.

+ Mã xác thực: yêu cầu nhập 5 ký tự đầu của thông tin "Mã xác thực" in trên hóa đơn (yêu cầu nhập đúng ký tự viết hoa viết thường)

+ Mã kiểm tra: Nhập mã hiển thị trên màn hình

+ Sau khi nhập các thông tin theo yêu cầu, chọn nút "Tra cứu". Hệ thống sẽ hiển thị kết quả tra cứu:

+ Nếu hóa đơn đúng do TCT cấp mã xác thực, hệ thống hiển thị thông tin liên quan tới hóa đơn bao gồm:

• Trạng thái MST người bán
• Cơ quan thuế quản lý
• Trạng thái hiện tại của hóa đơn (hóa đơn gốc, hóa đơn đã bị xóa bỏ hay đã bị điều chỉnh...)
• Các hóa đơn liên quan tới hóa đơn đang tra cứu (số hóa đơn thay thế cho hóa đơn hiện tại/số hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn hiện tại...)

+ Chi tiết hóa đơn như hình đính kèm

- Trường hợp hóa đơn gốc: Hệ thống hiển thị hóa đơn chi tiết đồng thời hiển thị trạng thái MST, CQT quản lý và trạng thái của hóa đơn là "Hóa đơn gốc có giá trị sử dụng và không bị thay đổi". Xem hình mình họa bên dưới

- Trường hợp hóa đơn thay thế: Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết hóa đơn thay thế đồng thời hiển thị trạng thái MST người bán, Cơ quan thuế quản lý của doanh nghiệp và trạng thái hóa đơn là "Là hóa đơn thay thế cho hóa đơn xác thực số...". Xem hình mình họa bên dưới

- Trường hợp hóa đơn điều chỉnh: Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết hóa đơn thay thế đồng thời hiển thị trạng thái MST người bán, Cơ quan thuế quản lý của doanh nghiệp và trạng thái hóa đơn là " Là hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn xác thực số...". Xem hình mình họa bên dưới

- Trường hợp hóa đơn bị điều chỉnh: Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết hóa đơn thay thế đồng thời hiển thị trạng thái MST người bán, Cơ quan thuế quản lý của doanh nghiệp và trạng thái hóa đơn là "Hóa đơn đã bị điều chỉnh bởi hóa đơn xác thực số...". Xem hình mình họa bên dưới

- Trường hợp hóa đơn xóa bỏ: Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết hóa đơn thay thế đồng thời hiển thị trạng thái MST người bán, Cơ quan thuế quản lý của doanh nghiệp và trạng thái hóa đơn là " Là hóa đơn xóa bỏ cho hóa đơn xác thực số...". Xem hình mình họa bên dưới

- Nếu các thông tin đưa vào để kiểm tra không khớp với bất kỳ hóa đơn nào do TCT đã cấp mã xác thực, hệ thống hiển thị "Hóa đơn không tồn tại". Xem hình mình họa bên dưới

Ngoài ra, đối với doanh nghiệp là đơn vị phát hành hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể truy cập phần mềm lập hoá đơn cho doanh nghiệp (ICA) nếu doanh nghiệp lập hoá đơn trên ICA hoặc truy cập phần mềm xử lí hoá đơn của Tổng cục Thuế (VAN) nếu doanh nghiệp lập hoá đơn trên VAN để tra cứu, tìm kiếm thông tin hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ đã được cấp mã xác thực hoặc tra cứu, kết xuất thông tin chi tiết hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ đã được cấp mã xác thực ra tệp theo định dạng xml và cấu trúc do Tổng cục Thuế quy định.