Quy định về dấu treo và dấu giáp lai 2025

Quy định về dấu treo và dấu giáp lai 2025. Hiện nay, các văn bản, công văn đều được đóng dấu treo hoặc dấu giáp lai. Việc hiểu rõ tính pháp lý về việc đóng dấu treo và dấu giáp lai là điều rất cần thiết để tránh những sai sót có thể dẫn đến thiệt hại cho doanh nghiệp. HoaTieu.vn mời các bạn tham khảo những hướng dẫn đóng dấu giáp lai, đóng dấu treo đúng qua bài viết dưới đây.

Dấu treo là gì? Dấu giáp lai là gì? Quy định về dấu treo và dấu giáp lai. Cách đóng dấu treo và cách đóng dấu giáp lai lên các loại văn bản như thế nào là đúng?

1. Cách sử dụng con dấu?

Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (dưới đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước.

Hiện nay, có nhiều vị trí cũng như cách đóng dấu khác nhau như đóng dấu treo, dấu giáp lai, dấu nổi, dấu thu nhỏ…cũng như vai trò, giá trị pháp lý khách nhau. Trong đó, quy định về dấu treo và dấu giáp lai được hiểu như sau:

Theo quy định tại Điều 33 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, việc đóng dấu treo, dấu giáp lai vào văn bản phải thực hiện như sau:

• Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
• Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
• Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
• Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
• Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Vậy dấu treo, dấu giáp lai là gì? Mời bạn đọc cùng tìm hiểu chi tiết về tác dụng của những con dấu này tại những phần sau đây.

2. Dấu giáp lai là gì?

Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu đóng lên lề bên trái hoặc lề bên phải văn bản gồm 2 tờ trở lên để trên tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản. Việc đóng dấu giáp lai phải được thực hiện riêng theo quy định của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.​

3. Cách đóng dấu giáp lai?

Theo điểm đ khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì dấu giáp lai phải được đóng theo các quy định sau:

- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.

- Mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

Ví dụ cụ thể như sau:

- Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch theo Điều 20 khoản 3 điểm b thì:

b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

- Điều 49 Luật Công chứng 2014 quy định:

Điều 49. Việc ghi trang, tờ trong văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.

- Khoản 2, Mục II Thông tư liên tịch số 03/2008/TTLT-BLĐTBXH-BTC-NHNN hướng dẫn thủ tục buộc trích tiền từ tài khoản tiền gửi của người sử dụng lao động để nộp tiền bảo hiểm xã hội chưa đóng, chậm đóng và tiền lãi phát sinh quy định:

Quyết định áp dụng biện pháp buộc trích tiền truy nộp vào quỹ bảo hiểm xã hội được lập theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư này. Nếu quyết định có hơn 1 trang thì phải đóng dấu giáp lai giữa các trang.

…

Từ những quy định trên có thể thấy việc đóng dấu giáp lai tùy thuộc vào tính chất văn bản, quy định của pháp luật cũng như quy định của các cơ quan quản lý ngành riêng. Dấu giáp lai thường được sử dụng tại các văn bản, hợp đồng, các loại giấy tờ,... có từ hai trang trở lên đối với văn bản in một mặt và từ ba trang trở lên đối với văn bản in hai mặt.

Việc đóng dấu giáp lai nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản, tránh việc thay đổi các nội dung trong tài liệu. Việc đóng giấu giáp lai góp phần đảm bảo sự khách quan của tài liệu, tránh việc thay thế hoặc cố tình làm sai lệch kết quả đã thể hiện trong văn bản trước đó

4. Dấu treo là gì?

Đóng dấu treo là dùng con dấu cơ quan, tổ chức đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Thông thường, tên cơ quan tổ chức thường được viết bên phía trái, trên đầu của văn bản, phụ lục nên khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía trái, dấu sẽ được đóng trùm lên tên cơ quan, tổ chức, tên phụ lục đó.

5. Cách đóng dấu treo?

Cách đong dấu treo cũng được thực hiện theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau:

- Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

- Việc đóng dấu treo trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

Đóng dấu treo để khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính cũng như xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo giấy tờ cũng như thay đổi giấy tờ.

Ví dụ cụ thể

Việc sử dụng dấu treo xảy ra trong hai trường hợp như sau:

• Trường hợp 1: khi không có sự ủy quyền

Thông thường trong trường hợp này, người được ký không có thẩm quyền được đóng con dấu lên trên văn bản đó. Hoặc dấu treo cũng thường được bắt gặp trong hóa đơn, xin dấu của sinh viên các trường đại học...

Đóng dấu treo sẽ nhằm ngăn ngừa việc giả mạo thông tin, giúp cho người xin dấu chứng minh được đã có sự đồng ý xuất phát từ tổ chức có thẩm quyền, tạo lòng tin, tính đúng đắn về văn bản đó. Thực chất, đóng dấu giáp lai trường hợp không có sự ủy quyền cũng tương tự như đi công chứng, chứng thực văn bản, tài liệu để chứng minh tính đúng đắn của giấy tờ đó.

• Trường hợp 1: Khi ban hành các văn bản được đóng dấu treo lên các văn bản bao gồm các phụ lục kèm theo.

6. Phân biệt dấu treo và dấu giáp lai

Phân biệt tính pháp lý của dấu treo và dấu giáp lai

Thực tế dấu treo và dấu giáp lai được dùng trong những trường hợp khác nhau và đã được nêu cụ thể tại các phần trên. Tuy nhiên điểm khác biệt lớn nhất để phân biệt 2 loại dấu này với nhau đó là qua cách đóng dấu và giái trị pháp lý:

Cách đóng dấu

- Cách đóng dấu treo:

• Với văn bản chính thì dấu phải được đóng trùm lên trang đầu, trùm lên một phần tên tổ chức, cơ quan.
• Tại phần phụ lục thì dấu được đóng trùm lên một phần tên của mỗi phụ lục.

- Cách đóng dấu giáp lai:

• Xòe văn bản thành hình cánh quạt hoặc xếp chồng các mép giấy sông song nhau.
• Đóng vào giữa các mép phải của các tờ, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi môt phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Về giá trị pháp lý

- Dấu treo có giá trị tương tự như “công chứng, chứng thực”, thừa nhận văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành hoặc khắng định là một phần của văn bản chính.

- Dấu giáp lai giúp xác định các tờ là 01 phần của văn bản, theo một thứ tự nhất định.

Bài viết trên đã giải đáp cho câu hỏi Dấu treo, dấu giáp lai đựơc đóng khi nào? Mời bạn đọc tham khảo bài viết liên quan tai mục Hỏi đáp pháp luật và Văn bản pháp luật của HoaTieu.vn.

• Quy định pháp luật về hợp đồng bảo hiểm
• Những loại hợp đồng/giấy tờ bắt buộc phải công chứng/chứng thực