Mẫu sổ đăng ký khai tử

Trong công tác quản lý hộ tịch tại địa phương, Sổ ghi chép đăng ký khai tử đóng vai trò là một trong những loại sổ sách nghiệp vụ thiết yếu nhất, giúp chính quyền cấp xã hệ thống hóa dữ liệu về dân cư một cách khoa học và chính xác. Đây không chỉ là biểu mẫu hành chính đơn thuần mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để xác nhận sự biến động về nhân khẩu, từ đó giải quyết các thủ tục liên quan đến thừa kế, chế độ chính sách và quyền lợi hợp pháp của gia đình người quá cố theo đúng quy định pháp luật.

Việc sử dụng biểu mẫu chuẩn hóa không chỉ nâng cao tính chuyên nghiệp trong khâu quản lý mà còn đảm bảo sự đồng bộ trên toàn hệ thống dữ liệu quốc gia. Kính mời bạn đọc tìm hiểu nội dung chi tiết cũng như tải về mẫu sổ mới nhất ngay tại đây để phục vụ công tác chuyên môn một cách hiệu quả nhất.

1. Mẫu sổ ghi chép đăng ký khai tử

2. Nội dung cơ bản của mẫu sổ ghi chép đăng ký khai tử

3. Hướng dẫn ghi sổ đăng ký khai tử

1. Tên cơ quan đăng ký hộ tịch (1) phải ghi rõ tại trang bìa của sổ:

- Trường hợp Sổ đăng ký khai tử của Ủy ban nhân dân cấp xã thì ghi đủ 02 cấp hành chính (xã, tỉnh);

- Trường hợp Sổ đăng ký khai tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thì ghi đủ 01 cấp hành chính  (tỉnh);

- Trường hợp Sổ đăng ký khai tử của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thì ghi tên của Cơ quan đại diện Việt Nam.

2. Mục quyển số (2) ghi số thứ tự của Sổ đăng ký khai tử trong năm; ngày mở sổ (3) là ngày đăng ký sự kiện hộ tịch đầu tiên của sổ; ngày khóa sổ (4) là ngày đăng ký sự kiện hộ tịch cuối cùng của sổ; trường hợp chưa hết sổ mà hết năm thì ngày khoá sổ là ngày 31 tháng 12.

3. Số đăng ký (5) được ghi liên tục từ số 01 đến hết năm, không được để trùng số đăng ký.

Số ghi trong Trích lục khai tử là số ghi tại đầu trang Sổ đăng ký khai tử về việc khai tử của người đó.

4. Sổ phải viết liên tiếp theo thứ tự từng trang, không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ ngay tại thời điểm mở sổ.

5. Công chức làm công tác hộ tịch phải tự mình ghi vào sổ, nội dung ghi phải chính xác, theo đúng nội dung hồ sơ đăng ký khai tử.

Chữ viết phải rõ ràng, đủ nét, không viết tắt, không tẩy xóa, viết bằng loại mực tốt, không sử dụng nhiều màu mực trong một sổ, không dùng mực đỏ.

6. Họ, chữ đệm, tên người được khai tử phải viết bằng chữ in hoa, có dấu;

Ngày, tháng, năm phải xác định theo dương lịch.

Giờ, phút, ngày, tháng, năm chết phải ghi bằng số và bằng chữ; trường hợp không rõ giờ, phút chết thì bỏ trống.

Giấy tờ tùy thân của người được khai tử và người đi khai tử phải ghi rõ: tên loại giấy tờ, số, cơ quan cấp, ngày cấp giấy tờ.

Nơi chết ghi theo địa danh hành chính 3 cấp (xã, huyện, tỉnh). Trường hợp chết tại cơ sở y tế thì ghi tên của cơ sở y tế trước địa danh hành chính.

Trường hợp chết trên phương tiện giao thông, chết do tai nạn trên đường, chết tại trại giam, trại tạm giam, nơi thi hành án tử hình, chết tại trụ sở cơ quan, tổ chức hoặc không xác định được nơi chết thì chỉ ghi địa danh hành chính (xã, huyện, tỉnh) nơi có người chết hoặc phát hiện thi thể người chết.

Nguyên nhân chết được ghi theo Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay Giấy báo tử; trường hợp chưa xác định được nguyên nhân chết thì để trống.

Giấy báo tử/giấy tờ thay Giấy báo tử phải ghi rõ tên giấy tờ; số, ngày, tháng, năm cấp; cơ quan, tổ chức cấp.

7. Cột bên phải tùy theo loại việc thực hiện cần đánh dấu vào ô tương ứng: đăng ký đúng hạn; đăng ký quá hạn; đăng ký lại; độ tuổi của người chết; ghi vào Sổ hộ tịch việc khai tử (đối với trường hợp ghi vào Sổ hộ tịch việc khai tử đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài);

8. Mục “Ghi chú” (6) để ghi thông tin trong trường hợp ghi vào Sổ hộ tịch việc khai tử đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (ghi rõ số giấy chứng tử, tên cơ quan, tên quốc gia, ngày, tháng, năm cấp giấy chứng tử); ghi chú những thông tin thay đổi sau này; thông tin sửa chữa trong trường hợp có sai sót khi ghi sổ.

9. Trường hợp có sai sót khi ghi sổ, công chức làm công tác hộ tịch phải trực tiếp gạch bỏ phần sai sót, không được tẩy, xóa để viết lại, không chữa đè lên chữ cũ; nội dung sửa chữa được ghi vào mục “Ghi chú” (6); công chức làm công tác hộ tịch phải ghi rõ ngày, tháng, năm sửa chữa, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên; báo cáo Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch duyệt, cho phép đóng dấu vào nội dung sửa chữa.

10. Năm đăng ký bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 cho đến hết ngày 31 tháng 12.

Hết năm đăng ký phải thực hiện khóa sổ, thống kê tổng số sổ đã sử dụng, tổng số sự kiện chết đã đăng ký trong năm, có xác nhận của Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch.

Sổ đăng ký hộ tịch chỉ sử dụng trong năm, không sử dụng để tiếp tục đăng ký cho năm sau.

Mời bạn đọc cùng tải về bản DOCX hoặc PDF để xem đầy đủ nội dung thông tin.

Mời các bạn tham khảo thêm các biểu mẫu khác trong chuyên mục Biểu mẫu của HoaTieu.vn.

• Mẫu tờ khai ghi vào sổ hộ tịch việc khai tử
• Mẫu trích lục khai tử (bản chính)
• Mẫu trích lục khai tử (bản sao)