Mẫu công văn giải trình nộp chậm bảo hiểm xã hội

Trong quá trình thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm xã hội, không ít doanh nghiệp gặp phải tình trạng nộp chậm so với thời hạn quy định. Nguyên nhân của việc này khá đa dạng, có thể xuất phát từ những sai sót trong nghiệp vụ kế toán như quên kê khai, bỏ sót hồ sơ của người lao động, hoặc do biến động nhân sự như kế toán nghỉ việc, nghỉ chế độ thai sản khiến công việc bị gián đoạn. Ngoài ra, việc cập nhật quy định mới chưa kịp thời cũng có thể ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện. Khi xảy ra tình huống chậm nộp, doanh nghiệp cần chủ động lập và gửi công văn giải trình chậm nộp đến cơ quan bảo hiểm xã hội để làm rõ nguyên nhân, đồng thời thể hiện tinh thần trách nhiệm và phối hợp khắc phục.

Nội dung chi tiết và hướng dẫn thực hiện sẽ được trình bày cụ thể trong tài liệu dưới đây, mời bạn đọc tham khảo.

1. Mức phạt chậm đăng ký BHXH, BHTN

Tại khoản 5 và khoản 10 Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP vi phạm quy định về đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc:

Vi phạm quy định về đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp

...

5. Phạt tiền từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp;

b) Đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp không đúng mức quy định mà không phải là trốn đóng;

c) Đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp không đủ số người thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp mà không phải là trốn đóng;

d) Chiếm dụng tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp của người lao động.

...

10. Biện pháp khắc phục hậu quả

a) Buộc người sử dụng lao động đóng đủ số tiền bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp phải đóng cho cơ quan bảo hiểm xã hội đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 5, 6,

7 Điều này;

b) Buộc người sử dụng lao động nộp khoản tiền lãi bằng 02 lần mức lãi suất đầu tư quỹ bảo hiểm xã hội bình quân của năm trước liền kề tính trên số tiền, thời gian chậm đóng, không đóng, trốn đóng, chiếm dụng tiền đóng; nếu không thực hiện thì theo yêu cầu của người có thẩm quyền, ngân hàng, tổ chức tín dụng khác, kho bạc nhà nước có trách nhiệm trích từ tài khoản tiền gửi của người sử dụng lao động để nộp số tiền chưa đóng, chậm đóng và khoản tiền lãi của số tiền này tính theo lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt vào tài khoản của cơ quan bảo hiểm xã hội đối với những hành vi vi phạm quy định tại các khoản 5, 6, 7 Điều này từ 30 ngày trở lên.

Lưu ý: Căn cứ khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định mức phạt trên là mức phạt đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Theo đó nếu doanh nghiệp có hành vi chậm đóng bảo hiểm xã hội cho toàn bộ người lao động thì mức phạt tiền đối với doanh nghiệp là từ 24% đến 30% tổng số tiền phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính (nhưng tối đa không quá 150.000.000 đồng).

Đồng thời, doanh nghiệp buộc phải thực hiện biện pháp khắc phụ hậu quả là đóng đủ số tiền bảo hiểm xã hội bắt buộc cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Buộc doanh nghiệp nộp khoản tiền lãi bằng 02 lần mức lãi suất đầu tư quỹ bảo hiểm xã hội bình quân của năm trước liền kề tính trên số tiền, thời gian chậm đóng; nếu không thực hiện thì theo yêu cầu của người có thẩm quyền, ngân hàng, tổ chức tín dụng khác, kho bạc nhà nước có trách nhiệm trích từ tài khoản tiền gửi của doanh nghiệp để nộp số tiền chậm đóng và khoản tiền lãi của số tiền này tính theo lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt vào tài khoản của cơ quan bảo hiểm xã hội đối với những hành vi vi phạm.

2. Quy định lãi chậm đóng BHXH, BHYT và BHTN

Căn cứ Điều 40 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 có hiệu lực từ ngày 01/07/2025 quy định tỷ lệ tính lãi chậm nộp bảo hiểm xã hội 2025 như sau:

Biện pháp xử lý hành vi chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp

1. Bắt buộc đóng đủ số tiền chậm đóng; nộp số tiền bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp chậm đóng và số ngày chậm đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội, quỹ bảo hiểm thất nghiệp.

2. Xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.

3. Không xem xét trao tặng các danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng.

4. Chính phủ quy định chi tiết khoản 1 Điều này.

Như vậy, biện pháp xử lý hành vi chậm đóng bảo hiểm xã hội buộc đóng đủ số tiền cham đóng; nộp số tiền với tỷ lệ tính lãi là 0,03%/ngày tính trên số tiền bảo hiểm xã hội chậm đóng và số ngày chậm đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội, quỹ bảo hiểm thất nghiệp.

3. Cách tính tiền lãi chậm đóng BHXH như thế nào?

Căn cứ phương pháp xác định tiền lãi chậm đóng BHXH tại khoản 1 Điều 5 Thông tư 20/2016/TT-BTC, trường hợp chậm đóng BHXH thì tiền lãi chậm đóng được xác định hằng tháng theo công thức sau:

Số tiền lãi phải thu phát sinh trong tháng (n) = Số tiền chậm đóng lũy kế đến cuối tháng (n-2) x Lãi suất chậm đóng (%/tháng)

Trong đó:

- (n) là tháng xác định tiền lãi chậm đóng.

- (n-2) là tháng liền trước 02 tháng của tháng (n).

- Lãi suất chậm đóng (%/tháng) là mức lãi suất bình quân tính theo tháng do BHXH Việt Nam thông báo đầu năm theo quy định tại điểm c khoản 3 Điều 6 Quyết định 60/2015/QĐ-TTg (thay thế bởi Nghị định 233/2025/NĐ-CP)

3. Mẫu công văn giải trình nộp chậm bảo hiểm xã hội

Mời bạn đọc cùng tham khảo thêm tại mục thủ tục hành chính trong mục biểu mẫu nhé.

• Tổng hợp mức phạt vi phạm lĩnh vực bảo hiểm mới nhất
• Mức đóng BHXH năm 2020
• Hướng dẫn tra cứu Mã số BHXH và Mã hộ gia đình