Hướng dẫn thực hiện điều chỉnh mức lương đóng BHXH trên (iBHXH) 2025

Khi công ty quyết định tăng/giảm lương cơ bản đóng bảo hiểm cho người lao động thì có cần làm thủ tục gì với cơ quan BHXH hay không và nếu có thì thủ tục hồ sơ như thế nào? Hoatieu.vn xin hướng dẫn các thủ tục đó qua bài viết sau đây.

• Thủ tục cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 6 tuổi
• Tờ khai đơn vị tham gia BHXH, BHYT, BHTN - Mẫu TK3-TS
• Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT - Mẫu TK1-TS

Khi có sự điều chỉnh mức lương căn bản của người lao động thì doanh nghiệp cần làm thủ tục hồ sơ điều chỉnh tăng/giảm với cơ quan BHXH.

(Lưu ý: mức lương căn bản phải bằng hoặc lớn hơn mức lương tối thiểu vùng do nhà nước quy định theo Nghị định 103/2014/NĐ-CP)

Theo công văn 2405/BHXH-THU ngày 27/7/2015 và thông báo 2034/TB-BHXH ngày 21/09/2015 quy định kể từ ngày 01/10/2015 tất cả các đơn vị, người sử dụng lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN sẽ thực hiện giao dịch điện tử tạo hồ sơ có mã vạch trên iBHXH.

1. Phần mềm iBHXH là gì?

Dịch vụ BHXH điện tử là phần mềm được phát triển bởi TS24 hỗ trợ kê khai thủ tục BHXH, BHYT, tạo thuận lợi đẩy nhanh tiến trình cải cách thủ tục hành chính của Ngành để phục vụ ngày càng tốt hơn cho các tổ chức và nhân dân.

2. Thủ tục báo tăng lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN trên iBHXH.

a. Thành phần hồ sơ:

• Phiếu giao nhận hồ sơ (mẫu 103, 02 bản)
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS, 01 bản)
• Quyết định điều chỉnh tiền lương (bản sao; 01 bản/người)
• Danh sách nhân viên điều chỉnh tăng/giảm lương đính kèm quyết định tăng/giảm lương (01 bản)
• Văn bản giải trình của đơn vị (D01b-TS, 01 bản) đối với trường hợp chậm điều chỉnh từ 3 tháng trở lên.

b. Nơi nộp: Cơ quan BHXH Quận, huyện nơi đơn vị đặt trụ sở chính

c. Trình tự thực hiện:

Ví dụ: Công ty Alàm thủ tục điều chỉnh tăng lương cơ bản cho Dương Tấn Đạt (Giảng viên) từ 3.320.000 đồng lên 4.000.000 đồng từ tháng 09/2015

Thông tin của Dương Tấn Đạt:

Chức vụ Giảng viên ; giới tính nam

Ngày sinh 13/03/1963;

Mức lương cơ bản đã điều chỉnh ghi trên hợp đồng là : 4.000.000 đồng; tổng lương là 10.000.000 đồng

Hiệu lực của quyết định tăng lương là 01/09/2015; số quyết định là 03/2015/QĐ-AT

Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN (tỷ lệ đóng 32.5%)

Có sổ BHXH đang sử dụng; mã số sổ 7409185532

Các thông tin cá nhân khác về số CCCD/CMND, bệnh viện đăng ký khám chữa bệnh, địa chỉ hộ khẩu thường trú, nơi ở hiện tại...các bạn dựa trên hồ sơ và hợp đồng của người lao động nhé

3. Hồ sơ điều chỉnh tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội theo Nghị định 38/2022/NĐ-CP

Theo quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021 về Danh mục dịch vụ công trực tuyến đối với các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Bảo hiểm xã hội Việt Nam quy định về hồ sơ thông báo tăng/giảm, điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội cụ thể như sau:

Đối với các trường hợp áp dụng:

• Tăng mới lao động;
• Báo giảm lao động đối với các trường hợp người lao động chuyển đi; nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc; áo giảm do nghỉ hưởng chế độ BHXH (hưu trí, bảo lưu, ốm đau, thai sản);
• Báo giảm do nghỉ không lương, tạm hoãn hợp đồng lao động, ngừng việc không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng;
• Điều chỉnh đóng BHXH (người lao động thay đổi tiền lương đóng BHXH).

- Thành phần hồ sơ:

+ Người lao động (NLĐ): NLĐ chưa có mã số BHXH (hoặc tra cứu không thấy mã số BHXH): Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

+ Đơn vị sử dụng lao động (Đơn vị SDLĐ):

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-LT);

- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

4. Các bước thực hiện khởi tạo hồ sơ trên phần mềm iBHXH.

Bước 1: Sau khi đăng nhập vào iBHXH => chọn Thu (1) => chọn (*) Thu BHXH, BHYT bắt buộc (2) => tại bảng Chọn kỳ kê khai (các bạn chọn đúng tháng của kỳ kê khai) => Nhấn Tạo mới (3) (để tạo lần mới) => Chọn đúng mã đơn vị cần làm => Nhấn Đồng ý (4) để bắt đầu vào làm hồ sơ

Bước 2: Sang phần Danh mục hồ sơ chọn Lấy số hồ sơ (1) => Nhấn Hồ sơ điện tử (2) => Tích chọn những mẫu hồ sơ cần làm (Ở đây Hoatieu.vn chọn mẫu D02-TS; Quyết định điều chỉnh tiền lương, Nếu đơn vị chậm điều chỉnh với cơ quan BHXH từ 3 tháng trở lên kể từ ngày quyết định có hiệu lực thì nhấp chọn thêm Văn bản giải trình của đơn vị mẫu D01b-TS) (3) => Sang phần Tăng LĐ (4) để nhập số liệu.

Bước 3:

+ Mở sheet Tăng lao động để nhập liệu,

Có 2 cách để nhập số liệu:

Cách 1: Nhập trực tiếp vào chương trình, Nhấn nút Insert trên bàn phím để thêm dòng và nhấn nút F11 để xóa dòng

Cách 2: Nạp từ File mẫu: Đưa số liệu từ File excel mẫu nhấn File mẫu để tải file mẫu về máy => Nhấn Save (các bạn nên làm cách này vì file mẫu có hướng dẫn nhập liệu)

+ Mở File mẫu đã lưu ở trên lên => Nhập đầy đủ chính xác số liệu của nhân viên (Lưu ý không thêm cột, ký hiệu, công thức vào file mẫu)=> Lưu và đóng File mẫu lại

=> Trong chương trình nhấn Nạp dữ liệu (F8) (1) => Tích chọn Thêm dữ liệu vào dữ liệu đã có (nạp thêm dữ liệu từ file excel mẫu) Hoặc Xóa toàn bộ dữ liệu cũ và thêm dữ liệu mới: tức là xóa dữ liệu trước đó có trong mẫu hồ sơ và nạp số liệu mới từ file excel .(2) => Chọn (...) dẫn đến file lưu dữ liệu (3) => Chọn file dữ liệu mẫu đã nhập liệu ở bước trước (4) => Nhấn Open (5) => Nhấn Tải dữ liệu (6)

– Chương trình hiện ra cửa sổ " Bạn có muốn tự động tính lại số liệu không" => Nhấn Có

– Sau đó chương trình cửa sổ bên dưới các bạn nhấn Không

– Kéo thanh trượt để kiểm tra dữ liệu và điền những thông tin còn thiếu như tích chọn nam hay nữ, mã bệnh viện...

Bước 4: Sang phần Đính Kèm (1) => Nhấn (...) và đính kèm file => Chọn File Quyết định điều chỉnh tăng lương (Bản scan) (3) => Chọn Open (4) => Sang sheet Danh mục hồ sơ (5) => Nhấn Ghi (6)

– Phần mềm hiện ra thông báo như hình bên dưới => nhấn Chấp nhận

Bước 5: Tiếp theo là phần kết xuất hồ sơ sau khi đã nhập xong số liệu

Chọn đến mục "Kết xuất BC" (1)=> Chọn "Kết xuất báo cáo" (2)=> Tại bảng chọn hồ sơ các bạn tích "v" chọn hồ sơ mẫu 103 (3) => Nhấn Chấp nhận (4)

Bước 6: Chọn tháng, quý cần kết xuất (1) => Kiểm tra đã chọn đúng tháng của kỳ kê khai chưa sau đó nhấn thực hiện (2) để kết xuất báo cáo

Bước 7: Chương trình hiện ra bảng " Vui lòng thực hiện thao tác"=> Các bạn chọn hồ sơ cần kết xuất và nhấn Thoát để kiểm tra lại số liệu (nhấn đúp vào các biểu tượng file để mở hồ sơ lên và kiểm tra số liệu, sau khi kiểm tra xong nhớ là đóng file kiểm tra lại)

Sau khi kết xuất báo cáo xong chương trình hiện ra

Bước 8: Ký và nộp.

Bước 9: Tra cứu thông báo từ cơ quan BHXH.

Mời bạn đọc tham khảo thêm các thông tin hữu ích khác tại mục Bảo hiểm thuộc chuyên mục Biểu mẫu.