Mẫu công văn và cách viết

Công văn là văn kiện sử dụng phổ biến trong các cơ quan, doanh nghiệp. Vậy cách viết công văn như thế nào và mẫu công văn ra sao., cùng theo dõi và tham khảo nội dung các mẫu công văn mới nhất này nhé.

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2

___________________

Số: …/...3…-…4

V/v ……….6…….

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

________________________

5…, ngày ... tháng ... năm …

Kính gửi:

- …………………………..;

- …………………………..;

…………… …… ……… ……… …….7…… ……… …………… …… ……..

………… ………… ……… ……… ………… … ……… ………… ……… ……

……… …………… ……… ………… …………… ……… ……… …… ………..

……… ……… ……… ………… ……… ………… ……… ………………/.

Nơi nhận:

- Như Điều.... ;

- ..............;

- Lưu: VT, ...8...9

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ ký của người có thẩm quyền,
dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức)

Họ và tên

____________________________________________________________________________

……… ……… ………… ………… ……..10………… ……… ………… …… ………… … …

____________________________________________________________________________Ghi chú:

1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.

3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.

4 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo công văn.

5 Địa danh.

6 Trích yếu nội dung công văn.

7 Nội dung công văn.

8 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

9 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

10 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax (nếu cần).

Hướng dẫn viết công văn theo nghị định 30

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính

- Quốc hiệu và Tiêu ngữ;

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

- Số, ký hiệu của văn bản;

- Địa danh và thời gian ban hành văn bản;

- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;

- Nội dung văn bản;

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức;

- Nơi nhận.

Ký hiệu Công văn phải bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh ban hành Công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.

Trích yếu nội dung Công văn trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.

Nơi nhận Công văn được quy định như sau:

- Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;

- Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.

Hiện nay, các cơ quan, đơn vị thường sử dụng mẫu Công văn để: đề nghị; trả lời; đôn đốc, chấn chỉnh, nhắc nhở; giải thích; thông báo; giải trình; cam kết; báo cáo… Nhìn chung, các loại Công văn này đều sử dụng mẫu Công văn tại Nghị định 30, tùy thuộc vào mục đích của Công văn mà trình bày nội dung phù hợp.

Mẫu Công văn áp dụng bắt buộc đối với cơ quan Nhà nước, tuy nhiên, các danh nghiệp, cá nhân cũng nên sử dụng theo mẫu này để việc áp dụng được thống nhất.

TỔ CHỨC/ ĐƠN VỊ

Số:……./CV-… (1)

V/v…………..(2)…………..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

….., ngày ….. tháng ….. năm ……….

Hướng dẫn cách viết Công văn đề nghị

(1) Trích yếu nội dung công văn. Xác định vấn đề cơ bản cần nêu trong công văn;

(2) Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân dự định gửi công văn đến/ nơi nhận công văn;

(3) Tên đơn vị, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trong vụ việc hoặc trong nội dung công văn;

(4) Địa chỉ cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan để tiếp nhận đơn; số điện thoại đơn vị/cá nhân nhận công văn, số Telex, số Fax; địa chỉ email; Website. Nếu nơi nhận trong phần kính gửi của Công văn là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh/chức vụ đó vào;

(5) Trong trường hợp đại diện của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp không thể ký thì có thể để người có thẩm quyền khác ký thay hoặc thừa lệnh ký theo đúng quy định của pháp luật và phải có giấy tờ kèm theo chứng minh đủ điều kiện ký thay (như Giấy ủy quyền).

3. Mẫu công văn phúc đáp, trả lời

CƠ QUAN/DOANH NGHIỆP/TỔ CHỨC

—————

Số: ………./CV-….

V/v: ……………(1)…………….

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

……., ngày …. tháng …….. năm …….

Kính gửi:…………………………(2)……

Căn cứ công văn số … ngày … / … / … của cơ quan/tổ chức/cá nhân/doanh nghiệp... về vấn đề……(3)……

Chúng tôi xin trả lời như sau:…………(4)………………………………….

.................................................................................................................

Nhận được công văn này, còn điểm nào chưa rõ đề nghị ………(tên cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân nhận công văn) ..............cho ý kiến. Chúng tôi sẵn sàng trả lời thêm.

Trân trọng cảm ơn!

Nơi nhận:

– Như trên ..(5)……..;
– …………………….;
– Lưu: VT, ..(6)……..

ĐẠI DIỆN CƠ QUAN/ TỔ CHỨC (7)

(Ký, đóng dấu)

Địa chỉ: Số nhà……… đường….., phường/xã……., quận/huyện…………., tỉnh /thành phố………

Điện thoại: ….………………….……., Fax: …….……….……

Email: …………..………….; Website: ………………….(nếu có).

Hướng dẫn cách viết công văn phúc đáp, trả lời

(1) Trích yếu nội dung công văn. Xác định vấn đề cơ bản cần nêu trong công văn;

(2) Tên cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân dự định gửi công văn đến/ nơi nhận công văn;

(3) Tóm gọn nội dung vấn đề trong công văn trước;

(4) Ghi rõ nội dung trả lời, hoặc các nội dung phúc đáp để phía cơ quan, đơn vị nhận công văn phúc đáp hiểu rõ và có căn cứ để thực hiện yêu cầu hoặc để trả lời lại; Tùy từng trường hợp khác nhau, sự việc cụ thể của khách hàng sẽ có những nội dung trả lời tương ứng, phù hợp;

(5) Tên đơn vị, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trong vụ việc hoặc trong nội dung công văn;

(6) Địa chỉ cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan để tiếp nhận đơn; số điện thoại đơn vị/cá nhân nhận công văn, số Telex, số Fax; địa chỉ email; Website. Nếu nơi nhận trong phần kính gửi của Công văn là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh/chức vụ đó vào;

(7) Trong trường hợp đại diện của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp không thể ký thì có thể để người có thẩm quyền khác ký thay hoặc thừa lệnh ký theo đúng quy định của pháp luật và phải có giấy tờ kèm theo chứng minh đủ điều kiện ký thay (như Giấy ủy quyền).

4. Mẫu công văn đôn đốc/ chấn chỉnh/ nhắc nhở

TÊN DOANH NGHIỆP/ĐƠN VỊ

—————

Số: ………./CV-….

V/v: …………(1)…………….

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

……., ngày …. tháng …….. năm …….

Kính gửi:…………………………(2)………………

Kể từ thời điểm ban hành quy chế/ chủ trương/ chính sách hoặc từ thời điểm ban hành các văn bản pháp luật đến nay, nhận thấy:

- Các vấn đề, công việc đã được thực hiện, những ưu điểm và thuận lợi, cũng như các khuyết điểm và những tồn tại cần điều chỉnh, khắc phục hoặc cần triển khai nhanh chóng, đạt hiệu quả tốt hơn;

- Đề xuất một vài phương hướng, giải pháp giải quyết các tồn đọng còn lại và yêu cầu cụ thể cần thực hiện trong phương án, giải pháp mới đề ra (nếu có);

- Hướng dẫn những điểm lưu ý, khuyến khích để thực hiện tốt công việc và nhiệm vụ được giao phó;

- Nêu rõ thời hạn để thực hiện phương án, giải pháp.

Yêu cầu các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, các cơ sở,… thực hiện đúng, đủ, chính xác các phương hướng, giải pháp đã đề ra. Trong trường hợp có những bất lợi, khó khăn hoặc vướng mắc khi thực hiện, gửi công văn/báo cáo chi tiết để các cơ quan, chủ thể có thẩm quyền cùng nghiên cứu và đưa ra các phương án giải quyết cụ thể.

Trân trọng./.

Nơi nhận:
– Như trên ..(3)……..;
– …………………….;
– Lưu: VT, ..(4)……..

ĐẠI DIỆN CƠ QUAN/ TỔ CHỨC (5)

(Ký, đóng dấu)

Địa chỉ: Số nhà……… đường/thôn….., phường/xã…., quận/huyện……, tỉnh/thành phố ……

Điện thoại: ….………………….……., Fax: …….………

Email: …………..………….; Website: ………………….

Hướng dẫn cách soạn thảo công văn đôn đốc/ chấn chỉnh/ nhắc nhở

(1) Yêu cầu đôn đốc hoặc chấn chỉnh hoặc nhắc nhở các vướng mắc pháp lý liên quan đến vấn đề cụ thể cần được thực hiện. Xác định vấn đề cơ bản cần nêu trong công văn;

(2) Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân dự định gửi công văn đến/ nơi nhận công văn;

(3) Tên đơn vị, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trong vụ việc hoặc trong nội dung công văn;

(4) Địa chỉ cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan để tiếp nhận đơn; số điện thoại đơn vị/cá nhân nhận công văn, số Telex, số Fax; địa chỉ email; Website. Nếu nơi nhận trong phần kính gửi của Công văn là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh/chức vụ đó vào;

(5) Trong trường hợp đại diện của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp không thể ký thì có thể để người có thẩm quyền khác ký thay hoặc thừa lệnh ký theo đúng quy định của pháp luật và phải có giấy tờ kèm theo chứng minh đủ điều kiện ký thay.

5. Mẫu công văn giải thích

TỔ CHỨC/ĐƠN VỊ/CƠ QUAN

—————

Số: ………./CV-….

V/v: ……………(1)……………….

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Địa danh, ngày …. tháng …….. năm …….

Kính gửi:…………………………(2)…………….………

- Về phần nội dung:

+ Cần nêu rõ nội dung yêu cầu cần giải thích về vấn đề gì;

+ Trả lời, giải thích các yêu cầu của người yêu cầu;

+ Nêu rõ nội dung, các yêu cầu cần thực hiện trong thời gian sắp tới.

- Phần kết thúc: Giải thích và phân tích thêm ý nghĩa của chính sách, quy chế đang áp dụng, mong muốn và nguyện vọng của cơ quan, đơn vị, tổ chức soạn công văn giải thích.

Xin chân thành cảm ơn!

Nơi nhận:
– Như trên ..(3)……..;
– …………………….;
– Lưu: VT, ..(4)……..

ĐẠI DIỆN CƠ QUAN/ TỔ CHỨC

(Ký, đóng dấu)

Địa chỉ: Số nhà…… đường…….., huyện/quận/thành phố:……., tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương……

Điện thoại: ….………………….……., Fax: …….………

Email: …………..………….; Website: ………………….

Hướng dẫn cách viết Công văn giải thích

(1) Giải thích, giải đáp các câu hỏi/yêu cầu của cá nhân/cơ quan/ tổ chức/ đơn vị;

(2) Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân dự định gửi công văn giải thích đến/ nơi nhận công văn;

(3) Tên đơn vị, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trong vụ việc hoặc trong nội dung công văn giải thích này;

(4) Địa chỉ cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan để tiếp nhận đơn; số điện thoại đơn vị/cá nhân nhận công văn, số Telex, số Fax; địa chỉ email; Website. Nếu nơi nhận trong phần kính gửi của Công văn là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh/chức vụ đó vào.

6. Mẫu công văn thông báo

 

TÊN ĐƠN VỊ/CƠ QUAN RA THÔNG BÁO

—————

Số: ………./CV-….

V/v: ……………(1)……………….

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Địa danh, ngày …. tháng …….. năm …….

Kính gửi:…………………………(2)…………….…

– Về phần nội dung công văn thông báo:

+ Nêu rõ các nội dung cần thông báo;

+ Nguyên nhân, lý do phát sinh thông báo này;

– Về phần kết thúc công văn thông báo: Trình bày rõ các mong muốn, nguyện vọng trong thời gian sắp tới.

Trân trọng./.

Nơi nhận:
– Như trên ..(3)……..;
– …………………….;
– Lưu: VT, ..(4)……..

ĐẠI DIỆN CƠ QUAN/ TỔ CHỨC

(Ký, đóng dấu)

Địa chỉ: Số nhà……… đường….., huyện/quận/thành phố:…., tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương………

Điện thoại: ….………………….……., Fax: …….……….………………….

Email: …………..………….; Website: …………………............................

Hướng dẫn cách viết Công văn thông báo

(1) Nêu rõ nội dung thông báo về vấn đề gì;

(2) Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân dự định gửi công văn đến/ nơi nhận công văn;

(3) Tên đơn vị, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trong vụ việc hoặc trong nội dung công văn;

(4) Địa chỉ cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan để tiếp nhận đơn; số điện thoại đơn vị/cá nhân nhận công văn, số Telex, số Fax; địa chỉ email; Website. Nếu nơi nhận trong phần kính gửi của Công văn là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh/chức vụ đó vào.

7. Mẫu công văn giải trình

TÊN ĐƠN VỊ/DOANH NGHIỆP/CƠ QUAN GIẢI TRÌNH

—————

Số: ………./CV-….

V/v: ……………(1)……………….

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Địa danh, ngày …. tháng …….. năm …….

Kính gửi:…………………………(2)……………

– Về phần nội dung công văn giải trình:

+ Trình bày tóm tắt về các nội dung được yêu cầu giải trình;

+ Nêu rõ các nội dung cần giải trình theo yêu cầu của cấp trên hoặc tổ chức, đơn vị, cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chủ thể có thẩm quyền;

+ Nêu rõ các khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện chính sách, quy chế hoặc thực hiện yêu cầu, nguyên nhân dẫn đến việc chưa thực hiện được;

+ Căn cứ pháp lý, căn cứ thực tế dẫn đến việc phải giải trình hoặc nêu lý do, nguyên nhân cần thực hiện việc giải trình;

– Về phần kết thúc công văn giải trình: Cam kết thực hiện hoặc trình bày rõ các mong muốn, nguyện vọng trong thời gian sắp tới.

Trân trọng./.

Nơi nhận:
– Như trên ..(3)……..;
– …………………….;
– Lưu: VT, ..(4)……..

ĐẠI DIỆN CƠ QUAN/ TỔ CHỨC

(Ký, đóng dấu)

Địa chỉ: Số nhà……… đường………….., huyện/quận/thành phố:……., tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương……

Điện thoại: ….………………….……., Fax: …….………

Email: …………..………….; Website: ………………….

Hướng dẫn cách viết Công văn giải trình

(1) Nêu rõ nội dung giải trình về vấn đề gì;

(2) Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân dự định gửi công văn đến/ nơi nhận công văn;

(3) Tên đơn vị, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trong vụ việc hoặc trong nội dung công văn giải trình;

(4) Địa chỉ cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan để tiếp nhận đơn; số điện thoại đơn vị/cá nhân nhận công văn giải trình, số Telex, số Fax; địa chỉ email; Website. Nếu nơi nhận trong phần kính gửi của Công văn là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh/chức vụ đó vào.

Mời bạn đọc cùng tham khảo thêm tại mục thủ tục hành chính trong mục biểu mẫu nhé.

Đánh giá bài viết
17 240.378
Bạn có thể tải về tập tin thích hợp cho bạn tại các liên kết dưới đây.
0 Bình luận
Sắp xếp theo