Hướng dẫn cách viết hóa đơn bán hàng

Hướng dẫn cách viết hóa đơn bán hàng 2016

Dưới đây hoatieu.vn xin đưa ra những hướng dẫn cách viết hóa đơn bán hàng và một số lưu ý quan trọng về hóa đơn, các bạn hãy cùng tải về sử dụng để có thể viết hoá đơn GTGT một cách chính xác và đúng nhất theo quy định.

Hóa đơn bán hàng

Thông báo phát hành hóa đơn - Mẫu TB01/AC

Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn đã lập

Mẫu biên bản huỷ hoá đơn

Hướng dẫn cách viết hóa đơn bán hàng (đề cập rõ đến 20 chỉ tiêu của hóa đơn) bao gồm:

1. Chỉ tiêu "Ngày tháng năm":

• Hoạt động bán hàng: là ngày chuyển giao quyền sở hữu (sử dụng) hàng hóa.
• Hoạt động cung cấp dịch vụ: Là ngày hoàn thành việc cung cấp dịch vụ
• Hoạt động xây dựng: Là ngày nghiệm thu bàn giao công trình, hạng mục công trình

2. Chỉ tiêu "Họ tên người mua hàng": ghi đầy đủ họ tên người mua hàng, nếu người mua không lấy hóa đơn ghi rõ "người mua không lấy hóa đơn" hoặc "người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế".

3. Chỉ tiêu "Tên đơn vị": ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của người mua

4. Chỉ tiêu "Mã số thuế": Ghi mã số thuế của đơn vị mua hàng

5. Chỉ tiêu "Địa chỉ": Ghi đầy đủ địa chỉ theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế

Trường hợp viết tắt: Khi tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: "Phường" thành "P"; "Quận" thành "Q", "Thành phố" thành "TP", "Việt Nam" thành "VN"hoặc "Cổ phần" là "CP", "Trách nhiệm Hữu hạn" thành "TNHH", "khu công nghiệp" thành "KCN", "sản xuất" thành "SX", "Chi nhánh" thành "CN"... nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

6. Chỉ tiêu "Hình thức thanh toán": Ghi "CK" nếu thanh toán qua ngân hàng; ghi "TM" nếu thanh toán bằng tiền mặt; ghi "TM/CK" nếu chưa xác định hình thức thanh toán.

Lưu ý: Những hóa đơn có tổng trị giá thanh toán từ 20.000.000vnđ trở lên, bắt buộc phải thanh toán chuyển khoản thì người mua mới được khấu trừ thuế GTGT, hạch toán vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

7. Chỉ tiêu "Số tài khoản": có thể bỏ qua hoặc ghi số tài khoản của đơn vị mua hàng.

8. Chỉ tiêu "STT": ghi số thứ tự tăng dần của các loại hàng hóa, dịch vụ

9. Chỉ tiêu "Tên hàng hóa, dịch vụ": Ghi đầy đủ, chi tiết, chính xác tên hàng hóa bán ra như lúc mua vào (tên, ký hiệu, mã)

Ví dụ: Khi mua hàng hóa tên là "Máy vi tính Dell Latitude E7440" thì khi bán ra phải ghi là "Máy vi tính Dell Latitude E7440"

10. Chỉ tiêu "Đơn vị tính": ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa bán ra, giống như khi mua vào (mua vào là "cái" thì bán ra phải ghi là "cái"). Khi có sự thay đổi đơn vị tính thì phải có bảng qui đổi có xác nhận của nhà cung cấp.

11. Chỉ tiêu "Số lượng": ghi số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra

12. Chỉ tiêu "Đơn giá": ghi giá bán của 1 đơn vị sản phẩm (giá chưa có thuế GTGT)

13. Chỉ tiêu "Thành tiền": Ghi tổng số tiền = đơn giá x số lượng

Sau khi viết xong tất cả nội dung các mặt hàng bán ra, gạch chéo phần còn trống (nếu có) bắt đầu từ trái qua phải.

14. Chỉ tiêu "Cộng tiền hàng": Là tổng của các chỉ tiêu "Thành tiền"

15. Chỉ tiêu "Thuế suất thuế GTGT":

• Ghi mức thuế suất của hàng hóa, dịch vụ là 0%, 5%, 10%
• Nếu hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế, miễn thuế thì gạch chéo " / "
• Các mặt hàng có thuế suất như nhau thì mới được viết chung 1 hóa đơn

16. Chỉ tiêu "Tiền thuế GTGT" : được tính = "Cộng tiền hàng" x "Thuế suất thuế GTGT", trường hợp không chịu thuế thì gạch chéo " / "

• Chỉ tiệu "Tổng cộng tiền thanh toán": được tính = "Cộng tiền hàng" + "Tiền thuế GTGT"

17. Chỉ tiêu "Số tiền bằng chữ": Viết số tiền bằng chữ của chỉ tiêu "Tổng cộng tiền thanh toán"

Lưu ý :

• Chỉ được làm tròn số lẻ đến hàng đơn vị (VD: 1.980.354,6 đ = 1.980.355 đ hoặc 200.356,4 đ = 200.354 đ)
• Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam.
• Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.

Ví dụ: 10.000 USD – Mười nghìn đô la Mỹ.

• Người bán đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn.
• Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.

18. Chỉ tiêu "Người mua hàng": Người đi mua hàng ký và ghi rõ họ tên (nếu bán hàng qua điện thoại, qua mạng, Fax ... thì người mua hàng không phải ký nhưng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, qua Fax...)

19. Chỉ tiêu "Người bán hàng": Người nào viết hóa đơn thì người đó ký và ghi rõ họ tên

20. Chỉ tiêu "Thủ trưởng đơn vị": Giám đốc ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên (lưu ý: ký sống trên từng liên hóa đơn, không lót giấy cacbon). Trường hợp có ủy quyền của Giám đốc thì người được ủy quyền ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu treo vào góc trên bên trái của hóa đơn.

Ngoài ra các bạn cần lưu ý: Một số lưu ý quan trọng về hóa đơn như sau:

1. Đối với hóa đơn đầu vào

• Các quy định về hóa đơn đủ điều kiện khấu trừ

Về quy định hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải chuyển tiền qua ngân hàng thanh toán mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Cần lưu ý:

+ Hóa đơn mua cùng trong một ngày:

• Nếu trong cùng một ngày mua liên tiếp hàng hóa của một đơn vị nhưng chia nhỏ ra làm nhiều hóa đơn giá trị gia tăng giá trị dưới 20 triệu đồng để làm cơ sở thanh toán tiền mặt thì vẫn bị loại thuế giá trị gia tăng. Do vậy cần phải để ý khi nhận hóa đơn của một đơn vị trong một ngày xem số tiền mua bán có vượt quá 20 triệu đồng hay không.

+ Hóa đơn thanh toán làm nhiều lần:

• Trường hợp thanh toán nhiều lần hóa đơn đó thì tất cả các lần đều phải chuyển khoản qua Ngân hàng, kể cả lần đặt cọc đầu tiên để làm cơ sở cho việc mua bán. Còn trường hợp nếu đã đặt cọc bằng tiền mặt và khấu trừ luôn vào tiền hàng thì yêu cầu nhà cung cấp trả lại tiền đặt cọc đó và chuyển trả lại cho nhà cung cấp qua Ngân hàng. Nếu không phần tiền mặt đó sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng trong hóa đơn mua vào.

+ Chuyển tiền qua ngân hàng:

• Việc chuyển tiền qua Ngân hàng để thanh toán cho hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên có nghĩa là phải chuyển từ tài khoản Ngân hàng mang tên công ty mình sang tài khoản ngân hàng mang tên nhà cung cấp, do đó nếu chuyển tiền từ một tài khoản không mang tên mình hoặc chuyển tiền sang một tài khoản không mang tên công ty người bán trên hóa đơn thì đều không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.

+ Thời điểm thanh toán:

• Tại thời điểm kê khai nếu chưa đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng và người mua hàng chưa trả tiền thì vẫn được kê khai thuế giá trị gia tăng khấu trừ bình thường, nhưng nếu đến thời hạn quyết toán, thời hạn thanh toán đã hết mà vẫn chưa thanh toán thì phần thuế giá trị gia tăng này bị loại ra và không được khấu trừ.

+ Phương thức thanh toán bù trừ:

• Hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức bù trừ giữa giá trị hàng hóa (dịch vụ) mua vào với giá trị hàng hóa (dịch vụ) bán ra cũng được coi là thanh toán qua Ngân hàng; trường hợp sau khi bù trừ công nợ mà phần giá trị còn lại được thanh toán bằng tiền có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua Ngân hàng.

- Chú ý khấu trừ đối với tài sản cố định

• Nếu tài sản cố định là ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống (trừ ô tô sử dụng cho vào kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn) có giá trị vượt trên 1,6 tỷ đồng thì số thuế giá trị gia tăng đầu vào tương ứng với phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng đó thì sẽ không được khấu trừ, nhưng nếu có ngành nghề là vận tải thì lại được khấu trừ.

- Hóa đơn đã kê khai năm trước năm sau hạch toán

• Hóa đơn nếu đã kê khai trên tờ khai của năm nay nhưng lại không đưa vào hạch toán của năm mà lại hạch toán sang năm sau thì giá trị gia tăng của hóa đơn của năm đó sẽ không được khấu trừ.

- Các hóa đơn thuê văn phòng

• Một số doanh nghiệp thuê văn phòng là các căn hộ của các cá nhân không phát hành hóa đơn giá trị gia tăng, do vậy phải lên cơ quan thuế mua hóa đơn bán hàng để phát hành hóa đơn cho doanh nghiệp và nộp các loại thuế bao gồm thuế giá trị gia tăng. Đặc biệt loại hóa đơn này không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng, tuy nhiên một số kế toán ở một số đơn vị nhìn thấy trong bảng tính thuế của cơ quan thuế thì có phần thuế giá trị gia tăng nên lập vào bảng kê chứng từ. Loại thuế này sẽ bị loại bỏ khi quyết toán.

- Hóa đơn đối với dự án

• Thuế giá trị gia tăng của một số dự án trong doanh nghiệp nếu đến thời điểm quyết toán đã bị hủy bỏ thì sẽ không được khấu trừ số thuế giá trị gia tăng đó. Cho nên, cần phải chuyển các chi phí đó sang các dự án đang hoạt động hoặc đã hoàn thành để tránh bị loại khoản thuế này.

- Các hóa đơn bị mất thì phải làm thế nào?

• Hóa đơn GTGT bị mất phải photo lại liên 1 và xin xác nhận sao y bản chính của công ty xuất hóa đơn, gửi thông báo mất hóa đơn GTGT theo mẫu Mẫu số: BC21/AC (Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính), tiến hành nộp phạt theo quy định- thì mới được coi là hợp lệ và được khấu trừ thuế GTGT.