Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự được tiến hành theo trình tự nhất định gồm 3 bước cơ bản, từ giai đoạn tổ chức, cá nhân chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định, đến nộp hồ sơ tại Sở ngoại vụ Tỉnh, Thành phố và được tiếp nhận cho đến bước cuối cùng là nhận kết quả. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự được thực hiện trực tiếp tại Sở ngoại vụ Tỉnh, Thành phố hoặc thông qua đường bưu điện và phải đảm bảo tuân theo các quy định của Pháp luật cũng như Thông tư, Nghị định kèm theo.

1. Trình tự thực hiện:

Bước 1: Các tổ chức, cá nhân tìm hiểu thủ tục và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định.

Bước 2: Các tổ chức, cá nhân đến nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Văn phòng Sở Ngoại vụ tỉnh/thành phố.

- Bộ phận tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính pháp lý và nội dung hồ sơ.

• Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ thì ra phiếu hẹn và trao cho người nộp.
• Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì Bộ phận tiếp nhận hướng dẫn cho người đến nộp hồ sơ bổ sung cho đầy đủ nộp kịp thời.

Bước 3: Đến ngày hẹn ghi trong phiếu hẹn, các tổ chức và cá nhân đến Tổ Một cửa Văn phòng Sở Ngoại vụ để nhận kết quả.

Tổ Một cửa trả kết quả giải quyết và phát phiếu thăm dò ý kiến.

2. Cách thức thực hiện:

• Trực tiếp tại Sở Ngoại vụ tỉnh/thành phố.
• Qua đường bưu điện.

3. Thành phần số lượng hồ sơ:

a) Đối với việc chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài:

1. Tên thành phần hồ sơ 1: 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK (Có thể in từ Cổng thông tin điện tử về Công tác lãnh sự - Bộ Ngoại giao: lanhsuvietnam.gov.vn).
2. Tên thành phần hồ sơ 2: Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc + 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.
3. Tên thành phần hồ sơ 3: Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.
4. Tên thành phần hồ sơ 4: 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.
5. Tên thành phần hồ sơ 5: 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).

* Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

b) Đối với việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam:

- Tên thành phần hồ sơ 1: 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự.

- Tên thành phần hồ sơ 2:

• Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
• 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.

- Tên thành phần hồ sơ 3: Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận).

- Tên thành phần hồ sơ 4: 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.

- Tên thành phần hồ sơ 5: 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không phải chứng thực. Người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.

- Tên thành phần hồ sơ 6: 01 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu.

- Tên thành phần hồ sơ 7: 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).

* Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

- Số lượng hồ sơ: 02 bộ.

4. Thời hạn giải quyết:

• 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức.

6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính:

• Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố.
• Cơ quan tiếp nhận thủ tục hành chính: Sở Ngoại vụ tỉnh.

7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Tem (hoặc dấu) chứng nhận trên giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

8. Lệ phí:

• Hợp pháp hóa lãnh sự: 30.000 VNĐ/bản/lần.
• Chứng nhận lãnh sự: 30.000 VNĐ/bản/lần.

Lưu ý: Mức lệ phí trên chưa bao gồm phí chuyển phát nhanh cả 2 lượt đi và về theo quy định của Bưu Điện.

9. Tên mẫu đơn, tờ khai:

Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK (khai trực tiếp hoặc khai trực tuyến).

10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:

• Con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự phải được đăng ký với Bộ Ngoại giao. Trường hợp chưa được đăng ký hoặc cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Bộ Ngoại giao có văn bản đề nghị cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên xác minh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao. Ngay sau khi nhận được trả lời, Bộ Ngoại giao giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự.
• Trường hợp chữ ký, con dấu và chức danh của cơ quan và người có thẩm quyền của nước ngoài (quy định tại tên thành phần hồ sơ 3) trong hồ sơ đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao đề nghị cơ quan này xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.

11. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

• Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
• Thông tư số 01/2012/NĐ-CP ngày 20/3/2012 của Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP.
• Thông tư số 36/2004/TT-BTC ngày 26/04/2004 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng lệ phí hợp pháp hoá, chứng nhận lãnh sự.
• Thông tư số 98/2011/TT-BTC ngày 5/7/2011 sửa đổi, bổ sung Thông tư số 36/2004/TT-BTC ngày 26/4/2004 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng lệ phí hợp pháp hoá, chứng nhận lãnh sự.