Quy định về cách viết hóa đơn điện tử

Chính phủ yêu cầu đến ngày 01/11/2020, tất cả các doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh phải hoàn thành việc sử dụng hóa đơn điện tử. Sau đây là một số lưu ý về cách viết hóa đơn điện tử Hoatieu xin chia sẻ với các bạn.

• Mẫu Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Nghị định 119/2018/NĐ-CP định nghĩa về tại khoản 2 Điều 3 như sau: Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử bao gồm 02 loại:

- Không có mã của cơ quan thuế: Do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

- Có mã của cơ quan thuế: Dược cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Trong đó, mã của cơ quan thuế là một dãy số duy nhất và chuỗi ký tự được cơ quan thuế tạo ra dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

2. Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Trước đây, những nội dung của có trên hóa đơn được quy định tại Điều 6 của Thông tư 32/2011/TT-BTC. Nay, tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, những nội dung này được quy định bao gồm:

- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);

- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;

- Tổng số tiền thanh toán;

- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;

- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);

- Thời điểm lập hóa đơn;

- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế;

- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Bộ Tài chính được giao hướng dẫn những nội dung bắt buộc có trên hóa đơn và những nội dung không nhất thiết phải có. Tuy nhiên, tính tới thời điểm hiện nay, Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính về vấn đề này vẫn chưa được ban hành.

3. Cách viết nội dung hóa đơn điện tử

Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn điện tử phải tuân thủ quy định sau đây:

- Chữ viết hiển thị trên hóa đơn là tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dạng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.

- Chữ số hiển thị trên hóa đơn là chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Người bán được lựa chọn: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán.

- Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là "đ".

+ Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối, thì đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ. Người bán đồng thời thể hiện trên hóa đơn tỷ giá nguyên tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.

+ Mã ký hiệu ngoại tệ theo tiêu chuẩn quốc tế (ví dụ: 13.800,25 USD - Mười ba nghìn tám trăm đô la Mỹ và hai mươi nhăm xu, ví dụ: 5.000 EUR- Năm nghìn euro).

+ Trường hợp bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối và được nộp thuế bằng ngoại tệ thì tổng số tiền thanh toán thể hiện trên hóa đơn thể hiện theo nguyên tệ, không phải quy đổi ra đồng Việt Nam.

Căn cứ pháp lý:

- Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018.

- Khoản 2 Điều 3 Thông tư 68/2019/NĐ-CP ngày 30/9/2019.

Mời các bạn tham khảo thêm các thông tin hữu ích khác trên chuyên mục Phổ biến pháp luật của HoaTieu.vn.