Chữ ký tươi là gì? Quy định về chữ ký tươi 2024

Quy định về chữ ký, dấu chữ ký trên văn bản mới nhất

Chữ ký tươi là gì? Quy định về chữ ký tươi? Chữ ký là ký hiệu viết tay của một người dùng làm dấu hiệu riêng, có thể là một chữ rõ ràng hoặc đơn giản chỉ là một vài nét ký hiệu thể hiện tên, họ và tên của người ký. Chữ ký thường được sử dụng để ký kết các văn bản, hợp đồng, phê duyệt, đơn từ... Vậy chữ ký quan trọng như thế nào? Quy định về chữ ký ra sao? Cùng HoaTieu.vn tìm hiểu qua bài viết này nhé!

1. Chữ ký tươi là gì?

Chữ ký tươi hay còn được biết đến với tên gọi chữ ký trực tiếp hoặc chữ ký viết tay, là biểu tượng được tạo ra bằng việc viết tay của một cá nhân nhằm xác nhận và chứng thực sự đồng ý hoặc cam kết của họ đối với một văn bản hoặc tài liệu cụ thể.

Theo Khoản 1 Điều 19 Luật Kế toán 2015 có đề cập vấn đề như sau:

Điều 19. Ký chứng từ kế toán

1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.

Theo quy định tại Khoản 8 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP:

8. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.

Như vậy, nguyên tắc chung được hiểu là mọi chữ ký phải là chữ ký tươi, tức là chữ ký trực tiếp của chính người ghi tên bên dưới chữ ký. Nguyên tắc chung này đặt ra các yêu cầu cơ bản để đảm bảo tính hợp pháp và xác thực của chữ ký. Nó nhấn mạnh việc người ký phải đặt chữ ký của mình trực tiếp trên tài liệu và đảm bảo rằng chữ ký đó không bị thay đổi sau khi được tạo ra.

2. Dấu chữ ký là gì?

Dấu chữ ký là một loại con dấu mô phỏng chữ ký thật, được khắc và chứa thông tin chữ ký của người sở hữu con dấu, không cần đăng ký hay công nhận ở bất kỳ cơ quan có thẩm quyền nào. Việc sử dụng dấu chữ ký ngày càng phổ biến trong việc ký các văn bản, hợp đồng, chứng từ và áp dụng cho các chức vụ khác nhau. Đối với những người thường xuyên phải ký tên, việc sử dụng dấu chữ ký thay cho chữ ký trực tiếp giúp tiết kiệm thời gian và thuận tiện hơn rất nhiều cho công việc. Sử dụng dấu chữ ký được coi là biện pháp tối ưu nhất.

Tuy nhiên, trên nguyên tắc để đảm bảo tính pháp lý, thì đối với các văn bản, hồ sơ, chứng từ,... đều yêu cầu chữ ký phải là chữ ký tươi - chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền (trừ trường hợp đối với các văn bản điện tử và các trường hợp khác do luật định).

Trong khi đó, con dấu chữ ký chỉ là con dấu chứa thông tin chữ ký của một cá nhân cụ thể, là nơi lưu giữ bản sao chép chữ ký của một cá nhân. Người quản lý con dấu có thể là người có chữ ký được khắc nhưng cũng có thể là người khác được giao giữ dấu. Như vậy, một khi con dấu chữ ký được đóng trên văn bản, liệu ai có thể bảo đảm rằng người có chữ ký được đóng dấu biết và đồng ý với nội dung văn bản đó?

Chính vì vậy, trong một số lĩnh vực chuyên ngành cần bảo đảm sự chặt chẽ như kế toán và thuế, Luật Kế toán 2015 và các văn bản hướng dẫn của cơ quan chức năng đều quy định rất rõ rằng: "Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ", "Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn". Thậm chí việc đóng dấu chữ ký khắc sẵn trên chứng từ kế toán còn bị phạt tiền từ 3 triệu đến 5 triệu đồng (điểm d khoản 1 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP).

Tổng Cục thuế cũng đã từng ban hành Công văn 2826/TCT-PCCS ngày 09-08-2006 giải đáp về việc sử dụng chữ ký khắc trên các chứng từ kế toán, văn bản giao dịch. Tại văn bản này quy định rõ: "Các hoá đơn, chứng từ kế toán, tờ khai thuế và văn bản giao dịch khác do cơ sở kinh doanh gửi đến cơ quan thuế mà người ký văn bản đúng thẩm quyền nhưng sử dụng chữ ký khắc thì cũng không được coi là hoá đơn, chứng từ kế toán và văn bản giao dịch hợp pháp.".

3. Chữ ký sống là gì?

Theo Điều 3 và Điều 8 Bộ luật Dân sự 2015, một trong những căn cứ xác lập quyền dân sự là hợp đồng, hành vi pháp lý đơn phương. Cá nhân, pháp nhân phải xác lập, thực hiện, chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự của mình trên cơ sở tự do, tự nguyện cam kết, thỏa thuận. Sự tự nguyện này được thể hiện qua nhiều cách.

Trong việc sử dụng văn bản, chữ ký sống đóng vai trò quan trọng, là một bằng chứng rõ ràng cho sự đồng ý và tự nguyện của người ký đối với nội dung được ghi trong văn bản đó.

Khi một người sử dụng chữ ký sống, họ chứng minh rằng họ đã đọc và hiểu nội dung của văn bản và đồng ý với các điều khoản và điều kiện được quy định trong đó.

Trong trường hợp xảy ra tranh chấp và vụ kiện, việc xác định tính hợp lệ của chữ ký cũng có thể gặp khó khăn. Để tránh các tranh chấp, khuyến khích sử dụng chữ ký sống trên các tài liệu và giấy tờ giao dịch. Mặc dù hiện tại không có văn bản nào quy định trực tiếp về chữ ký sống, nhưng từ quan điểm nguyên tắc, khi tranh chấp xảy ra, chữ ký sống có thể được sử dụng để xác minh và xem xét tính hợp lệ của nó. Hiện nay, chỉ có một số văn bản sau đây có quy định gián tiếp về việc áp dụng chữ ký sống như:

- Theo Điều 19 Luật Kế toán 2015: "...Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn...."

- Tại Công văn số 2826/TCT-PCCS của Tổng cục Thuế về việc sử dụng chữ ký khắc trên các chứng từ kế toán,văn bản giao dịch... với cơ quan thuế.

4. Chữ ký tươi tiếng Anh là gì?

Chữ ký tươi trong tiếng Anh có thể được diễn đạt bằng cụm từ "fresh signature" hoặc "wet-ink signature". Đây là cách mô tả một chữ ký có tính năng đặc trưng, sáng tạo, hoặc đầy sức sống. Dưới đây là một phân tích về ý nghĩa của chữ ký tươi trong tiếng Anh.

Một chữ ký tươi thể hiện tính độc đáo của người ký tên. Nó không giống với bất kỳ chữ ký nào khác và có thể nhận biết được dễ dàng. Mỗi chữ ký tươi là một biểu hiện cá nhân của người ký tên. Nó có thể phản ánh cá tính, phong cách và thái độ của người ký tên thông qua các yếu tố như kích thước, hình dáng và phong cách viết.

5. Quy định màu mực chữ ký trên văn bản

Quy định màu mực chữ ký trên văn bản được đề cập đến tại Khoản 6 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, theo đó ký ban hành văn bản cần lưu ý như sau:

Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.

Như vậy, quy định về màu mực chữ ký trên văn bản phải là mực màu xanh và không được dùng các loại mực dễ phai.

Bên cạnh đó, đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền sẽ thực hiện chữ ký số. Vị trí và hình ảnh chữ ký số sẽ tuân theo quy định tại Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Cụ thể, hình ảnh và vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền sẽ được biểu diễn bằng hình ảnh chữ ký của người đó trên văn bản giấy. Hình ảnh chữ ký này sẽ có màu xanh, định dạng là Portable Network Graphics (.png) với nền trong suốt. Chữ ký sẽ được đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên của người ký.

6. Hợp đồng ký 2 màu mực có được không?

Hiện nay pháp luật hiện hành không quy định cụ thể về việc hợp đồng được ký 2 màu mực mà chỉ quy định các yêu cầu về hình thức.

Tuy nhiên, theo phân tích phía trên màu mực ký trong văn bản giấy phải là màu mực xanh, do đó khi 2 bên cùng ký vào hợp đồng thỏa thuận thì phải cùng đồng nhất ký cùng một màu mực duy nhất là màu xanh, không được ký 2 màu mực khác nhau.

Ngoài ra, tại Khoản 1 Điều 45 Luật Công chứng 2014 quy định về chữ viết trong văn bản công chứng như sau:

Điều 45. Chữ viết trong văn bản công chứng

1. Chữ viết trong văn bản công chứng phải rõ ràng, dễ đọc, không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết xen dòng, viết đè dòng, không được tẩy xoá, không được để trống, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Do đó, ngoài quy định về màu mực duy nhất được sử dụng thì hợp đồng mang đi công chứng còn cần đảm bảo các quy định về hình thức như: chữ viết rõ ràng, dễ đọc, không được viết tắt,...

Mời các bạn tham khảo thêm các bài viết Là gì? trong mục Hỏi đáp Pháp luật của HoaTieu.vn

Đánh giá bài viết

5 1.232