Cách xử lý khi mất hóa đơn

Cách xử lý khi mất hóa đơn

Hóa đơn là một chúng từ rất là quan trọng đối với doanh nghiệp, cũng như kế toán chúng ta. Nếu như một ngày, một ngày không may một hóa đơn rất quan trọng của bạn bỗng dưng mất. Vậy bạn phải làm sao? Bạn đừng nên lo lắng, hoatieu.vn xin chia sẽ với bạn một vài điều khi làm mất hóa đơn. Đây là những điều kế toán cần nên chú ý nhất khi mất hóa đơn.

Một số lưu ý quan trọng về hóa đơn

Mẫu biên bản huỷ hoá đơn

Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn đã lập

1. Xử lý khi mất hoá đơn vào:

• Lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hoá đơn.
• Sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế, vậy là sau khi làm biên bản, và sao chụp liên 1, bên mua dùng liên 1 đó để hạch toán, kê khai và vẫn được khấu trừ thuế.

2. Xử lý khi mất hoá đơn GTGT đầu ra

Khi phát hiện mất hóa đơn đầu ra (dù đã lập hay chưa lập) kế toán cũng phải thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo mẫu BC21/AC (phụ lục 3 thông tư 39/2014) trong vòng 5 ngày kể từ khi phát hiện ra mất hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

• Nếu các bạn thông báo trong vòng 5 ngày sẽ không bị xử phạt.
• Nếu quá 5 ngày sẽ bị phạt tiền 10.000.000 đồng đến 20.000.000:
• Làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hoá đơn khi hoá đơn chưa đến thời gian lưu trữ, trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn. Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn, trừ liên giao cho khách hàng, trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.
• Trường hợp người bán tìm lại được hoá đơn đã mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt tiền.
• Trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ (người bán đã lập hoá đơn khác thay thế cho các hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ) thì người bán bị phạt cảnh cáo.
• Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hoá đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hoá đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hoá đơn.
• Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người bán thuê thì xử phạt người bán theo quy định tại điểm này. (Theo điều 11, thông tư 10/2014/TT-BTC hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn mới nhất có hiệu lực từ ngày 2/3/2014).