Quyết định 1568/2013/QĐ-TCHQ

Quyết định 1568/2013/QĐ-TCHQ về Quy trình xây dựng và sử dụng chỉ số đánh giá hoạt động hải quan do Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan ban hành.

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ SỬ DỤNG CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG HẢI QUAN

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC HẢI QUAN

Căn cứ Luật Hải quan số 29/2001/QH10 ngày 29/6/2001, Luật số 42/2005/QH11 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Hải quan ngày 14/6/2005 và các văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn thi hành;

Căn cứ Quyết định số 02/2010/QĐ-TTg ngày 15/01/2010 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy của Tổng cục Hải quan trực thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 448/QĐ-TTg ngày 25/03/2011 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Chiến lược phát triển hải quan đến năm 2020;

Căn cứ Quyết định số 1514/QĐ-BTC ngày 22/6/2011 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành "Kế hoạch cải cách, phát triển và hiện đại hóa ngành Hải quan giai đoạn 2011-2015”;

Xét đề nghị của Lãnh đạo Ban Cải cách hiện đại hóa hải quan,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1.

Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình xây dựng và sử dụng Chỉ số đánh giá hoạt động hải quan và 02 Phụ lục gồm: Phụ lục 1 - Sơ đồ tổng quan mô tả 10 bước của Quy trình; Phụ lục 2 - Ví dụ minh họa thông qua 10 bước của Quy trình này.

Điều 2.

Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan chịu trách nhiệm triển khai công tác xây dựng các chỉ số đánh giá hoạt động hải quan thuộc chức năng, nhiệm vụ đã được phân công; Tổ chức áp dụng các chỉ số đánh giá hoạt động hải quan đã xây dựng vào trong công việc chỉ đạo, quản lý, điều hành mọi hoạt động của đơn vị.

Điều 3.

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan chịu trách nhiệm tổ chức thi hành Quyết định này./.

QUY TRÌNH

XÂY DỰNG VÀ SỬ DỤNG CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG HẢI QUAN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1568/QĐ-TCHQ ngày 16 tháng 5 năm 2013 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan)

Phần A.

QUY ĐỊNH CHUNG

I. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Quy trình xây dựng và sử dụng chỉ số đánh giá hoạt động hải quan được áp dụng vào tất cả lĩnh vực hoạt động của ngành Hải quan;

2. Các cấp quản lý thuộc cơ quan Tổng cục Hải quan, Cục Hải quan Tỉnh, thành phố và Chi cục Hải quan (dưới đây gọi là đơn vị) sử dụng chỉ số do cấp trên ban hành và tự xây dựng trong quản lý điều hành hoạt động của đơn vị, nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động đạt hiệu lực và hiệu quả.

II. Giải thích thuật ngữ

1. Chỉ số: được hiểu là những giá trị về mặt số học được thống kê, so sánh, tổng hợp, theo dõi theo từng giai đoạn nhất định nhằm mục đích đánh giá số lượng, chất lượng, hiệu quả của hoạt động hoặc đối tượng cần đánh giá để đưa ra những cảnh báo, nhận định về xu hướng phát triển, thay đổi của hoạt động hoặc đối tượng cần đánh giá.

2. Chỉ số định lượng: là chỉ số mô tả số lượng, phản ánh về mặt lượng của hoạt động cần đánh giá, được tạo thành từ các dữ liệu có thể đo lường được. Chỉ số định lượng, biểu hiện bằng số học, so sánh các yếu tố đầu ra so với đầu vào đã được lượng hóa trước đó để xác định mức độ biến đổi của hoạt động cần đánh giá.

3. Chỉ số định tính: là chỉ số được mô tả bằng chất lượng, phản ánh về mặt chất của hoạt động cần đánh giá. Chỉ số định tính được thể hiện bằng các thang điểm, được cấu thành từ những dữ liệu phản ánh chất lượng của hoạt động cần đánh giá. Chỉ số định tính phản ánh tính chất của hoạt động cần đánh giá dưới góc độ quan điểm, cảm nhận của cá nhân hoặc tổ chức.

4. Chỉ số hoạt động (Performance Indicators - được viết tắt PIs): là chỉ số phản ánh chi tiết hiện trạng kết quả từng công việc cụ thể của nhân viên trong tổ chức. Những chỉ số này được đo lường hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.

5. Chỉ số hoạt động chính (Key Performance Indicators - được viết tắt là KPIs): là chỉ số đánh giá hoạt động chính của một cơ quan, tổ chức. Những hoạt động này là nhiệm vụ trọng tâm cốt lõi ở thời điểm hiện tại, đồng thời ảnh hưởng tới sự thành công và phát triển trong tương lai của cơ quan, tổ chức. Những chỉ số này thông thường được đo lường hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm.

6. Chỉ số kết quả chính (Key Result Indictors - được viết tắt là KRIs): là những chỉ số tổng quát nhất đánh giá kết quả hoạt động trọng tâm của một cơ quan, tổ chức mang đến cho nhà lãnh đạo cái nhìn tổng thể về những thành tựu trước đây của tổ chức đã đạt được, đồng thời cho biết hoạt động quản lý đối với những nhiệm vụ trọng tâm đã được thực thi và đạt được kết quả nhất định. Chỉ số KRIs này sẽ được theo dõi qua các khoảng thời gian dài hơn so với chỉ số hoạt động chính - KPIs với chu kỳ theo dõi để đo lường là 06 tháng hoặc hàng năm.

7. Chỉ số đánh giá hoạt động hải quan: Chỉ số đánh giá hoạt động hải quan là chỉ số được cơ quan Hải quan xây dựng và sử dụng để xác định kết quả và hiệu quả hoạt động của cơ quan Hải quan so với mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn thuộc Chiến lược phát triển, Kế hoạch cải cách hiện đại hóa của ngành Hải quan, của các đơn vị thuộc và trực thuộc ngành Hải quan để đánh giá mức độ tiến bộ trong từng giai đoạn phát triển nhất định của Ngành.

8. Hệ thống chỉ số đánh giá hoạt động hải quan: Hệ thống chỉ số đánh giá hoạt động hải quan là một tập hợp các bộ chỉ số tương ứng với các lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ chủ chốt của ngành Hải quan (dưới đây gọi là Hệ thống chỉ số); Mỗi bộ chỉ số gồm nhóm chỉ số kết quả và nhóm chỉ số hoạt động.

III. Nguyên tắc xây dựng chỉ số đánh giá hoạt động hải quan

1. Nguyên tắc 1: Mục đích rõ ràng

2. Nguyên tắc 2: Phù hợp với hoạt động cần đánh giá

3. Nguyên tắc 3: Hợp lý về chi phí xây dựng và sử dụng

4. Nguyên tắc 4: Có thể giám sát được.

5. Nguyên tắc 5: Đánh giá độc lập

IV. Các điều kiện xây dựng và sử dụng chỉ số

1. Phải kết nối các chỉ số đo lường thực hiện kết quả công việc với gắn liền với các mục tiêu cụ thể thuộc Chiến lược phát triển, Kế hoạch cải cách hiện đại hóa hải quan; có sự đồng thuận giữa các cấp Lãnh đạo trong toàn Ngành.

2. Phải có sự nhất quán, kiên định, quan tâm và thống nhất trong mục tiêu quản lý của các cấp lãnh đạo. Lãnh đạo các cấp chủ động áp dụng bộ chỉ số làm công cụ quản lý, điều hành các hoạt động trong nội bộ đơn vị.

3. Phải thiết lập được sự cộng tác chặt chẽ giữa các cá nhân, bộ phận trong nội bộ ngành Hải quan và với các đối tác chiến lược ngoài Ngành.

4. Phải có sự hợp nhất công tác đo lường đánh giá hiệu quả hoạt động với công tác báo cáo và các giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện công việc trong toàn ngành Hải quan.

Phần B.

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

I. Bước 1: Xác định mức độ sẵn sàng xây dựng chỉ số

1.Xác định nhu cầu xây dựng chỉ số:

- Nhu cầu xây dựng chỉ số được thể hiện trong Chiến lược phát triển, Kế hoạch cải cách hiện đại hóa của ngành Hải quan, của các đơn vị thuộc và trực thuộc ngành Hải quan trong từng giai đoạn; Các văn bản chỉ đạo điều hành của cấp lãnh đạo trong toàn Ngành.

- Các công việc cần thực hiện: Cập nhật, rà soát và hệ thống hóa các chỉ đạo về xây dựng chỉ số đánh giá hoạt động đã nêu trong Chiến lược phát triển, Kế hoạch cải cách hiện đại hóa của ngành Hải quan, của các đơn vị thuộc và trực thuộc ngành Hải quan theo từng thời kỳ, các chỉ đạo về công tác chỉ số của lãnh đạo các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan theo chức năng, nhiệm vụ đã phân công và kế hoạch công việc trọng tâm hàng năm của đơn vị.

2. Xác định các nguồn lực cho xây dựng hệ thống chỉ số

- Nguồn nhân lực: bố trí cán bộ, nắm vững quy trình xây dựng và sử dụng chỉ số; có kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực cần xây dựng chỉ số trong đơn vị để thực hiện công tác chỉ số. Nếu chưa đảm bảo được yêu cầu thì cần sắp xếp tổ chức, bố trí cán bộ, công chức học tập bồi dưỡng kiến thức trên.

- Đảm bảo và bố trí cơ sở hạ tầng kỹ thuật, hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng đầy đủ cho công tác xây dựng hệ thống chỉ số. Chủ động chuẩn bị phương tiện kỹ thuật hỗ trợ trong việc xây dựng, sử dụng chỉ số và vận hành và duy trì hệ thống chỉ số.

- Nguồn lực tài chính: chủ động bố trí một khoản dự toán kinh phí hàng năm để tổ chức thực hiện công tác chỉ số.

Trong trường hợp các nguồn lực bên trong không đáp ứng được thì các đơn vị chủ động tìm kiếm các nguồn hỗ trợ từ bên ngoài thông qua đầu mối điều phối chung do Tổng cục Hải quan phân công.

II. Bước 2: Lựa chọn mục tiêu của lĩnh vực cần xây dựng chỉ số

1.Xác định các mục tiêu chiến lược phát triển từng lĩnh vực trong Ngành

- Rà soát, thống kê, hệ thống hóa các mục tiêu phát triển có tính xuyên suốt, từ mục tiêu tổng quát đến mục tiêu cụ thể thuộc tất cả các lĩnh vực đã nêu trong Chiến lược phát triển, Kế hoạch cải cách hiện đại hóa của ngành Hải quan, của các đơn vị thuộc và trực thuộc ngành Hải quan trong từng giai đoạn.

- Xác định mục tiêu ưu tiên phát triển của lĩnh vực cụ thể Chiến lược phát triển, Kế hoạch cải cách hiện đại hóa của ngành Hải quan, của các đơn vị thuộc và trực thuộc ngành Hải quan trong từng giai đoạn và các yêu cầu chỉ đạo, quản lý điều hành của lãnh đạo các đơn vị trong từng năm để làm căn cứ xây dựng hệ thống chỉ số của lĩnh vực.

- Từ mục tiêu, xác định các nhiệm vụ then chốt của từng lĩnh vực có đóng góp phần lớn vào các kết quả công việc đạt được các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.

2. Lựa chọn các hoạt động để xây dựng các chỉ số

- Thực hiện hệ thống hóa lại tất cả các chức năng, nhiệm vụ và các hoạt động hiện hành của đơn vị;

- Lựa chọn các hoạt động phải thực hiện phù hợp với nhiệm vụ then chốt đã xác định tại điểm 1 trên

- Xác định mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động đã lựa chọn nêu trên, làm tiền đề xây dựng chỉ số.

III. Bước 3: Xác định tên chỉ số

Công việc tại Bước này cần thực hiện gồm:

1. Từ hoạt động, mục tiêu đã được lựa chọn ở bước 2 nêu trên, tiến hành xác định các nội dung phải kiểm soát tương ứng với các mục tiêu đã lựa chọn (ví dụ: đầu vào, đầu ra, kết quả, hiệu quả, sự liên kết giữa các yếu tố đã đặt ra) để xác định tên gọi của các chỉ số.

2. Phân loại các chỉ số vừa đặt tên theo các loại chỉ số kết quả chính, chỉ số hoạt động, chỉ số hoạt động chính.

3. Điều chỉnh số lượng chỉ số để đảm bảo sự cân bằng giữa các loại chỉ số, thông thường tỷ lệ tối ưu giữa Chỉ hoạt động chính/Chỉ số hoạt động/Chỉ số kết quả chính được phân bổ theo tỷ lệ (%) là 10/80/10.

Công việc này phải được thực hiện với sự phối kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận nghiệp vụ và bộ phận chuyên trách làm công tác về chỉ số nhằm đảm bảo danh mục chỉ số được xây dựng phải phản ánh chính xác bản chất, hiệu lực và hiệu quả hoạt động của từng nhiệm vụ.

IV. Bước 4: Xác định nội dung chi tiết của chỉ số

Xác định nội dung chi tiết chỉ số bao gồm các công việc sau:

1. Xác định thành tố của chỉ số bao gồm: các thành phần, dữ liệu cấu tạo nên thành phần của chỉ số và công thức tính toán; Việc xác định các dữ liệu cấu tạo nên thành phần của chỉ số phải căn cứ vào các quy định của pháp luật, của ngành Hải quan liên quan đến chỉ số.

2. Hình thức thể hiện chỉ số

Căn cứ vào thành phần cấu tạo nên chỉ số để xác định hình thức thể hiện của chỉ số cho phù hợp, thuộc một trong các dạng dưới đây:

a) Thể hiện hình thức con số: chỉ số = giá trị a

b) Thể hiện hình thức số phần trăm (%): Chỉ số =

c) Thể hiện hình thức phân số:

3. Tần suất đánh giá chỉ số:

Xác định tần suất đánh giá của chỉ số tùy theo yêu cầu của từng cấp lãnh đạo quản lý (theo ngày, tuần, tháng, quý, năm…).

4. Xác định chỉ tiêu gốc và chỉ tiêu phấn đấu:

a) Chỉ tiêu gốc

Xác định chỉ tiêu gốc là việc lấy dữ liệu được thu thập ở lần đầu đánh giá làm căn cứ so sánh với những dữ liệu được thu thập trong các kỳ sau.

b) Chỉ tiêu phấn đấu

Việc xây dựng chỉ tiêu phấn đấu được căn cứ vào chỉ tiêu gốc hoặc chỉ tiêu của kỳ liền trước và dự báo tình hình biến động các yếu tố tác động vào chỉ số (bao gồm các yếu tố khách quan và chủ quan) và kỳ vọng phát triển của hoạt động cần đánh giá.

V. Bước 5: Xác định nguồn dữ liệu và cách thu thập các dữ liệu chỉ số

1. Xác định nguồn dữ liệu

- Xác định các dữ liệu được cung cấp từ nội bộ đơn vị, của ngành Hải quan; Các nguồn dữ liệu cơ bản từ nội bộ đơn vị, của ngành Hải quan bao gồm: dữ liệu có trong các Hệ thống cơ sở dữ liệu sẵn có; Hệ thống các báo cáo giấy; kết quả từ các cuộc khảo sát, phỏng vấn do các đơn vị thuộc ngành Hải quan, Cục Hải quan hoặc Chi cục Hải quan thực hiện.

- Xác định các dữ liệu từ Bộ, Ban, Ngành khác, cơ quan, đơn vị khác có liên quan; dữ liệu từ các cuộc khảo sát, điều tra, phỏng vấn chính thức và không chính thức của đơn vị và của các cơ quan, đơn vị khác.

2. Cách thức thu thập nguồn dữ liệu

a) Xác định bộ phận chủ trì và bộ phận phối hợp việc thu thập dữ liệu:

- Thủ trưởng đơn vị xác định 01 bộ phận đầu mối chủ trì thu thập dữ liệu cho chỉ số là bộ phận quản lý phần lớn nguồn dữ liệu của chỉ số, và mục đích xây dựng chỉ số là nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận đó.

- Các dữ liệu để tính toán chỉ số thuộc nguồn dữ liệu của bộ phận, đơn vị khác thì cần xác định bộ phận, đơn vị khác là bộ phận phối hợp trong việc thu thập dữ liệu để tính toán chỉ số.

b) Thiết lập công cụ thu thập dữ liệu

- Đối với dữ liệu hiện có trong Hệ thống cơ sở dữ liệu, trong các báo cáo giấy của đơn vị: Xây dựng và chuẩn hóa việc khai thác dữ liệu từ các Hệ thống, các báo cáo giấy;

- Đối với dữ liệu hiện không có theo dõi, cập nhật: Xây dựng các biểu mẫu thu thập dữ liệu, biểu mẫu thống kê để thu thập dữ liệu và thiết lập phương án thu thập dữ liệu (khảo sát, phỏng vấn, ghi chép độc lập,...). Ngoài ra, có thể tiến hành điều tra sử dụng bảng hỏi, quan sát thực địa, phỏng vấn hoặc thảo luận nhóm để thu thập những thông tin không có sẵn.

c) Tần suất và thời gian thu thập dữ liệu: Tùy theo mục đích, nội hàm và nguồn dữ liệu, tần suất đánh giá của từng chỉ số để xác định tần suất và thời gian lấy dữ liệu để tính toán chỉ số. Tần suất lấy dữ liệu, tính toán và đánh giá các kết quả chỉ số có thể định kỳ theo tháng, quý, năm, 5 năm, 10 năm...

d) Tiến hành thu thập thử nghiệm:

- Xác định thời điểm và khoảng thời gian tiến hành thu thập dữ liệu: tùy theo điều kiện vật chất, nguồn nhân lực, yêu cầu quản lý của từng đơn vị mà xác định thời điểm và khoảng thời gian hợp lý;

- Thực hiện khai thác dữ liệu từ các hệ thống, các báo cáo giấy trong khoảng thời gian ngắn nhất định;

- Sử dụng các biểu mẫu thu thập dữ liệu, biểu mẫu thống kê để thu thập thử dữ liệu trong khoảng gian ngắn nhất định

- Sau khi kết thúc thu thập thử nghiệm: xác định những vướng mắc, khó khăn trong việc thu thập dữ liệu có thể phát sinh và đưa ra đề xuất những sửa đổi kịp thời.

3. Thu thập dữ liệu:

Trên cơ sở cách thức thu thập đã xác định tại khoản 2 trên, triển khai tiếp công việc tiến hành thu thập dữ liệu; Sau đó, tổng hợp, nhập liệu tất cả các dữ liệu thu thập được vào các file dữ liệu dạng word, excel, acces...

VI. Bước 6: Tổ chức rà soát, tính toán và tổng hợp kết quả của chỉ số

1. Các công việc rà soát, làm chuẩn dữ liệu đã thu thập, cụ thể:

a) Về rà soát và làm chuẩn dữ liệu đã thu thập được:

- Rà soát tính đầy đủ của các dữ liệu thành phần: Đảm bảo tất cả các thành phần dữ liệu cấu tạo nên chỉ số đều có giá trị dữ liệu cụ thể.

- Nhận dạng các giá trị không hợp lệ, không chính xác, thiếu logic: Kiểm tra, đối chiếu chéo các giá trị của các thành phần dữ liệu giống nhau cấu tạo nên các chỉ số khác nhau xem các giá trị có thống nhất, giống nhau không?; Kiểm tra tính logic của giá trị các dữ liệu. Đặc biệt, cần quan tâm đến giá trị không áp dụng (viết tắt là N/A) và giá trị 0.

- Kiểm tra, xác định, thu thập lại các dữ liệu không hợp lệ, thiếu logic, không chính xác, không nhất quán: Đối với các dữ liệu không hợp lệ đã phát hiện được (đặc biệt là hai giá trị: N/A và 0) phải kiểm tra lại giá trị dữ liệu, cách thức nhập liệu, định dạng dữ liệu có chính xác không? Nếu giá trị dữ liệu sai khác do lỗi nhập liệu, định dạng thì sửa lỗi. Nếu giá trị dữ liệu không chính xác cần tiến hành thu thập lại. Đối với giá trị dữ liệu không nhất quán, kiểm tra, điều chỉnh cho đồng nhất. Tuy nhiên, không phải mọi giá trị dữ liệu thiếu nhất quán đều phải loại bỏ.

b) Về thời gian rà soát, làm chuẩn dữ liệu:

Đơn vị căn cứ nguồn lực tài chính và nhân lực thực tế tại đơn vị, lựa chọn cách thực hiện phù hợp. Có 02 cách thực hiện như sau:

- Cách thứ nhất, tiến hành đồng thời việc rà soát, làm chuẩn dữ liệu trong quá trình thu thập dữ liệu.

- Cách thứ hai, sau khi kết thúc quá trình thu thập dữ liệu, tiến hành rà soát và làm chuẩn dữ liệu.

c) Về công cụ rà soát, làm chuẩn dữ liệu:

Tùy theo điều kiện tài chính và nhân lực, đơn vị có thể mua và sử dụng các phần mềm thống kê, rà soát dữ liệu (Ví dụ: Phần mềm Stata..) nhằm đảm bảo không tốn nhân lực, thời gian nhưng sẽ phải bố trí chi phí cho việc mua công cụ này hoặc thực hiện rà soát, làm chuẩn dữ liệu bằng thủ công.