Mẫu Danh sách nhân sự có chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Việc đảm bảo đội ngũ nhân sự hành nghề lưu trữ có đầy đủ năng lực và chứng chỉ hợp lệ là yêu cầu bắt buộc đối với các tổ chức, đơn vị hoạt động trong lĩnh vực lưu trữ. Theo quy định mới tại Nghị định 113/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ 21/7/2025, các cơ quan, doanh nghiệp có trách nhiệm lập và nộp Danh sách nhân sự có chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo mẫu thống nhất. Mẫu danh sách này không chỉ là căn cứ để cơ quan quản lý nhà nước kiểm soát, giám sát hoạt động hành nghề lưu trữ mà còn giúp tổ chức chứng minh năng lực nhân sự khi tham gia các hoạt động chuyên môn, đấu thầu hoặc xin cấp phép. Việc sử dụng đúng mẫu giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong hoạt động lưu trữ chuyên nghiệp.

Danh sách nhân sự có chứng chỉ hành nghề lưu trữ quy định tại mẫu số 07 ban hành kèm theo Nghị định 113/2025/NĐ-CP áp dụng từ ngày 21/7/2025.

1. Mẫu Danh sách nhân sự có chứng chỉ hành nghề lưu trữ 

2. Nội dung mẫu Danh sách nhân sự có chứng chỉ hành nghề lưu trữ 

3. Cá nhân được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ khi đáp ứng điều kiện nào?

Căn cứ theo Điều 37 Luật Lưu trữ 2011 quy định cá nhân được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ khi đáp ứng điều kiện như sau:

- Là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.

- Có lý lịch rõ ràng.

- Có bằng tốt nghiệp chuyên ngành về lưu trữ phù hợp.

- Đã trực tiếp làm lưu trữ hoặc liên quan đến lưu trữ từ 05 năm trở lên.

- Đã đạt yêu cầu tại kỳ kiểm tra nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền tổ chức.

- Không thuộc các trường hợp không được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bao gồm:

+ Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

+ Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính đưa vào cơ sở chữa bệnh, cơ sở giáo dục.

+ Người đã bị kết án về một trong các tội phạm liên quan đến an ninh quốc gia; tội cố ý làm lộ bí mật công tác; tội chiếm đoạt, mua bán hoặc hủy tài liệu bí mật công tác.

4. Thủ tục cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ được thực hiện như thế nào?

Căn cứ tại Điều 38 Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định thủ tục cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ được thực hiện như sau:

[1] Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ (viết tắt là Giấy chứng nhận) do Sở Nội vụ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (viết tắt là Sở Nội vụ) cấp theo đề nghị của tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ quy định tại điểm a và điểm b khoản 1 Điều 53 Luật Lưu trữ 2024

[2] Tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ gửi 01 bộ hồ sơ tới Sở Nội vụ nơi tổ chức đặt trụ sở để đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của hồ sơ.

[3] Hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận theo quy định tại Điều 36 Nghị định 113/2025/NĐ-CP gồm:

- Đơn đề nghị theo Mẫu số 03 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 113/2025/NĐ-CP.

- Bản sao hợp lệ (bao gồm bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao chứng thực hoặc bản sao chứng thực điện tử hoặc bản sao đối chiếu với bản chính) giấy chứng nhận hoặc giấy phép tương đương với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hợp lệ khác theo quy định của pháp luật về đầu tư và pháp luật về doanh nghiệp (nếu có).

- Bản thuyết minh đáp ứng hạ tầng kỹ thuật theo Mẫu số 05 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 113/2025/NĐ-CP.

- Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình theo quy định của pháp luật về xây dựng.

- Bản vẽ hoàn công hạng mục công trình xây dựng khu vực kho bảo quản tài liệu, hệ thống điện liên quan, hệ thống nước liên quan.

- Văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu phòng cháy, chữa cháy của cơ quan quản lý về phòng cháy, chữa cháy.

- Danh mục các thiết bị bảo vệ, bảo quản theo quy định tại khoản 4 Điều 10 Nghị định 113/2025/NĐ-CP.

- Danh sách nhân sự có chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo Mẫu số 07 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 113/2025/NĐ-CP.

[4] Hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận theo quy định tại Điều 37 Nghị định 113/2025/NĐ-CP gồm:

- Đơn đề nghị theo Mẫu số 03 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 113/2025/NĐ-CP.

- Bản sao hợp lệ (bao gồm bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao chứng thực hoặc bản sao chứng thực điện tử hoặc bản sao đối chiếu với bản chính) giấy chứng nhận hoặc giấy phép tương đương với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hợp lệ khác theo quy định của pháp luật về đầu tư và pháp luật về doanh nghiệp (nếu có).

- Bản thuyết minh đáp ứng hạ tầng kỹ thuật theo Mẫu số 06 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 113/2025/NĐ-CP.

- Giấy chứng nhận đăng ký cung cấp dịch vụ viễn thông đáp ứng kinh doanh dịch vụ trung tâm dữ liệu do cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định của pháp luật về viễn thông.

- Danh mục thiết bị công nghệ thông tin.

- Danh sách nhân sự có chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo Mẫu số 07 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 113/2025/NĐ-CP.

[5] Hình thức nộp hồ sơ và nhận kết quả

- Hình thức nộp hồ sơ

Nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Nội vụ tỉnh (qua bộ phận một cửa) hoặc thông qua dịch vụ bưu chính hoặc thông qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến.

Đối với hồ sơ nộp trực tiếp, ngày nhận hồ sơ là ngày bộ phận tiếp nhận hồ sơ nhận được hồ sơ do tổ chức trực tiếp nộp.

Đối với hồ sơ nộp bằng cách sử dụng dịch vụ bưu chính, ngày nhận hồ sơ là ngày bộ phận tiếp nhận hồ sơ nhận được hồ sơ do đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính chuyển đến.

Đối với hồ sơ nộp qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến, ngày nhận hồ sơ là ngày hệ thống dịch vụ công trực tuyến thông báo hồ sơ đến Sở Nội vụ.

- Cách thức nhận kết quả

Tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ có thể lựa chọn hình thức nhận Giấy chứng nhận bằng cách đăng ký trên hệ thống dịch vụ công trực tuyến khi nộp hồ sơ hoặc lựa chọn hình thức trên đơn đề nghị Mẫu số 03 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.

Trường hợp tổ chức đề nghị nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan cung cấp dịch vụ bưu chính.

[6] Thời hạn và quy trình xử lý hồ sơ

- Trường hợp thành phần hồ sơ không đầy đủ hoặc không hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Sở Nội vụ thông báo bằng văn bản cho tổ chức yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của Sở Nội vụ, tổ chức phải bổ sung, hoàn thiện hồ sơ gửi Sở Nội vụ để xem xét, quyết định.

- Trường hợp hồ sơ hợp lệ và nội dung tài liệu trong hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ, Sở Nội vụ cấp Giấy chứng nhận cho tổ chức theo Mẫu số 08 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 113/2025/NĐ-CP và gửi thông tin về Bộ Nội vụ (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) để biết.

- Trường hợp hồ sơ hợp lệ nhưng nội dung tài liệu trong hồ sơ không đáp ứng đầy đủ điều kiện, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ, Sở Nội vụ thông báo cho tổ chức bằng văn bản nêu rõ lý do từ chối cấp Giấy chứng nhận.

[7] Giấy chứng nhận không còn hiệu lực trong các trường hợp sau đây:

- Tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ phá sản, bị giải thể.

- Tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ bị thu hồi Giấy chứng nhận theo quy định tại khoản 3 Điều 40 Nghị định 113/2025/NĐ-CP.

Mời bạn đọc cùng tải về bản DOCX hoặc PDF để xem đầy đủ nội dung thông tin và chỉnh sửa chi tiết.

Mời các bạn tham khảo thêm các biểu mẫu khác trong chuyên mục Biểu mẫu của HoaTieu.vn.

• Báo cáo tổng kết công tác văn thư lưu trữ mới nhất 2025
• Thời hạn lưu trữ sổ sách chứng từ kế toán mới nhất
• Mẫu công văn báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ