Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty 2024

Việc thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh diễn ra phổ biến đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều người vẫn không nắm rõ quy trình và cách thức thay đổi thế nào. Vì thế, Hoatieu.vn sẽ chia sẻ cho bạn thủ tục thay đổi địa chỉ công ty.

1. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty (địa chỉ đăng ký kinh doanh)

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty được tiến hành theo các bước như sau:

• Bước 1: Chốt thuế khi thay đổi địa chỉ công ty khác quân/huyện/tỉnh/thành phố

Đối với những công ty thay đổi địa chỉ khác quận và khác tỉnh sẽ phải nộp thông báo tới cơ quan thuế đang quản lý doanh nghiệp để tiến hành thủ tục chốt thuế quận/huyện/tỉnh cũ và xin công văn xin chuyển sang quận/huyện/tỉnh/thành phố mới mà xác định chuyển công ty đến đó.

Thời gian thực hiện thủ tục này thông thường kéo dài tư 5-10 ngày làm việc tính từ ngày nộp hồ sơ đăng ký.

Lưu ý: Với các công ty tiến hành thay đổi địa chỉ trụ sở chính cùng quận/huyện sẽ không cần phải tiến hành thủ tục này.

• Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Sau khi hoàn thành việc chốt thuế quận/huyện/tỉnh/thành phố cũ và có công văn của cơ quan thuế cho chuyển sang địa chỉ mới, doanh nghiệp sẽ soạn thảo hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty để tiến hành thay đổi đăng ký kinh doanh với nội dung thay đổi địa chỉ.

• Bước 3: Nộp hồ sơ chuyển trụ sở chính tới Phòng Đăng ký kinh doanh

Việc nộp hồ sơ sẽ được thực hiện trực tuyến, sau khi hồ sơ được chấp nhận hợp lệ sẽ tiến hành thủ tục nộp hồ sơ giấy tới cơ quan đăng ký

• Bước 4: Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thay đổi địa chỉ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký, phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ trước khi đồng ý và cấp giấy chứng nhận đã thay đổi địa chỉ công ty trong vòng 3-5 ngày làm việc

• Bước 5: Cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ghi nhận địa chỉ mới công ty

Trường hợp hồ sơ của doanh nghiệp hợp lệ sẽ tiến hành nộp hồ sơ giấy tại Sở kế hoạch đầu tư để nhận kết quả là giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

2. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng và khác quận

Thay đổi địa chỉ công ty cùng quận

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ 

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh (Phụ lục II-1 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);
• Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
• Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.

Lưu ý: Quyết định, biên bản họp phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty.

Trường hợp không phải người đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu của doanh nghiệp trực tiếp nộp hồ sơ thì cần có Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh kèm theo bản sao chứng thực (hoặc bản photo kèm bản chính để đối chiếu) một trong các giấy tờ sau:

• Đối với công dân Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực;
• Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế Hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Nộp tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/ thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc nộp qua mạng nếu công ty ở Hà Nội tại website: https://dangkykinhdoanh.gov.vn

Bước 3: Nhận kết quả

Mang theo Giấy biên nhận hồ sơ và Giấy ủy quyền nhận kết quả tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi nộp hồ sơ.

Thay đổi địa chỉ công ty khác quận

Bước 1:Nộp hồ sơ lên Chi cục thuế cũ để chốt thuế, gồm:

• Tờ khai Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế mẫu 08-MST;
• Bản sao Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị trực thuộc/Quyết định thành lập/Giấy phép tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp nếu thông tin đăng ký thuế trên các Giấy tờ này có thay đổi. Chi Cục thuế có thể yêu cầu thêm:
• Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
• Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
• Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ.

Sau đó, thực hiện chốt hóa đơn nếu công ty có sử dụng hóa đơn như sau:

• Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý đó đến thời điểm chuyển trụ sở;
• Cán bộ Ấn chỉ, đội nợ sẽ rà soát toàn bộ việc báo cáo hóa đơn, các khoản nợ của doanh nghiệp. Nếu có vi phạm, Cán bộ ấn chỉ sẽ lập biên bản và ra quyết định xử phạt hành chính.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ hồ sơ hợp lệ (trường hợp chưa chốt xong hóa đơn, nợ thì kéo dài thời hạn giải quyết), doanh nghiệp nhận Thông báo người nộp thuế chuyển địa điểm tại Bộ phận một cửa của Phòng đăng ký kinh doanh.

Bước 2. Thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng đăng ký kinh doanh

Hồ sơ gồm:

• Mẫu 09-MST do cơ quan thuế cấp;
• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
• Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
• Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
• Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty.

Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc.

Bước 3: Khắc lại con dấu công ty

Trường hợp con dấu của công ty có thông tin địa chỉ cũ thì cần khắc lại con dấu và công bố mẫu dấu mới trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 4: Thông báo cơ quan thuế về việc thay đổi địa điểm kinh doanh

Thủ tục thông báo với cơ quan thuế về việc thay đổi trụ sở và các vấn đề liên quan đến sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (VAT).

Nộp hồ sơ chuyển thuế tới cơ quan quản lý thuế tại quận/huyện mới. Hồ sơ gồm:

• Quyết định chốt thuế chuyển quận/huyện của Chi cục thuế nơi công ty đặt địa chỉ cũ cấp;
• Mẫu 08-MST có đóng dấu xác nhận chuyển địa chỉ tới quận/huyện mới;
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới.

3. Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cùng quận

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp chuyển trụ sở công ty;
• Biên bản về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp chuyển trụ sở công ty (đối với công ty TNHH và Công ty cổ phần);
• Quyết định về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về việc chuyển trụ sở công ty;
• Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũ

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty khác quận

Về hồ sơ chốt thuế (3 bộ)

• Biên bản họp về việc thay đổi ĐKKD chuyển trụ sở khác quận
• Quyết định về việc thay đổi ĐKKD chuyển trụ sở
• Công văn gửi thuế về việc xin chốt thuế chuyển quận
• Mẫu số 08-MST
• Bản sao chứng thực giấy ĐKKD
• Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ.

Về hồ sơ thay đổi ĐKKD

• Mẫu 09-MST, 09a do cơ quan thuế cấp cho doanh nghiệp khi thực hiện xong thủ tục chốt thuế
• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp chuyển trụ sở công ty;
• Biên bản về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp chuyển trụ sở công ty (đối với công ty TNHH và Công ty cổ phần);
• Quyết định về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về việc chuyển trụ sở công ty;
• Giấy ủy quyền cho người đi thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũ

4. Hướng dẫn thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh qua mạng

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ (vì nếu thiếu sẽ bị trả lại hồ sơ và rất mất thời gian) bao gồm: Thông báo thay đổi đăng ký kinh doanh với nội dung thay đổi trụ sở doanh nghiệp; Quyết định của chủ sở hữu công ty; Biên bản họp đại hội đồng cổ đông công ty; Văn bản ủy quyền thực hiện; Văn bản chốt thuế.

Bước 2: Đăng nhập hệ thống đăng ký kinh doanh: Dangkykinhdoanh.gov.vn, sau đó click vào nút đăng ký doanh nghiệp đầu trang, chọn Nộp hồ sơ bằng tài khoản đăng ký kinh doanh

Bước 3: Lựa chọn mục thay đổi đăng ký kinh doanh, nhấn tiếp theo, nhập mã số thuế doanh doanh nghiệp

Bước 4: Lựa chọn thay đổi nội dung ĐKKD trên giấy phép kinh doanh

Bước 5: Tải hồ sơ đã chuẩn bị lên, nhập thông tin các trường dữ hiệu và đính kèm hồ sơ lên mạng trực tuyến

Bước 6: Ký xác thực hồ sơ, thanh toán và hoàn tất quy trình nộp bằng cách nhấn chuẩn bị nộp hồ sơ trực tuyến. Sau đó lựa chọn địa bàn thụ lý hồ sơ thay đổi và ấn xác nhận. Tiến hành ký xác thực bằng tài khoản đăng ký kinh doanh và tiến hành thanh toán lệ phí qua mạng là hoàn tất thủ tục.

Mời các bạn tham khảo thêm một số bài viết hữu ích khác như: Mẫu giấy đề nghị đăng ký kinh doanh, Hồ sơ và trình tự đăng ký kinh doanh từ chuyên mục Hỏi đáp pháp luật của trang Hoatieu.vn.