Quy trình tạm ứng và thanh toán 2025

Việc theo dõi các khoản tạm ứng trong doanh nghiệp sẽ giúp quản lý việc thu – chi tiền mặt trong doanh nghiệp nhằm sử dụng vốn hợp lý, đúng mục đích. Tạm ứng trong doanh nghiệp là việc xảy ra phổ biến, do đó Hoatieu.vn sẽ chia sẻ cho bạn về quy trình tạm ứng trong doanh nghiệp.

1. Tìm hiểu về quy trình tạm ứng và thanh toán

• Khoản tạm ứng là khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt.
• Giấy thanh toán tiền tạm ứng là bảng liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng và các khoản đã chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán.
• Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được người có thẩm quyền (Giám đốc/Tổng giám đốc) chỉ định bằng văn bản.
• Giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục kế toán và xuất quỹ cho người lao động giải quyết công việc (tạm ứng thanh toán) hoặc cho mục đích cá nhân của người đó (tạm ứng lương).

2. Quy trình và chứng từ tạm ứng

Bước 1: Nhân viên lập giấy Đề nghị tạm ứng

• Trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp sẽ phát sinh các nghiệp vụ kinh tế cần phải có một khoản tiền mặt để thực hiện công việc. Vì vậy, nhân viên công ty sẽ lập Giấy đề nghị tạm ứng tiền để thực hiện nhiệm vụ
• Mẫu giấy đề nghị tạm ứng – Mẫu số 03 – TT theo thông tư 200/2014/TT-BTC:

Yêu cầu: ghi đúng, ghi đủ các nội dung có trong giấy đề nghị

Bước 2: Nhân viên lập Giấy đề nghị tạm ứng trình trưởng phòng duyệt

Sau khi nhân viên lập xong giấy đề nghị tạm ứng thì trình trưởng phòng hoặc cán bộ quản lý của bộ phận duyệt và ký

Bước 3: Trình giám đốc ký duyệt tạm ứng

Khi trưởng phòng duyệt thì nhân viên trình giám đốc xem xét và ký duyệt cho tạm ứng

Bước 4: Chuyển kế toán thanh toán viết phiếu chi

• Kế toán thanh toán sẽ kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin trên giấy đề nghị tạm ứng để viết phiếu chi tạm ứng và ký tên người lập phiếu
• Mẫu phiếu chi tạm ứng – Mẫu số 02-TT theo thông tư 200/2014/TT-BTC

Bước 5: Chuyển kế toán trưởng duyệt chi

Kế toán thanh toán viết phiếu chi và chuyển Kế toán trưởng kiểm tra lại và ký duyệt Chi tạm ứng

Bước 6: Trình Giám đốc duyệt chi

Sau khi kế toán trưởng ký vào phiếu chi, thì kế toán thanh toán chuyển phiếu chi để trình giám đốc ký duyệt

Bước 7: Thủ quỹ chi tiền cho nhân viên

Căn cứ vào phiếu chi có đầy đủ chữ ký của: người đề nghị tạm ứng, kế toán thanh toán, kế toán trưởng và giám đốc thì thủ quỹ sẽ chi số tiền đề nghị trên giấy tạm ứng cho nhân viên.

Bước 8: Hạch toán kế toán và lưu trữ chứng từ

• Kế toán thanh toán hạch toán vào tài khoản kế toán, ghi chép sổ sách theo đúng đối tượng
• Thủ quỹ lưu đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định bao gồm: Giấy đề nghị tạm ứng và phiếu chi tạm ứng với đầy đủ nội dung và chữ ký của các thành phần tham gia.

3. Quy trình và chứng từ thanh toán tạm ứng

Bước 1: Nhân viên tập hợp tất cả chứng từ phát sinh có liên quan làm đề nghị thanh toán

Khi thực hiện xong công việc được giao, nhân viên sẽ tập hợp tất cả các chứng từ phát sinh có liên quan để làm đề nghị thanh toán xem tổng số tiền đã thực chi hết bao nhiêu

Bước 2: Kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn, chứng từ

Các chứng từ được nhân viên chuyển cho kế toán thanh toán kiểm tra, rà soát lại tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn, chứng từ

• Hóa đơn GTGT phải đảm bảo: tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp
• Những khoản chi không có hóa đơn thì phải lập bảng kê mẫu 01/TNDN (theo thông tư 78/2014/TT-BTC)
• Những hóa đơn tiếp khách thì phải có danh sách món ăn đi kèm

Bước 3: Kế toán trưởng kiểm tra ký duyệt

Kế toán thanh toán chuyển bộ chứng từ thanh toán tạm ứng cho kế toán trưởng kiểm tra lại và ký duyệt giấy đề nghị thanh toán

Bước 4: Giám đốc ký duyệt

Sau khi kế toán trưởng ký duyệt, kế toán thanh toán chuyển chứng từ để giám đốc ký

4. Thủ tục thanh toán tạm ứng

Căn cứ vào hóa đơn, chứng từ đã được ký duyệt đầy đủ, kế toán thanh toán lập giấy đề nghị hoàn ứng

Nếu cuối kỳ phát sinh số tạm ứng chi không hết thì:

• Có thể nhân viên hoàn ứng lại số tiền còn thừa (nếu vẫn phát sinh tạm ứng với đối tượng này)
• Hoặc có thể chuyển số dư sang kỳ sau để bù trừ tiếp

Nếu cuối kỳ phát sinh chi quá số tạm ứng thì:

• Có thể nhân viên tiếp tục xin tạm ứng vào kỳ sau (nếu vẫn phát sinh tạm ứng với đối tượng này)
• Hoặc có thể chuyển số dư sang kỳ sau để bù trừ tiếp.

Trên đây là ý kiến tư vấn của Hoatieu.vn. Mời bạn tham khảo một số bài viết hữu ích khác như:

• Mẫu giấy thanh toán tạm ứng
• Mẫu bảo lãnh tiền tạm ứng