KPI là gì? Phân loại KPI

Những người đang đi làm thường có một nỗi muộn phiền rất phổ biến đó là bị KPI "đuổi". Vậy KPI là gì?

Hoatieu.vn gửi đến bạn đọc bài viết KPI là gì? Phân loại KPI

1. KPI là gì?

KPI – Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng của công ty hay doanh nghiệp cá nhân. Mỗi bộ phận trong công ty sẽ có các chỉ số KPI khác nhau để đánh giá hiệu quả làm việc một cách khách quan của mỗi bộ phận đó.

Nói 1 cách đơn giản, tương tự như khi đi vào một phòng khám đa khoa, người ta sẽ tham vấn cho mình một loạt những test (thử máu, huyết áp, nhịp tim, X quang, nước tiểu, mắt, mũi, chân tay, thần kinh, vv…). Nếu ta khám hết, bác sỹ sẽ cho ta một loại kết quả thể hiện bằng những chỉ số định tính và định lượng. Tất cả những thông tin đó đều là KPI về tình trạng sức khỏe của chúng ta.

2. Phân loại KPI

Có rất nhiều tiêu chuẩn để phân loại KPI, không có tổ chức nào quy định cụ thể, quán triệt về cách thức phân chia KPI

Tùy vào mục tiêu và mục đích của công ty mà chúng ta có thể theo dõi và đề ra KPI bằng những cách khác nhau.

Hiện có 5 loại KPI chính đó là:

• KPI kinh doanh

KPI kinh doanh hỗ trợ đo lường kết quả của các mục tiêu kinh doanh dài hạn bằng cách theo dõi từng chỉ số kinh doanh của công ty, từ đó điều hướng giữa từng quy trình kinh doạn và xác định những lĩnh vực chậm tăng trưởng.

• KPI tài chính

KPI tài chính được giám sát bởi các lãnh đạo của bộ phận tài chính hay các tổ chức. Những chỉ số này sẽ cho thấy được công ty hoạt động có tốt hay không về cả phương diện tạo ra lợi nhuận và doanh thu.

• KPI tiếp thị

KPI nghĩa là gì? KPI tiếp thị giúp các đội ngũ tiếp thị theo dõi khả năng đạt thành công trên các kênh tiếp thị và thấy được đội ngũ tiếp thị có hoạt động tốt không trong việc tìm kiếm các khách hàng mới.

• KPI bán hàng

KPI bán hàng chính là các giá trị dùng để đo lượng bởi đội ngũ bán hàng nhằm theo dõi khả năng đạt được mục đích và mục tiêu từ số liệu bán hàng và giúp theo dõi kết quả cũng như múc tăng trưởng doanh thu hàng tháng. Đây là chỉ số cực kỳ quan trọng để đánh giá chất lượng của cả quy trình bán hàng, quy trình kinh doanh tổng thể.

• KPI quản lý dự án

KPI quản lý dự án thường được các nhà quản lý sử dụng để theo dõi phần trăm đạt được và tiến độ của các mục tiêu đề ra trước đó. Tổ chức, công ty sử dụng những số liệu này để xác định xem dự án có thành công và đáp ứng tốt yêu cầu không.

3. Xây dựng KPI

Sau đây là các bước xây dựng và thiết lập chỉ số KPI:

Bước 1: Đề xuất mục tiêu cụ thể cho KPI

Đây là bước quan trọng nhất trong việc xây dựng và thiết lập KPI. KPI cần phải liên kết trực tiếp với mục tiêu cốt lõi của doanh nghiệp.

Đồng thời, KPI cần phải diễn tả bằng những con số trực quan, cụ thể và đo lường được. Nó cần phải phát ánh một cách chiến lược những mục tiêu và hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai. Nhìn vào KPI, người ta có thể hình dung được tầm nhìn và phương thức, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai.

Bước 2: Chia sẻ KPI với các bên liên quan trong doanh nghiệp

KPI sẽ trở nên vô nghĩa, nếu như nó không được truyền đạt tới các bên liên quan trong doanh nghiệp. Nhân viên các phòng ban, người trực tiếp triển khai và thực hiện các hoạt động, cần phải là người nắm và hiểu rõ nhất tầm nhìn và chiến lược của công ty trong tương lai.

Nhưng truyền đạt không thôi là chưa đủ, KPI cần phải được diễn đạt một cách tường minh, rõ ràng và cụ thể. Thậm chí, bạn hoàn toàn có thể tham khảo những ý kiến đóng góp của nhân viên nhằm cải thiện KPI, khiến nó trở nên hiệu quả và thực tế hơn trong bối cảnh hiện tại của doanh nghiệp.

Bước 3: Review lại KPI hàng tuần hoặc hàng tháng

Thường xuyên kiểm tra hiệu suất công việc là một điều cần thiết để duy trì và phát triển mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra.

Thực tế cho thấy, không phải KPI nào doanh nghiệp đề ra cũng hoàn toàn đem lại hiệu quả tích cực cho doanh nghiệp. Và chỉ khi áp dụng vào thực tế, bạn mới nhận thấy sự bất cập trong những hoạt động mà bạn đã đề ra từ trước đó. Chính vì vậy, việc kiểm tra KPI là việc cần phải thực hiện thường xuyên.

Bước 4: Đảm bảo KPI đã đề ra phải mang tính thực tiễn

Bạn có thể áp dụng theo 5 bước dưới đây để đảm bảo KPI bạn đặt ra hoàn toàn phù hợp với thực tiễn doanh nghiệp:

• Review mục tiêu doanh nghiệp.
• Phân tích hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.
• Đề xuất KPI trong ngắn và dài hạn.
• Thảo luận đề xuất của bạn với các phòng ban khác.
• Review quá trình thực hiện và có những điều chỉnh phù hợp.

Bước 5: Điều chỉnh KPI phù hợp với những thay đổi của doanh nghiệp

Bước 6: Kiểm tra xem KPI đã đề xuất có thể thực hiện được hay không

4. Đánh giá KPI

Qua KPI, doanh nghiệp có thể đánh giá chất lượng, hiệu quả làm việc của nhân viên (có đạt các mục tiêu, chỉ số doanh nghiệp đề ra hay không?). KPI giúp các doanh nghiệp tối đa hóa lợi nhuận.

Ngoài ra, KPI còn có các tác dụng:

• Đảm bảo người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bản mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể.
• Các chỉ số đánh giá mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể do đó nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc.
• Việc sử dụng các chỉ số KPIs góp phần làm cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn…

5. BSC KPI

BSC là Balanced Scorecard (còn gọi là “Thẻ điểm cân bằng") được biết đến như là phương pháp và công cụ quản trị hữu hiệu nhất cho doanh nghiệp trong việc hoạch định, triển khai chiến lược và quản trị kết quả công việc. Đồng thời, BSC còn giúp nhà lãnh đạo đưa ra được những chiến lược chi tiết và cụ thể xuống từng nhân viên

KPIs - Key Performance Indicators sẽ là công cụ đo lường hiệu quả công việc của từng người. Qua đó, lãnh đạo có thể dễ dàng đánh giá năng lực và định hướng công việc cho nhân viên của mình. Hay nói cách khác, KPIs giúp chiến lược của ban lãnh đạo được thực hiện theo đúng định hướng và hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.

=> Một nhà lãnh đạo tài ba sẽ cần có các chiến lược lãnh đạo kết hợp song song với các chiến lược kinh doanh, nói cách khác đó chính là sự kết hợp hoàn hảo giữa hai công cụ BSC và KPIs.

6. KPI là gì trong sale

Trong sale, KPI - Key performance indicator là chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động của các nhân viên, bộ phận hay sự vận hành của cả công ty. Mỗi bộ phận trong công ty sẽ có những chỉ số KPI khác nhau. KPI đóng vai trò quan trọng trong sale, nó giúp đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên cũng như đo lường khả năng của cả bộ phận.

Nếu không có những con số thực, người quản lý sẽ rất khó nắm bắt được trình trạng bán hàng, hiệu quả làm việc của nhân viên và đưa ra các chiến lược tốt. Cách tốt nhất để đánh giá mức độ làm việc hiệu quả là áp dụng các chỉ số KPIs

KPI trong sale gồm:

• Số contacts mới
• Tỷ lệ chi phí bỏ ra để có được khách hàng mới
• Doanh số bán hàng theo địa điểm
• Giá của đối thủ
• Mức độ tương tác của khách hàng hiện tại
• Sự hài lòng của nhân viên
• Chỉ số đo lường sự hài lòng của khách hàng

Trên đây, Hoatieu.vn đã gửi đến bạn đọc các thông tin cần biết về KPI. Mời các bạn tham khảo các bài viết liên quan trong mục Là gì?, mảng Hỏi đáp pháp luật

Các bài viết liên quan:

• Cách lập bản thuyết minh báo cáo tài chính
• Những quy tắc nhường đường khi tham gia giao thông