Mẫu phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ

Việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, trung tâm lưu trữ nhà nước hoặc lưu trữ lịch sử đòi hỏi cá nhân, tổ chức phải tuân thủ các quy định chặt chẽ nhằm đảm bảo an toàn, bảo mật và quản lý hiệu quả tài liệu. Theo Thông tư 06/2025/TT-BNV, ban hành bởi Bộ Nội vụ, Mẫu phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ là biểu mẫu hành chính bắt buộc trong quy trình tra cứu và khai thác tài liệu.

Việc sử dụng đúng mẫu phiếu này không chỉ thể hiện sự nghiêm túc và chuyên nghiệp của người tra cứu mà còn giúp cơ quan lưu trữ nắm bắt thông tin đầy đủ, phục vụ nhanh chóng và đúng mục đích. Đây là bước quan trọng để đảm bảo việc khai thác tài liệu được thực hiện đúng quy định pháp luật, đồng thời góp phần bảo vệ giá trị và tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ quốc gia. Mời các bạn tham khảo và tải file trong bài viết dưới đây của Hoatieu.vn.

Căn cứ theo Phụ lục 5 Mẫu phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ ban hành kèm theo Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định như sau:

Mẫu phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ

Nội dung Mẫu phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ

Thủ tục phục vụ độc giả đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử được thực hiện như thế nào?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 21 Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định về thủ tục và trình tự phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử như sau:

- Độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ phải xuất trình một trong các giấy tờ sau: thẻ căn cước, thẻ Căn cước công dân, căn cước điện tử, hộ chiếu hoặc giấy tờ có dán ảnh do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp;

Trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.

- Đăng ký sử dụng tài liệu:

+ Trường hợp đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ trực tiếp tại phòng đọc, độc giả điền các thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ và cung cấp các văn bản liên quan về mục đích sử dụng, đối tượng ưu tiên. Mẫu Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phụ lục 5 Thông tư 06/2025/TT-BNV.

+ Trường hợp đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến, độc giả truy cập vào hệ thống theo tài khoản đã được cấp, tạo Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ và cung cấp các văn bản liên quan về mục đích sử dụng, đối tượng ưu tiên.

- Sau khi độc giả hoàn thành thủ tục đăng ký, lưu trữ lịch sử xem xét, phê duyệt Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả và cập nhật thông tin vào hệ thống hoặc Sổ đăng ký độc giả theo mẫu tại Phụ lục 6 Thông tư 06/2025/TT-BNV.

Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định như thế nào?

Căn cứ tại khoản 3 Điều 23 Luật Lưu trữ 2024 quy định về hình thức, thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ như sau:

Điều 23. Hình thức, thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ

[...]

3. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định như sau:

a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại lưu trữ hiện hành;

b) Người đứng đầu lưu trữ lịch sử quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại lưu trữ lịch sử. Đối với tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện quy định tại khoản 3 Điều 25 của Luật này, người đứng đầu lưu trữ lịch sử quyết định việc sử dụng sau khi có sự đồng ý của cơ quan tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ hoặc chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư.

4. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

5. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết khoản 1 và khoản 2 Điều này.

Như vậy, thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định như sau:

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại lưu trữ hiện hành;

- Người đứng đầu lưu trữ lịch sử quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại lưu trữ lịch sử. Đối với tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện quy định tại khoản 3 Điều 25 Luật Lưu trữ 2024, người đứng đầu lưu trữ lịch sử quyết định việc sử dụng sau khi có sự đồng ý của cơ quan tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ hoặc chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư.

Mời bạn đọc cùng tải về bản DOCX hoặc PDF để xem đầy đủ nội dung thông tin và chỉnh sửa chi tiết.

Mời các bạn tham khảo thêm các biểu mẫu khác trong chuyên mục Biểu mẫu của HoaTieu.vn.

• Báo cáo tổng kết công tác văn thư lưu trữ mới nhất 2025
• Thời hạn lưu trữ sổ sách chứng từ kế toán mới nhất
• Mẫu công văn báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ