Tự in chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là giấy tờ, văn bản, do cơ quan có thẩm quyền quy định theo mẫu, được cấp cho các cá nhân được khấu trừ khoản thuế thu nhập cá nhân thể hiện khoản thuế đã được khấu trừ tương ứng. Vậy quy định tự in chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân như thế nào?

Điều kiện cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tự in

Đối với cá nhân không ủy quyền quyết toán thuế, doanh nghiệp phải cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi cá nhân đó có yêu cầu.

Doanh nghiệp cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho cá nhân trong một số trường hợp cụ thể như sau:

- Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu doanh nghiệp trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ thuế cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

- Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: doanh nghiệp trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

Doanh nghiệp có đủ các điều kiện sau đây được tự in chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân để cấp cho cá nhân bị khấu trừ thuế:

1. Có tư cách pháp nhân;

2. Đã đăng ký thuế và có mã số thuế;

3. Có trang thiết bị máy tính và phần mềm bảo vệ;

4. Trong thời gian 01 năm trở về trước không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế từ 02 lần trở lên.

Trong đó, trang thiết bị máy tính và phần mềm bảo vệ phải đáp ứng được các điều kiện sau:

- Phải đảm bảo in được chứng từ khấu trừ thuế theo quy định, nội dung chứng từ khấu trừ thuế phải có đủ các chỉ tiêu theo mẫu chứng từ khấu trừ thuế chuẩn.

Mỗi số chứng từ khấu trừ thuế gồm 02 liên:

• Liên 1: Lưu tại doanh nghiệp trả thu nhập.
• Liên 2: Giao cho người bị khấu trừ tiền thuế.

Những nội dung đặc thù, biểu tượng của đơn vị có thể được đưa vào mẫu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Trường hợp doanh nghiệp trả thu nhập cần sử dụng chứng từ khấu trừ thuế in song ngữ thì in tiếng Việt trước, tiếng nước ngoài sau.

- Sau khi in chứng từ khấu trừ thuế, phần mềm phải tự đổ dữ liệu vào Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC).

- Phần mềm quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải được kết nối với phần mềm kế toán của đơn vị để đảm bảo đối chiếu thông tin trả thu nhập với chứng từ, hạch toán trên sổ sách kế toán liên quan.

- Phần mềm in chứng từ khấu trừ thuế phải được bảo vệ, chỉ có những người có trách nhiệm mới có quyền truy cập vào phần mềm để sử dụng, người có quyền truy cập vào phần mềm phải chịu trách nhiệm trước Pháp luật về những thông tin đã nhập và khai thác phần mềm quản lý.

Thành phần hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ tự in bao gồm:

- Công văn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ tự in (theo mẫu đính kèm Thông tư số 37/2010/TT-BTC);

- Mẫu chứng từ khấu trừ thuế dự kiến tự in​​​​​​​ (theo mẫu đính kèm Thông tư số 37/2010/TT-BTC);

- Giấy chứng nhận đăng ký thuế có xác nhận sao y bản chính của doanh nghiệp trả thu nhập;

- Giải pháp kỹ thuật in chứng từ khấu trừ từ máy tính. (Đáp ứng điều kiện về trang thiết bị máy tính và phần mềm bảo vệ nêu trên)

Nơi nộp hồ sơ: Cơ quan thuế trực tiếp quản lý.

Thời hạn giải quyết:

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ tự in hợp lệ của doanh nghiệp trả thu nhập, cơ quan thuế ra thông báo chấp thuận hay không việc đăng ký chứng từ khấu trừ thuế.

Sau đó, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo chấp thuận của cơ quan thuế, doanh nghiệp trả thu nhập phải Thông báo phát hành chứng từ khấu trừ tại trụ sở làm việc của mình. Thông báo phát hành chứng từ khấu trừ thuế phải nêu rõ về hình thức, kích thước, lô gô của mẫu chứng từ khấu trừ thuế.

Mời các bạn tham khảo thêm các bài viết khác trong mục Bảo hiểm của phần Hỏi đáp pháp luật.