Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội năm 2023

Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội. Khi người lao động nghỉ việc, người sử dụng lao động có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội. Việc chốt sổ được thực hiện thế nào? Cùng Hoatieu.vn tìm hiểu nhé.

Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội năm 2024 như thế nào? Hồ sơ chốt sổ bảo hiểm gồm những gì? HoaTieu.vn xin giải đáp những thắc mắc trên qua bài viết dưới đây. Mời các bạn tham khảo để hiểu rõ hơn về thủ tục này.

Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội 2024 ngắn gọn

- Khi nhân viên nghỉ việc, nhân viên báo và đưa sổ cho công ty (NSDLĐ) để chốt sổ.

- Đối với Công ty (NSDLĐ) cần: Báo giảm lao động, sau đó sẽ chốt sổ BHXH cần: Sổ BHXH của người lao động + Quyết định chấm dứt HĐLĐ + 01 công văn chốt sổ của đơn vị - mẫu D01b-TS.

1. Chốt sổ BHXH cho lao động là gì?

Theo Khoản 1 Điều 96 Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 ban hành ngày 20/11/2014 hiệu lực thi hành ngày 01/01/2016 thì sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật này.

Chốt sổ bảo hiểm xã hội là ghi quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp trên sổ bảo hiểm xã hội của người tham gia dừng đóng bảo hiểm xã hội tại một đơn vị. Việc này được thực hiện khi người lao động không còn làm việc ở công ty nữa, khi lao động nghỉ việc hoặc khi công ty ngừng hoạt động.

2. Trách nhiệm chốt sổ BHXH

Căn cứ theo Khoản 3 Điều 48 Bộ Luật Lao động 2019 quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động đây như sau:

Căn cứ theo Khoản 5 Điều 21 Luật BHXH năm 2014 quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động thì:

“Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật”

Như vậy, trách nhiệm chốt sổ Bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động (trừ trường hợp doanh nghiệp phá sản và nợ bảo hiểm nên không thể chốt sổ BHXH cho người lao động) vì vậy người lao động hay cá nhân không thể tự chốt sổ Bảo hiểm xã hội được.

Khi doanh nghiệp phá sản và không thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH, người lao động có thể liên hệ với cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp bạn đóng BHXH đề nghị xác nhận thời gian đóng BHXH đến thời điểm doanh nghiệp đã đóng BHXH cho bạn.

Trường hợp, công ty không chốt sổ BHXH, người lao động có thể liên hệ với Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội quận, huyện nơi công ty đặt trụ sở hoặc Thanh tra Sở Lao động-Thương binh và Xã hội để được can thiệp giúp đỡ chốt sổ.

3. Thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động 2024

Bước 1: Để chốt sổ BHXH cho người lao động 2024 doanh nghiệp cần thì bạn cần làm thủ tục báo giảm lao động tham gia BHXH đó.

Hồ sơ chuẩn bị cần có để báo giảm lao động:

• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-LT theo QĐ 595/QĐ-BHXH năm 2017 thay thế QĐ 959)
• Biên bản trả thẻ BHYT đối với trường hơp đơn vị đã nộp trước đó (nếu có)
• Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 bản/người)
• Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động

Hoàn thiện các hồ sơ trên rồi gửi cho cơ quan BHXH quản lý

Sau khi báo giảm BHXH thành công chúng ta tiến hành làm hồ sơ chốt sổ BHXH như sau:

Bước 2: Chốt sổ BHXH

Khi người lao động nghỉ việc tại công ty thì người sử dụng lao động (doanh nghiệp) phải tiến hành thủ tục chốt sổ cho người lao động tại công ty. Thủ tục để chốt sổ khá đơn giản, hồ sơ chốt sổ bhxh bao gồm:

1. Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 301, số lượng 2 bản
2. Tờ bìa sổ BHXH
3. Các tờ rời của sổ ( nếu có, trường hợp người lao động đã tham gia BHXH nhiều lần).
4. Đơn đề nghị của người tham gia theo mẫu D01-TS, số lượng 1 bản

Trong quá trình này thì người sử dụng lao động phải thanh toán hết số tiền đóng BHXH cho người lao động, nếu không thì quy trình sẽ dừng lại và BHXH sẽ mặc định người lao động còn tham gia BHXH tại công ty và số tiền đóng BHXH vẫn được BHXH cập nhật bình thường. Khi nào hoàn thành hồ sơ cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ tự trừ lại số tiền phải đóng.

4. Trình tự thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội 2022

– Bước 1: Người sử dụng lao động nộp toàn bộ hồ sơ đó tại tổ tiếp nhận hồ sơ của cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đơn vị đóng trụ sở nếu số bảo hiểm xã hội do cơ quan bảo hiểm cấp huyện trực tiếp thu. Nếu sổ bảo hiểm xã hội do cơ quan bảo hiểm xã hội cấp tỉnh trực tiếp thu thì nộp hồ sơ tại phòng tiếp nhận hồ sơ của cơ quan bảo hiểm xã hội cấp tỉnh.

Về hình thức gửi, người sử dụng lao động có thể gửi trực tiếp, gửi qua đường bưu điện hoặc gửi qua mạng trên cổng thông tin giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội theo quy định tại Khoản 3 Điều 96 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 và Quyết định số 08/2015/QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ năm 2015.

– Bước 2: Theo Điều 33 Quyết định số 595/QĐ-BHXH Cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ tiếp nhận hồ sơ, dữ liệu hồ sơ bảo hiểm (nếu có) nếu hồ sơ hợp lệ thì cơ quan bảo hiểm cấp huyện hoặc cấp tỉnh sẽ tiến hành giải quyết trường hợp đơn vị báo giảm lao động và xác nhận sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

– Bước 3: Nhận kết quả, căn cứ theo Tiết 1.5 Khoản 1 Điều 32 Quyết định số 595/QĐ-BHXH năm 2017, sau khi hoàn tất thủ tục đơn vị sử dụng lao động sẽ nhận kết quả như sau: Thông báo kết quả đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các loại bảo hiểm khác nếu có như bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn nghề nghiệp (theo mẫu C12-TS ban hành kèm Quyết định số 595/QĐ-BHXH năm 2017) trong mỗi tháng để kiểm tra, đối chiếu, nếu có sai lệch, cùng phối hợp với cơ quan BHXH để giải quyết, phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc bưu điện (nếu nhận kết quả qua bưu điện) để thông báo mã số bảo hiểm xã hội cho người lao động và trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Thời gian thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

• Thời gian giải quyết hồ sơ trong vòng 5 ngày làm việc đối với trường hợp báo giảm lao động.
• Đối với trường hợp chốt sổ bảo hiểm xã hội thì thời gian giải quyết là trong vòng 7 ngày làm việc.

5. Hình thức nộp hồ sơ chốt sổ BHXH

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp (tùy quận/huyện) tại cơ quan BHXH mà công ty đặt trụ sở chính. Thời hạn giải quyết hồ sơ báo chốt là 7 ngày kể từ ngày chốt sổ, khi chốt xong, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ gửi trả lại sổ BHXH và tờ rời sổ (nếu có) cho người lao động.

Có thể nộp hồ sơ qua mạng (nếu không đính kèm thẻ BHYT còn hạn), qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp (tùy quận huyện) tại cơ quan BHXH mà công ty đặt trụ sở chính. Thời gian giải quyết hồ sơ là 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

Lưu ý: Nếu thực hiện báo giảm và báo chốt cho người lao động luôn thì người sử dụng lao động chỉ cần nộp 2 loại hồ sơ này 1 lần, BHXH sẽ giải quyết 2 bước này nếu hồ sơ hợp lệ và đã thanh toán hết tất cả tiền đóng BHXH. Khi người lao động thôi việc tại công ty thì trong vòng 7 ngày phải nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH (chậm nhất là đến 30 ngày), nếu báo giảm và báo chốt sổ trễ hơn so với thời gian nghỉ thực tế thì sẽ bị truy thu lãi suất chậm nộp hồ sơ theo quy định của BHXH.

6. Một số câu hỏi liên quan khác về chốt sổ BHXH

6.1 Chốt sổ BHXH cần những thủ tục gì?

Khi chốt sổ bảo hiểm xã hội thì người lao động cần phải nắm được những thủ tục sau đây:

• Doanh nghiệp làm thủ tục báo giảm lao động tham gia BHXH đó
• Chuẩn bị hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội
• Nộp hồ sơ qua đường bưu điện hoặc trực tiếp tại cơ quan BHXH
• Trong vòng 14 ngày từ khi chốt sổ, cơ quan BHXH sẽ gửi trả lại sổ BHXH và tờ rời nếu có cho người lao động.

6.2 Có phải nộp sổ BHXH khi chốt sổ?

Thông thường khi làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội trong hồ sơ chốt sổ phải có tờ bìa sổ bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, đối với sổ bảo hiểm xã hội đã được cơ quan bảo hiểm xã hội rà soát in tờ rời tại đơn vị và được trả sổ thì khi NLĐ nghỉ việc, đơn vị lập hồ sơ báo giảm (mã hồ sơ điện tử 600a) và không cần nộp sổ cho cơ quan BHXH.

Căn cứ hồ sơ báo giảm, cơ quan BHXH sẽ in tờ rời xác nhận sổ của thời gian tiếp theo đến tháng dừng đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp tại đơn vị và chuyển theo hồ sơ 600a. Khi NLĐ đã chốt sổ nếu tham gia tiếp tại đơn vị sau đó mà tiếp tục nghỉ việc thì đơn vị lập hồ sơ báo giảm, đồng thời nộp hồ sơ chốt sổ kèm theo sổ BHXH của NLĐ (phiếu giao nhận hồ sơ 620) để cơ quan BHXH kiểm tra, rà soát thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp chưa hưởng và chốt sổ tiếp.

6.3 Tra cứu sổ BHXH đã chốt hay chưa như thế nào?

Để tra cứu quá trình tham gia BHXH, bạn truy cập vào đường dẫn sau: https://baohiemxahoi.gov.vn.

B 1 – 2 : Nhập tỉnh thành và cơ quan BHXH đã đăng ký tham gia bảo hiểm

B 3: Nhập quãng thời gian cần tra cứu

B 4: Nhập số chứng minh nhân dân

B 5: Nhập họ và tên người cần tra cứu và tích chon có dấu hoặc không dấu tương ứng

B 6: Nhập mã số BHXH của cá nhân cần tra cứu

B 7: Nhập số điện thoại nhận mã OTP và tích chọn vào ô “Tôi không phải người máy”

B 8: Kích chuột vào ô "Lấy mã OTP".

Sau đó tất cả thông tin liên quan đến bảo hiểm xã hội của bạn sẽ hiện ra. Bạn có thể biết được sổ BHXH mình đã chốt chưa thông qua việc tra cứu đó.

6.4 Chưa chốt sổ BHXH có đóng BHXH tại công ty mới được không?

Theo quy định tại điều 48 Bộ Luật lao động 2019 về nghĩa vụ chốt sổ BHXH của người sử dụng lao động đối với người lao động như sau :

Theo quy định này thì khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có nghĩa vụ chốt sổ, trả sổ BHXH. Nếu như không chốt sổ BHXH thì khi đi làm ở công ty mới sẽ không thể đóng mới cũng như đóng nối tiếp BHXH được.

Do đó, nếu muốn đi làm ở công ty mới mà không tiến hành chốt sổ BHXH ở công ty cũ thì bạn phải làm thủ tục hủy sổ BHXH ở công ty cũ trước khi làm thủ tục đóng BHXH ở công ty mới. Theo quy định tại Mục 5 Công văn số: 3663/BHXH-THU có quy định về thủ tục hủy sổ BHXH :

Sau khi làm thủ tục hủy sổ BHXH thì mới có thể đóng mới tại công ty mà bạn có dự định xin vào làm việc.

7. Công ty không chốt sổ BHXH làm thế nào?

Khi công ty không chốt sổ BHXH cho người lao động nghỉ việc thì phải làm thế nào?

Công ty không chốt sổ BHXH cho người lao động khi nghỉ việc sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại Khoản 1 Điều 11 Nghị định 28/2020/NĐ-CP:

Điều 11. Vi phạm quy định về sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng lao động

Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi: Trong đó có:

• Không thực hiện đúng quy định về thời hạn thanh toán các khoản về quyền lợi của người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động.
• Không hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật.

Với các mức phạt:

• Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;
• Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;
• Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;
• Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;
• Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

=> Công ty không chốt sổ BHXH cho người lao động sẽ bị xử phạt theo các mức trên tùy vào số lượng người lao động.

Khi công ty không chốt sổ BHXH, người lao động có thể thực hiện 1 trong các cách sau để bảo vệ quyền lợi của mình:

Người lao động thực hiện thủ tục khiếu nại.

Theo đó, việc khiếu nại về lao động được quy định tại Điều 15 Nghị định 24/2018/NĐ-CP như sau:

Người lao động khởi kiện tại Tòa án

=> Khi công ty không chốt sổ BHXH theo quy định thì người lao động có thể khiếu nại lần đầu đến chính người sử dụng lao động, lần 2 đến Chánh Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính. Nếu không giải quyết được các bạn có thể khởi kiện đến Tòa án.

Các trường hợp khiếu nại lần 2 hay khởi kiện tại Tòa án đều mất nhiều thời gian về thủ tục hành chính, để bảo vệ quyền lợi của mình, người lao động nên thỏa thuận và giải quyết ngay với người sử dụng lao động ở lần khiếu nại đầu tiên.

Hoa Tiêu vừa gửi đến bạn đọc các quy định về chốt sổ BHXH và cách thức xử lý khi công ty không chịu chốt sổ BHXH theo quy định của pháp luật. Chốt sổ BHXH là trách nhiệm của công ty liên quan đến quyền lợi của người lao động. Do đó, các bạn cần chú ý các quy định này để bảo vệ quyền lợi cho mình nhé.

Bài viết trên đây hi vọng đã giúp các bạn nắm chắc rõ Thủ tục chốt sổ BHXH năm 2023 trong lĩnh vực Bảo hiểm, bên cạnh đó xin gửi các bạn tham khảo thêm Mức đóng bảo hiểm xã hội năm mới nhất (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ), Mức đóng BHXH cho người nước ngoài mới nhất