Ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là gì?

Nhiều doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp mới thành lập hoặc có yếu tố nước ngoài, vẫn còn lúng túng trong việc lựa chọn ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Việc tuân thủ đúng quy định về ngôn ngữ không chỉ đảm bảo tính hợp pháp của hồ sơ mà còn giúp quá trình thẩm định, phê duyệt của cơ quan đăng ký kinh doanh diễn ra thuận lợi, nhanh chóng, tránh phát sinh sai sót hay tranh chấp sau này.

Bài viết này sẽ cung cấp thông tin rõ ràng, chính xác về ngôn ngữ bắt buộc phải sử dụng, các trường hợp dịch thuật hồ sơ sang tiếng Việt, cũng như lưu ý khi chuẩn bị giấy tờ có yếu tố song ngữ. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp các doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ đăng ký một cách đúng quy định và chuyên nghiệp nhất.

1. Ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là gì?

Căn cứ Điều 10 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp như sau:

- Các giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được lập bằng tiếng Việt.

- Trường hợp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có tài liệu bằng tiếng nước ngoài thì hồ sơ phải có bản dịch tiếng Việt công chứng kèm theo tài liệu bằng tiếng nước ngoài.

- Trường hợp giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài thì nội dung tiếng Việt được sử dụng để thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

2. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử phải bảo đảm các yêu cầu nào?

Căn cứ Điều 38 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử:

Điều 38. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử

1. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử bao gồm các giấy tờ theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Nghị định này được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng bản giấy.

2. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử phải bảo đảm các yêu cầu sau đây:

a) Có đầy đủ các giấy tờ và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định như hồ sơ bằng bản giấy và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử;

b) Các thông tin đăng ký doanh nghiệp được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp phải đầy đủ và chính xác theo các thông tin trong hồ sơ;

c) Có thông tin về số điện thoại, thư điện tử của người nộp hồ sơ được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;

d) Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử phải được ký số hoặc ký xác thực bởi người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc người được người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải kèm theo giấy tờ quy định tại Điều 12 Nghị định này được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử quy định tại khoản 9 Điều 3 Nghị định này.

3. Trường hợp hồ sơ được tiếp nhận trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp sau giờ hành chính hoặc vào ngày nghỉ, ngày lễ, Tết theo quy định thì thời hạn trả kết quả giải quyết thủ tục đăng ký doanh nghiệp quy định tại Nghị định này được tính từ ngày làm việc kế tiếp của ngày hồ sơ được tiếp nhận.

Theo quy định trên, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử phải bảo đảm các yêu cầu sau:

- Có đầy đủ các giấy tờ và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định như hồ sơ bằng bản giấy và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử

- Các thông tin đăng ký doanh nghiệp được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp phải đầy đủ và chính xác theo các thông tin trong hồ sơ

- Có thông tin về số điện thoại, thư điện tử của người nộp hồ sơ được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

- Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử phải được ký số hoặc ký xác thực bởi người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc người được người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải kèm theo giấy tờ quy định tại Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử quy định tại khoản 9 Điều 3 Nghị định 168/2025/NĐ-CP

3. Giấy tờ xác định nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là giả mạo gồm những gì?

Căn cứ Điều 68 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định xác định nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là giả mạo:

Điều 68. Xác định nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là giả mạo

1. Trường hợp có căn cứ xác định nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là giả mạo thì tổ chức, cá nhân liên quan gửi văn bản đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh để đề nghị thu hồi theo quy định.

Tổ chức, cá nhân đề nghị thu hồi có trách nhiệm cung cấp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh một trong các giấy tờ quy định tại khoản 2 Điều này. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị quy định tại khoản này, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xử lý theo quy định tại khoản 1 Điều 69 và khoản 2 Điều 71 Nghị định này.

2. Giấy tờ xác định nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là giả mạo bao gồm:

a) Bản sao hoặc bản chính văn bản trả lời của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc văn bản do cơ quan có thẩm quyền đó cấp bị giả mạo;

b) Bản sao hoặc bản chính văn bản trả lời của cơ quan công an về việc nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là giả mạo.

3. Trường hợp cần xác định nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là giả mạo, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh gửi văn bản kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đến cơ quan quy định tại điểm a và điểm b khoản 2 Điều này theo quy định của pháp luật về giám định tư pháp. Cơ quan quy định tại điểm a và điểm b khoản 2 Điều này có trách nhiệm trả lời bằng văn bản về kết quả xác định theo đề nghị của Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.

Theo quy định trên, giấy tờ xác định nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là giả mạo bao gồm:

- Bản sao hoặc bản chính văn bản trả lời của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc văn bản do cơ quan có thẩm quyền đó cấp bị giả mạo

- Bản sao hoặc bản chính văn bản trả lời của cơ quan công an về việc nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là giả mạo.

Mời các bạn tham khảo thêm nội dung Doanh nghiệp trong chuyên mục Hỏi đáp pháp luật của HoaTieu.vn.

• Mẫu đơn xin rút hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
• Mẫu giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp mới nhất 2025
• Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp