Hồ sơ thang bảng lương 2021

Hướng dẫn cách xây dựng thang bảng lương năm 2021. HoaTieu.vn xin chia sẻ mẫu hồ sơ thang bảng lương 2021. Mẫu hồ sơ thủ tục xây dựng thang bảng lương bao gồm những gì? Nộp ở đâu? Vào thời gian nào? Nếu không đăng ký thang bảng lương thì sẽ bị xử phạt như thế nào?.... Mời các bạn cùng đọc qua bài viết dưới đây để biết thêm chi tiết.

1. Thang bảng lương là gì?

Thang bảng lương là hệ thống các nhóm lương, ngạch lương và các bậc lương được thiết kế làm cơ sở trả lương cho người lao động. Tùy theo năng lực, mức độ phức tạp của công việc. Doanh nghiệp sẽ trả lương cho người lao động dựa trên thang bảng lương đã xây dựng.

2. Vì sao doanh nghiệp phải xây dựng thang bảng lương

Doanh nghiệp bắt buộc phải nộp thang bảng lương cho phòng lao động thương binh xã hội hàng năm

Xây dựng thang bảng lương thể hiện sự minh bạch trong việc trả lương cho nhân viên theo đúng năng lực. Lãnh đạo doanh nghiệp sẽ thuận lợi trong việc thương lượng trả lương cho nhân viên. Vì căn cứ vào thang bảng lương mỗi người lao động sẽ được trả theo đúng quy định và năng lực làm việc của mình. Từ đó, tạo động lực cho người lao động phấn đấu để đạt mức lương cao hơn và năng suất lao động cũng được tăng lên.

Thang bảng lương còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong hệ thống quản lý lao động trong công ty. Giúp nhà quản lý doanh nghiệp có thể quản lý chi phí lương cực kỳ hiệu quả.

3. Khi nào doanh nghiệp cần phải nộp thang bảng lương

- Những doanh nghiệp mới thành lập phải nộp hồ sơ thang bảng lương cho phòng Lao động Thương binh xã hội quận, huyện nơi Doanh nghiệp đóng địa bàn.

- Những DN đang hoạt động khi có sự thay đổi về mức lương phải xây dựng lại thang bảng lương để nộp nhé.

VD: Theo Nghị định 90/2019/NĐ-CP, mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động sẽ tăng lên từ ngày 1/1/2020. Nên các bạn nhớ là phải xây dựng và nộp lại cho phòng LĐTBXH nhé (Nếu DN bạn đang áp dụng mức lương tối thiểu vùng thấp hơn mức lương tối thiểu vùng 2020)

-> Nếu DN đang áp dụng mức lương bằng hoặc cao hơn mức lương năm 2020 nêu trên thì có thể ko cần phải nộp lại.

4. Mẫu hồ sơ xây dựng thang bảng lương mới nhất

1. Công văn đề nghị đăng ký hệ thống thang bảng lương (ghi rõ địa chỉ điện thoại người liên hệ)

2. Quyết định ban hành hệ thống thang, bảng lương;

3. Biên bản thông qua hệ thống thang bảng lương;

4. Bảng hệ thống thang, bảng lương;

5. Bảng quy định các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng;

6. Khai trình sử dụng lao động lần đầu hoặc định kỳ (nếu chưa nộp trước đó);

7. Quy chế lương, bảng phụ cấp (xây dựng để phục vụ cho công việc quyết toán thuế TNCN và đóng BHXH);

8. Văn bản xác nhận không có công đoàn cơ sở do Liên đoàn lao động ký đóng dấu (nếu không có tổ chức Công đoàn cơ sở);

Chú ý: Người lập mẫu biểu phải điền tên và số điện thoại và đi nộp trực tiếp kèm theo Giấy giới thiệu và CMND.

Lưu ý: Tại Nghị định 121/2018/NĐ-CP của Chính Phủ quy định kẻ từ ngày 01/11/2018: “Đối với doanh nghiệp sử dụng dưới 10 lao động được miễn thủ tục gửi thang lương, bảng lương, định mức lao động cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp” .

=> Doanh nghiệp được miễn không gửi thang lương, bảng lương, định mức lao động cho Phòng lao động nhưng vẫn phải xây dựng để lưu nội bộ tại đơn vị.

5. Hướng dẫn chi tiết cách lập hồ sơ thang bảng lương

4.1. Hệ thống thang bảng lương:

Căn cứ vào địa bản hoạt động của doanh nghiệp và đặc thù sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp xây dựng thang bảng lương theo chức danh, vị trí công việc và bậc lương phù hợp với doanh nghiệp mình.

(1) Bậc lương:

- Số lượng bậc lương phụ thuộc vào lựa chọn xây dựng của đơn vị, thường thì các doanh nghiệp hay xây dựng 10 bậc. Người lao động khi mới vào làm việc sẽ áp dụng bậc 1 và theo quy chế tăng lương của doanh nghiệp mỗi lần sẽ lên 1 bậc, các trường hợp đặc biệt có thể được nâng vượt bậc.

- Mức lương bậc 1 tại các nhóm phải yêu cầu thỏa mãn điều kiện:

+ Lao động đã qua đào tạo phải cao hơn ít nhất là 7% mức lương tối thiểu vùng;

+ Giữa các nhóm chức danh phải có sự chênh lệch lương tối thiểu 5%;

- Khoảng cách giữa 2 bậc lương liền kề phải đảm bảo khuyến khích người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ, tích lũy kinh nghiệp, phát triển tài năng nhưng ít nhất bằng 5%. Và các nhóm vị trí công việc sau cũng xây dựng tương tự, lấy bậc 1 làm gốc, các bậc tiếp theo trong cùng một nhóm vị trí công việc cao hơn ít nhất bằng 5% của bậc trước liền kề. (Theo hướng dẫn tại khoản 2 điều 7 nghị định 49/2013/NĐ-CP)

(2) Nhóm chức danh, vị trí công việc:

- Căn cứ vào chức danh, vị trí công việc thực tế tại doanh nghiệp các bạn, với những nhóm cùng chung một mức lương, các bạn có thể gộp chung vào một nhóm và hưởng mức lương như nhau.

Lưu ý:

- Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh đòi hỏi lao động qua đào tạo, học nghề (kể cả lao động do doanh nghiệp tự dạy nghề) phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định;

- Mức lương của công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 5%; công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương của công việc hoặc chức danh có độ phức tạp tương đương, làm việc trong điều kiện lao động bình thường;

- Mức lương tối thiểu vùng không báo gồm các loại phụ cấp và các khoản bổ sung;

4.2. Khai trình sử dụng lao động:

Trường hợp đơn vị chưa nộp Khai trình sử dụng lao động thì tại hồ sơ này đơn vị doanh nghiệp nộp bổ sung luôn.

- Đối với đơn vị mới thành lập phải thực hiện khai trình việc sử dụng lao động khi bắt đầu hoạt động.

- Báo cáo tình hình thay đổi về lao động 6 tháng đầu năm hoặc cuối năm.

IN HỒ SƠ: In hồ sơ làm 2 bộ, đóng quyển hồ sơ tất cả các tài liệu theo hướng dẫn và thứ tự như trên (không đóng công văn vào trong quyển hồ sơ), và đóng dấu giáp lai giữa các trang.

NỘP HỒ SƠ:

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại 1 trong các địa điểm:

- Phòng Lao động thương binh xã hội quận/huyện;

- Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả Văn phòng UBND quận/huyện;

LƯU Ý: Hiện nay một số P. Lao động thương binh xã hội nhận hồ sơ đăng ký thang bảng lương qua điện tử => Các đơn vị trước khi nộp hồ sơ đăng ký thang bảng lương liên hệ với P. Lao động thương binh xã hội trực thuộc để gửi hồ sơ.

6. Quy định xử phạt không đăng ký thang bảng lương

Mình xin trích quy định về Mức phạt không đăng ký thang bảng lương, không xây dựng thang bảng lương với sở LĐTBXH.

Kể từ ngày 25/11/2015 Theo khoản 5 điều 1 Nghị định 88/2015/NĐ-CP ban hành ngày 07/10/2015: Quy định về mức phạt về tiền lương cụ thể như sau:

1. Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không gửi thang lương, bảng lương, định mức lao động đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện theo quy định.

2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Không xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động hoặc xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động không đúng quy định pháp luật;

b) Sử dụng thang lương, bảng lương, định mức lao động không đúng quy định khi đã có ý kiến sửa đổi, bổ sung của cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện;

c) Không công bố công khai tại nơi làm việc thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng;

d) Không thông báo cho người lao động biết trước về hình thức trả lương ít nhất 10 ngày trước khi thực hiện.

3. Phạt tiền người sử dụng lao động có một trong các hành vi:

- Trả lương không đúng hạn;

- Trả lương thấp hơn mức quy định tại thang lương, bảng lương đã gửi cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện;

- Không trả hoặc trả không đủ tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc ban đêm, tiền lương ngừng việc cho người lao động theo quy định của pháp luật;

- Khấu trừ tiền lương của người lao động không đúng quy định của pháp luật;

- Trả lương không đúng quy định cho người lao động khi tạm thời chuyển người lao động sang làm công việc khác so với hợp đồng lao động, trong thời gian tạm đình chỉ công việc, trong thời gian đình công, những ngày người lao động chưa nghỉ hàng năm.

Mức phạt cụ thể như sau:

a) Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;

b) Từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;

c) Từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;

d) Từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;

đ) Từ 40.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.