Hướng dẫn viết hợp đồng ngoại thương bằng Tiếng Anh

Nội dung cơ bản của hợp đồng là những điều kiện mua bán mà các bên đã thỏa thuận. Ðể thương thảo hợp đồng được tốt, cần nắm vững các điều kiện thương mại quốc tế, chỉ một sự mơ hồ hoặc thiếu chính xác nào đó trong việc vận dụng điều kiện thương mại là có thể có hại đối với các bên ký hợp đồng. Sau đây Hoatieu.vn xin giới thiệu đến các bạn cách viết hợp đồng ngoại thương Tiếng Anh. Các điều kiện trong hợp đồng có thể linh hoạt thay đổi, nhưng cơ bản vẫn theo trình tự sau:

• Mẫu hợp đồng ngoại thương bằng Tiếng Anh
• Mẫu yêu cầu báo giá - Tiếng Anh
• Phiếu thu bằng tiếng Anh

1. Cách viết hợp đồng ngoại thương bằng Tiếng Anh

PHẦN MỞ ĐẦU

Hợp đồng mở đầu bằng chữ CONTRACT hay SALES CONTRACT, cách thứ nhất thông dụng hơn

Tiếp đó là số hợp đồng: No :.................

Ngày ký hợp đồng: Date : ....................
Tiếp theo là :

Ho Chi Minh city, S.Viêt Nam (Vị trí ký hợp đồng)

Giữa : Beetween

Công ty: company

Địa chỉ : address

Số điện thoại......Fax .....Tel.... Fax.....

Đại diện bởi ......chức vụ .....Presented by ...position ...

Sau đây gọi là bên bán: Hereinafter called "The Seller"

Và.....And

Công ty: company

Địa chỉ : address

Số điện thoại......Fax .....Tel.... Fax.....

Đại diện bởi ......chức vụ .....Presented by ...position ...

Sau đây gọi là bên mua: Hereinafter called "The Buyer"

Hai bên đồng ý ký vào hợp đồng này với các điều khỏan và điều kiện sau:

The two parties have agreed to sign this contract covering the following terms and conditions:

Ngoài ra, người ta cũng có thể dùng các câu sau :It has been matually agreed to the sale and purchase of ...on the terms and conditions as follows:

hoặc

Both sides have matually agreed to enter this contract on the following terms and conditions:

hoặc

It is mutually agreed that the Seller sells and the uyer buys commodities on the following terms and conditions:

PHẦN NỘI DUNG

Sau phần mở đầu là đi vào phần nội dung của hợp đồng:

Về cơ bản: Hợp đồng phải có các điều khoản sau :

1. Commodity: Tên thương mại của hàng hóa mua bán, phải ghi rõ xuất xứ hàng hóa, đối với các loại ngũ cốc thì còn có vụ mùa nào, loại nào

2. Quality (Specification): Ở đây ghi rõ chất lượng yêu cầu cụ thể đối với từng lọai hàng hóa.

Giữa 2 mục này và có thể nhiều mục khác có thể được gộp chung lại nhưng nhất thiết phải có.

Để rõ hơn ta có thể lấy ví dụ:

Gạo: Rice

Ta ghi như sau:

1. Commodity: Viet Nam long grain white rice

2. Quality:

• Moisture : 15% max -Độ ẩm
• Foreign matter : 5% max -Tạp chất
• Crop :2006-2007
• Brokens : 15% max

3. Quantity:

Ví dụ: 12,000 MTS 10 PCT more or less at buyer's option

Lưu ý: Để tạo điều kiện thuận lợi trong khi thực hiện hợp đồng thì Quyền chọn thuộc về bên thuê tàu .Lấy ví dụ mua điều kiện nhóm E,F THÌ QUYỀN CHỌN thuộc về người mua, còn nhóm C,D thì quyền chọn thuộc về ngưới bán. Lưu ý MTS luôn có s

4.Price (Giá):

USD 210/MT FOB Ho Chi Minh City port, Viet Nam (Incoterms 2000)

5. Shipment (Vận tải):

Ở điều khoản này lưu ý có được phép chuyển hàng thành nhiều lần không, có được phép chuyển tải hàng không? Ngày giao hàng? Và có chứng từ tài liệu gì cần gửi cho nhà nhập khẩu sau 1,2 ngày giao hàng để nhà nhập khẩu nắm tình hình hàng hóa? Ước lượng thời gian đến, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng

Ví dụ :

Time of shipment :Not later than November 9th,2007 (On or before November 9th,2007)
Partial shipment : Not allowed

• Transhipment: Not allowed
• Loading port: Ho Chi Minh city port in Viet Nam
• Destination port: Indonesia main port
• Notice of shipment: Within 2 day after the sailing date of carrying vessel to Indonesia, the Seller shall notyfy by cable to the Buyer the following informations:
• L/C number (L/C số)
• Name and Nationality of the vessel (Tên và quốc tịch của tàu)
• Port of loading (cảng bốc)
• Port of discharging (cảng dỡ hàng)
• Estimation (Expected) time of arrival at discharging port (Ước lượng (dự kiến) thời gian đến tại cổng dỡ)

6. Packing and Marking:

Phần này ta yêu cầu ghi quy cách đóng gói và mã hiệu.

Ví dụ:

Gạo:

Rice to be packed in new single pp bag of 50 KGs with buyer's mark, hand -sewn at mouth with jute twine thread suitable for rough, hadling and sea transportation. The seller will supply 0.2% of new bags, free of charge, not including quantity of bag shipped

Quần áo:

At Buyer's instructions N0.....signed by both parties dated 05 November 2007

Ngoài ra ta có thể ghi:

• Manufacture's standard:
• Export standard

7. Payment: Phần thanh toán

Phần này rất quan trọng ,nội dung đề cập đến hình thức thanh toán nào (Có các hình thức thanh toán sau: Nhờ thu collection ,trong nhờ thu thì có nhờ thu phiếu trơn -Clean collection hay nhờ thu trả tiền lấy chứng từ Document again payment D/P, nhờ thủ chấp nhận trả tiền lấy chứng từ Document again

Acceptance payment D/A; Chuyển tiền -Remitance ,chuyển tiền thì có chuyển tiền trước lấy hàng sau, hay Chuyển hàng rồi lấy tiền sau; Phương thức đổi chứng từ trả tiền CASH AGAIN DOCUMENTS CAD; Và cuối cùng là phuơng thức thanh toán tín dụng chứng từ letter of credit

Nếu là L/C thì là L/C trả ngay hay trả chậm, và thanh toán tại ngân hàng nào (Lưu ý ghi rõ chi nhánh), và chứng từ cần xuất trình để lấy hàng (Về phía nhà nhập khẩu ) và chứng từ cần xuất trình để lấy tiền (Về phía nhà xuất khẩu)

Cụ thể:

• Đồng tiền thanh toán:currency of payment
• Thời hạn thanh toán : Time of payment

Trả ngay Payment at sight ,trả chậm :usance payment, trả trước payment before or to be deposited

• Phương thức thanh toán
• Các chứng từ cần xuất trình để thanh toán:
• Hối phiếu (Bill of exchange)
• Các chứng từ gửi hàng:
• Vận đơn đường biển sạch (Clean bill of lading)
• Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance policy hay Insurance Certificate)
• Hóa đơn thuơng mại: Commercial invoice
• Giấy chứng nhận phẩm chất hàng hóa (Certificate of Quality)
• Giấy chứng nhận số lượng,trọng luợng hàng hóa (Certificate of Quantity)
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin)
• Giấy chứng nhận đóng gói bao bì (Packing list)
• Ngoài ra có thể còn giấy Giấy chứng nhận vệ sinh -sanitary certificate; Giấy chứng nhận Kiểm dịch thực vật phytosanitary certificate;Giấy kiểm dịch ản phẩm động vật : Animal products sanitary inspection certificate)

Ngoài ra còn có thể có:

• Thời gian mở L/C:
• Người thụ hưởng L/C: Tên
• Ngân hàng mở L/C:
• Ngân hàng thông báo:

Ví dụ :Nếu thanh tóan bằng CHUYỂN TIỀN:

By T/T in favour of ...người thụ hưởng to the account No ...through VCB HCM CITY BRANCH VIETNAM 21 days after receipt and control of complete shipping document by party B

• All original shipping documents must be delivered to party B latest 4 working days after sea shipment
• Shipping documents consist of:

Ví dụ thanh toán bằng L/C:

• By irrevocable L/C at sight in favour of ...,throgh the bank: Vietcombank Ho Chi Minh city branch Acocunt no...
• All banking charges in VietNam to be for the Seller's Acount. All banking charges outside VietNam to be for the Buyer's account
• Date of issue: Within 07 working days after the date of contract
• Date and place of Expiry: November 21st ,2007 at Benificiary's country
• issuing bank:
• Document required for negotiation:
• Full set (3/3) of "Clean on board" bill of lading consigned to the order of "ngân hàng thông báo" ,marked "Freight prepared" and notify the Buyer
• Original certificate of origin issued by Chamber of Commerce and Industry of Viet Nam
• Signed commercial invoice in origin :3 sets
• Packing list :1 sets
• Insurance policy

Điều khoản 8: Warranty

Bảo hành thường có trong các hợp đồng nhập khẩu máy móc. Đối với các hàng hóa thông thường, nếu người bán không bảo hành sẽ ghi:

Unless expressly stipulated on the face of this contract. Seller make no warranty or condition, or impliedly, as to the fitness suitability of the goods for any particular purpose

(Ngoại trừ những điều đã ghi trong hợp đồng này. Người bán không chịu trách nhiệm bảo hành về tình trạng hàng hóa, cũng như sự phù hợp của hàng hóa với mục đích sử dụng của khách hàng)

2. Mẫu hợp đồng ngoại thương bằng Tiếng Anh

CONTRACT

No:..................

Date:.............

BETWEEN:........ ......

Address:............ .....

Tel:..................................... Telex:...................................... Fax:.................

Represented by Mr........ ..........

Hereinafter called THE BUYER

AND:............................. .

Address:............. ....

Tel:..................................... Telex:....................................... Fax:......... ........

Represented by Mr.......... ........

Hereinafter called THE SELLER

The above parties hereby agreed that Seller shall sell and Buyer shall buy the following commodity with the following terms and conditions:

1/ COMMODITY: Vietnamese Rice Type Pearl

2/ SPECIFICATION:

* Moisture: 14.0% max.

* Foreign master: 0.5% max.

* Broken: 25.00% max.

* Whole grain: 40.00% min.

* Damaged kernel: 2.00% max.

* Chalky kernel: 8.00% max.

* Red kernel: 4.00% max.

* Immature kernel: 1.00% max.

* Milling degree: ordinary milled.

3/ QUANTITY: 20.000 MT (10% more or less at Buyer option)

4/ PACKING: in new single jute bags of 50 kgs net each

5/ SHIPMENT: 10.000 MT in October and 10.000 MT in November

6/ PRICE: USD195.000 MT FOB Saigon Port

7/ PAYMENT: By Irrevocable Letter of Credit at sight L/C

Buyer shall open an irrevocable Letter of Credit at sight L/C in favor of Vietcombank requiring the following documents for negotiation:

- Full set of commercial invoice

- Full set Clean on Board Bill of Lading

- Certificate of weight and quality issued by independent surveyor

- Certificate of origin

- Phytosanitary certificate

- Fummigation certificate

- Certificate of vessel's Hatch cleanliness

8/ PRE-SHIPMENT SURVEY: Buyer shall have right to pre-shipment survey of cargo.

9/ INSURANCE: To be converred by the Buyer.

10/ ARBITRATION: Any disputes, controversy or claim arising out of or relating to this contract or breach therefore, which can not amicably be settled by the parties hereto, shall be finally settled by Legal Solution in Singapore.

11/ LOADING TERMS

a- At the load port, the cargo is to be loaded at the rate of 1,000 metric tons (PWWDSHEXUU) per weather working days of 24 consecutive hours, Sunday and holiday excepted unless used. If the Notice of Readiness is presented before 12 hrs noon laytime to commence at 13 hrs the same day. If the Notice of Readiness is given after 12 hrs noon but before the close of office (17:00 hours) the laytime to commence from 8:00 AM on the next working day. Dunnage to be for Buyer/Shipowner's account.

b- Shore tally at the Seller's account and on board vessel tally at Buyer/Shipowner's account.

c- At load port, tax for cargo is to Seller's account

d- Dammurage/Despatch as per Charter party

e- All other terms as per Gencon Charter party

12/ APPLICABLE: This contract shall be governed by and construed according to the laws of The Republic of Singapore.

13/ FORCE MAJEURE: The Force Majeure (Exemption) Clause of The International Chamber of Commerce (ICC Publication No.412) is hereby incorporated in this contract.

14/ SURVEY: The supervision and survey of the Vietnamese White Rice at mills/stores quality, weight, quantity, number of bags, conditions of boxes and packing will be done by Vinacontrol in Vietnam, the cost thereof being to....'s account.

15/ OTHERS: The Trade Terms used herein shall be inpreted in accordance 1980 including its amendments.

This sales contract is done in Jakarta 23 Sep. 1993 in 04 (four) English originals, 02 (two) for each side.

SIGNED

Mời bạn đọc cùng tham khảo thêm tại mục Hợp đồng - Nghiệm thu - Thanh lý trong mục biểu mẫu nhé.