Mẫu thông báo tặng bánh Trung thu cho khách hàng, đối tác

….………., ngày… tháng… năm 20...

THÔNG BÁO
Về việc tặng bánh Trung thu cho Khách hàng, Đối tác
nhân dịp Tết Trung thu năm 20...

Kính gửi: Ban Tổng Giám đốc và các Phòng/Ban/Bộ phận thuộc Công ty ...

Nhằm tri ân sự tin tưởng, đồng hành và hợp tác của Quý Khách hàng, Quý Đối tác trong thời gian qua; đồng thời duy trì và phát triển mối quan hệ hợp tác lâu dài, Công ty ... tổ chức chương trình tặng bánh Trung thu nhân dịp Tết Trung thu năm 20....

Công ty thông báo kế hoạch triển khai chương trình cụ thể như sau:

1. Mục đích

Tri ân Khách hàng, Đối tác đã tin tưởng, đồng hành và hợp tác cùng Công ty trong thời gian qua.

Thắt chặt mối quan hệ hợp tác giữa Công ty với Khách hàng, Đối tác.

Thể hiện sự quan tâm, chuyên nghiệp và văn hóa doanh nghiệp của Công ty.

Gửi lời chúc tốt đẹp đến Khách hàng, Đối tác nhân dịp Tết Trung thu năm 20....

2. Đối tượng được tặng quà

Công ty thực hiện tặng bánh Trung thu cho các đối tượng sau:

Khách hàng đang có quan hệ giao dịch và hợp tác với Công ty;

Khách hàng trọng điểm, khách hàng có doanh số và mức độ hợp tác cao;

Khách hàng tiềm năng cần duy trì và phát triển quan hệ;

Đối tác kinh doanh, nhà cung cấp và các đơn vị đang hợp tác với Công ty;

Các khách hàng, đối tác khác do Ban Tổng Giám đốc xem xét và phê duyệt.

Danh sách cụ thể do Phòng Kinh doanh lập, tổng hợp và trình Tổng Giám đốc phê duyệt trước khi thực hiện.

3. Nội dung và định mức quà tặng

Căn cứ danh sách Khách hàng, Đối tác được phê duyệt, Công ty dự kiến thực hiện tặng quà như sau:

Mỗi phần quà gồm 01 hộp bánh Trung thu cao cấp và thiệp chúc mừng Trung thu của Công ty.

Chủng loại, thương hiệu và quy cách bánh Trung thu được lựa chọn phù hợp với ngân sách được phê duyệt và hình ảnh của Công ty.

4. Thời gian thực hiện

Chương trình tặng bánh Trung thu được thực hiện từ ngày …/…/20... đến ngày …/…/20....

Các đơn vị liên quan chủ động sắp xếp việc trao tặng, đảm bảo quà được gửi đến Khách hàng, Đối tác trước hoặc trong dịp Tết Trung thu năm 20....

5. Hình thức trao tặng

Tùy theo điều kiện thực tế, Công ty thực hiện trao tặng theo các hình thức:

Đại diện Công ty trực tiếp đến thăm và trao quà;

Gửi quà đến địa chỉ của Khách hàng, Đối tác;

Gửi qua đơn vị vận chuyển đối với Khách hàng, Đối tác ở ngoài khu vực Thành phố Hồ Chí Minh;

Các hình thức khác phù hợp với tình hình thực tế.

Việc trao tặng phải đảm bảo lịch sự, trang trọng, đúng đối tượng và phù hợp với hình ảnh của Công ty.

6. Kinh phí thực hiện

Tổng kinh phí dự kiến thực hiện chương trình là:……………………………

(Bằng chữ: …………………………………………………..).

Nguồn kinh phí thực hiện: ……………………………………………………

Ngoài chi phí mua bánh Trung thu, ngân sách trên có thể được sử dụng cho các chi phí hợp lý liên quan đến việc đóng gói, thiệp chúc mừng và vận chuyển quà tặng.

Mọi khoản chi phải đảm bảo nằm trong phạm vi ngân sách được Tổng Giám đốc phê duyệt và tuân thủ quy định tài chính, mua sắm của Công ty.

7. Phân công thực hiện

7.1. Phòng Kinh doanh

Lập danh sách Khách hàng, Đối tác được tặng quà.

Phân loại đối tượng và đề xuất định mức quà tặng.

Chủ động liên hệ với Khách hàng, Đối tác để thống nhất thời gian và địa điểm trao quà.

Phối hợp với Phòng Hành chính - Nhân sự trong việc nhận và phân bổ quà.

Theo dõi, xác nhận tình trạng giao nhận quà.

Tổng hợp kết quả và báo cáo Ban Tổng Giám đốc sau khi hoàn thành chương trình.

7.2. Phòng Hành chính - Nhân sự

Thực hiện đặt mua bánh Trung thu theo danh sách và ngân sách được phê duyệt.

Kiểm tra số lượng, chất lượng, mẫu mã và tình trạng bánh khi nhận hàng.

Chuẩn bị hộp quà, thiệp chúc mừng và các vật phẩm đi kèm.

Phối hợp đóng gói và bàn giao quà cho Phòng Kinh doanh.

Thực hiện lưu trữ hồ sơ, chứng từ liên quan theo quy định.

7.3. Phòng Tài chính - Kế toán

Kiểm tra ngân sách và hồ sơ đề nghị thanh toán.

Thực hiện thanh toán chi phí mua quà và các chi phí liên quan theo quy định.

Kiểm tra hóa đơn, chứng từ hợp lệ.

Thực hiện hạch toán và lưu trữ chứng từ theo quy định của Công ty.

7.4. Các Phòng/Ban/Bộ phận liên quan

Có trách nhiệm phối hợp thực hiện chương trình theo phân công của Ban Tổng Giám đốc, đảm bảo chương trình được triển khai đúng kế hoạch và ngân sách được phê duyệt.

8. Tổ chức thực hiện

Trưởng các Phòng/Ban/Bộ phận và các cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm triển khai thực hiện nội dung Thông báo này.

Trong trường hợp phát sinh việc bổ sung đối tượng nhận quà, thay đổi định mức hoặc phát sinh chi phí vượt ngân sách, các đơn vị phải báo cáo Tổng Giám đốc xem xét và phê duyệt trước khi thực hiện.

Thông báo này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Đề nghị các Phòng/Ban/Bộ phận và cá nhân có liên quan nghiêm túc thực hiện.

Trân trọng./.

Nơi nhận:

Ban Tổng Giám đốc;

Phòng Kinh doanh;

Phòng Hành chính - Nhân sự;

Phòng Tài chính - Kế toán;

Các Phòng/Ban/Bộ phận liên quan;

Lưu: VT, HCNS.

TỔNG GIÁM ĐỐC
CÔNG TY …………………….

(Đã ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

………………………….