Thời gian sử dụng của sổ bảo hiểm xã hội kéo dài trong bao lâu?

Sổ bảo hiểm xã hội là căn cứ pháp lý quan trọng để ghi nhận quá trình tham gia và hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội của người lao động. Theo quy định hiện hành, sổ bảo hiểm xã hội có giá trị sử dụng lâu dài trong suốt thời gian người lao động còn tiếp tục tham gia BHXH bắt buộc hoặc tự nguyện. Thông tin trên sổ sẽ được cập nhật liên tục khi người lao động có sự thay đổi về đơn vị công tác, mức đóng hoặc chế độ được hưởng. Sau khi nghỉ hưu, người lao động vẫn cần giữ sổ để làm căn cứ giải quyết chế độ hoặc đối chiếu khi cần thiết. Bài viết này sẽ giúp người tham gia BHXH hiểu rõ hơn về thời hạn sử dụng và tầm quan trọng của sổ bảo hiểm xã hội.

1.  Thời gian sử dụng của sổ bảo hiểm xã hội kéo dài trong bao lâu?

Căn cứ vào Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định sổ bảo hiểm xã hội như sau:

Điều 25. Sổ bảo hiểm xã hội

1. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động, trong đó chứa đựng thông tin cơ bản về nhân thân, ghi nhận việc đóng, hưởng, giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội và các thông tin cần thiết khác có liên quan.

2. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp bằng bản điện tử, bản giấy và có giá trị pháp lý như nhau.
Chậm nhất là ngày 01 tháng 01 năm 2026, thực hiện cấp sổ bảo hiểm xã hội bằng bản điện tử; sổ bảo hiểm xã hội bằng bản giấy được cấp khi người tham gia bảo hiểm xã hội yêu cầu.

3. Dữ liệu về sổ bảo hiểm xã hội được cập nhật chính xác, kịp thời, đối chiếu thông tin và quản lý theo quy định.

4. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Theo đó, sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động, trong đó chứa đựng thông tin cơ bản về nhân thân, ghi nhận việc đóng, hưởng, giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội và các thông tin cần thiết khác có liên quan.

Do đó, mỗi người chỉ có một sổ bảo hiểm xã hội duy nhất, sử dụng xuyên suốt trọn đời và không cần phải gia hạn.

Người lao động đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc bao lâu thì có sổ bảo hiểm xã hội?
Căn cứ vào Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định như sau:

Điều 28. Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội và cấp sổ bảo hiểm xã hội

1. Người sử dụng lao động có trách nhiệm kê khai và nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc của người lao động theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 27 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

2. Đối tượng quy định tại điểm m và điểm n khoản 1 Điều 2 của Luật này nếu tự nộp thì nộp hồ sơ là tờ khai quy định tại điểm b khoản 1 Điều 27 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.

3. Người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện nộp hồ sơ quy định tại khoản 3 Điều 27 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

4. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định, cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm cấp sổ bảo hiểm xã hội; trường hợp không cấp sổ bảo hiểm xã hội thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Theo đó, đối tượng đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội xã bắt buộc có trách nhiệm kê khai và nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc cho cơ quan bảo hiểm xã hội trong thời hạn là 30 ngày kể từ ngày đối tượng đó thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.

Trong thời hạn là 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định, cơ quan cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm cấp sổ bảo hiểm xã hội; trường hợp không cấp sổ bảo hiểm xã hội thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

2. Trường hợp một người có hai sổ bảo hiểm xã hội thì có cần phải gộp lại không?

Căn cứ vào Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành được sửa đổi bởi khoản 72 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020 có từ bị thay thế bởi khoản 4 Điều 1 Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023 quy định như sau:

Điều 46. Nội dung ghi trên sổ BHXH và gộp sổ BHXH

Nội dung ghi trên sổ BHXH và gộp sổ BHXH đối với một người có từ 2 sổ BHXH trở lên được quản lý theo Điều 33b.

[...]

2. Gộp sổ BHXH và hoàn trả

Trường hợp một người có từ 2 sổ BHXH trở lên đề nghị gộp sổ BHXH, cán bộ Phòng/Tổ Quản lý Thu - Sổ, Thẻ thực hiện kiểm tra, đối chiếu nội dung đã ghi trên các sổ BHXH và cơ sở dữ liệu; lập Danh sách đề nghị gộp sổ BHXH (Mẫu C18-TS) chuyển cán bộ Phòng/Tổ Quản lý Thu

- Sổ, Thẻ thực hiện:

+ Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH không trùng nhau: Thực hiện gộp quá trình đóng BHXH của các sổ BHXH trên cơ sở dữ liệu; hủy mã số sổ BHXH đã gộp.

+ Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH trùng nhau: lập Quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS) để hoàn trả cho người lao động theo quy định tại Điểm 2.3 Khoản 2 Điều 43.

3. Người lao động có sổ BHXH bảo lưu quá trình đóng kể cả do BHXH Bộ Quốc phòng, Bộ Công an cấp, đăng ký tham gia tiếp hoặc giải quyết chế độ. Phòng/Tổ quản lý thu có trách nhiệm cập nhật dữ liệu, đối chiếu nội dung đã ghi trên sổ BHXH với dữ liệu quá trình đóng do BHXH Bộ Quốc phòng, BHXH Công an nhân dân cung cấp.

4. Sổ BHXH của người lao động di chuyển đơn vị đóng được chuyển toàn bộ quá trình thời gian đã đóng đến đơn vị mới để ghi quá trình đóng tiếp.

5. Thẩm quyền ký trên sổ BHXH

5.1. Giám đốc BHXH tỉnh, huyện quét chữ ký trong phần mềm để in sổ BHXH.

5.2. Giám đốc BHXH tỉnh, huyện chịu trách nhiệm về việc quản lý con dấu theo quy định hiện hành của BHXH Việt Nam.”

Theo đó, người có từ hai sổ bảo hiểm xã hội trở lên cần phải làm thủ tục gộp sổ thành một sổ bảo hiểm xã hội duy nhất.

Mời các bạn tham khảo thêm nội dung Bảo hiểm trong chuyên mục Hỏi đáp pháp luật của HoaTieu.vn.