Hóa đơn thay thế có cần gửi Mẫu 04 không?

Hóa đơn thay thế có cần gửi Mẫu 04 không? Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp do không kiểm tra kĩ nên sẽ mắc phải các sai sót trong quá trình lập hóa đơn điện tử. Vậy trong những trường hợp như vậy, thì doanh nghiệp có bắt buộc phải gửi thông báo sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế không, Hoatieu.vn xin giải đáp thắc mắc này tại đây để các bạn cùng nắm rõ.

1. Hóa đơn thay thế là gì?

Hóa đơn thay thế hay hóa đơn điện tử thay thế là loại hóa đơn được dùng để thay thế cho các hóa đơn điện tử đã được lập trước đó những lại có sai sót về thông tin của số lượng hàng hóa, đơn giá, tên hàng, mã số thuế,... 

2. Hóa đơn thay thế có cần gửi Mẫu 04 không?

Theo hướng dẫn tại Mục 2 Công văn 1647/TCT-CS năm 2023 quy định xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót như sau:

Theo đó, đối với hóa đơn thay thế được lập trong trường hợp sau đây thì doanh nghiệp không phải gửi Mẫu 04 cho cơ quan thuế:

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót như mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.

Trong trường hợp này người bán lựa chọn lập hóa đơn thay thế mới. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

*Nếu có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận về sai sót hóa đơn trước thì việc lập hóa đơn thay thế mới được thực hiện sau khi người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.

Mặt khác, đối với các trường hợp lập hóa đơn thay thế dưới đây sẽ phải gửi mẫu 04 cho cơ quan thuế bao gồm:

• Hóa đơn điện tử thay thế được lập khi hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót.
• Hóa đơn điện tử thay thế được lập khi hóa đơn đã lập theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP; Nghị định 04/2014/NĐ-CP; và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính có sai sót.

3. Các trường hợp phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc gửi mẫu 04/SS-HĐĐT hay không được quy định như sau:

Trường hợp 1, nếu doanh nghiệp phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót mà chọn việc hủy hóa đơn sai sót thì phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế và lập hóa đơn mới.

Trường hợp 2, nếu doanh nghiệp phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót mà chọn việc lập hóa đơn thay thế thì không phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế.

4. Mẫu hóa đơn thay thế - Mẫu số 04/SS-HĐĐT

Mẫu 04/SS-HĐĐT: Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót được ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.

• Mời bạn cùng tham khảo và tải về mẫu chuẩn Tại đây

Trên đây, Hoatieu.vn giải đáp thắc mắc về Hóa đơn thay thế có cần gửi Mẫu 04 không? Ngoài ra, mời các bạn đọc cùng tham khảo các bài viết liên quan tại mục Hành chính, mảng Hỏi đáp pháp luật.

• Mức đóng lệ phí trước bạ 2026 theo quy định mới
• Lệ phí trước bạ ô tô mới nhất 2026