Điểm mới về thể thức kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo Nghị định 30

Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Nghị định 09/2010/NĐ-CP và các Thông tư hướng dẫn

Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư

1. Hình thức văn bản

Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định có 4 hình thức văn bản bao gồm:

1. Văn bản quy phạm pháp luật

2. Văn bản hành chính

3. Văn bản chuyên ngành

4. Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định có 3 hình thức văn bản bao gồm:

1. Văn bản quy phạm pháp luật

2. Văn bản hành chính

3. Văn bản chuyên ngành

2. Tên loại văn bản hành chính

Nghị định 09/2010/NĐ-CP quy định có: 32 tên loại văn bản hành chính như: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án...

* Tên loại văn bản: Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định có 29 loại hình thức văn bản hành chính, so với Nghị định 110/2004/NĐ-CP bổ sung thêm 01 loại văn bản là Phiếu báo. 04 loại văn bản mang tính chất của văn bản chuyên ngành không được quy định tại Nghị định bao gồm: Bản cam kết, Giấy đi đường, Giấy chứng nhận, giấy biên nhận hồ sơ, các hình thức văn bản này do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Mực ký văn bản

Khoản 5 Điều 10 Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.

quy định mực ký văn bản màu xanh.

Phông chữ

Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Thông tư 01/2011/TT-BNV chỉ quy định Phông chữ Times New Roman.

Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định Đối với văn bản điện tử, văn bản giấy sử dụng thống nhất phông chữ Times New Roman “màu đen”.

Cách đánh số trang văn bản

Điểm g, Khoản 2 Điều 15 Thông tư 01/2011/TTBNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính quy định Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) bằng chữ số Ảrập.

Số trang được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản.

Căn cứ ban hành văn bản (áp dụng đối với Quyết định, Nghị quyết, Quy định, Quy chế)

Khoản 2 Điều 11 Thông tư 01/2011/TT-BNV nội dung văn bản (trong đó có căn cứ ban hành văn bản) được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng.

Điểm a khoản 6 Mục II Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định cách trình bày căn cứ văn bản hành chính (đối với Quyết định và Nghị quyết) thống nhất với cách trình bày căn cứ văn bản quy phạm pháp luật: Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ in nghiêng, cuối 7 dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.)

Chữ ký, dấu của cơ quan, tổ chức

Vị trí, hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức Điều 13 Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định về vị trí, hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức cụ thể: Hình ảnh, vị trí chữ ý số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của con dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.

Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO:8601)

Giống Thông tư số 01/2011/TT-BNV

Không hiển thị thông tin

Vị trí, hình ảnh chữ ký, dấu của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo

Đối với văn bản giấy: Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV: Ký, đóng dấu lên văn bản kèm theo

Không ký, đóng dấu lên văn bản kèm theo đối với văn bản giấy và văn bản điện tử cùng tệp tin (file). Ký số của cơ quan, tổ chức lên văn bản kèm theo đối với văn bản điện tử khác tệp tin (file).

4. Về trách nhiệm trong việc soạn thảo và ký ban hành văn bản

Khoản 1, khoản 2 Điều 9 Nghị định 09/2010/NĐ-CP quy định:

- Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.

- Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật”.

Khoản 1 Điều 10 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP quy định: Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.

Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định bổ sung thêm trách nhiệm của chuyên viên soạn thảo văn bản và trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc ký văn bản, cụ thể như sau: Khoản 4 Điều 10 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: Cá nhân được giao nhi ệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.

Khoản 5 Điều 13 quy định: Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

Khoản 1, Điều 12 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản.

Khoản 2, Điều 12 quy định: Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

5. Ký thừa ủy quyền

Khoản 3 Điều 10 Nghị định 09/2010/NĐ-CP quy định: Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ký thừa uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa uỷ quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức uỷ quyền.

Khoản 3 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.

6. Ký thay

chưa quy định

Ký thay trong trường hợp khuyết cấp trưởng Khoản 1 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

7. Ký thừa lệnh

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP chưa quy định.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

Khoản 1 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chứ