Quyết định 147/QĐ-UBDT Quy chế sử dụng Hệ thống thư điện tử 2016

Quyết định 147/QĐ-UBDT Quy chế sử dụng Hệ thống thư điện tử 2016

Ngày 05/04/2016, Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc đã ký Quyết định 147/QĐ-UBDT về việc ban hành Quy chế sử dụng Hệ thống thư điện tử của Ủy ban Dân tộc (UBDT). Theo Quyết định, Quy chế này áp dụng cho tất cả các Vụ, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động (CCVC) của UBDT trong quá trình khai thác và sử dụng Hệ thống thư điện tử của UBDT phục vụ công tác chuyên môn; mỗi Vụ, đơn vị được cấp một hộp thư chung và mỗi CCVC thuộc UBDT đều được cung cấp một hộp thư điện tử cá nhân.

• Công văn 2402/BTC-TCT năm 2016 hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử
• Quyết định 384/QĐ-TCHQ năm 2016 Quy chế trao đổi thông tin tờ khai hải quan điện tử
• Thông tư 59/2015/TT-BCT Quản lý hoạt động thương mại điện tử qua ứng dụng trên thiết bị di động

QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CỦA ỦY BAN DÂN TỘC

BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM ỦY BAN DÂN TỘC

Căn cứ Nghị định số 84/2012/NĐ-CP ngày 12 tháng 10 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban Dân tộc;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;

Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;

Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Xét đề nghị của Giám đốc Trung tâm Thông tin,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế sử dụng Hệ thống thư điện tử của Ủy ban Dân tộc.

Điều 2. Quyết định này thay thế Quyết định số 207/QĐ-UBDT ngày 28/8/2012 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc và có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban, Giám đốc Trung tâm Thông tin và Thủ trưởng các Vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY CHẾ
SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CỦA ỦY BAN DÂN TỘC

(Ban hành kèm theo Quyết định số 147/QĐ-UBDT ngày 05/4/2016 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi Điều chỉnh

Quy chế này quy định việc tổ chức, quản lý, duy trì và sử dụng Hệ thống thư điện tử của Ủy ban Dân tộc.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng cho tất cả các Vụ, đơn vị (gọi tắt là đơn vị) và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động (gọi tắt là CCVC) của Ủy ban Dân tộc, các cơ quan, đơn vị được Ủy ban Dân tộc cung cấp thư điện tử trong quá trình khai thác và sử dụng Hệ thống thư điện tử của Ủy ban Dân tộc phục vụ công tác chuyên môn.

Điều 3. Hệ thống thư điện tử của Ủy ban Dân tộc

1. Hệ thống thư điện tử của Ủy ban Dân tộc là một hệ thống thông tin dưới dạng thư điện tử qua mạng máy tính, mạng tin học diện rộng, được xây dựng nhằm phục vụ các đơn vị và CCVC gửi, nhận thông tin trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.

2. Hệ thống thư điện tử của Ủy ban Dân tộc do Trung tâm Thông tin là đơn vị đầu mối quản lý, quản trị kỹ thuật các dịch vụ và duy trì hoạt động trên hệ thống máy chủ đặt tại Trung tâm Thông tin.

3. Hệ thống thư điện tử của Ủy ban Dân tộc được kết nối với mạng Internet, thiết lập tuân theo chuẩn chung để kết nối với các hệ thống thư điện tử của Chính phủ, các Bộ, ngành và các hệ thống thư điện tử thông dụng khác.

Chương II

TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CỦA ỦY BAN DÂN TỘC

Điều 4. Định dạng chung địa chỉ hộp thư điện tử

Hệ thống thư điện tử của Ủy ban Dân tộc được đặt tên có dạng tên@cema.gov.vn; mỗi đơn vị, CCVC chỉ được cấp một hộp thư điện tử và định dạng như sau:

a) Hộp thư điện tử của cơ quan Ủy ban Dân tộc và của các đơn vị thuộc Ủy ban Dân tộc:

<Tên đơn vị >@cema.gov.vn

b) Hộp thư điện tử cá nhân của CCVC thuộc Ủy ban Dân tộc:

<Tên người sử dụng >@cema.gov.vn

c) Hộp thư điện tử của các Ban Dân tộc các tỉnh, thành trực thuộc Trung ương:

<Tên đơn vị >@cema.gov.vn

Điều 5. Lưu trữ, quản lý danh bạ thư điện tử

1. Mọi thông tin về các đơn vị, CCVC khi đăng ký sử dụng Hệ thống thư điện tử của Ủy ban Dân tộc được Trung tâm Thông tin tạo lập và cung cấp, có tính bảo mật cao, được lưu trữ trên máy chủ đặt tại phòng máy chủ do Trung tâm Thông tin quản lý.

2. Các đơn vị thuộc Ủy ban Dân tộc có trách nhiệm rà soát danh bạ thư điện tử của đơn vị mình và cung cấp cho Trung tâm Thông tin để tiến hành cập nhật danh bạ thư điện tử mỗi quý một lần.

3. Các Ban Dân tộc các Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm theo dõi thường xuyên hộp thư điện tử của Đơn vị mình khi được cấp, định kỳ báo cáo Trung tâm Thông tin việc sử dụng khai thác hộp thư điện tử của đơn vị mình mỗi quí một lần.

Điều 6. Quy trình cấp mới, thay đổi, hủy bỏ, tạm khóa hộp thư điện tử

1. Quy trình cấp mới Hộp thư điện tử:

a) Đối với hộp thư điện tử của các đơn vị, Trung tâm Thông tin tạo lập hộp thư điện tử cho các đơn vị và thông báo bằng văn bản cho các đơn vị. Các đơn vị chịu trách nhiệm về hộp thư của đơn vị mình kể từ ngày nhận được thông báo của Trung tâm Thông tin; sau khi Trung tâm Thông tin cung cấp địa chỉ hộp thư và mật khẩu ban đầu, các cá nhân sử dụng thư điện tử phải có trách nhiệm đổi mật khẩu đầu tiên được cấp và chịu trách nhiệm bảo mật về mật khẩu của mình;

b) Đối với hộp thư điện tử của CCVC: Các đơn vị gửi danh sách CCVC thuộc quyền quản lý của đơn vị mình về Trung tâm Thông tin. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của đơn vị, Trung tâm Thông tin tạo lập hộp thư điện tử cho các CCVC và thông báo lại cho đơn vị biết bằng văn bản.

2. Quy trình thay đổi, hủy bỏ, tạm khóa Hộp thư điện tử:

a) Đối với hộp thư điện tử của đơn vị: Trung tâm Thông tin thay đổi, hủy bỏ hộp thư điện tử của đơn vị sau 02 ngày nhận được thông báo bằng văn bản về việc đổi tên đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ mới hoặc giải thể đơn vị;

b) Đối với hộp thư điện tử của CCVC: Trung tâm Thông tin thay đổi, hộp thư điện tử của CCVC sau khi CCVC chuyển công tác sang đơn vị khác thuộc Ủy ban Dân tộc; Trung tâm Thông tin hủy bỏ hộp thư điện tử của CCVC sau khi có Quyết định nghỉ việc hoặc chuyển sang đơn vị khác không thuộc Ủy ban Dân tộc và công văn yêu cầu hủy bỏ của lãnh đạo đơn vị quản lý CCVC thông báo cho Trung tâm Thông tin.

c) Đối với trường hợp CCVC nghỉ dài ngày không thể truy cập hộp thư điện tử vì các lí do: Ốm đau, thai sản, đi công tác, đi học... Các đơn vị thông báo bằng văn bản danh sách CCVC gửi tới Trung tâm Thông tin đề nghị tạm khóa hộp thư điện tử nhằm đảm bảo an ninh bảo mật và đánh giá xếp hạng sử dụng thư điện tử.