Một số lưu ý khi viết thư thương mại bằng tiếng Anh

Cách viết Thư tín thương mại - Tiếng Anh thư tín thương mại

Thư tín thương mại không chỉ đơn giản mang nội dung chào hàng, hỏi hàng, đặt hàng... mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, sự hiểu biết của người viết cũng như của công ty. Để có thể viết một bức thư cho đối tác nước ngoài bằng tiếng Anh, hãy tham khảo bài viết để có thêm kiến thức về Tiếng Anh thư tín thương mại.

1. Khái quát chung

Thư tín thương mại bằng tiếng Anh từ lâu trở thành một phương tiện giao tiếp không thể thiếu trong giao dịch thương mại với đối tác nước ngoài. Nhiều trường đại học, cao đẳng có chuyên ngành Kinh tế, Kinh doanh cũng đã chú trọng vào việc đào tạo cho sinh viên (SV) của mình kỹ năng quan trọng này.

2. Các dạng thư thương mại cơ bản

Có rất nhiều dạng thư thương mại được sử dụng trong thực tiễn kinh doanh. Xét về mối tương quan giữa ngôn ngữ và kiến thức chuyên môn, cũng như các bước trong giao dịch, có thể chia ra thành các dạng như sau:

- Enquiry (Thư hỏi hàng)

- Reply to enquiry (Thư trả lời hỏi hàng) gồm:

+ Quotation (Thư báo giá)

+ Offer (Thư chào hàng)

- Order (Thư đặt hàng)

- Complaint (Thư khiếu nại)

- Reminder (Thư nhắc nợ)...

Bên cạnh kiến thức chuyên môn, mỗi loại thư trên có yêu cầu riêng về ngôn ngữ sử dụng cho chúng. Mặc dù vậy, việc viết các loại thư trên đều cần tuân theo một số lưu ý như đề cập ở phần dưới đây.

3. Một số lưu ý khi viết thư thương mại bằng tiếng Anh

Napoleon Bonaparte đã từng nói: "We rule the world by our words." Điều này quả thật không sai. Ngôn từ có sức mạnh của riêng nó, và nếu biết sử dụng chúng đúng cách thì hiệu quả đem lại sẽ cao hơn hẳn.

Dưới đây là một số lưu ý cơ bản để bạn có thể viết thư thương mại bằng tiếng Anh tốt hơn.

3.1. Bố cục ngắn gọn, rõ ràng

Ngoài các phần phụ như Tiêu đề thư (Letter head), Lời chào mở thư (Salutation), Lời chào kết thư (Complimentary Close) thì nội dung bức thư cần đảm bảo 3 phần: Mở, Thân và Kết.

- Phần Mở (Opening): Đề cập đến mục đích của thư (để hỏi thông tin, để chào giá, để khiếu nại...) Câu thường được sử dụng: "We are writing to inform you that ... / It is our pleasure to offer ...."

- Phần Thân (Body): Chuyển tải nội dung thông tin chính

- Phần Kết (Closing): Thường thể hiện mong muốn nhận được phản hồi nhanh từ phía người nhận. Đây cũng là phần người viết để lại ý mà họ cho rằng cần nhấn mạnh. Ví dụ: "We would like to stress that delivery should be completed before Christmas time. We look forward to your early reply."

3.2. Thực hiện theo nguyên tắc ABC

Ngoài ra, bạn cũng cần kiểm tra bức thư của mình xem đã thỏa nguyên tắc ABC chưa? Vậy ABC là gì?

A – Accuracy: Tính chuẩn xác: Chỉ nói những điều cần nói, kèm theo minh chứng rõ (vd "With reference to our invoice number 12312 dated 20 Nov. 2015...")

B – Brief: Tính tinh gọn: Bức thư ngắn gọn, không viết dài dòng, đề cập trực tiếp vấn đề. Đây là một ví dụ thể hiện văn hóa mang tính trực tiếp của phương Tây. Với họ, thời gian là vàng bạc (time is money) nên việc đọc các bức thư dài dòng lê thê là một sự phí phạm thời gian không đáng có.

C – Clear: Tính rõ ràng: Bố cục bức thư được chia rõ ràng, và có thể chia thành nhiều đoạn nếu các ý cần đề cập nhiều. Chẳng hạn, khi viết thư Chào hàng (offer), do phải đề cập đến các điều khoản như trong hợp đồng (Contract), người viết nên chia thành các gạch đầu dòng cho mỗi điều khoản: Tên hàng (Commodity), Quy cách (Specification), Giá cả (Price), Giao hàng (Delivery), Thanh toán (Payment)...

3.3. Một số lưu ý về ngữ pháp

Văn phong viết thư thường trang trọng hơn so với văn phong viết thông thường nên đôi khi ta cần chú trọng vào ngữ pháp để câu của mình trau chuốt hơn.

- Tránh viết ngắn đối với các trợ động từ "to be", "have", "would"... Thay vì viết "We're", ta nên viết "We are", hoặc thay vì "they'd like...", ta nên dùng "they would like..."

- Sử dụng đại từ nhân xưng: dùng "I" khi muốn xưng hô mang tính cá nhân, dùng "We" và "You" khi muốn đề cập đến những vấn đề hoặc ý kiến mang tính tập thể, tương tự đối với các tính từ sở hữu "my", "your", "our". Các từ này được dùng phổ biến trong thư, thay cho "Our company" hoặc "Your company". Chẳng hạn như thay vì nói "Our company specializes in consulting services.", chúng ta nên viết "We specialize in consulting services."

- Sử dụng các cấu trúc câu ngắn gọn, không dài dòng. Ví dụ như: thay cho cách viết "We should be grateful if you would be good enough to advise us..." thường thấy trong các mẫu thư tín cổ điển, hãy dùng "Please let us know..." hoặc "Please inform us..."

- Dùng Thể chủ động (Active Voice) thay cho Thể bị động (Passive Voice)

Trong tiếng Anh, khi dùng thể chủ động, chúng ta muốn đề cập trực tiếp đến hành động và người / vật gây ra hành động đó. Ngược lại, khi dùng thể bị động, thì trạng thái hay người / vật bị ảnh hưởng được chú ý nhiều hơn. Vì vậy trong các dạng thư thông thường, chúng ta chỉ nên sử dụng Thể chủ động để tăng tính trực tiếp cho câu từ của mình.

- Dùng Thể bị động (Passive Voice) một cách khéo léo.

Như trên đã đề cập, Thể bị động khi được sử dụng sẽ làm cho ý của câu, từ mất đi tính trực tiếp. Tuy nhiên, thực tế trong kinh doanh có những tình huống mà chúng ta cần khéo léo xử lý để tránh đụng chạm đến cá nhân, ảnh hưởng đến mối quan hệ lâu dài, và trong những tình huống đó, Thể bị động nên được sử dụng. Ví dụ, bạn nhận được 2 thư khiếu nại có nội dung giống nhau nhưng cách viết khác nhau, bạn sẽ dành sự ưu ái cho bức thư nào hơn?

+ Bức thứ 1 có câu "Your despatch department caused the delay in shipment."

+ Bức thư 2 có câu "The delay in shipment is likely to be caused by your despatch department."

Chúng ta dễ dàng nhận ra rằng câu thứ 2 có ý giảm nhẹ hơn so với câu 1, và cũng góp phần tránh gây tổn thương trực tiếp cho người đọc hơn, từ đó dễ nhận được sự thông cảm và hợp tác hơn.

4. Để viết tốt Thư tín thương mại, ta cần gì?

4.1. Ngữ pháp tiếng Anh tương đối khá.

Thư tín thương mại không đòi hỏi quá cao về cấu trúc ngữ pháp, vì càng nhiều cấu trúc câu phức tạp, lối hành văn càng trở nên trang trọng, và ít gần gũi với người được hơn (chưa kể làm "tiêu tốn thêm" vài giây của cuộc đời họ khi phải đọc những câu dài phức hợp).

4.2. Am hiểu từ vựng tiếng Anh cơ bản và tiếng Anh thương mại.

Vì đặc thù của phần này là nhằm phục vụ cho mục đích thương mại, kinh doanh nên việc nắm vững các kiến thức chuyên ngành, kèm theo nghĩa tiếng Anh là một điều bắt buộc. Đơn cử như ví dụ sau:

"We are willing to consider open account facilities if you can provide the necessary bank reference."

Một số giáo trình thư tín bằng tiếng Việt đã có bản dịch là: "Chúng tôi sẵn sàng xem xét việc mở tài khoản nếu quý ngài cung cấp được các chứng từ ngân hàng cần thiết."

Cách dịch này thực ra chưa chính xác. Nếu bạn đã học qua Thanh toán quốc tế, thì chắc hẳn bạn còn nhớ "open account" là tên của một phương thức thanh toán quen thuộc – phương thức "ghi sổ" hay "mua chịu". Vậy câu trên nên hiểu như thế nào? Có lẽ cách hiểu như sau sẽ chính xác hơn: "Chúng tôi sẵn sàng xem xét điều kiện thanh toán bằng phương thức ghi sổ nếu như quý ngài có thể cung cấp các chứng từ / bảo đảm cần thiết của ngân hàng."