Hướng dẫn sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo Công văn 1992

Cách sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo Công văn 1992 

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là giấy tờ quan trọng để người lao động chứng minh số thuế đã nộp, phục vụ quyết toán thuế và hoàn thuế đúng quy định. Công văn số 1992/CT-CS năm 2025 đã ban hành hướng dẫn mới nhất về việc lập, quản lý và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN, nhằm đảm bảo tính minh bạch, chính xác và tuân thủ quy định pháp luật hiện hành. Việc nắm vững cách sử dụng chứng từ này sẽ giúp doanh nghiệp, cơ quan chi trả thu nhập và người lao động tránh sai sót khi thực hiện nghĩa vụ thuế, đồng thời bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và những lưu ý quan trọng để mọi cá nhân, tổ chức áp dụng đúng quy định, giảm thiểu rủi ro về thuế.

Theo Công văn 1992/CT-CS năm 2025, Cục Thuế hướng dẫn sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

Tại Điều 44 Luật quản lý thuế 2019 quy định về thời hạn khai quyết toán thuế TNCN của tổ chức trả thu nhập là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch, thời hạn khai quyết toán thuế TNCN của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch

Tại điểm 9.2 Phụ lục 1 ban hành tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định thành phần hồ sơ cá nhân khai quyết toán thuế TNCN trực tiếp với cơ quan thuế, trong đó có “Bản sao các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có). Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế”.

Tại khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ:

3. Sửa đổi, bổ sung khoản 1, khoản 2, khoản 3, khoản 6, khoản 7 và bổ sung khoản 9 vào Điều 4 như sau:

...2. Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, ...tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế ... phải lập chứng từ khấu trừ ... giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, ... Trường hợp sử dụng chứng từ điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân”

Tại khoản 22 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định:

“22. Bổ sung Điều 34a và Điều 34b vào sau Điều 34 như sau:

... Điều 34b. ... Tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế sau khi lập đầy đủ các nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử gửi cho người bị khấu trừ thuế và đồng thời gửi cho cơ quan thuế ngay trong ngày lập chứng từ”

Tại Điều 3 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định “Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 6 năm 2025”

Tại khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định:

“2. Chứng từ khấu trừ

a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ, khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

b) Cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể như sau:

b.1) Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

b.2) Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động: từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế”

Căn cứ quy định trên, trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức trả thu nhập thì tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động.

Trường hợp cá nhân thực hiện quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế thì trong hồ sơ quyết toán thuế TNCN có chứng từ khấu trừ thuế để chứng minh số thuế TNCN đã được khấu trừ trong năm.

Theo quy định thì thời hạn quyết toán thuế TNCN tiền lương tiền công của cá nhân kết thúc sau thời hạn quyết toán thuế của tổ chức trả thu nhập. Một số trường hợp sau khi kết thúc năm dương lịch cá nhân đã thực hiện quyết toán thuế, trước khi tổ chức trả thu nhập quyết toán thuế TNCN thì hệ thống ngành thuế chưa có đầy đủ thông tin thu nhập, và số thuế TNCN đã khấu trừ của cá nhân. Khi đó chứng từ khấu trừ thuế TNCN là căn cứ để cá nhân thực hiện quyết toán thuế TNCN và là cơ sở để cơ quan thuế đối soát với thông tin kê khai trên hồ sơ khai thuế.

Trong trường hợp các tổ chức trả thu nhập đã quyết toán thuế TNCN, thông tin thu nhập, số thuế đã khấu trừ của cá nhân được kê khai đầy đủ lên hệ thống ngành thuế, tổ chức trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho cá nhân trực tiếp quyết toán thuế TNCN thì người lao động có sự đối chiếu chéo thông tin thu nhập, số thuế đã khấu trừ giữa tổ chức trả thu nhập và cá nhân người lao động, tránh một số trường hợp doanh nghiệp kê khai sai thu nhập, số thuế đã khấu trừ.

Riêng với trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.

Từ ngày 01/6/2025, việc sử dụng dữ liệu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Mời các bạn tham khảo thêm nội dung Thuế  - Lệ phí trong chuyên mục Hỏi đáp pháp luật của HoaTieu.vn.

• Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN - Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN
• Hướng dẫn nộp quyết toán thuế TNCN qua mạng
• Đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN - Mẫu số 17/TNCN