Từ 1/7/2025, ghi địa chỉ trên hóa đơn điện tử thế nào khi thay đổi địa giới hành chính?

Từ ngày 01/7/2025, việc ghi địa chỉ trên hóa đơn điện tử sẽ được điều chỉnh theo quy định mới khi có thay đổi địa giới hành chính. Đây là nội dung quan trọng mà các tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh cần đặc biệt lưu ý để tránh sai sót trong việc lập hóa đơn, đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ thuế và tránh bị xử phạt vi phạm hành chính.

Theo đó, người nộp thuế cần căn cứ vào thông tin địa chỉ mới đã được cập nhật trong cơ sở dữ liệu của cơ quan thuế để thực hiện ghi đúng, đủ địa chỉ người bán trên hóa đơn. Bài viết này sẽ giúp các đơn vị kinh doanh hiểu rõ quy định và thực hiện đúng khi phát hành hóa đơn điện tử sau ngày 1/7/2025, tránh trường hợp sai sót không đáng có.

1. Ghi địa chỉ trên hóa đơn điện tử thế nào khi thay đổi địa giới hành chính từ 1/7/2025?

(1) Về đăng ký thuế

Tại Thông báo 1674/TB-CCTKV.VIII-VPH năm 2025 Chi cục thuế khu vực VIII thông báo đến người nộp thuế như sau:

Cơ quan thuế đã cập nhật lại thông tin địa chỉ của người nộp thuế trên hệ thống cơ sở dữ liệu của ngành thuế theo danh mục địa bàn hành chính mới (cấp tỉnh, cấp xã), Cơ quan thuế quản lý trực tiếp người nộp thuế theo Phụ lục đính kèm.

Việc thay đổi địa chỉ của người nộp thuế theo danh mục địa bàn hành chính mới không bắt buộc người nộp thuế phải điều chỉnh thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Do vậy, Thông báo này là căn cứ để người nộp thuế giải trình với cơ quan có liên quan hoặc giải thích với khách hàng trong trường hợp địa chỉ ghi trên hóa đơn là địa chỉ do cơ quan thuế đã cập nhật theo danh mục địa bàn hành chính mới nhưng thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vẫn là địa chỉ theo danh mục địa bàn hành chính cũ. Trường hợp người nộp thuế có nhu cầu cập nhật Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đề nghị người nộp thuế thực hiện thủ tục theo quy định với cơ quan đăng ký kinh doanh.

[...]

Theo đó, người nộp thuế không phải thay đổi thông tin đăng ký thuế. Cơ quan thuế chuẩn hóa tự động địa chỉ đăng ký thuế theo địa giới hành chính mới từ cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và doanh nghiệp.

(2) Về đăng ký kinh doanh

Đồng thời, tại Công văn 4370/BTC-DNTN năm 2025, Bộ Tài chính hướng dẫn công tác đăng ký kinh doanh trường hợp có thay đổi địa giới hành chính như sau:

1. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác tiếp tục sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã, Giấy chứng nhận đăng ký tổ hợp tác, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh đã được cấp.

2. Cơ quan đăng ký kinh doanh không được yêu cầu doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác đăng ký thay đổi thông tin về địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác cập nhật thông tin về địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã, Giấy chứng nhận đăng ký tổ hợp tác, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh khi có nhu cầu hoặc thực hiện đồng thời khi đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung khác trong đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác.

Theo hướng dẫn nêu trên, về đăng ký kinh doanh, người nộp thuế không phải thay đổi thông tin địa giới hành chính trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP thì nội dung địa chỉ trên hóa đơn phải ghi đúng theo địa chỉ ghi trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký thuế.

Tóm lại, người nộp thuế không phải tự thực hiện điều chỉnh thông tin gì trên hóa đơn điện tử do việc thay đổi địa giới hành chính. Địa chỉ ghi trên hóa đơn điện tử, dù theo địa giới hành chính cũ hay mới đều phù hợp.

2. Hình thức thanh toán trên hóa đơn điện tử có bắt buộc không?

Căn cứ theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi điểm đ khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định một số nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn gồm:

- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.

- Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

- Số hóa đơn

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

[...]

Đồng thời, theo hướng dẫn tại Công văn 9208/CT-TTHT năm 2017 của Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh, có nêu cụ thể như sau:

Căn cứ quy định trên, tiêu thức “hình thức thanh toán” là nội dung không bắt buộc phải có trên hóa đơn. Trường hợp theo trình bày, Công ty khi lập hóa đơn giao cho khách hàng tại tiêu thức này có ghi: TM/CK, các nội dung bắt buộc khác lập đúng theo quy định thì hóa đơn vẫn hợp lệ để kê khai thuế.

Như vậy, từ căn cứ nêu trên có thể thấy, hình thức thanh toán là nội dung không bắt buộc trên hóa đơn điện tử.

Theo đó, khi lập hóa đơn điện tử, để đảm bảo ghi đúng hình thức thanh toán, doanh nghiệp có thể ghi như sau:

- Nếu thanh toán bằng hình thức tiền mặt, người lập hóa đơn điền “TM”.

- Nếu thanh toán bằng hình thức chuyển khoản, người lập hóa đơn điền “CK”.

- Nếu chưa xác định được hình thức thanh toán, người lập hóa đơn để trống tiêu thức hình thức thanh toán hoặc điền “TM/CK”.

Trường hợp khi lập hóa đơn giao cho khách hàng tại tiêu thức này có ghi: TM/CK, các nội dung bắt buộc khác lập đúng theo quy định thì hóa đơn vẫn hợp lệ để kê khai thuế.

3. Việc cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử dựa trên điều gì?

Tại khoản 4 Điều 90 Luật Quản lý thuế 2019 quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

Điều 90. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử

[....]

4. Việc cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử dựa trên thông tin của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh lập trên hóa đơn. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn.

5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Như vậy, việc cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử dựa trên thông tin của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh lập trên hóa đơn. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn.

Mời các bạn tham khảo thêm nội dung Hành Chính trong chuyên mục Hỏi đáp pháp luật của HoaTieu.vn.

• Quy định về hoá đơn điện tử mới nhất 2025
• Mẫu Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử 2025
• Mẫu Thông báo phát hành hóa đơn điện tử 2025