Cách hạch toán chi phí thuê nhà, văn phòng theo từng trường hợp

Chi phí thuê nhà, văn phòng là chi phí thường phát sinh trong các doanh nghiệp. Hạch toán chi phí thuê văn phòng vào đâu và cách làm như thế nào cho hợp lý, hợp lệ thì không phải kế toán nào cũng nắm được. Dưới đây Hoatieu.vn xin hướng dẫn các bạn cách hạch toán chi phí thuê nhà, văn phòng theo từng trường hợp: Hạch toán chi phí thuê nhà khi thanh toán trước, hạch toán tiền đặt cọc nhà, Hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền sau... Mời các bạn tham khảo nhé.

1. Hạch toán chi phí thuê nhà khi thanh toán trước

Dựa vào chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê nhà …):

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 111, TK 112,…

Chú ý: Nếu là khoản trả trước như tạm ứng cho bên chủ nhà thì hạch toán như trên, cần tránh nhầm lẫn với trường hợp đặt cọc tiền nhà. Khoản tạm ứng hay trả trước tiền nhà, DN có thể được trừ vào tiền thuê nhà cần thanh toán. Còn với tiền đặt cọc nhà, chủ nhà sẽ chỉ trả lại đến khi kết thúc hợp đồng hoặc sau một khoảng thời gian theo thống nhất giữa 2 bên. Hạch toán tiền đặt cọc nhà được hướng dẫn bên dưới.

2. Hạch toán tiền đặt cọc nhà

Trường hợp doanh nghiệp đặt cọc tiền cho người cho thuê, ví dụ: DN thuê văn phòng hoạt động, đơn vị cho thuê yêu cầu đặt cọc A tiền (trả lại DN A tiền khi hợp đồng thuê văn phòng kết thúc), thì doanh nghiệp đi thuê phải đặt cọc tiền hạch toán như sau:

• Khi đặt cọc tiền:

Nợ TK 244 (Nếu theo thông tư 200)

Nợ TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)

Có TK 111, 112

• Khi nhận lại tiền cọc:

Nợ TK 111,112

Có TK 244 (Nếu theo thông tư 200)

Có TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)

• Nếu DN phải đặt cọc tiền trong quá trình thuê văn phòng vi phạm hợp đồng và bị bên nhận tiền cọc phạt:

Nợ TK 811

Có TK 244 (Nếu theo thông tư 200)

Có TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)

• Nếu DN phải đặt cọc tiền sử dụng tiền cọc để thanh toán:

Nợ TK 331

Có TK 244 (Nếu theo thông tư 200)

Có TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)

Lưu ý: Các khoản tạm ứng tiền thuê nhà hoặc đặt cọc tiền nhà đều không cần có hóa đơn GTGT (theo công văn số 13675 năm 2013 của Bộ Tài Chính gửi hiệp hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam)

3. Hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền thuê hàng tháng (hoặc hàng tháng nhận được hóa đơn)

Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào thì đưa vào TK chi phí đó )

Nợ TK 133 (nếu có)

Có TK 331, TK 111, TK 112,…

4. Hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền sau (hoặc nhận được hóa đơn sau)

Trong trường hợp này, hàng tháng kế toán vẫn phải ghi nhận chi phí thuê nhà vào t ài khoản 335 – chi phí phải trả để theo dõi và đảm bảo tính đúng kỳ của các khoản chi phí.

VD: Công ty thuê văn phòng của công ty A từ tháng 1 – 6 nhưng chưa thanh toán. Đến tháng 6 Công ty X mới thanh toán, lúc này Công ty A mới xuất hóa đơn.

• Hàng tháng kế toán viên công ty hạch toán:

Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào thì vào chi phí đó)

Có TK 335 – Chi phí phải trả (Phát sinh chi phí nhưng thực tế chưa chi trả)

• Khi thanh toán (hoặc khi nhận hóa đơn):

Nợ TK 335 – Chi phí phải trả

Nợ TK 133 (nếu có)

Có TK 331, TK 111, TK 112, (Nếu là khi thanh toán)

5. Hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền thuê trước nhiều kỳ

Với trường hợp này, tiền thuê nhà trả trước nhiều kỳ sẽ được kế toán hạch toán vào tài khoản 242 – chi phí trả trước . Định kỳ kế toán phân bổ vào các TK chi phí tương ứng

VD: Thuê nhà từ tháng 1 – 6, thanh toán 1 lần vào tháng 1 (hoặc nhận được hóa đơn), thì hạch toán như sau:

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (Tổng số tiền).

Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (Nếu có hóa đơn GTGT)

Có TK 331, TK 111, TK 112

– Định kỳ phân bổ khoản chi phí trả trước đó:

Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào thì vào chi phí đó)

Có TK 242 – Chi phí trả trước

6. Bài tập ví dụ hạch toán chi phí thuê nhà

Ngày 1/1/2021 Công ty A ký hợp đồng thuê nhà của bà B (Cá nhân) với mục đích làm văn phòng có thời hạn 12 tháng, mỗi tháng 10 triệu đồng và trên hợp đồng có thỏa thuận bên A sẽ phải nộp các loại thuế thay chủ nhà.

• Cùng ngày hôm đó, công ty A đã thanh toán trước cho bà B 10 triệu đồng
• Đến ngày 10/1/2021, sau khi hoàn thành các thủ tục pháp lý, công ty thanh toán nốt cho bà B số tiền còn lại (110 triệu đồng)
• Cùng ngày đó, kế toán công ty đã đi nộp thuế thay chủ nhà, số tiền thuế phải nộp là 12,3 triệu đồng, bao gồm:
• Thuế môn bài : 300 nghìn đồng
• Thuế GTGT 5%: 6 triệu đồng
• Thuế TNCN 5%: 6 triệu đồng

Cách hạch toán chi phí thuê nhà của công ty A năm 2021 như sau:

Ngày 1/1/2021:

• Hạch toán khoản trả trước (Dựa vào hợp đồng và phiếu chi…)

Nợ TK 331: 10.000.000

Có TK 111: 10.000.000

• Hạch toán chi phí thuê nhà phải trả:

Nợ TK 242: 120.000.000

Có TK 331: 120.000.000

Ngày 10/1/2021:

• Khi thanh toán nốt số tiền còn lại cho chủ nhà

Nợ TK 331: 110.000.000

Có TK 112: 110.000.000

• Dựa vào chứng từ nộp tiền thuế thay:

Nợ TK 642 (242): 12.300.000

Có TK 111, 112: 12.300.000

Hàng tháng phân bổ vào chi phí:

Nợ TK 642: 10.000.000

Có TK 242: 10.000.000

• Cách đưa chi phí thuê nhà vào chi phí hợp lý

Để đưa khoản chi phí thuê nhà, thuê văn phòng vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN thì doanh nghiệp cần đảm bảo đáp ứng các điều kiện mà Pháp luật đã quy định, theo đó:

• Nếu thuê nhà của Doanh nghiệp: phải cung cấp đầy đủ Hóa đơn, Chứng từ thanh toán (chứng từ thanh toán qua ngân hàng với khoản chi > 20.000.000 VND), Hợp đồng với đầy đủ các điều khoản thanh toán, điều khoản điều kiện khác….
• Nếu thuê nhà của Cá nhân:

K hoản 2 (2.5) điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về chi phí thuê tài sản của cá nhân không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ như sau:

Theo Công văn 2994/TCT-TNCN ngày 24/7/2015 của Tổng cục thuế cho biết:

Như vậy, để đưa chi phí thuê nhà của cá nhân vào chi phí hợp lý thì kế toán cần có những chứng từ sau:

• Nếu trong hợp đồng có thỏa thuận chủ nhà là người đi nộp thuế thì cần có chứng từ trả tiền thuê nhà và hợp đồng thuê nhà
• Nếu trong hợp đồng có thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho chủ nhà thì doanh nghiệp cần có các giấy tờ như trên cộng thêm chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.

Ngoài ra, số tiền thuế GTGT, TNCN doanh nghiệp nộp thay sẽ được đưa vào chi phí hợp lý nếu giá thuê trên hợp đồng chưa tính thuế GTGT, TNCN.

Trường hợp chi phí thuê nhà của Cá nhân trên 20 triệu đồng, cần lưu ý như sau: Nếu doanh nghiệp thuê nhà, văn phòng của cá nhân tức là không có hóa đơn. Khi đó việc chuyển khoản là không bắt buộc nhưng vẫn phải có biên bản đã nhận tiền thuê nhà kèm theo chữ ký xác nhận của chủ nhà.

Mời bạn đọc cùng tham khảo thêm tại mục thuế kế toán kiểm toán trong mục biểu mẫu nhé.