Quyết định 142/QĐ-BTP ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ

Quyết định 142/QĐ-BTP - Quy chế công tác văn thư, lưu trữ

Quyết định 142/QĐ-BTP ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ. Quy chế này quy định nội dung, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo, điều hành của cơ quan, đơn vị, tổ chức (sau đây gọi tắt là đơn vị, tổ chức) thuộc Bộ Tư pháp để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.

Công an Hà Nội triển khai hệ thống khai báo lưu trú, tạm trú qua Internet

Thông tư 01/2016/TT-BGDĐT về quy chế tổ chức và hoạt động của trường phổ thông dân tộc nội trú

Thông tư 06/2016/TT-BTC về lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí bầu cử đại biểu Quốc hội

QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA BỘ TƯ PHÁP

BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP

Căn cứ Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13 tháng 3 năm 2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ Tư pháp,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tư pháp.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Bãi bỏ Quyết định số 2376/QĐ-BTP ngày 01 tháng 11 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tư pháp.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị, các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội thuộc Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA BỘ TƯ PHÁP

(Ban hành kèm theo Quyết định số 142/QĐ-BTP ngày 28/01/2016 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định nội dung, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo, điều hành của cơ quan, đơn vị, tổ chức (sau đây gọi tắt là đơn vị, tổ chức) thuộc Bộ Tư pháp để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.

2. Quy chế này được áp dụng thống nhất đối với các đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan thuộc Bộ Tư pháp.

3. Công tác văn thư bao gồm các công việc: Soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, tổ chức thuộc Bộ Tư pháp; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; quản lý, sử dụng con dấu và chữ ký số trong công tác văn thư.

4. Công tác lưu trữ bao gồm các công việc: Thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, tổ chức thuộc Bộ Tư pháp.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài và văn bản của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội (kể cả bản fax, bản điện tử, văn bản mật, văn bản khẩn) và đơn, thư gửi đến đơn vị, tổ chức.

2. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài và văn bản của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ, văn bản mật, văn bản khẩn) do đơn vị, tổ chức phát hành.

3. Sổ chuyển giao văn bản đến là Sổ được tạo lập trên Hệ thống phần mềm Quản lý điều hành văn bản và hồ sơ lưu trữ.

4. Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, tổ chức.

5. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, tổ chức phải được lập thành hồ sơ điện tử, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

6. Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của đơn vị, tổ chức thành hồ sơ điện tử.

7. Số hóa văn bản là việc chuyển đổi dữ liệu từ văn bản giấy sang dữ liệu số. Số hóa văn bản phải tuân theo các quy định của pháp luật và các quy định của Bộ về việc số hóa văn bản.

8. Ký chữ ký số trên Hệ thống là việc sử dụng thiết bị lưu giữ thông tin chữ ký của mỗi cá nhân, đơn vị, tổ chức đã được mã hóa phục vụ việc sử dụng dịch vụ chữ ký số kết hợp với chức năng của phần mềm để ký các văn bản điện tử theo thẩm quyền trên Hệ thống hoặc ký trực tiếp lên văn bản điện tử trước khi ban hành văn bản và đưa lên lưu trữ trên cơ sở dữ liệu của Hệ thống.

9. Bộ phận Văn thư thuộc Phòng Tổ chức - Hành chính, Văn phòng Bộ gọi tắt là Văn thư cơ quan. Cán bộ, công chức, viên chức làm nhiệm vụ văn thư tại các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ gọi chung là Văn thư đơn vị.

10. Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ gọi tắt là Lưu trữ cơ quan. Cán bộ, công chức, viên chức làm nhiệm vụ lưu trữ tại các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ gọi chung là Lưu trữ đơn vị.

11. Trong trường hợp văn bản được trích dẫn trong Quy chế này có sự thay thế, sửa đổi hoặc bổ sung thì áp dụng theo các văn bản được thay thế, sửa đổi hoặc bổ sung đã có hiệu lực thi hành.

Điều 3. Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ

1. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm:

Giúp Bộ trưởng quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ của Bộ, bao gồm:

a) Xây dựng và tổ chức thực hiện các đề án, chương trình, kế hoạch về công tác văn thư, lưu trữ;

b) Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;

c) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;

d) Chỉ đạo việc thu thập, phân loại, chỉnh lý, bảo quản, thống kê và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cơ quan theo quy định;

đ) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ;

e) Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ.