Mẫu quy chế khoán công tác phí

QUY CHẾ TÀI CHÍNH VỀ CHI CÔNG TÁC PHÍ

(Áp dụng đối với khoản khoán tiền đi lại, tiền ở và phụ cấp công tác phí cho người lao động đi công tác)

Căn cứ nhu cầu quản lý chi phí công tác của doanh nghiệp; căn cứ quy định pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành về khoản chi công tác phí, khoản khoán tiền đi lại, tiền ở và phụ cấp cho người lao động đi công tác được tính vào chi phí được trừ nếu thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp, Công ty ban hành Quy chế tài chính về chi công tác phí như sau:

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định nguyên tắc, điều kiện, mức chi, hồ sơ, thẩm quyền phê duyệt và phương thức thanh toán đối với các khoản công tác phí khoán cho người lao động được Công ty cử đi công tác phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.

2. Đối tượng áp dụng gồm: người lao động làm việc theo hợp đồng lao động, người quản lý doanh nghiệp, người được Công ty cử đi công tác trong nước hoặc ngoài nước theo quyết định hoặc văn bản phân công của người có thẩm quyền.

3. Quy chế này chỉ điều chỉnh 03 nhóm khoản chi sau đây: (i) tiền đi lại; (ii) tiền ở; (iii) phụ cấp công tác phí trong thời gian đi công tác, không bao gồm tiền đi lại và tiền ở.

Điều 2. Nguyên tắc chi công tác phí

1. Việc chi công tác phí phải gắn với nhiệm vụ thực tế, phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản lý, giao dịch, đàm phán, chăm sóc khách hàng, triển khai dự án hoặc các công việc khác theo yêu cầu của Công ty.

2. Người lao động chỉ được hưởng công tác phí khi có quyết định cử đi công tác/email phân công/kế hoạch công tác/giấy mời làm việc hoặc tài liệu khác chứng minh nhiệm vụ công tác do cấp có thẩm quyền phê duyệt.

3. Khoản chi công tác phí được thực hiện theo hình thức khoán hoặc thanh toán theo thực tế theo quyết định của Công ty cho từng chuyến đi hoặc từng nhóm chức danh; trường hợp đã áp dụng khoán theo quy chế này thì thực hiện theo mức khoán được phê duyệt.

4. Không thanh toán trùng lặp một nội dung chi phí cho cùng một thời gian công tác. Trường hợp Công ty hoặc bên thứ ba đã trực tiếp thanh toán một khoản thì người lao động không được tiếp tục nhận khoán đối với đúng khoản đó, trừ khi có phê duyệt khác bằng văn bản.

5. Mức khoán tại Quy chế này là mức tối đa để xem xét thanh toán nội bộ. Tùy theo vị trí công việc, địa bàn, thời gian công tác, yêu cầu nhiệm vụ và khả năng tài chính từng thời kỳ, Tổng Giám đốc/Giám đốc có quyền quyết định mức chi cụ thể nhưng phải bảo đảm thống nhất, công khai và có căn cứ.

Điều 3. Khoán tiền đi lại

1. Tiền đi lại là khoản Công ty chi trả hoặc khoán cho người lao động để phục vụ việc di chuyển từ nơi làm việc hoặc nơi cư trú đến địa điểm công tác và chiều ngược lại, cũng như việc di chuyển cần thiết trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác.

2. Các hình thức chi tiền đi lại gồm: thanh toán theo chi phí thực tế; khoán theo chuyến công tác; khoán theo khoảng cách; khoán theo địa bàn; hoặc khoán theo chức danh, tùy quyết định của Công ty.

3. Mức khoán tiền đi lại áp dụng theo Phụ lục mức chi công tác phí do Công ty ban hành kèm theo Quy chế này hoặc theo từng quyết định điều chỉnh từng thời kỳ. Phụ lục mức chi là bộ phận không tách rời của Quy chế này.

4. Trường hợp người lao động tự túc phương tiện đi lại bằng phương tiện cá nhân, Công ty được phép thanh toán theo mức khoán do Công ty quy định căn cứ quãng đường, tính chất công việc và mặt bằng chi phí thực tế tại từng địa bàn.

5. Trường hợp phát sinh chi phí đi lại lớn, đặc thù hoặc vượt mức khoán do yêu cầu công việc, người lao động phải báo cáo và được cấp có thẩm quyền phê duyệt trước hoặc xác nhận bổ sung sau chuyến công tác để làm căn cứ thanh toán.

Điều 4. Khoán tiền ở

1. Tiền ở là khoản chi để người lao động thuê chỗ nghỉ, lưu trú trong thời gian đi công tác theo yêu cầu công việc.

2. Công ty thực hiện chi tiền ở theo một trong các hình thức sau: thanh toán theo thực tế; khoán theo ngày công tác; khoán theo địa bàn công tác; hoặc khoán theo chức danh.

3. Mức khoán tiền ở được áp dụng theo Phụ lục mức chi công tác phí ban hành kèm theo Quy chế này hoặc văn bản điều chỉnh của Công ty trong từng thời kỳ, bảo đảm phù hợp địa bàn, thời gian lưu trú và điều kiện thực tế của chuyến công tác.

4. Trường hợp người lao động không phát sinh chi phí lưu trú do được đối tác, khách hàng, đơn vị tiếp nhận công tác hoặc Công ty bố trí chỗ ở thì không thanh toán hoặc không hưởng khoán tiền ở, trừ trường hợp có quy định khác bằng văn bản.

Điều 5. Phụ cấp công tác phí

1. Phụ cấp công tác phí theo Quy chế này là khoản hỗ trợ cho người lao động trong thời gian đi công tác để bù đắp các chi phí sinh hoạt thông thường phục vụ công việc, không bao gồm tiền đi lại và tiền ở.

2. Phụ cấp công tác phí có thể được khoán dựa theo ngày công tác, theo chuyến công tác, theo địa bàn hoặc theo chức danh công việc. Mức khoán cụ thể do Công ty quy định tại Phụ lục mức chi công tác phí ban hành kèm theo Quy chế này.

3. Phụ cấp công tác phí được tính theo số ngày công tác thực tế ghi nhận trên quyết định cử đi công tác, kế hoạch công tác, xác nhận công việc, lịch trình di chuyển hoặc hồ sơ tương đương.

4. Trường hợp người lao động đi về trong ngày, Công ty có thể áp dụng mức phụ cấp riêng do Tổng Giám đốc/Giám đốc quyết định và công bố trong Phụ lục mức chi.

...................................................

Lưu ý: Mẫu quy chế khoán công tác phí chỉ mang tính chất tham khảo, doanh nghiệp cần rà soát, điều chỉnh nội dung cho phù hợp với mô hình hoạt động, quy chế tài chính nội bộ và quy định pháp luật hiện hành.