Văn bản thỏa thuận lập hóa đơn thay thế bắt buộc lập trong trường hợp nào?

Một trong những vấn đề thường gặp và cần được làm rõ là văn bản thỏa thuận lập hóa đơn thay thế. Đây là một nghiệp vụ không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt khi có sai sót hoặc thay đổi thông tin trên hóa đơn đã phát hành.

Việc lập hóa đơn thay thế không chỉ đơn thuần là điều chỉnh số liệu mà còn đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật hiện hành về hóa đơn điện tử và các văn bản hướng dẫn liên quan. Nắm vững khi nào cần lập văn bản thỏa thuận này sẽ giúp các tổ chức, cá nhân kinh doanh tránh được những rủi ro pháp lý, đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ, góp phần minh bạch hóa các giao dịch và hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó bảo vệ quyền lợi của cả người bán và người mua.

1. Văn bản thỏa thuận lập hóa đơn thay thế bắt buộc lập trong trường hợp nào?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử như sau:

Điều 19. Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử

1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:

[...]

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:

b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

[...]

Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản này, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.

Như vậy, trước khi thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai (sai mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng) thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai trong trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Ngoài ra, người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.

2. Hóa đơn do Cục Thuế đặt in để bán được thông báo công khai ở đâu?

Tại khoản 3 Điều 24 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in như sau:

Điều 24. Quy định về bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in

[...]

3. Hóa đơn do Cục Thuế đặt in để bán được thông báo công khai trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và trước khi bán lần đầu Cục Thuế phải lập thông báo phát hành hóa đơn theo Mẫu số 02/PH-HĐG Phụ lục IB Nghị định này đính kèm hóa đơn Mẫu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Nội dung Thông báo phát hành hóa đơn gồm: Tên Cục Thuế phát hành hóa đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến số...)), tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hóa đơn (đối với hóa đơn đặt in); ngày lập Thông báo phát hành, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.

Hóa đơn mẫu là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn.

[...]

Theo đó, hóa đơn do Cục Thuế đặt in để bán được thông báo công khai ở trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và trước khi bán lần đầu Cục Thuế phải lập thông báo phát hành hóa đơn theo Mẫu số 02/PH-HĐG Phụ lục IB Nghị định 123/2020/NĐ-CP đính kèm hóa đơn Mẫu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

3. Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế gồm những gì?

Theo quy định khoản 2 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có cụm từ bị thay thế bởi khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hồ sơ tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế gồm có:

- Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh;

- Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

- Biên bản tiêu hủy hóa đơn;

- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.

Mời các bạn tham khảo thêm nội dung Hành chính trong chuyên mục Hỏi đáp pháp luật của HoaTieu.vn.

• Cách viết hóa đơn giá trị gia tăng kèm theo bảng kê chi tiết
• Những trường hợp lập hóa đơn điện tử không cần có đủ nội dung từ 01/7/2025
• Hướng dẫn lập hóa đơn đối với hoạt động cho thuê tài chính theo Thông tư 32 như thế nào?