Quyết định về quy trình giải quyết đơn khiếu nại tại cơ quan thuế các cấp số 878/QĐ-TCT

Quy trình giải quyết đơn khiếu nại tại cơ quan thuế

Quyết định số 878/QĐ-TCT về việc ban hành quy trình giải quyết đơn khiếu nại tại cơ quan thuế các cấp được tổng cục thuế ban hành xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ Kiểm tra nội bộ và quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT ĐƠN KHIẾU NẠI TẠI CƠ QUAN THUẾ CÁC CẤP
TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC THUẾ

Căn cứ Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2006; Luật số 21/2012/QH13 ngày 20/11/2012 sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11 và các văn bản hướng dẫn thi hành;

Căn cứ Luật Khiếu nại số 02/2011/QH13 ngày 11/11/2011;

Căn cứ Nghị định số 75/2012/NĐ-CP ngày 03/10/2012 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Khiếu nại;

Căn cứ Thông tư số 07/2013/TT-TTCP ngày 31/10/2013 của Thanh tra Chính phủ quy định quy trình giải quyết khiếu nại hành chính;

Căn cứ Thông tư số 07/2014/TT-TTCP ngày 31/10/2014 của Thanh tra Chính phủ quy định quy trình xử lý đơn khiếu nại, đơn tố cáo, đơn kiến nghị, phản ánh;

Căn cứ Quyết định số 2278/2007/QĐ-TTCP ngày 24/10/2007 của Thanh tra Chính phủ về việc ban hành Quy chế lập, quản lý hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo;

Căn cứ Quyết định số 115/2009/QĐ-TTg ngày 28/09/2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thuế trực thuộc Bộ Tài chính;

Xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ Kiểm tra nội bộ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình giải quyết đơn khiếu nại tại cơ quan Thuế các cấp, thay thế Quyết định số 1718/QĐ-TCT ngày 08 tháng 10 năm 2014 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế về việc ban hành Quy trình giải quyết đơn khiếu nại tại cơ quan Thuế các cấp.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Thủ trưởng các Vụ, đơn vị tương đương thuộc và trực thuộc Tổng cục Thuế; Cục trưởng Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Chi cục trưởng Chi cục Thuế các quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

TỔNG CỤC TRƯỞNG

Bùi Văn Nam

QUY TRÌNH
GIẢI QUYẾT ĐƠN KHIẾU NẠI TẠI CƠ QUAN THUẾ CÁC CẤP
(Ban hành kèm theo Quyết định số 878/QĐ-TCT ngày 15 tháng 5 năm 2015 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế)

Phần I. QUY ĐỊNH CHUNG

I. MỤC ĐÍCH CỦA QUY TRÌNH

Chuẩn hóa các nội dung và các bước công việc trong việc nhận và giải quyết đơn khiếu nại của người nộp thuế tại cơ quan Thuế các cấp, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các qui định của pháp luật và thực hiện thống nhất trong toàn ngành, nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp, thực hiện tốt trách nhiệm của cơ quan Thuế trong giải quyết đơn khiếu nại của người nộp thuế theo quy định của pháp luật, đáp ứng yêu cầu cải cách và hiện đại hóa ngành Thuế.

II. PHẠM VI ĐIỀU CHỈNH CỦA QUY TRÌNH

Quy trình này quy định về trình tự, thủ tục tiếp nhận đơn khiếu nại; trình tự, thủ tục giải quyết khiếu nại tại cơ quan Thuế các cấp và được áp dụng thống nhất trong phạm vi toàn ngành Thuế.

III. CÁC THÀNH PHẦN THAM GIA THỰC HIỆN QUY TRÌNH

- Thủ trưởng cơ quan Thuế các cấp.

- Trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Thuế các cấp.

- Công chức, viên chức thuộc bộ phận kiểm tra nội bộ tại cơ quan Thuế các cấp.

- Công chức, viên chức thuộc các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ khác có liên quan.

IV. NGUYÊN TẮC GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI

Việc giải quyết khiếu nại phải bảo đảm chính xác, khách quan, công khai, dân chủ, kịp thời, đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục và thời hạn theo quy định của pháp luật; bảo vệ lợi ích của Nhà nước, tập thể, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân.

V. GIẢI THÍCH TỪ NGỮ

Trong quy trình này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. “Ngày” và “ngày làm việc”: Theo quy định tại Quy chế giải quyết đơn khiếu nại tại cơ quan Thuế các cấp.

2. Bộ phận được giao nhiệm vụ giải quyết đơn khiếu nại trong quy trình này là Vụ Kiểm tra nội bộ thuộc Tổng cục Thuế; Phòng Kiểm tra nội bộ thuộc Cục Thuế; Đội Kiểm tra nội bộ thuộc Chi cục Thuế (hoặc Đội được giao nhiệm vụ thực hiện công tác kiểm tra nội bộ đối với các Chi cục Thuế chưa có Bộ phận Kiểm tra nội bộ chuyên trách).

Phần II. NỘI DUNG CỦA QUY TRÌNH

I. PHÂN LOẠI, ĐỀ XUẤT XỬ LÝ ĐƠN KHIẾU NẠI, DUYỆT ĐỀ XUẤT XỬ LÝ ĐƠN KHIẾU NẠI

Bước 1: Phân loại, đề xuất xử lý đơn khiếu nại

Sau khi nhận đơn khiếu nại do bộ phận hành chính chuyển đến, trong thời hạn 01 ngày làm việc, Trưởng bộ phận được giao nhiệm vụ xử lý đơn phải phân công người xử lý đơn.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được phân công xử lý đơn, người được phân công xử lý đơn phải phân tích, nghiên cứu, dự thảo phiếu đề xuất xử lý đơn (mẫu số 01/KN kèm theo) và kèm theo dự thảo Phiếu hướng dẫn; hoặc Phiếu chuyển đơn khiếu nại; hoặc Thông báo về việc không thụ lý giải quyết khiếu nại; hoặc Thông báo về việc thụ lý giải quyết đơn khiếu nại,...(tuỳ theo từng trường hợp dưới đây) chuyển Trưởng bộ phận được giao nhiệm vụ giải quyết đơn khiếu nại ký trình (ký trình trong thời hạn 01 ngày làm việc, trừ trường hợp trình cuối ngày), trình thủ trưởng cơ quan Thuế duyệt ký.

Đơn khiếu nại được phân loại và đề xuất xử lý theo từng trường hợp cụ thể như sau:

B1.1 Đơn khiếu nại không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan Thuế nhận đơn:

B1.1.1. Đơn khiếu nại không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan Thuế các cấp thì cơ quan Thuế nhận đơn phải dự thảo Phiếu hướng dẫn gửi cho người khiếu nại (mẫu số 02/KN kèm theo), việc hướng dẫn chỉ thực hiện một lần và nếu người khiếu nại gửi kèm theo các giấy tờ, tài liệu (bản gốc) thì cơ quan nhận đơn trả lại cho người khiếu nại kèm theo Phiếu hướng dẫn.

B1.1.2 Đơn khiếu nại không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan Thuế nhận đơn nhưng thuộc thẩm quyền của cơ quan Thuế khác thì dự thảo Phiếu chuyển đơn khiếu nại (mẫu số 03/KN kèm theo) gửi cơ quan Thuế có thẩm quyền giải quyết và gửi cho người khiếu nại biết để liên hệ giải quyết.

B1.1.3 Đơn khiếu nại do đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức thành viên của Mặt trận hoặc các cơ quan báo chí và các cơ quan khác chuyển đến không thuộc thẩm quyền của cơ quan Thuế thì dự thảo Thông báo về việc không thụ lý giải quyết khiếu nại (mẫu số 04A/KN kèm theo) gửi cho cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đã chuyển đơn biết (kèm theo đơn đã nhận).

B1.2 Đơn khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan Thuế nhận đơn:

B1.2.1 Đơn khiếu nại thuộc một trong các trường hợp không được thụ lý giải quyết theo quy định tại Điều 11 Luật Khiếu nại năm 2011 thì dự thảo Thông báo về việc không thụ lý giải quyết khiếu nại (mẫu số 04A/KN kèm theo) gửi cho người khiếu nại để biết hoặc Đơn khiếu nại thuộc một trong các trường hợp không đủ điều kiện xử lý quy định tại Khoản 2 Điều 6 của Thông tư số 07/2014/TT-TTCP ngày 31/10/2014 của Thanh tra Chính phủ thì Thông báo không đủ điều kiện thụ lý giải quyết (mẫu số 04B/KN kèm theo) gửi cho người khiếu nại để biết và bổ sung những thủ tục cần thiết để thực hiện việc khiếu nại.

B1.2.2 Đơn khiếu nại không thuộc một trong các trường hợp không được thụ lý giải quyết theo quy định tại Điều 11 Luật Khiếu nại năm 2011 thì dự thảo Thông báo về việc thụ lý giải quyết khiếu nại (mẫu số 05/KN kèm theo) gửi cho người khiếu nại để biết, đồng thời đề xuất phương án giải quyết (phải xác minh; giải quyết ngay). Đối với trường hợp nhiều người khiếu nại về cùng một nội dung và cử người đại diện để thực hiện việc khiếu nại thì thụ lý đơn nếu trong đơn khiếu nại có đầy đủ chữ ký, họ tên, địa chỉ của những người khiếu nại và có văn bản cử người đại diện, việc gửi thông báo thụ lý thông qua người đại diện khiếu nại.

B1.2.3 Đơn khiếu nại do đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức thành viên của Mặt trận và các cơ quan khác chuyển đến nếu thuộc thẩm quyền và đủ điều kiện thụ lý giải quyết thì dự thảo Thông báo về việc thụ lý giải quyết khiếu nại (mẫu 05/KN kèm theo) gửi cho người khiếu nại và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đã chuyển đơn đến biết; nếu thuộc thẩm quyền nhưng không đủ điều kiện thụ lý giải quyết thì dự thảo Thông báo không thụ lý giải quyết khiếu nại (mẫu số 04A/KN kèm theo) gửi cho cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đã chuyển đơn biết (kèm theo đơn đã nhận).

B1.3 Đơn khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan Thuế cấp dưới nhưng quá thời hạn quy định mà chưa ban hành quyết định giải quyết khiếu nại thì thủ trưởng cơ quan Thuế cấp trên có văn bản yêu cầu cơ quan Thuế cấp dưới giải quyết dứt điểm vụ việc và gửi cho người khiếu nại biết (mẫu số 03A/KN kèm theo), đồng thời có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc việc giải quyết của cơ quan Thuế cấp dưới và áp dụng biện pháp theo thẩm quyền để xử lý đối với người thiếu trách nhiệm hoặc cố tình trì hoãn việc giải quyết khiếu nại đó.

B1.4 Trường hợp đơn khiếu nại có nội dung vừa thuộc thẩm quyền của cơ quan Thuế nhận đơn vừa có nội dung thuộc thẩm quyền cơ quan ngoài ngành Thuế thì giữ lại đơn để xem xét giải quyết những nội dung thuộc thẩm quyền giải quyết của mình; những nội dung không thuộc thẩm quyền thì hướng dẫn người nộp thuế gửi đến nơi có thẩm quyền giải quyết đồng thời trả lại các tài liệu không liên quan đến nội dung thụ lý của mình (nếu có) cho người khiếu nại (mẫu số 02/KN kèm theo).

Bước 2: Duyệt đề xuất xử lý đơn khiếu nại

Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Phiếu đề xuất xử lý đơn kèm theo dự thảo đối với từng trường hợp cụ thể (Phiếu hướng dẫn; hoặc Phiếu chuyển đơn; hoặc Thông báo về việc không thụ lý giải quyết khiếu nại; hoặc Thông báo về việc thụ lý giải quyết đơn khiếu nại) thì thủ trưởng cơ quan Thuế có trách nhiệm duyệt ký.

II. GIẢI QUYẾT ĐƠN KHIẾU NẠI THUỘC THẨM QUYỀN

1. Đối với trường hợp cần xác minh thực tế để giải quyết thì thực hiện các bước sau:

Là trường hợp qua nghiên cứu, phân tích, hồ sơ khiếu nại nhận thấy vụ việc có tính chất phức tạp cần phải xác minh thực tế để giải quyết và đã được thủ trưởng cơ quan Thuế phê duyệt thì triển khai thực hiện các bước công việc sau:

Bước 1: Làm việc với người khiếu nại

Sau khi thủ trưởng cơ quan Thuế phê duyệt phiếu đề xuất xử lý đơn, trong trường hợp cần thiết, người được phân công thụ lý đơn làm việc với người khiếu nại để khẳng định nhân thân của người khiếu nại; làm rõ nội dung, chứng cứ, tìm hiểu sự việc; nếu thấy căn cứ khiếu nại không đúng với pháp luật thì hướng dẫn, giải thích cho người khiếu nại được biết để người khiếu nại rút đơn (trường hợp người khiếu nại muốn rút đơn).

Bước 2: Dự thảo quyết định và xây dựng kế hoạch xác minh

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được ý kiến phê duyệt, người được phân công thụ lý đơn phải tiến hành xây dựng dự thảo Quyết định về việc xác minh nội dung khiếu nại (mẫu số 06/KN kèm theo) và Kế hoạch xác minh nội dung khiếu nại (mẫu số 07/KN kèm theo) thông qua Trưởng bộ phận được giao nhiệm vụ giải quyết đơn khiếu nại ký trình (thời hạn ký trình trong 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được dự thảo quyết định và kế hoạch xác minh), trình Thủ trưởng cơ quan Thuế duyệt ký.

Bước 3: Duyệt ký Quyết định và phê duyệt Kế hoạch xác minh nội dung khiếu nại

Sau khi nhận được dự thảo Quyết định về việc xác minh nội dung khiếu nại và Kế hoạch xác minh nội dung khiếu nại nếu không phải chỉnh sửa thì thủ trưởng cơ quan Thuế duyệt ký.

Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Quyết định về việc xác minh nội dung khiếu nại và Kế hoạch xác minh nội dung khiếu nại đã được duyệt ký, Bộ phận hành chính phải lấy dấu, vào sổ công văn và gửi cho các đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan bằng hình thức chuyển phát qua bưu điện (có hồi báo).

Trường hợp khi có thay đổi Trưởng đoàn (tổ), thành viên đoàn (tổ), cá nhân được giao nhiệm vụ xác minh; kế hoạch xác minh thì phải thực hiện bằng quyết định của Thủ trưởng cơ quan Thuế và theo đúng các trình tự, thủ tục quy định.

Bước 4: Công bố quyết định xác minh

1. Trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày quyết định xác minh được ký, người hoặc đoàn (tổ) được giao nhiệm vụ xác minh (gọi chung là người xác minh) nếu xét thấy cần thiết thì thực hiện việc công bố quyết định xác minh nội dung khiếu nại tại cơ quan của người bị khiếu nại hoặc tại trụ sở cơ quan nơi phát sinh khiếu nại.

2. Thành phần dự buổi công bố quyết định do người xác minh quyết định, gồm: Người xác minh khiếu nại; người bị khiếu nại; người khiếu nại; thủ trưởng hoặc đại diện cơ quan tổ chức có người bị khiếu nại; đại diện chính quyền địa phương (nếu cần).

3. Khi công bố quyết định xác minh nội dung khiếu nại, người xác minh công bố toàn văn quyết định; nêu rõ các nội dung khiếu nại được xác minh, quyền, nghĩa vụ của người bị khiếu nại và của các đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan; thông báo lịch làm việc của người xác minh.

4. Việc công bố quyết định xác minh phải được lập thành biên bản (mẫu số 08/KN kèm theo) có chữ ký của người xác minh, người bị khiếu nại, người khiếu nại, và của đại diện các đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan (nếu có). Biên bản công bố quyết định xác minh nội dung khiếu nại phải lập thành ít nhất ba bản, một bản giao cho người khiếu nại, một bản giao cho người bị khiếu nại, một bản lưu trong hồ sơ giải quyết khiếu nại.

Bước 5: Tiến hành xác minh

Người xác minh nội dung khiếu nại thực hiện theo kế hoạch xác minh nội dung khiếu nại đã được thủ trưởng cơ quan Thuế duyệt ký. Đối với những tài liệu, hồ sơ cơ quan Thuế đã có theo quy định về quản lý thuế (bao gồm cả tài liệu, hồ sơ bằng giấy và tài liệu, hồ sơ quản lý trên ứng dụng tin học) thì không được yêu cầu người khiếu nại, người bị khiếu nại, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp.

B5.1. Làm việc với người khiếu nại

1. Người xác minh nội dung khiếu nại làm việc trực tiếp và yêu cầu người khiếu nại hoặc người đại diện, người được ủy quyền, luật sư, trợ giúp viên pháp lý của người khiếu nại cung cấp thông tin, tài liệu, bằng chứng có liên quan đến nội dung khiếu nại.

2. Nội dung làm việc được lập thành biên bản, ghi rõ thời gian, địa điểm, thành phần, nội dung và có chữ ký của các bên. Biên bản được lập thành ít nhất hai bản, mỗi bên giữ một bản (mẫu số 08/KN kèm theo).

3. Trong trường hợp không làm việc trực tiếp vì lý do khách quan thì người xác minh nội dung khiếu nại có văn bản yêu cầu người khiếu nại hoặc người đại diện, người được ủy quyền, luật sư, trợ giúp viên pháp lý của người khiếu nại cung cấp thông tin, tài liệu, bằng chứng để làm rõ nội dung khiếu nại. Việc cung cấp thông tin, tài liệu, bằng chứng được thực hiện trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu.

B5.2. Làm việc trực tiếp với người bị khiếu nại

1. Người xác minh nội dung khiếu nại làm việc trực tiếp và yêu cầu người bị khiếu nại cung cấp thông tin, tài liệu, bằng chứng liên quan đến nội dung bị khiếu nại, giải trình về quyết định hành chính, hành vi hành chính bị khiếu nại.

2. Nội dung làm việc được lập thành biên bản, ghi rõ thời gian, địa điểm, thành phần, nội dung và có chữ ký của các bên. Biên bản được lập thành ít nhất hai bản, mỗi bên giữ một bản (mẫu số 08/KN kèm theo).

3. Việc cung cấp thông tin, tài liệu, bằng chứng, văn bản giải trình phải được thực hiện trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu (mẫu số 09/KN kèm theo).

B5.3. Tiếp nhận, xử lý thông tin, tài liệu, bằng chứng

1. Khi tiếp nhận thông tin, tài liệu, bằng chứng do người khiếu nại hoặc người đại diện, người được ủy quyền, luật sư, trợ giúp viên pháp lý của người khiếu nại, người bị khiếu nại, cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân cung cấp trực tiếp thì người xác minh nội dung khiếu nại phải lập Giấy biên nhận (mẫu số 10/KN kèm theo).

2. Các thông tin, tài liệu, bằng chứng thu thập được phải thể hiện rõ nguồn gốc. Khi thu thập bản chụp, người xác minh nội dung khiếu nại phải đối chiếu với bản chính; trong trường hợp không có bản chính thì phải ghi rõ trong giấy biên nhận. Các thông tin, tài liệu, bằng chứng do cơ quan, tổ chức, đơn vị cung cấp phải có xác nhận của cơ quan, tổ chức, đơn vị cung cấp. Thông tin, tài liệu, bằng chứng do cá nhân cung cấp phải có xác nhận của người cung cấp. Trong trường hợp tài liệu bị mất trang, mất chữ, quá cũ nát, quá mờ không đọc được chính xác nội dung thì người thu thập phải ghi rõ tình trạng của tài liệu đó trong Giấy biên nhận.

Người xác minh nội dung khiếu nại phải kiểm tra tính xác thực của thông tin, tài liệu, bằng chứng đã thu thập được.

3. Người xác minh nội dung khiếu nại phải đánh giá, nhận định về giá trị chứng minh của những thông tin, tài liệu, bằng chứng đã được thu thập trên cơ sở tuân thủ các quy định của pháp luật, các nguyên tắc trong giải quyết khiếu nại. Thông tin, tài liệu, chứng cứ được sử dụng để kết luận nội dung khiếu nại thì phải rõ nguồn gốc, tính khách quan, tính liên quan, tính hợp pháp.

4. Các thông tin, tài liệu, bằng chứng thu thập trong quá trình giải quyết khiếu nại phải được sử dụng đúng quy định, quản lý chặt chẽ; chỉ cung cấp hoặc công bố khi người có thẩm quyền cho phép.

B5.4 Đối với những vụ việc, tài liệu phản ánh chưa rõ, chưa đủ cơ sở để xem xét giải quyết

Đối với những vụ việc, tài liệu phản ánh chưa rõ, chưa đủ cơ sở để xem xét giải quyết nếu xét thấy cần thiết thì tiến hành thực hiện một số công việc sau:

1. Dự thảo phiếu yêu cầu người khiếu nại, người bị khiếu nại cung cấp bổ sung những tài liệu chứng cứ liên quan đến nội dung khiếu nại (mẫu số 09/KN kèm theo). Việc cung cấp thông tin, tài liệu, bằng chứng, văn bản giải trình phải được thực hiện trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu.

2. Dự thảo Phiếu yêu cầu về việc giải trình gửi đến người khiếu nại, người bị khiếu nại giải trình (mẫu số 11A/KN kèm theo) và người khiếu nại, người bị khiếu nại phải giải trình bằng văn bản (mẫu số 11B/KN kèm theo).

3. Xác minh tại các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến nội dung khiếu nại với các hình thức:

- Thủ trưởng cơ quan Thuế có văn bản đề nghị cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp các thông tin, tài liệu bằng chứng có liên quan đến nội dung khiếu nại (mẫu số 09/KN kèm theo).

- Trường hợp cần thiết, thủ trưởng cơ quan Thuế có giấy giới thiệu cử người xác minh nội dung khiếu nại đến làm việc với cơ quan, tổ chức, cá nhân để yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu, bằng chứng liên quan đến nội dung khiếu nại; kết quả làm việc phải lập thành biên bản (mẫu số 08/KN kèm theo), biên bản được lập thành ít nhất 02 bản, một bản giao cho cơ quan, tổ chức, cá nhân được yêu cầu (khi nhận tài liệu phải ghi rõ nguồn gốc của tài liệu cung cấp, có chữ ký của người xác minh nội dung khiếu nại và xác nhận của cơ quan, tổ chức, cá nhân được yêu cầu).

B5.5 Gia hạn thời gian xác minh khiếu nại

Trường hợp cần thiết, phải gia hạn thời gian xác minh, người xác minh dự thảo báo cáo thông qua Trưởng bộ phận được giao nhiệm vụ xử lý đơn, trình thủ trưởng cơ quan Thuế ra quyết định gia hạn (mẫu số 14/KN kèm theo). Quyết định gia hạn xác minh phải được gửi cho người bị khiếu nại, người khiếu nại và các đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan.

Tổng thời gian gia hạn xác minh khiếu nại không được vượt quá thời hạn giải quyết khiếu nại theo quy định của Luật Khiếu nại.

Bước 6: Lập báo cáo kết quả xác minh và dự thảo quyết định giải quyết khiếu nại

Trên cơ sở kết quả xác minh, người xác minh phải hoàn thiện số liệu, chứng cứ và lập Báo cáo kết quả xác minh nội dung khiếu nại (mẫu số 15/KN kèm theo); lập dự thảo Quyết định về việc giải quyết khiếu nại (mẫu số 16A/KN hoặc 16B/KN kèm theo) thông qua Trưởng bộ phận được giao nhiệm vụ giải quyết đơn khiếu nại trình Thủ trưởng cơ quan Thuế phê duyệt.

Bước 7: Lấy ý kiến tham gia; tư vấn; giám định của các cơ quan chuyên môn (trong trường hợp cần thiết)

Trong trường hợp quá trình xác minh vụ việc gặp phải những vấn đề nhạy cảm, những bất cập trong việc vận dụng chế độ, chính sách, hoặc những căn cứ để giải quyết khiếu nại chưa đảm bảo đầy đủ tính pháp lý thì người được giao nhiệm vụ xác minh hoặc người giải quyết khiếu nại căn cứ vào yêu cầu và tình hình cụ thể để lựa chọn hình thức thực hiện cho phù hợp như sau:

- Dự thảo phiếu lấy ý kiến tham gia của các cơ quan chuyên môn (mẫu số 12A/KN kèm theo), hình thức này được sử dụng trong trường hợp khi giải quyết khiếu nại gặp phải những vấn đề phức tạp hoặc có những quan điểm khác nhau khi áp dụng chế độ chính sách; những vấn đề chưa được quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật.

- Dự thảo văn bản yêu cầu trưng cầu giám định (mẫu số 13A/KN kèm theo), hình thức này áp dụng trong trường hợp khi xét thấy cần có sự đánh giá về nội dung liên quan đến chuyên môn, kỹ thuật làm căn cứ cho việc kết luận nội dung khiếu nại.

- Lập Hội đồng tư vấn: Người giải quyết khiếu nại có thể mời những người am hiểu chuyên môn về lĩnh vực liên quan đến nội dung khiếu nại; đại diện tổ chức chính trị - xã hội, xã hội - nghề nghiệp tham gia Hội đồng tư vấn giải quyết khiếu nại.

Người giải quyết khiếu nại ban hành quyết định thành lập Hội đồng tư vấn giải quyết khiếu nại (mẫu số 13B/KN kèm theo) và tổ chức họp Hội đồng tư vấn giải quyết khiếu nại.

Tổng hợp ý kiến tham gia, ý kiến tư vấn, kết quả giám định của các cơ quan, đơn vị để hoàn thiện dự thảo Quyết định về việc giải quyết khiếu nại trình Thủ trưởng cơ quan Thuế phê duyệt.

Bước 8: Tổ chức đối thoại

Trên cơ sở báo cáo kết quả xác minh và dự thảo quyết định về việc giải quyết khiếu nại đã được Thủ trưởng cơ quan Thuế phê duyệt, người giải quyết khiếu nại thực hiện tổ chức đối thoại, cụ thể:

Trong quá trình giải quyết khiếu nại lần đầu, nếu yêu cầu của người khiếu nại và kết quả xác minh nội dung khiếu nại còn khác nhau thì người giải quyết khiếu nại tổ chức đối thoại với người khiếu nại, người bị khiếu nại, người có quyền và nghĩa vụ liên quan, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan để làm rõ nội dung khiếu nại, yêu cầu của người khiếu nại và hướng giải quyết khiếu nại; việc đối thoại phải tiến hành công khai, dân chủ.

Trong quá trình giải quyết khiếu nại lần hai, người giải quyết khiếu nại tiến hành đối thoại với người khiếu nại, người bị khiếu nại, người có quyền và nghĩa vụ liên quan, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan để làm rõ nội dung khiếu nại, yêu cầu của người khiếu nại, hướng giải quyết khiếu nại.

Trình tự đối thoại như sau:

B8.1 Chuẩn bị đối thoại

Căn cứ hồ sơ đã được thẩm tra, xác minh; tài liệu, chứng cứ đã được thu thập; Báo cáo kết quả xác minh và hướng giải quyết đã được thủ trưởng cơ quan Thuế phê duyệt để xác định các nội dung cần trao đổi, đối thoại với người khiếu nại, người bị khiếu nại, người có quyền và nghĩa vụ liên quan.

B8.2 Người giải quyết khiếu nại hoặc người được giao nhiệm vụ xác minh nội dung khiếu nại thông báo bằng văn bản với người khiếu nại, người bị khiếu nại, người có quyền và nghĩa vụ liên quan, Đại diện các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan (nếu có) về thời gian, địa điểm, nội dung việc đối thoại; người được thông báo có trách nhiệm tham dự buổi đối thoại đúng thời gian, địa điểm và thành phần.

- Thành phần tham dự đối thoại:

+ Người giải quyết khiếu nại hoặc người được giao nhiệm vụ xác minh nội dung khiếu nại;

+ Người khiếu nại hoặc người đại diện; người bị khiếu nại; người có quyền và nghĩa vụ liên quan;

+ Người được ủy quyền (nếu có);

+ Luật sư hoặc trợ giúp viên pháp lý (nếu có);

+ Đại diện các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan;

- Địa điểm tổ chức đối thoại: Trụ sở của người giải quyết khiếu nại; địa điểm tiếp công dân của người giải quyết khiếu nại hoặc tại trụ sở cơ quan Thuế phát sinh vụ việc khiếu nại.

B8.3 Tiến hành đối thoại

1. Kiểm tra thành phần tham dự đối thoại; tư cách tham dự của người khiếu nại; người bị khiếu nại, người có quyền và nghĩa vụ liên quan, người đại diện, người được ủy quyền, luật sư, trợ giúp viên pháp lý (nếu có). Trường hợp thành phần đối thoại không dự đủ theo thư mời thì việc tiến hành đối thoại do người chủ trì quyết định.

2. Nêu nội dung đối thoại, hướng dẫn các bên tham dự đối thoại cách thức đối thoại để đảm bảo cuộc đối thoại có trật tự và hiệu quả.

3. Nêu kết quả xác minh nội dung khiếu nại và hướng giải quyết.

4. Người khiếu nại, người bị khiếu nại, người có quyền và nghĩa vụ liên quan, Luật sư hoặc trợ giúp viên pháp lý (nếu có) trình bày ý kiến về nội dung sự việc, kết quả xác minh, kiến nghị giải quyết khiếu nại do người chủ trì đối thoại công bố; trình bày tóm tắt nội dung sự việc, nguyện vọng và nêu rõ các căn cứ pháp lý khiếu nại (đối với người khiếu nại), căn cứ pháp lý đã giải quyết khiếu nại trước đây (đối với người bị khiếu nại); trả lời các câu hỏi do người chủ trì đối thoại, người được giao xác minh, các cơ quan tham dự đặt ra trong quá trình đối thoại.

5. Người giải quyết khiếu nại, đại diện các cơ quan, tổ chức, cá nhân tham dự đối thoại nêu ý kiến;

6. Người chủ trì đối thoại kết luận về nội dung đối thoại và hướng giải quyết.

B8.4. Lập biên bản đối thoại

Việc đối thoại được lập thành biên bản, ghi rõ thời gian, địa điểm, thành phần tham gia, nội dung, ý kiến của những người tham gia, những nội dung đã được thống nhất, những vấn đề còn có ý kiến khác nhau và có chữ ký của các bên (mẫu số 17/KN kèm theo). Biên bản được lập thành ít nhất 03 bản, mỗi bên giữ một bản.

Bước 9: Thẩm định văn bản

Trước khi trình Thủ trưởng cơ quan Thuế duyệt ký, Bộ phận được giao nhiệm vụ giải quyết đơn khiếu nại phải lập Phiếu đề nghị thẩm định (mẫu số 12B/KN kèm theo) kèm theo toàn bộ hồ sơ khiếu nại, báo cáo kết quả xác minh, dự thảo Quyết định giải quyết khiếu nại (bản gốc) gửi bộ phận có chức năng thẩm định văn bản tại cơ quan Thuế các cấp.

Thời gian thẩm định văn bản được thực hiện theo Quy chế thẩm định dự thảo văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính của Tổng cục Thuế.

Ngay sau khi nhận được kết quả thẩm định, Bộ phận được giao nhiệm vụ giải quyết đơn khiếu nại tổng hợp kết quả thẩm định để hoàn thiện dự thảo Quyết định giải quyết khiếu nại trình Thủ trưởng cơ quan Thuế duyệt ký.

Bước 10: Ban hành quyết định giải quyết khiếu nại

Trên cơ sở tổng hợp hồ sơ, tài liệu, chứng cứ, các quy định của pháp luật, kết quả xác minh, kết quả đối thoại (nếu có) và kết quả thẩm định văn bản, người xác minh nội dung khiếu nại hoàn thiện dự thảo Quyết định về việc giải quyết khiếu nại (mẫu số 16A/KN hoặc 16B/KN kèm theo), thông qua Trưởng bộ phận được giao nhiệm vụ giải quyết đơn khiếu nại trình Thủ trưởng cơ quan Thuế duyệt ký, ban hành quyết định giải quyết khiếu nại.

Trường hợp nhiều người cùng khiếu nại về một nội dung thì thủ trưởng cơ quan Thuế có thẩm quyền giải quyết khiếu nại ban hành Quyết định giải quyết khiếu nại cho từng người hoặc ra Quyết định giải quyết khiếu nại kèm theo danh sách những người khiếu nại.

Bước 11: Gửi quyết định giải quyết khiếu nại

B11.1 Gửi quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày ban hành quyết định giải quyết khiếu nại, bộ phận hành chính phải gửi quyết định giải quyết khiếu nại cho người khiếu nại (cơ quan Thuế mời người khiếu nại đến nhận trực tiếp tại trụ sở cơ quan Thuế hoặc gửi bưu điện có hồi báo), thủ trưởng cấp trên trực tiếp của người giải quyết khiếu nại, cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền chuyển khiếu nại đến và các đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan.

B11.2 Gửi quyết định giải quyết khiếu nại lần hai

Trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày ban hành quyết định giải quyết khiếu nại, bộ phận hành chính phải gửi quyết định giải quyết khiếu nại cho người khiếu nại (cơ quan Thuế mời người khiếu nại đến nhận trực tiếp tại trụ sở cơ quan Thuế hoặc gửi bưu điện có hồi báo), người bị khiếu nại, người giải quyết khiếu nại lần đầu, người có quyền, nghĩa vụ liên quan, cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền chuyển khiếu nại đến, người có trách nhiệm xác minh...

Bước 12: Công khai quyết định giải quyết khiếu nại (trong trường hợp giải quyết khiếu nại lần hai)

B12.1 Thời hạn và hình thức công khai quyết định giải quyết khiếu nại đối với quyết định hành chính, hành vi hành chính

Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày ban hành quyết định giải quyết khiếu nại lần hai, thủ trưởng cơ quan Thuế giải quyết đơn khiếu nại phải công khai quyết định giải quyết khiếu nại, lựa chọn một hoặc một số hình thức sau:

1. Công khai Quyết định giải quyết khiếu nại lên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan (nếu có). Thời gian đăng tải trên cổng thông tin điện tử hoặc trên trang thông tin điện tử của cơ quan giải quyết tố cáo ít nhất là 15 ngày, kể từ ngày đăng thông báo;

2. Niêm yết tại trụ sở làm việc hoặc nơi tiếp công dân; thời gian niêm yết ít nhất là 15 ngày kể từ ngày niêm yết.

3. Tổ chức công bố công khai quyết định giải quyết khiếu nại tại cuộc họp cơ quan, tổ chức nơi người bị khiếu nại công tác. Thủ trưởng cơ quan Thuế giải quyết đơn khiếu nại ký văn bản thông báo với cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan biết trước 03 ngày làm việc (mẫu số 21/KN kèm theo)

4. Thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng gồm: Báo nói, báo hình, báo viết và báo điện tử. Người giải quyết tố cáo có thể lựa chọn một trong các hình thức thông báo trên báo nói, báo hình, báo viết hoặc báo điện tử để thực hiện việc công khai.

Số lần thông báo trên báo nói ít nhất là 02 lần phát sóng; trên báo hình ít nhất 02 lần phát sóng; trên báo viết ít nhất 02 số phát hành. Thời gian đăng tải trên báo điện tử ít nhất là 15 ngày, kể từ ngày đăng thông báo.

B12.2 Thời hạn và hình thức công khai đối với quyết định giải quyết khiếu nại quyết định kỷ luật

Khi quyết định giải quyết khiếu nại đối với quyết định kỷ luật công chức, viên chức có hiệu lực pháp luật thì người đứng đầu cơ quan Thuế nơi công chức, viên chức làm việc có trách nhiệm công bố công khai kết luận trên đến toàn thể công chức, viên chức trong cơ quan.

Thời hạn công khai và hình thức công khai tương tự thời hạn và hình thức công khai quyết định giải quyết khiếu nại đối với quyết định hành chính, hành vi hành chính tại điểm B12.1 nêu trên.

Bước 13: Thi hành quyết định giải quyết khiếu nại có hiệu lực pháp luật

Thủ trưởng cơ quan Thuế có vụ việc bị khiếu nại căn cứ vào quyết định giải quyết khiếu nại có hiệu lực pháp luật để kịp thời sửa đổi hoặc thay thế quyết định hành chính, điều chỉnh hành vi hành chính có vi phạm; bồi thường thiệt hại; khôi phục quyền, lợi ích hợp pháp cho người bị thiệt hại theo quy định của pháp luật. Quyết định sửa đổi Quyết định hành chính ban đầu gửi một bản cho Cơ quan Thuế cấp trên đã ban hành Quyết định giải quyết khiếu nại có hiệu lực pháp luật.

Trưởng bộ phận được giao nhiệm vụ giải quyết đơn khiếu nại có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện quyết định giải quyết khiếu nại có hiệu lực pháp luật của thủ trưởng cơ quan Thuế cùng cấp ban hành.

Bước 14: Ghi sổ và lưu trữ hồ sơ giải quyết khiếu nại

1. Sau khi kết thúc vụ việc giải quyết khiếu nại, bộ phận được giao nhiệm vụ giải quyết đơn khiếu nại phải vào sổ theo dõi đơn khiếu nại (kết quả giải quyết khiếu nại).

2. Trong thời hạn 30 ngày kể từ thời điểm đóng hồ sơ (ngày người có thẩm quyền ban hành quyết định giải quyết khiếu nại), người cuối cùng được giao thụ lý giải quyết khiếu nại phải hoàn chỉnh việc sắp xếp, lập mục lục và bàn giao toàn bộ hồ sơ cho người được giao nhiệm vụ lưu trữ (tại bộ phận được giao nhiệm vụ giải quyết đơn khiếu nại ), việc bàn giao hồ sơ phải lập thành biên bản.

2. Đối với trường hợp giải quyết ngay

Là trường hợp qua nghiên cứu, phân tích, hồ sơ khiếu nại và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan nếu có đầy đủ những căn cứ pháp lý để khẳng định tính đúng, sai của nội dung khiếu nại thì người được phân công thụ lý giải quyết đơn thực hiện các bước công việc sau:

Bước 1: Làm việc với người khiếu nại

Bước 2: Lập dự thảo báo cáo kết quả xác minh tại hồ sơ nội dung khiếu nại và dự thảo quyết định giải quyết khiếu nại

Bước 3: Lấy ý kiến tham gia, tư vấn, giám định của các cơ quan chuyên môn (trường hợp cần thiết).

Bước 4: Tổ chức đối thoại (nếu có)

Bước 5 : Thẩm định văn bản

Bước 6: Hoàn thiện và trình ký quyết định giải quyết khiếu nại

Bước 7: Ban hành quyết định giải quyết khiếu nại

Bước 8: Gửi quyết định giải quyết khiếu nại

Bước 9: Công khai quyết định giải quyết khiếu nại

Bước 10: Thi hành quyết định giải quyết khiếu nại

Bước 11: Ghi sổ và lưu trữ hồ sơ giải quyết khiếu nại

Trình tự, thủ tục, nội dung và thời gian thực hiện các bước nêu trên tương tự như thực hiện các bước có nội dung tương ứng thuộc trường hợp cần phải xác minh thực tế để giải quyết khiếu nại.

III. GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI ĐỐI VỚI QUYẾT ĐỊNH KỶ LUẬT CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC THUẾ

Giải quyết khiếu nại đối với quyết định kỷ luật công chức, viên chức thuế được thực hiện tương tự đối với việc giải quyết đơn khiếu nại quyết định hành chính, hành vi hành chính của cơ quan Thuế về trình tự và các bước công việc.

Lưu ý: Trong quá trình giải quyết khiếu nại đối với quyết định kỷ luật công chức, viên chức thuế, người giải quyết khiếu nại lần đầu, lần hai phải tổ chức đối thoại.

IV. ĐÌNH CHỈ VIỆC GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI

1. Khi người khiếu nại có đơn rút khiếu nại, người có trách nhiệm xác minh (đối với vụ việc phải xác minh) hoặc người được phân công xử lý đơn (đối với vụ việc giải quyết ngay) dự thảo văn bản báo cáo và dự thảo Quyết định đình chỉ việc giải quyết khiếu nại, trình người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại trong vòng 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đơn rút khiếu nại.

2. Người giải quyết khiếu nại xem xét, ký ban hành Quyết định đình chỉ (mẫu số 18/KN kèm theo) trong vòng 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản của người có trách nhiệm xác minh và gửi cho người khiếu nại, người bị khiếu nại, người có quyền và nghĩa vụ liên quan, cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân đã chuyển khiếu nại đến.

V. TẠM ĐÌNH CHỈ VIỆC THI HÀNH QUYẾT ĐỊNH HÀNH CHÍNH BỊ KHIẾU NẠI

1. Trong quá trình thụ lý hồ sơ giải quyết khiếu nại, nếu xét thấy việc thi hành quyết định hành chính bị khiếu nại sẽ gây hậu quả khó khắc phục, người giải quyết khiếu nại phải ra quyết định tạm đình chỉ việc thi hành quyết định đó (mẫu số 19/KN kèm theo).

2. Thời hạn tạm đình chỉ không vượt quá thời gian còn lại của thời hạn giải quyết.

3. Khi xét thấy lý do của việc tạm đình chỉ không còn thì phải ra quyết định hủy bỏ ngay quyết định tạm đình chỉ đó (mẫu số 20/KN kèm theo).

4. Quyết định tạm đình chỉ, quyết định hủy bỏ quyết định tạm đình chỉ được gửi cho người khiếu nại, người bị khiếu nại, người có quyền, nghĩa vụ liên quan, những người có trách nhiệm thi hành khác trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày ban hành và được lưu trong hồ sơ giải quyết khiếu nại.

Phần III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

I. HƯỚNG DẪN TRIỂN KHAI THỰC HIỆN

Vụ Kiểm tra nội bộ thuộc Tổng cục Thuế chịu trách nhiệm hướng dẫn chỉ đạo triển khai thực hiện và tổ chức kiểm tra việc triển khai thực hiện Quy trình này trong phạm vi toàn ngành.

II. TỔ CHỨC, TRIỂN KHAI THỰC HIỆN

Thủ trưởng cơ quan Thuế các cấp có trách nhiệm tổ chức, bố trí phân công công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý, thực hiện nghiêm túc Quy trình này; định kỳ hoặc đột xuất tổ chức kiểm tra việc thực hiện quy trình của cơ quan Thuế cấp dưới; thực hiện khen thưởng, kỷ luật kịp thời các tập thể, cá nhân thực hiện tốt hoặc có các sai phạm trong việc thực hiện quy trình.

Trong quá trình tổ chức, triển khai thực hiện nếu có vướng mắc, các đơn vị thuộc Tổng cục Thuế, Cục Thuế các tỉnh, thành phố phản ảnh, báo cáo kịp thời về Tổng cục Thuế (qua Vụ Kiểm tra nội bộ) để nghiên cứu bổ sung, sửa đổi./.

Biểu mẫu Quyết định 878 2015 TCT

Mẫu số 01 - Phiếu đề xuất xử lý đơn

Mẫu số 02

Mẫu số 03 - Phiếu chuyển

Mẫu số 03A - Phiếu chuyển

Mẫu số 10 - Giấy biên nhận về việc tiếp nhận thông tin, tài liệu, bằng chứng

Mẫu số 11A - Phiếu yêu cầu

Mẫu số 12A - Phiếu lấy ý kiến

Mẫu số 15 - Báo cáo kết quả xác minh nội dung khiếu nại

Mời các bạn sử dụng file Tải về để xem chi tiết nội dung các biểu mẫu ban hành cùng Quyết định.

Văn bản pháp luật này thuộc lĩnh vực Thuế phí được HoaTieu.vn cập nhật và đăng tải, mời các bạn sử dụng file tải về để lưu làm tài liệu sử dụng.