Kế hoạch 2355/KH-BGDĐT số hóa dữ liệu, văn bằng chứng chỉ đã cấp

Kế hoạch số hóa dữ liệu văn bằng chứng chỉ theo quy định

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang được ngành giáo dục chú trọng triển khai, Kế hoạch số 2355/KH-BGDĐT về việc số hóa dữ liệu, văn bằng chứng chỉ đã cấp được ban hành nhằm tạo sự đồng bộ và hiện đại trong công tác quản lý. Đây là một bước đi quan trọng giúp xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung, đảm bảo tính chính xác, minh bạch và thuận tiện cho việc tra cứu, xác minh thông tin văn bằng chứng chỉ.

Việc thực hiện kế hoạch không chỉ góp phần giảm thiểu thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian và chi phí cho các cơ quan, đơn vị, mà còn nâng cao hiệu quả phục vụ người dân, học sinh, sinh viên. Đồng thời, kế hoạch cũng đặt nền tảng cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý giáo dục, hướng tới xây dựng hệ thống quản lý hiện đại, minh bạch và đáp ứng yêu cầu phát triển của xã hội.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 2355/KH-BGDĐT	Hà Nội, ngày 22 tháng 12 năm 2025

KẾ HOẠCH

SỐ HÓA DỮ LIỆU VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ ĐÃ CẤP

Căn cứ Quyết định số 06/QĐ-TTg ngày 06 tháng 01 năm 2022 của Thủ tướng Chính phủ: Phê duyệt Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022-2025, tầm nhìn đến năm 2030;

Căn cứ Chỉ thị số 04/CT-TTg ngày 11 tháng 02 năm 2024 của Thủ tướng Chính phủ về việc tiếp tục đẩy mạnh triển khai Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022-2025, tầm nhìn đến 2030 tại các bộ, ngành, địa phương năm 2024 và những năm tiếp theo;

Căn cứ Nghị quyết số 71/NQ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung cập nhật Chương trình hành động của Chính phủ thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22 tháng 12 năm 2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia;

Căn cứ Nghị quyết số 214/NQ-CP ngày 23 tháng 7 năm 2025 của Chính phủ Ban hành Kế hoạch hành động của Chính phủ về thúc đẩy tạo lập dữ liệu phục vụ chuyển đổi số toàn diện;

Căn cứ Kế hoạch số 1869/KH-BGDĐT ngày 23 tháng 10 năm 2025 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về triển khai xây dựng dữ liệu hồ sơ học tập suốt đời của người học trong hệ thống giáo dục quốc dân;

Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Kế hoạch số hóa dữ liệu văn bằng, chứng chỉ đã cấp, như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Việc số hóa dữ liệu văn bằng, chứng chỉ (VBCC) là việc cập nhật dữ liệu VBCC giấy từ sổ gốc cấp VBCC, phụ lục sổ gốc cấp VBCC hoặc tài liệu khác có đầy đủ thông tin về việc cấp VBCC (sau đây gọi chung là sổ gốc cấp VBCC) dưới dạng hồ sơ giấy vào cơ sở dữ liệu (CSDL) VBCC của Bộ Giáo dục và Đào tạo (GDĐT).

b) Dữ liệu số hóa VBCC từ sổ gốc cấp VBCC phải bảo đảm “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung”, đủ điều kiện để sử dụng trong giao dịch điện tử và sử dụng thay cho giấy tờ giấy.

c) Việc số hóa chỉ áp dụng đối với trường hợp đã cấp VBCC giấy, số hóa dữ liệu VBCC không tạo ra VBCC số, số hóa dữ liệu VBCC có thể tạo bản sao VBCC từ sổ gốc dưới dạng điện tử hoặc trích lục thông tin về VBCC từ CSDLVBCC.

2. Yêu cầu đối với việc số hóa dữ liệu VBCC

a) Dữ liệu của mỗi VBCC đã cấp được số hóa thành 01 bản ghi trong CSDL VBCC;

b) Kết quả cuối cùng của việc số hóa là dữ liệu được cập nhật vào CSDL VBCC của Bộ GDĐT bảo đảm đầy đủ, chính xác, trung thực tuyệt đối so với tài liệu giấy hiện có (không bỏ sót, không sai lệch; không có gian lận và phải được ký xác nhận bằng văn bản);

c) Việc số hóa dữ liệu VBCC phải bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Tuyệt đối không được sao chụp tài liệu, sao chép dữ liệu số hóa, sử dụng thông tin về VBCC vào mục đích khác ngoài việc cập nhật vào CSDL VBCC của Bộ GDĐT;

d) CSDL VBCC cần được xác định cấp độ an toàn thông tin, phải có đánh giá, kiểm định theo quy định tại Luật An ninh mạng và phải được phê duyệt bảo đảm an toàn hệ thống thông tin trước khi vận hành chính thức theo quy định tại Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;

đ) Dữ liệu VBCC đã được số hóa phải được lưu trữ, sao lưu và xử lý trên hạ tầng đặt tại Việt Nam.

II. NỘI DUNG, TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN

1. Chuẩn bị điều kiện cần thiết để số hóa dữ liệu VBCC

a) Thủ trưởng đơn vị quản lý sổ gốc cấp VBCC chịu trách nhiệm ban hành quy định cụ thể để tổ chức thực hiện số hóa dữ liệu VBCC tại đơn vị trong đó phân công rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng đơn vị, cá nhân thuộc phạm vi quản lý; tiêu chuẩn, điều kiện của những người tham gia thực hiện số hóa dữ liệu VBCC.

b) Chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ số hóa dữ liệu VBCC:

Thủ trưởng đơn vị quản lý sổ gốc cấp VBCC chịu trách nhiệm:

- Bố trí ít nhất 01 phòng riêng để thực hiện số hóa dữ liệu VBCC và có quy định bảo đảm an ninh, an toàn, phòng chống cháy nổ, thiên tai và sinh vật gây hại đối với tài liệu cần số hóa và phương tiện, dữ liệu số hóa;

- Tổ chức phân loại, thống kê, lập danh mục, đánh giá hiện trạng các sổ gốc cấp VBCC, phụ lục sổ gốc cấp VBCC tương ứng và các tài liệu khác có thông tin về việc cấp VBCC (bảng ghi tên ghi điểm, sổ đăng bộ, danh sách tốt nghiệp, VBCC người học chưa nhận...) và xác định danh mục các tài liệu cần số hóa bảo đảm không bỏ sót, không trùng lặp (theo Mẫu 1 tại Phụ lục I Kế hoạch này);

- Chuẩn bị cơ sở vật chất, trang thiết bị về công nghệ thông tin và các phần mềm đáp ứng yêu cầu của việc số hóa và bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin, an ninh mạng theo quy định tại Mục II Phụ lục II Kế hoạch này.

c) Thủ trưởng đơn vị quản lý sổ gốc cấp VBCC quyết định thành lập Ban hoặc Tổ công tác (sau đây gọi chung là Ban) thực hiện số hóa, có phân công cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn đối với từng thành viên. Thành phần Ban gồm:

- Trưởng Ban do thủ trưởng đơn vị quản lý sổ gốc cấp VBCC đảm nhiệm chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo toàn bộ quá trình số hóa dữ liệu VBCC bảo đảm tiến độ, yêu cầu chuyên môn, kỹ thuật theo hướng dẫn của Bộ GDĐT;

- Phó trưởng Ban do cấp phó phụ trách công tác quản lý VBCC hoặc phụ trách chuyên môn liên quan đến việc cấp VBCC đảm nhiệm chịu trách nhiệm giúp Trưởng Ban thực hiện các nhiệm vụ cụ thể do Trưởng Ban phân công;

- Các thành viên Ban được lập thành các nhóm, mỗi nhóm gồm: 01 cán bộ làm nhiệm vụ đọc thông tin từ tài liệu giấy (người đọc); 01 cán bộ làm nhiệm vụ giám sát đọc thông tin từ tài liệu giấy (người giám sát đọc); 01 cán bộ có năng lực công nghệ thông tin chịu trách nhiệm vận hành các phương tiện, phần mềm công nghệ thông tin và nhập dữ liệu (người nhập dữ liệu); 01 cán bộ làm nhiệm vụ giám sát chung (người giám sát chung) và bảo đảm an ninh, an toàn do đại diện công an địa phương (ưu tiên người có chuyên môn về An ninh mạng hoặc phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao) thực hiện giám sát việc thu thập, nhập và xác nhận việc nhập dữ liệu; 01 cán bộ có kinh nghiệm quản lý VBCC làm nhiệm vụ bao quát, bảo đảm tính đầy đủ, chính xác của dữ liệu, giám sát việc nhập dữ liệu, kiểm soát chất lượng số hóa và đảm nhiệm vai trò trưởng nhóm (trưởng nhóm).

Tùy theo quy mô, số lượng tài liệu cần số hóa, thủ trưởng đơn vị quản lý sổ gốc cấp VBCC quyết định số lượng nhóm để bảo đảm chất lượng, tiến độ số hóa.

d. Lập Kế hoạch chi tiết thực hiện số hóa theo hướng ưu tiên trước hết việc số hóa dữ liệu các VBCC cấp từ năm 2020 đến thời điểm hiện tại, sau đó số hóa dữ liệu VBCC các giai đoạn 05 năm ngược về trước cho đến hết dữ liệu VBCC của những người sinh từ năm 1970, ưu tiên số hóa trước những sổ gốc cấp VBCC (hoặc những phần của sổ gốc cấp VBCC) còn nguyên vẹn, thông tin rõ ràng.

2. Tiến độ thực hiện số hóa dữ liệu VBCC

TT	VBCC cần phải số hóa	Đơn vị thực hiện	Thời hạn hoàn thành	Sản phẩm
1	Bằng tốt nghiệp trung học phổ thông (THPT)	Sở GDĐT		Dữ liệu bằng tốt nghiệp THPT được cập nhật vào CSDL VBCC
a	Bằng tốt nghiệp THPT cấp trong năm 2025	Sở GDĐT	31/3/2026	Dữ liệu bằng tốt nghiệp THPT được cập nhật vào CSDL VBCC
b	Bằng tốt nghiệp THPT cấp từ năm 2020-2024	Sở GDĐT	31/5/2026	Dữ liệu bằng tốt nghiệp THPT được cập nhật vào CSDL VBCC
c	Bằng tốt nghiệp THPT cấp từ năm 2010-2019	Sở GDĐT	30/6/2026	Dữ liệu bằng tốt nghiệp THPT được cập nhật vào CSDL VBCC
d	Bằng tốt nghiệp THPT cấp từ năm 2000-2009	Sở GDĐT	31/7/2026	Dữ liệu bằng tốt nghiệp THPT được cập nhật vào CSDL VBCC
đ	Bằng tốt nghiệp THPT cấp từ năm 1990-1999	Sở GDĐT	31/8/2026	Dữ liệu bằng tốt nghiệp THPT được cập nhật vào CSDL VBCC
e	Bằng tốt nghiệp THPT cấp từ năm 1985-1989	Sở GDĐT	30/9/2026	Dữ liệu bằng tốt nghiệp THPT được cập nhật vào CSDL VBCC
2	Chứng chỉ các loại do Sở GDĐT cấp và do các cơ sở giáo dục thuộc quyền quản lý của Sở GDĐT cấp	Sở GDĐT và cơ sở giáo dục thuộc quyền quản lý của Sở GDĐT	30/10/2026	Dữ liệu chứng chỉ được cập nhật vào CSDL VBCC
3	Bằng tốt nghiệp THCS và các VBCC khác từ sổ gốc do Sở GDĐT quản lý	Sở GDĐT	31/12/2026	Dữ liệu VBCC được cập nhật vào CSDL VBCC
4	Văn bằng Giáo dục đại học (GDĐH)	Các cơ sở GDĐH		Dữ liệu VBCC GDĐH được cập nhật vào CSDL VBCC
a	Văn bằng GDĐH cấp từ năm 2020-2025	Các cơ sở GDĐH	31/3/2026	Dữ liệu văn bằng GDĐH được cập nhật vào CSDL VBCC
b	Văn bằng GDĐH cấp từ năm 2010-2019	Các cơ sở GDĐH	31/5/2026	Dữ liệu văn bằng GDĐH được cập nhật vào CSDL VBCC
c	Văn bằng GDĐH cấp từ năm 2000-2009	Các cơ sở GDĐH	31/7/2026	Dữ liệu văn bằng GDĐH được cập nhật vào CSDL VBCC
d	Văn bằng GDĐH cấp từ năm 1990-1999	Các cơ sở GDĐH	30/9/2026	Dữ liệu văn bằng GDĐH được cập nhật vào CSDL VBCC
đ	Văn bằng GDĐH cấp từ năm 1989 trở về trước, chứng chỉ các loại do cơ sở GDĐH cấp và do các cơ sở giáo dục trực thuộc cơ sở GDĐH cấp	Các cơ sở GDĐH và cơ sở giáo dục trực thuộc cơ sở GDĐH	31/12/2026	Dữ liệu VBCC được cập nhật vào CSDL VBCC
5	VBCC của Giáo dục nghề nghiệp (GDNN)	Các cơ sở GDNN, đơn vị có hoạt động GDNN		Dữ liệu VBCC GDNN được cập nhật vào CSDL VBCC
a	VBCC GDNN cấp từ năm 2020-2025	Các cơ sở GDNN, đơn vị có hoạt động GDNN	30/4/2026	Dữ liệu VBCC GDNN được cập nhật vào CSDL VBCC
b	VBCC GDNN cấp từ năm 2010-2019	Các cơ sở GDNN, đơn vị có hoạt động GDNN	31/7/2026	Dữ liệu VBCC GDNN được cập nhật vào CSDL VBCC
c	VBCC GDNN cấp từ năm 2000-2009	Các cơ sở GDNN, đơn vị có hoạt động GDNN	30/9/2026	Dữ liệu VBCC GDNN được cập nhật vào CSDL VBCC
d	VBCC GDNN cấp từ năm 1986-1999	Các cơ sở GDNN, đơn vị có hoạt động GDNN	30/11/2026	Dữ liệu VBCC GDNN được cập nhật vào CSDL VBCC
đ	VBCC GDNN cấp từ năm 1985 trở về trước	Các cơ sở GDNN, đơn vị có hoạt động GDNN	31/12/2026	Dữ liệu VBCC GDNN được cập nhật vào CSDL VBCC

III. QUY TRÌNH SỐ HÓA DỮ LIỆU VBCC

Việc số hóa dữ liệu VBCC được thực hiện theo từng nhóm quy định tại Mục II Kế hoạch này và theo từng gói dữ liệu. Việc xác định gói dữ liệu phải bảo đảm toàn bộ quá trình số hóa 01 gói dữ liệu không quá 01 buổi làm việc. Trường hợp sổ gốc cấp VBCC có phụ lục kèm theo, cần thực hiện số hóa phụ lục sổ gốc tương ứng cho đồng bộ trước khi chuyển sang số hóa sổ khác. Trưởng nhóm chịu trách nhiệm xác định gói dữ liệu.

Quy trình số hóa dữ liệu VBCC gồm các bước sau:

1. Bước 1: Quét/chụp tài liệu

Người nhập dữ liệu sử dụng máy quét hoặc máy ảnh để tạo bản điện tử của sổ gốc cấp VBCC. Trưởng nhóm phân công người hỗ trợ quét/chụp tài liệu và người giám sát. Thiết bị quét/chụp và định dạng, yêu cầu kỹ thuật của bản điện tử theo hướng dẫn tại khoản 1 Mục III Phụ lục II Kế hoạch này.

2. Bước 2: Nhập dữ liệu

- Người nhập dữ liệu sử dụng tài khoản được cấp trên Hệ thống hỗ trợ số hóa dữ liệu VBCC do Bộ GDĐT triển khai (sau đây gọi tắt là Hệ thống VBCC).

- Người nhập dữ liệu sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) để tự động trích xuất dữ liệu hoặc nhập dữ liệu vào file Excel theo mẫu (được thiết kế cho từng loại sổ gốc, phụ lục sổ gốc, được cung cấp trên Hệ thống VBCC và các văn bản hướng dẫn triển khai của Bộ) từ đó nạp (import) vào Hệ thống VBCC hoặc nhập thủ công trực tiếp thông tin của từng VBCC vào Hệ thống VBCC bảo đảm đúng định dạng, yêu cầu kỹ thuật. Trường hợp nhập trực tiếp vào Hệ thống VBCC: Người đọc đọc thông tin được ghi trong tài liệu giấy, Người nhập dữ liệu nhập thông tin vào Hệ thống VBCC. Khi đó người giám sát đọc có nhiệm vụ giám sát việc đọc thông tin từ tài liệu giấy được chính xác; trưởng nhóm có nhiệm vụ giám sát việc nhập dữ liệu từ tài liệu giấy vào máy tính được chính xác.

- Trưởng nhóm chịu trách nhiệm theo dõi toàn bộ quá trình đọc, nhập dữ liệu để bảo đảm tính đầy đủ, chính xác giữa tài liệu giấy và dữ liệu được nhập vào máy tính (Hệ thống VBCC);

- Người giám sát chung chịu trách nhiệm giám sát bảo đảm không bỏ sót, không đưa thêm dữ liệu VBCC ngoài tài liệu số hóa vào Hệ thống VBCC và xác nhận việc nhập dữ liệu.

3. Bước 3: Kiểm tra dữ liệu đã nhập

Kết thúc việc nhập một gói dữ liệu, các thành viên tiến hành đọc, kiểm tra, giám sát lại toàn bộ dữ liệu. Nếu phát hiện sai sót thì tiến hành nhập lại dữ liệu đã nhập sai.

4. Bước 4: Kiểm soát chất lượng số hóa

Trưởng nhóm thực hiện việc kiểm soát chất lượng số hóa bằng cách đối chiếu dữ liệu trên sổ gốc cấp VBCC với dữ liệu đã được nhập vào máy tính đối với ít nhất 10% số VBCC đã được số hóa. Trường hợp phát hiện có dữ liệu không đầy đủ hoặc không chính xác, trưởng nhóm tổ chức thực hiện lại bước 3 và bước 4 cho đến khi ở bước 4 không phát hiện có dữ liệu không đầy đủ hoặc không chính xác.

5. Bước 5: Hoàn tất số hóa (đóng gói dữ liệu)

- Khi chắc chắn rằng các dữ liệu đã được nhập đầy đủ, chính xác; đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật đối với dữ liệu số theo hướng dẫn về quy trình kỹ thuật; các thành viên kết thúc việc nhập gói dữ liệu và lập Biên bản số hóa đối với dữ liệu vừa nhập (theo Mẫu 2 tại Phụ lục I kèm theo Kế hoạch này) trên Hệ thống. Trưởng nhóm ký số vào biên bản và in biên bản ra giấy cho tất cả các thành viên nhóm và thủ trưởng đơn vị ký trực tiếp vào biên bản giấy.

- Người nhập hoàn tất việc gửi dữ liệu đã nhập lên Hệ thống VBCC.

- Trưởng nhóm xác nhận gửi kết quả trên Hệ thống tới Thủ trưởng đơn vị.

- Thủ trưởng đơn vị kiểm tra, ký xác nhận trên Hệ thống và kết thúc quá trình số hóa.

Yêu cầu kỹ thuật đối với Hệ thống VBCC, việc sử dụng và bảo đảm các tiêu chuẩn kỹ thuật và an toàn thông tin, an ninh mạng đối với phương tiện, thiết bị, các phần mềm liên quan, các file dữ liệu, việc nhập xuất dữ liệu, ký số... thực hiện theo đúng quy định về kỹ thuật tại Phụ lục II Kế hoạch này.

Trong trường hợp đơn vị quản lý sổ gốc cấp VBCC sử dụng phần mềm riêng, phần mềm đó cần đáp ứng quy định về yêu cầu kỹ thuật tại khoản 2, khoản 3 Mục III Phụ lục II Kế hoạch này và được đơn vị chuyên trách của Bộ GDĐT kiểm tra, đánh giá trước khi cho kết nối, đồng bộ dữ liệu kết quả số hóa về Hệ thống VBCC.

Trong quá trình triển khai, Quy trình số hóa dữ liệu VBCC có thể được điều chỉnh, bổ sung để phù hợp với thực tế triển khai, đặc biệt là các tình huống phát sinh đặc biệt, bảo đảm tính khả thi, an toàn, minh bạch và hiệu quả.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các cơ quan, đơn vị nêu tại mục II của Kế hoạch này chủ động triển khai công tác số hóa VBCC; tổ chức kiểm tra, đánh giá kết quả công tác số hóa VBCC và báo cáo BGDĐT (qua Cục QLCL) vào ngày 30/12/2025 và ngày cuối cùng của mỗi Quý năm 2026.

2. Việc lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí số hóa VBCC thực hiện theo phân cấp ngân sách hiện hành.

3. Cục Khoa học, Công nghệ và Thông tin, Cục Quản lý chất lượng, theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao, có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện Kế hoạch này; báo cáo Lãnh đạo Bộ Giáo dục và Đào tạo và Ban Chỉ đạo triển khai xây dựng dữ liệu hồ sơ học tập suốt đời của người học trong hệ thống giáo dục quốc dân theo quy định./.

Nơi nhận: - Bộ trưởng (để báo cáo); - UBND các tỉnh, thành phố (để phối hợp); - Các Sở GDĐT (để thực hiện); - Các cơ sở GDĐH, GDNN (để thực hiện); - Vụ GDPT, Vụ GDĐH, Cục GDNN&GDTX (để thực hiện); - Lưu: VT, KHCNTT, QLCL.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG THƯỜNG TRỰC Phạm Ngọc Thưởng

Mời các bạn tham khảo thêm nội dung Giáo dục đào tạo trong chuyên mục Văn bản pháp luật của HoaTieu.vn.